PT. Tropica Greeneries dalam menjalankan pekerjaannya sebagai konsultan dan kontraktor lanskap menggunakan beberapa aplikasi perangkat komputer baik
software maupun hardware guna membantu dan memperlancar seluruh kegiatan yang ada di perusahaan. Beberapa aplikasi yang digunakan oleh PT. Tropica
Greeneries dapat dilihat pada Tabel 4 dan 5. Tabel 4 Perangkat Lunak software yang digunakan oleh PT. Tropica Greeneries
No. Nama Perangkat Lunak
Kegunaan
1 Auto CAD 2009
CAD Drawing 2
Corel Draw X5 Rendering
3 Adobe Photoshop CS 2
Rendering, Layout, Photo editing, Scanning 4
Google Sketch Up 3D Rendering
5 Adobe Acrobat
Document Publishing 6
File Maker Pro Administration
7 Accurate
Administration, Finance 8
Microsoft Excel 2007 Finance, Calculation
9 Microsoft Office 2007
Administration, Document Publishing 10
Microsoft Power Point 2007 Presentation
11 Outlook Express
External Communication 12
Yahoo Messenger Internal communication
13 Google
Search for Data
Sumber : PT. Tropica Greeneries, 2012
Tabel 5 Jenis dan Jumlah Perangkat Keras hardware yang digunakan oleh PT. Tropica Greeneries
No. Nama Perangkat Keras
Jumlah
1 Server computer
1 2
Workstation PC 6
3 Workstation Laptop
4 4
Ipad 1
5 Printer A3
1 6
Printer A4 1
7 Camera Digital
2 8
Modem 1
9 Scanner A4
1 10
Kabel data dan Card reader 2
11 Telepon HP
6 12
Fax 1
Sumber : PT. Tropica Greeneries, 2012
4.7 Sistem Kerja Perusahaan
Sistem kerja adalah suatu sistem dimana beberapa pekerjaan yang berbeda kemudian dipadukan untuk menghasilkan suatu benda atau jasa yang
menghasilkan nilai bagi pelanggan atau keuntungan perusahaanorganisasi. PT. Tropica Greeneries mempunyai alur kerja yang sistematis apabila ditinjau dari
segi administrasi. Sistem ini berfungsi untuk mempermudah pekerjaan sehingga menghasilkan kinerja yang efektif dan efisien. Sistem kerja perusahaan yang ada
diantaranya sistem penyimpanan data perusahaan dan prosedur kerja proyek.
4.7.1 Sistem Penyimpanan Data Perusahaan
Data sebuah perusahaan harus dikelola dengan baik agar tidak mudah hilang dan dicuri. Dalam melakukan aktivitas usaha, PT. Tropica Greeneries memiliki
standar pengelompokan file atau data yang berhubungan dengan proyek yang sedang dikerjakan. Data perusahaan disimpan dalam komputer server yang dapat
diakses oleh semua staf melalui jaringan internetwifi. File dikelompokkan ke dalam folder khusus dalam komputer selain didokumentasikan dalam bentuk
berkas tersendiri. Dalam satu folder proyek berisikan: 1.
Folder Calculation yang menyimpan data perhitungan proyek, baik pekerjaan softscape maupun pekerjaan hardscape.
2. Folder Drawings yang berisikan gambar kerja yang berhubungan dengan
proyek yang sedang atau akan dikerjakan. 3.
Folder Email yang berisikan informasi mengenai dokumen proyek yang dikirim maupun yang diterima oleh perusahaan.
4. Folder Image yang berisikan foto-foto yang berhubungan dengan proyek
yang sedang dikerjakan. 5.
Folder Letters in yang menyimpan surat-surat pemberitahuan, undangan, dan surat keterangan lain yang ditujukan untuk perusahaan.
6. Folder Letters out yang menyimpan semua dokumen perusahaan yang
ditujukan kepada pihak luar. 7.
Folder Presentation yang berisikan data presentasi proyek. 8.
Folder Quotation yang berisikan dokumen penawaran harga perusahaan untuk klien.
Dalam data server terdapat dua folder utama yaitu tropica data dan picture disk yang memiliki fungsi yang berbeda. Tropica data berisikan folder yang
memuat berbagai dokumentasi perusahaan yaitu data ekspor, data impor, proyek indoor plant, proyek pemeliharaan maintenance, tender, proyek yang sedang
dikerjakan, data tender, data administrasi dan keuangan, data kegiatan seminar dan data penunjang lainnya. Data dalam folder Pos Pengumben yang terdapat di
picture disk berisikan foto survey dan foto progres kerja pada proyek yang sedang atau telah dikerjakan.
4.7.2 Sistem Penamaan File
Selain memiliki standardisasi dalam penyimpanan data perusahaan, PT. Tropica Greeneries juga memiliki standar layout dalam gambar kerja yang
memuat informasi sebagai berikut: 1.
Judul Proyek 2.
Pemilikowner pemberi tugas 3.
Pihak-pihak yang terlibat dalam pelaksanaan proyek 4.
Keterangan Gambar 5.
Tanggal Revisi 6.
Judul Gambar 7.
Skala dan Orientasi 8.
Tanggal dan Nomor Gambar 9.
Informasi Gambar Design by, drawn by, Approved 10.
Hak Cipta Perusahaan
Penamaan folder untuk tender dan proyek yang sedang berjalan menggunakan nama lokasi proyek yang bersangkutan. Misalnya untuk desain
perumahan GPR ini dapat ditemukan di Tropica Data Server - 05 Project - Tropica Greeneries - Project 2011
– Pos Pengumben. Seluruh data yang berkaitan dengan proyek seperti gambar kerja, foto survey lapang dan kelengkapan foto lainnya,
harga penawaran, SPK sampai dengan surat kontrak berada dalam sub-sub folder sesuai standar yang telah ditetapkan.
