551
Contoh Brosur :
552
553
554
BAB 10 Pembelian dan Gudang
Materi Kompetensi Tambahan
10.1. Tujuan 10.2. Fungsi
Pembelian 10.3.
Organisasi Pembelian dan Gudang
10.4. Jenis-jenis Pembelian Barang
dan Jasa 10.5. Prosedur
Pembelian 10.6.
Prosedur Pengeluaran Barang Gudang
10.7. Kartu Stock
10.8. Opname Fisik BarangPhysical
Opname 10.9. Rangkuman
10.10. Pertanyaan dan Soal Latihan ,
Studi Kasus
PAR.HT03.009.01 MENERIMA DAN
MENYIMPAN BARANG PAR.HT03.010.01
MENGAWASI DAN MEMESAN BARANG
PAR.HT03.011.01 MERENCANAKAN DAN
MENETAPKAN SISTEM DAN PROSEDUR
No. Hotel Mutiara
Jalan Pasar baru No.10 Jakarta
PURCHASE ORDER
To PT.______________________
Jalan____________________ ________________________
Please send us the items below:
Item Code
Description
Quantity Unit Price Amount
Shipment Date: Payment Term:
Jakarta, -------------------------------
Purchasing Manager
555
Setelah menyelesaikan Bab ini anda diharapkan mampu : a. Memahami Fungsi Pembelian
b. Mengenal Organisasi Pembelian dan Gudang
c. Memahami Struktur Pengendalian Intern d. Mengenal Jenis-jenis Pembelian Barang dan
Jasa e. Mengenal Sistem Pengadaan Barangjasa
f. Memahami Prosedur Pembelian
g. Memahami Prosedur Penerimaan Barang h. Memahami Prosedur Pengeluaran Barang
Gudang
i. Mengenal Kartu Stock j. Memahami Opname Fisik BarangPhysical
Opname
556
10.2 Fungsi dan Peranan Departemen Pembelian dan Gudang
Fungsi utama dari Departemen Pembelian dan Gudang adalah untuk melakukan fungsi pengendalian internal internal control terhadap
aktivitas pembelian dan pergudangan. Sistem pengendalian internal adalah mencakup struktur organisasi, metode dan cara kerja, dan
peralatan yang dipergunakan oleh bagian pembelian dan gudang dengan tujuan pokok:
a. mengamankan harta perusahaanpersediaan barang b. membina tertib pencatatan barang di gudang
c. meningkatkan efisiensi dan efektivitas d. memastikan dipatuhinya kebijakan dan peraturan di bidang
pembelian dan gudang. Saat ini telah disadari oleh manajemen bahwa fungsi Departemen
Pembelian tidak hanya sekedar melakukan proses pembelian sesuai permintaan dan bahwa fungsi gudang tidak hanya sekedar menyimpan
barang. Kedua departemen ini bila berfungsi secara efektif dan efisien justru bisa meningkatkan profitabilitas perusahaan; jadi kedua
departemen ini tidak hanya berfungsi sebagai “cost center”, tetapi juga berfungsi sebagai “profit center”. Laba tidak hanya dapat diperoleh
melalui peningkatan penjualan namun juga melalui berbagai rangkaian aktivitas penghematan biaya efisiensi seperti: harga beli yang lebih
murah, penghematan biaya penyimpanan barang di gudang, mengurangi kerusakankeusangan barang, mengurangi keterlambatan kedatangan
barang, mengurangi kesalahan pembelian barang, dan sebagainya. Laba juga meningkat melalui peningkatan efektivitas proses pembelian dan
penanganan barang di gudang. Efektif artinya tepat sasaran, sesuai dengan tujuannya.
Fungsi pembelian dan gudang disebut efektif bila: a. membeli barang sesuai dengan spesifikasi permintaan dari
departemen yang membutuhkan yang menyangkut: tepat mutu, tepat waktu dan tepat kuantitas.
b. Tidak terjadi kelebihan atau kekurangan stock barang di gudang; kalau kelebihan bisa meningkatkan biaya akibat rusak, beban
asuransi meningkat, staff gudang bertambah ,dan sebagainya; kalau kurang bisa mengganggu operasi hotel.
c. Mampu mengamankan harta persediaan barang dari pencurian, penyalahgunaan, kesalahan penanganan barang, dan
sebagainya. d. Mampu menyediakan barangjasa saat dibutuhkan
557
Fungsi pembelian dan gudang disebut efisien bila: a. mampu membeli barang dan jasa dengan harga satuan yang lebih
murah untuk mutu yang sama. b. mampu menekan biaya pergudangan biaya per satuan barang
lebih murah c. mampu menekan biaya kerusakankeusangan barang di gudang
10.3 Struktur Organisasi
Struktur organisasi departemen pembelian dan gudang bisa bervariasi tergantung besar kecilnya hotel. Salah satu contoh struktur
organisasi departemen pembelian dan gudang bisa dilihat pada Gambar 10.1
Gambar 10.1 Struktur Organisasi Departemen Pembelian dan Gudang
GM
CONTROLLER
STAFF PEMBELIAN
PURCHASING MANAGER
STOREROOM SUPERVISOR
STAFF GUDANG
