641
Gambar 11.6c Laporan Penerimaan Kas
No.
DAILY CASH RECEIPT
DayDate: Front Office Cashier :
Hour : to
No Description DebitD CreditC
Amount Remark 1 Guest
Receivables C
• Guest Accounts
• City Accounts
Deduct: Advance
Receipt D
Sub total 2 Advance
Receipt C
3 Cash Sales:incl.tax
service • Bar
• Restaurant • Minor
Dept. C
4 Other Receipt:
C
5 Other deduction:
D
Total Cash Receipt Bank
Deposit Approved by Cashier
642
Gambar 11.6d Remittance of Fund
No.
REMITTANCE OF FUND
Unit: Section: Cashier:
Shift : from AMPM to AMPM Received
Paid Out Net
Overage or Shortage in Cash Amount to remit
Contents of this Envelope: Bill Rp.100.000
50.000 20.000
10.000 5.000
1.000 500
Coin 1.000 500
200 100
Cheques: Sub total
Foreign Currency Total Enclosed
643
Gambar 11.6e Laporan Penjualan Bar Restauran
644
No. .
DAILY SALES REPORT
Day : Date :
BARRESTAURANT
:------------------------------------
Voucher No.
No. of Person
Food Beverage Tax Extra Service
Cash Charges Remark
Cashier :
Selain pendapatan yang ditulis dalam “income harian” atau daily revenue record ada juga jenis pelaporan pendapatan hotel yang lain. Ada yang
bersifat menyeluruh, artinya melibatkan semua departemen penghasil income di hotel, ada juga yang berdasarkan departemen atau outlet yang
ada di hotel. Gambar 11.6f adalah salah satu contoh format pelaporan tersebut.
645
Gambar 11.6f Pendapatan Berdasarkan Outlet
Dalam ribuan rupiah Rp 000
Khusus Makanan Food .
Oktober 2005 Oktober 2004
Actual Budget
Actual Pendapatan Cover Pendapatan Cover
Betta Café 300.442
7.423 289.987 6.343 286.931 “EX” Resto
478.003 6.828 500.223
7.146 477,876 Terrace Bar
- -
- - -
Matta Service 76.565 1.530 85.900 1.719 81.228
Big Lounge 36.788
- 46.005 37.112
Yes shop 100,345
- 90.660 -
85.990 Zink
87.349 2.467 80.677 2.304 76.409
Board room 239.944
3.995 150.576 2.509 144,300 ________________________________________________
Total 1.319.463 22.243 1.244.028
20.021 1.189.849
646
Khusus Minuman Beverage Oktober 2005
Oktober 2004
Actual Budget
Actual Pendapatan Cover
Pendapatan Cover
Bettai Café 78.558 3.571 70.456 3.202
66.900 “EX” Resto
88.434 3.216 86.255 3.210 85.767
Terrace Bar 56.600 1.617 50.500
1.442 36.776 Matta Service 34.650 1.924 35.008
1.930 24.600 Big Lounge
16.700 668 18.550 672 14.400
Yes shop - -
- -
Zink 12.339 1.027 10.223
1.002 9.780
Board room 98.555 8.213 65.345
5.790 60,776
________________________________________________ Total
385.836 20.236 336.337 17.248
298.999
11.11.5. Manajemen Keuangan
1. Laporan Arus Kas Cash Flow
Laporan arus kas adalah laporan yang berisi saldo awal kas, mutasi uang masuk dan uang keluar serta saldo akhir kas. laporan arus
kas biasanya dibuat untuk periode satu tahun, namun sekaligus periodenya dipecah-pecah ke dalam periode bulanan atau triwulanan.
a. Sumber penerimaan kas uang masuk Ada sedikitnya 4 jenis sumber penerimaan uang untuk Hotel:
1 Penerimaan operasional, yang bisa lagi dikelompokkan:
a Uang muka pemesanan kamar advance reservation deposit adalah pembayaran yang dilakukan oleh tamu travel agent pada
saat melakukan pemesanan kamar. b Down payment atau uang muka, yaitu penerimaan dari tamu
sesaat setelah check-in atau pada saat melakukan registrasi di counter depan suatu hotel.
c Pembayaran pendahuluan pre-payment: adalah penerimaan pembayaran yang dilakukan oleh tamu setelah selama tinggal di
hotel dan sebelum check-out berangkat. d Penerimaan pembayaran rekening tamu guest bill payment
647
e Penerimaan pembayaran yang dilakukan oleh tamu pada waktu menyelesaikan rekeningnya atau pada saat menjelang
meninggalkan hotel, atau check-out time. f Penerimaan penjualan tunai cash sales payment
g Penerimaan pembayaran yang dari tamu pada saat selesai mempergunakan fasilitas hotel.
h Penerimaan pembayaran piutang city city ledger payment Rekening tamu yang tidak dibayar pada waktu tamu check-out
kemudian dikirimkan ke bagian piutang untuk diproses dan ditagihkan kepada orang atau
badan yang menjamin setelah tagihan ini di bayar, maka pembayaran tersebut disebut
dengan city ledger payment.
2 Penerimaan non operasional, misalnya: penjualan aktiva tetap, penerimaan kredit bank dan
setoran pemegang saham
b. Jenis Pengeluaran cash outflow
Jenis-jenis pengeluaran hotel sangat banyak ragamnya. Jenis dan pengelompokan pengeluaran ini sebaiknya mengikuti pedoman daftar
akun chart of accounts yang biasanya telah dibuat oleh bagian akuntansi. Keseragaman dan kesamaan ini untuk memudahkan
penyusunan anggaran kas dan realisasi arus kas nya. Pengelompokan pengeluaran, antara lain:
1 Pengeluaran operasional
a Pembayaran Utang Pemasok b Pembelian Barang Tunai
c Pengeluaran beban operasi, yang bisa dibagi lagi: beban operasi langsung,beban marketing dan beban administrsi.
d Pinjaman sementara tamu hotelpaid-out 2
Pengeluaran non operasional a Pinjamancicilan bank
b Beban bunga pinjaman c Pembelian aktiva tetap
2. Fasilitas Kredit
Fasilitas kredit biasanya diberikan untuk corporate, travel agent dan group tertentu yang dianggap bisa dipercaya oleh pihak hotel.
Dengan fasilitas kredit tersebut, berarti, suatu perusahaan bisa mengirimkan tamunya ke hotel, dan menagihkan semua biaya transaksi
tersebut ke perusahaan pengirim tamu. Ini yang disebut dengan company account atau account to company. Tamu yang datang dan menginap di
hotel, cukup membawa tanda bukti dari perusahaan pengirim guarantee letter GL dan tidak usah membayar lagi pada waktu check-out dari hotel.
648
Tamu hanya menandatangani sejumlah transaksi yang telah diposting oleh bagian front office di hotel. Selanjutnya pihak front office
mengirimkan semua bill dan dokumen transaksi lain yang sudah ditandatangani tamu ke bagian accounting. Kemudian pihak
accountingaccount receivable mengirimkan tagihan invoice ke perusahaan pengirim tamu tersebut. Secara official, pembayaran bisa
dilakukan dalam waktu 20 hari sampai satu bulan.
Fasilitas kredit diberikan untuk perusahaan yang terbukti produktif, jelas identitasnya serta credible untuk diberi fasilitas kredit. Secara teknis
dua belah pihak akan menandatangani perjanjian yang berisi harga kamar yang disepakati, masa kontrak, teknis pembayaran dan
berakhirnya,atau perpanjangan perjanjian.
Fasilitas kredit diberikan oleh pihak hotel kepada klien yang sudah jelas. Kejelasan klien umumnya berupa corporate atau travel agent.
Corporate adalah perusahaan yang telah rutin mengirim tamunya ke hotel. Kredibilitasnya telah teruji dan terpercaya. Pengiriman tamunya dan
pemakaian fasilitas di hotel juga terbilang rutin, maka pihak hotel menyetujui untuk memberikan fasilitas kredit. Demikian juga dengan
travel agent, yang telah memberikan kontribusi cukup banyak. Travel agent yang prooduktif, dan mempunyai kredibilitas di bidang keuangan
dan bisnis, bisa disetujui pihak hotel untuk mendapatkan fasilitas kredit. Contoh Laporan Arus KasCash Flow dapat dilihat pada gambar 11.7
Gambar 11.7 Cash Flow
Description Ref 1st
quarter 2nd
quarter 3rd
quarter 4th
quarter I. Beginning balance
II. Operating Activities: Cash In:
Cash Out:
Overunder
649
III. Non Operating Activities:
Cash In
Cash Out OverUnder
IV. Ending balance 3. Voucher Travel agent
Hotel sering bekerjasama dengan perusahaan biro perjalanan, dimana perusahaan biro perjalanan dapat menjual voucher untuk
menginap di suatu hotel tertentu. Keuntungan bagi tamu membeli voucher, antara lain lebih efisien karena seorang tamu yang tinggal di
Jakarta ingin menginap di Surabaya, dia tidak perlu datang jauh jauh ke suatu hotel tanpa kepastian, atau tidak harus mengeluarkan biaya
interlokal ke Surabaya.Juga hargatarip yang diberikan oleh travel agent bisa lebih murah bila dibandingkan datang langsung ke hotel.
4. Guarantee Letter
Guarantee letter, akan di lampirkan dalam suatu tagihan ke perusahaan pengirim sebgai bukti autentik pengiriman tamu, baik itu
dilakukan oleh travel agent atau perusahaan corporate yang mempunyai ikatan kontrak sebelumnya dengan pihak hotel. Dari sisi accounting hotel,
akan dijadikan surat bukti tagihan. Contoh guarantee letter seperti terlihat pada gambar 11.8
