629
yang sama. Maka semua rekening tamu tersebut disimpan di rak tersebut dari hari ke hari sampai tamu check-out. Namun untuk pencatatan yang
telah menggunakan system computer maka rekening tamu masih tersimpan dalam file computer dan baru dicetak pada saat tamu
melakukan check out.
6. Pembayaran Rekening Tamu
Saat tamu akan melakukan check out, tamu akan memberitahukannya ke petugas front office. Langkah-langkah yang harus
dilakukan oleh petugas front office yang bertugas membina rekening tamu tersebut adalah sebagai berikut :
a. Mencatat dan mengakumulasikan semua nota penjualan yang telah diterima
b. Memperhatikan jumlah yang harus dibayar oleh tamu c. Memberitahukan kepada tamu tentang angka atau jumlah yang
harus dibayar d. Menerima pembayaran baik secara tunai atau kartu kredit.
e. Menyiapkan rekening mastermaster folio untuk tamu serta kwitansi jika dikehendaki tamu
f. Mencatat pembayaran tamu tersebut dalam rekening tamu g. Memberikan folio rekening tamu, dokumen pendukung dan
kwitansi yang asli kepada tamu hotel. h. Mengucapkan terimakasih kepada tamu.
630
Gambar 11.4 Contoh Rekening Tamu Guest Folio
Mutiara Hotel Jalan Raya Pasar Baru No.10
Jakarta, Telp. Name : No……….
Room No : Arrival Date :
Departure Date : Rate : Date Description
Charges Credit Balance
Total Rp.
Amount in word: Remark:
Charged to
631
7. Pemindahan rekening tamu ke bagian piutang city accountscity ledger
Rekening Tamu yang tidak dibayar tunai pada saat tamu meninggalkan hotel check-out akan dipindahkan kebagian piutang
atau city ledger. Dalam proses pemindahan ini rekening tamu tersebut hendaknya disertai dengan beberapa dokumen pendukung seperti :
a. Surat jaminan voucher dari biro perjalanan b. Nota-nota penjualan dari outlet tertentu.
Rekening tamu yang asli beserta tindasannya, demikian juga nota dari travel agent, dan nota-nota penjualan lainnya, semuanya harus
dikirim ke bagian Accounting.
11.11.3 Dokumen Pendukung Rekening Tamu
Semua transaksi hotel dengan tamu yang dicatat ke dalam rekening tamu dan jurnal transaksi harus didasarkan atas bukti-bukti transaksi,
atau lebih dikenal dengan sebutan dokumen transaksi. 1. Bukti Transaksi Debit
Bukti transaksi debit berhubungan dengan dokumen transaksi hotel dengan tamu yang berupa tagihan hotel kepada tamu atas
penggunaan fasilitas hotel kamar, laundry, kolam renang, fitness centre,dsb. serta penjualan kepada tamu makanan, minuman,
drug store, dsb..
2. BuktiTransaksi Kredit
Bukti transaksi kredit mencakup, antara lain: penerimaan pembayaran dari rekening tamu, penerimaan uang muka dari
tamu, adanya potongan yang diberikan kepada tamu. Pada tabel 11.19 diberikan nama dan jenis dokumen transaksi
yang berhubungan dengan transaksi tamu hotel.
Pada tabel 11.19 Daftar Dokumen Transaksi dengan Tamu
No Transaksi Debit
Nama Dokuman
1 Sewa Kamar
• Tarip kamar
• Room housekeeping
Status Report 2
Food Beverage • Sales
VoucherMeal Coupon
3 Laundry • Laundry
Voucher 4 Minor
Departement • Sales
Voucher • Miscellaneous
Charges
