Dalam data server terdapat dua folder utama yaitu tropica data dan picture disk yang memiliki fungsi yang berbeda. Tropica data berisikan folder yang
memuat berbagai dokumentasi perusahaan yaitu data ekspor, data impor, proyek indoor plant, proyek pemeliharaan maintenance, tender, proyek yang sedang
dikerjakan, data tender, data administrasi dan keuangan, data kegiatan seminar dan data penunjang lainnya. Data dalam folder Pos Pengumben yang terdapat di
picture disk berisikan foto survey dan foto progres kerja pada proyek yang sedang atau telah dikerjakan.
4.7.2 Sistem Penamaan File
Selain memiliki standardisasi dalam penyimpanan data perusahaan, PT. Tropica Greeneries juga memiliki standar layout dalam gambar kerja yang
memuat informasi sebagai berikut: 1.
Judul Proyek 2.
Pemilikowner pemberi tugas 3.
Pihak-pihak yang terlibat dalam pelaksanaan proyek 4.
Keterangan Gambar 5.
Tanggal Revisi 6.
Judul Gambar 7.
Skala dan Orientasi 8.
Tanggal dan Nomor Gambar 9.
Informasi Gambar Design by, drawn by, Approved 10.
Hak Cipta Perusahaan
Penamaan folder untuk tender dan proyek yang sedang berjalan menggunakan nama lokasi proyek yang bersangkutan. Misalnya untuk desain
perumahan GPR ini dapat ditemukan di Tropica Data Server - 05 Project - Tropica Greeneries - Project 2011
– Pos Pengumben. Seluruh data yang berkaitan dengan proyek seperti gambar kerja, foto survey lapang dan kelengkapan foto lainnya,
harga penawaran, SPK sampai dengan surat kontrak berada dalam sub-sub folder sesuai standar yang telah ditetapkan.
4.7.3 Prosedur Pelaksanaan Proyek
Proyek-proyek yang didapatkan PT. Tropica Greeneries adalah melalui proses tender maupun penunjukan langsung. Namun, mayoritas proyek yang
didapatkan karena klien secara langsung menunjuk PT. Tropica Greeneries untuk menangani proyek yang akan dibuat. Hal ini dikarenakan PT. Tropica Greeneries
sudah memiliki portofolio yang baik dan selalu memberikan kepuasan kepada klien atas desain-desain yang telah dibuatnya, sehingga sebagian besar klien
mempercayakan PT. Tropica Greeneries kembali sebagai konsultan sekaligus kontraktor lanskap untuk mengerjakan proyek selanjutnya. Adapun pekerjaan
tersebut yaitu desain lanskap, pelaksanaan lanskap dan pemeliharaan. Sedangkan untuk pekerjaan eksport dan import tanaman lanskap serta pekerjaan penyewaan
tanaman indoor hanya didapat melalui penunjukan langsung. Proses perancangan di PT. Tropica Greeneries menggunakan sistem manual
dan sistem komputerisasi. Sistem manual dengan menggunakan sketsa tangan pada tahap analisis dan sintesis, tahap kosep desain, potongan dan perspektif.
Pada tahap ini, sketsa tangan dilakukan oleh arsitek lanskap senior yang berpengalaman. Setelah itu, pada tahap pengembangan desain, sketsa yang telah
dibuat diterjemahkan ke dalam sistem komputerisasi melalui penggunaan software desain Auto CAD, Adobe Photoshop, Sketch up oleh staf divisi lanskap. Produk
desain yang dikeluarkan berupa site plan, planting plan, hardscape plan, dan harga pelaksanaan desain. Pembuatan perspektif tiga dimensi dan gambar kerja
biasanya menggunakan tenaga ahli di luar staf karena belum adanya tenaga kerja spesialis di bidang ini.
Proyek-proyek yang dilakukan oleh PT. Tropica Greeneries mengikuti serangkaian tahapan kerja. Hal ini bertujuan untuk memudahkan perusahaan
selama menjalankan proses kerja. Tahapan kerja PT. Tropica Greeneries dapat dilihat pada Gambar 6.
Dalam sistem penunjukan langsung, perusahaan mendapatkan pekerjaan tanpa harus mengikuti proses tender. Dalam hal ini owner memberikan pekerjaan
langsung pada perusahaan dan pekerjaan dilaksanakan setelah terjadi kesepakatan dalam kontrak antara kedua belah pihak. Surat Perintah Kerja SPK yang dibuat
berisikan pokok perjanjian dengan uraian jelas mengenai jenis pengadaan
barangjasa dan jumlahnya, harga tetap dan syarat pembayaran, spesifikasi teknis yang jelas dan terperinci, jangka waktu penyelesaianpenyerahan pekerjaan yang
disertai dengan jadwal pelaksanaan dengan syarat-syarat penyerahan serta jaminan teknis atau hasil pekerjaan yang dilaksanakan, cara penyelesaian
perselisihan, status hukum, serta hak dan kewajiban pihak-pihak yang terkait dalam kontrak.
Gambar 6 Bagan Tahap Pekerjaan Desain Lanskap PT . Tropica Greeneries Sumber: PT. Tropica Greeneries, 2012
Setelah pekerjaan lanskap selesai dilaksanakan, kemudian beralih ke masa retensi berupa pekerjaan pemeliharaan yang telah disepakati sebelumnya yaitu
sekitar 3-6 bulan. Biasanya jangka waktu masa pemeliharaan dipertimbangkan berdasarkan scope proyek yang dikerjakan atau budget yang dimiliki owner. Serah
terima pekerjaan dilakukan apabila masa retensi sudah habis yang kemudian dilakukan pengecekan ulang opname bersama-sama antara keduabelah pihak
dan telah disetujui dan dilakukan penandatanganan.
Meeting dengan owner
revisi desain Penerimaan proyek
Tahap persiapan Riset dan Analisis
Tahap konsep desain Pengembangan desain
Tahap pembuatan gambar kerja
Technical specification dan Budgeting plan
Tahap pelaksanaan Penunjukan langsungtender
Pembentukan tim kerja, pengumpulan informasi Inventarisasi tapak, wawancara dengan klien,
menganalisis potensi dan kendala tapak Pembuatan konsep desain sketsa tangan, pembuatan
desain awal berupa site plan disertai ilustrasi foto Site plan, gambar potongan, gambar detail,
gambar perspektif 3D Planting plan dan hardscape plan,
Detail konstruksi, spesiifikasi penggunaan material
Spesifikasi teknis, penawaran harga soft material dan hard material
Implementasi desain lanskap pada tapak, pengawasan pada masa konstruksi, pemeliharaan
Hampir sebagian besar proyek yang dikerjakan PT. Tropica Greeneries didapatkan melalui sistem penunjukan langsung oleh klien. Sebelum pekerjaan
desain dilaksanakan, ada beberapa kegiatan yang menjadi acuan bagi PT. Tropica Greeneries. Acuan perlakuan terhadap kegiatan pekerjaan desain tersebut dapat
dilihat pada Gambar 7. Bagan acuan ini berfungsi sebagai pedoman dalam pengambilan keputusan proyek yang akan dikerjakan oleh perusahaan. Jika
proyek tersebut akan dilakukan maka ada tahap yang harus dikerjakan selanjutnya, namun jika proyek tersebut tidak dilakukan maka ada pertimbangan
yang mungkin dikerjakan selanjutnya.
Gambar 7 Bagan Acuan Perlakuan terhadap Kegiatan Pekerjaan Desain Sumber: PT. Tropica Greeneries, 2012
Prosedur pekerjaan proyek dengan sistem tender diawali dengan pemberian surat undangan kepada peserta untuk pengambilan dokumen tender dan penjelasan
pekerjaan aanwijzing. Proses penjelasan pekerjaan aanwijzing dilakukan biasanya dua hari setelah dokumen tender diberikan oleh calon peserta. Setelah
itu, proses selanjutnya adalah penyampaian dokumen penawaran berupa rincian
Getting things done IN
What is it? Is it actionable?
YES What is the next
Will it take less than 2 minutes?
NO Delegate it
Waiting for someone else to do
NO Trash it
Somedaymaybe File for reference
Defer it Specific day time
Next actions Projects planning
Projects plan Review for action
YES Do it
biaya dan syarat lainnya untuk proyek yang akan dikerjakan. Pemasukan dokumen penawaran tender ini dapat melalui tahap satu sampul ataupun dua sampul yang
selanjutnya akan diseleksi melalui tahap pasca kualifikasi. Pengumuman pemenang akan diinformasikan langsung ke peserta tender. Apabila terpilih
menjadi pemenang, langkah selanjutnya adalah penandatanganan kontrak kerja dan pemberian SPK. Pelaksanaan pekerjaan dimulai dan diakhiri sesuai dengan
SPK. Pekerjaan dikatakan selesai apabila telah melewati masa retensi dan dilakukan pengecekan ulang opname untuk selanjutnya dilakukan serah terima
pekerjaan dalam bentuk Berita Acara Serah Terima BAST.
4.8 Manajemen Proyek
