4.7 Sistem Kerja Perusahaan
Sistem kerja adalah suatu sistem dimana beberapa pekerjaan yang berbeda kemudian dipadukan untuk menghasilkan suatu benda atau jasa yang
menghasilkan nilai bagi pelanggan atau keuntungan perusahaanorganisasi. PT. Tropica Greeneries mempunyai alur kerja yang sistematis apabila ditinjau dari
segi administrasi. Sistem ini berfungsi untuk mempermudah pekerjaan sehingga menghasilkan kinerja yang efektif dan efisien. Sistem kerja perusahaan yang ada
diantaranya sistem penyimpanan data perusahaan dan prosedur kerja proyek.
4.7.1 Sistem Penyimpanan Data Perusahaan
Data sebuah perusahaan harus dikelola dengan baik agar tidak mudah hilang dan dicuri. Dalam melakukan aktivitas usaha, PT. Tropica Greeneries memiliki
standar pengelompokan file atau data yang berhubungan dengan proyek yang sedang dikerjakan. Data perusahaan disimpan dalam komputer server yang dapat
diakses oleh semua staf melalui jaringan internetwifi. File dikelompokkan ke dalam folder khusus dalam komputer selain didokumentasikan dalam bentuk
berkas tersendiri. Dalam satu folder proyek berisikan: 1.
Folder Calculation yang menyimpan data perhitungan proyek, baik pekerjaan softscape maupun pekerjaan hardscape.
2. Folder Drawings yang berisikan gambar kerja yang berhubungan dengan
proyek yang sedang atau akan dikerjakan. 3.
Folder Email yang berisikan informasi mengenai dokumen proyek yang dikirim maupun yang diterima oleh perusahaan.
4. Folder Image yang berisikan foto-foto yang berhubungan dengan proyek
yang sedang dikerjakan. 5.
Folder Letters in yang menyimpan surat-surat pemberitahuan, undangan, dan surat keterangan lain yang ditujukan untuk perusahaan.
6. Folder Letters out yang menyimpan semua dokumen perusahaan yang
ditujukan kepada pihak luar. 7.
Folder Presentation yang berisikan data presentasi proyek. 8.
Folder Quotation yang berisikan dokumen penawaran harga perusahaan untuk klien.
Dalam data server terdapat dua folder utama yaitu tropica data dan picture disk yang memiliki fungsi yang berbeda. Tropica data berisikan folder yang
memuat berbagai dokumentasi perusahaan yaitu data ekspor, data impor, proyek indoor plant, proyek pemeliharaan maintenance, tender, proyek yang sedang
dikerjakan, data tender, data administrasi dan keuangan, data kegiatan seminar dan data penunjang lainnya. Data dalam folder Pos Pengumben yang terdapat di
picture disk berisikan foto survey dan foto progres kerja pada proyek yang sedang atau telah dikerjakan.
4.7.2 Sistem Penamaan File
Kategori