663
Dengan menggunakan elati komputerisasi maka pekerja hotel terhindar dari berbagai pekerjaan administrasi dan pembukuan yang
biasanya memakan waktu yang tidak sedikit sehingga mereka mempunyai pekerjaan yang lebih praktis dan relative lebih hemat
waktu. Diharapkan dengan mengurangi beban pekerjaan administrasi tersebut maka pekerja hotel lebih banyak mempunyai waktu dan
kesempatan untuk meningkatkan kualitas pelayanan mereka terhadap tamu menuju ke titik kepuasan tamu yang diharapkan oleh
manajemen pengelola hotel tersebut.
Sistem jaringan Komputerisasi yang banyak dipergunakan dalam operasional hotel biasanya mencakup beberapa area pekerjaan
sebagai berikut:
a. Sistem komputerisasi Kantor Depan Front Office
Sistem jaringan komputerisasi yang dipakai untuk melaksanakan pekerjaan terpadu dan berkomunikasi antar seluruh lini kantor depan
termasuk didalamnya: bagian penerima tamu Front Desk, kasir Cashier, pemesanan kamar Reservation, operator telepon
Telephone Operator, pramu hotel Bellboy, pusat bisnis Business Center, Tata Graha Housekeeping, binatu Laundry, penjualan
Sales, auditor Night Audit dan Akunting Accounting.
Sistem jaringan komputerisasi ini dipergunakan untuk pekerjaan membuat profile tamu Guest-profile, membuat merubah
pemesanan kamar Reservation, mencatat transaksi tamu selama tamu tersebut menginap dihotel tersebut Billing-system, mencetak
nota tagihan Guest-folio, mencatat dan menerima pembayaran dari tamu Billing-settlement, membuat daftar tamu yang menginap
Guest In-House List, membuat daftar tamu yang akan datang Expected Arrival List, melihat status kamar Room-status, prosedur
mendaftar meninggalkan hotel Check-in Check-out, membuat daftar tamu yang kurang bayar Overdue-list, proses kasir
Cashiering, membuat laporan akhir giliran kerja End Shift report, membuat perkiraan tingkat hunian Occupancy Forecast dan
berbagai proses lainnya.
Gambar 12.2 Aktivitas dan peralatan di front office
664
b. Sistem komputerisasi PABX Jaringan Telepon
Sistem jaringan komputerisasi yang dipakai untuk mencatat pemakaian telepon oleh tamu dan seluruh bagian operasional di hotel
baik dari pesawat didalam kamar tamu maupun pesawat dikantor dan diseluruh fasilitas hotel, serta secara interface dapat mencetak biaya
pemakaian tilpon kedalam folio tamu Sistem jaringan komputerisasi ini digunakan untuk mencatat
pemakaian telepon baik dari kamar tamu maupun dari pesawat diberbagai kantor dan gerai fasilitas yang ada dihotel, kemudian
menentukan harga pemakaian telepon tersebut sesuai dengan kebijakan daripada manajemen hotel tersebut kemudian mencatat
dan mencetaknya kedalam nota tagihan tamu secara interface dengan sistem komputerisasi Kantor Depan.
Gambar 12.3 Operator dan peralatan PABX
c. Sistem komputerisasi Kantor Belakang Back Office
Sistem jaringan komputerisasi yang dipakai untuk mencatat transaksi keuangan pembayaran dan penerimaan diseluruh bagian
system akuntansi dibagian akunting seperti bagian Audit pendapatan Income Audit, pembayaran Account Payable, penerimaan uang
Account Receivable, penerimaan barang Receiving, pengendali biaya Cost Control dan Kepala Kasir General Cashier.
Sistem jaringan komputerisasi ini dipergunakan untuk pekerjaan membuat laporan keuangan untung-rugi Profit Lost, mencatat
berbagai transaksi keuangan yang berhubungan dengan pencatatan dan membuat laporan pembelanjaan Purchasing, Penerimaan
barang Receiving, pembayaran tagihan dari supplier Account- Payable, penerimaan dan pencatatan pembayaran baik dari tamu
maupun dari bank untuk kartu kredit Account-Payable, membuat nota penagihan sesuai dengan perintah dari sistem jaringan computer
Kantor Depan Invoicing dan beberapa pekerjaan laporan administrasi dan pembukuan akuntansi lainnya.
665
Gambar 12.4 Aktifitas di back office
d. Sistem komputerisasi Pemasaran dan Penjualan Sales Marketing
Sistem jaringan komputerisasi yang dipakai untuk melakukan pekerjaan dalam bentuk berbagai proses administrasi pemasaran dan
penjualan terutama untuk pesta, fasilitas ruang pertemuan dan seminar Meeting rooms serta aktifitas harian penjualan: baik
kunjungan Sales-call ataupun melalui telepon Telemarketing
Sistem jaringan komputerisasi ini dipergunakan untuk membuat profile klien Company Profile, mencatat pemesanan ruangan pesta,
pertemuan atau seminar Banquet reservation, pengalokasian ruangan sesuai tanggal acara Venue blocking, status pemesanan
ruangan TentativeDefinite, mencatat laposan tanggal dan hasil kunjungan keperusahaaninstansi Sales Call Report, membuat
perkiraan penggunaan dan pendapatan sewa ruangan Banquet Revenue Forecast, mencetak database dan pekerjaan administrasi
lainnya.
e. Sistem komputerisasi Pengendalian Materi Material Control
Sistem jaringan komputerisasi yang dipakai untuk melakukan berbagai pekerjaan yang bersangkut-paut dengan permintaan
pembelian barang sampai barang datang, penyimpanan dan pendistribusian barang ke departemen yang membutuhkan,
menghitung serta mengontrol biaya Cost control.
Sistem jaringan komputerisasi ini dipergunakan untuk membuat permintaan pembelian Purchase Request, membuat order
pembelian Purchase Order, mencatat barang datang Receiving, proses penyimpanan di gudang General Store, mencatat permintaan
barang dari gudang Store Room Requisition, dasar resep dari berbagai masakan Recipe, memperhitungkan biaya Cost
calculating dan berbagai perkejaan lainnya yang berhubungan dengan pengontrolan biaya Cost Control
