Prinsip Pengendalian Internal Prosedur Pembelian Barang untuk Stok Gudang.

566 Gambar .10.10. Prosedur Pembelian Barang Untuk Stock Gudang Penanggung Jawab Aktivitas Dokumen Dokumen Dokumen Staff Gudang Otorisasi Kepala Gudang Otorisasi Manager Pembelian Staff Pembelian Keterangan: PP= permintaan Pembelian OP=order Pembelian = Arsip MULAI Menyiapkan PP PP 2X PP PP 2 Pembelian Siapkan OP Daftar Supplie OP OP 3 OP 1 OP 2 Ke Pemasok Ke Gudang G.10.3 567 Penjelasan gambar 10.10: a. Pada saat stok gudang mencapai batas minimum, petugas gudang menyiapkan permintaan pembelian PP, atau purchase requisition PR rangkap 2, asli disampaikan ke bagian pembelian, lembar copy untuk arsip gudang. b. Saat bagian pembelian menerima PR, staff pembelian memeriksa daftar pemasok danatau surat kontrak dengan pemasok yang ada.Kemudian petugas bagian pembelian menyiapkan order pembelian OP, atau purchase orderPO rangkap 3: asli dikirim ke pemasok, kopi 2 untuk gudang dan kopi 3 untuk arsip bagian pembelian. PO ditanda tangani oleh manajer pembelian. c. Selanjutnya proses penerimaan barang dari pemasok dapat dilihat pada gambar 10.3 Contoh purchase requisition PR dan purchase orderPO dapat dilihat pada Gambar 10.11a dan 10.11b. Gambar 10.11a Contoh Purchase RequisitionPR 568 Gambar 10.11b Contoh Purchase OrderPO No. Hotel Mutiara Jalan Pasar baru No.10 Jakarta PURCHASE ORDER To PT.______________________ Jalan____________________ ________________________ Please send us the items below: Item Code Description Quantity Unit Price Amount Shipment Date: Payment Term: Jakarta, ----------------------------- -- Purchasing Manager 569

10.8. Prosedur Keluar-Masuk Barang Gudang

a. Prosedur Penerimaan Barang Gudang lihat gambar 10.12

Gambar .10.12. Prosedur Terima Barang Untuk Stock Gudang Penanggung Jawab Aktivitas Dokumen Dokumen Keterangan: DO= Delivering Order LPB=Laporan Penerimaan Barang Barang Dokumen G.10.3 Siapkan D.O OP1 DO Kirim Barang ke Gudang Terima Br. Check Barang DO Siapkan Lap. Br Finance BR LPB.3X LPB.3X LPB. 2 LPB. 1 Pemasok Pemasok Staff Gudang Pemasok Staff Gudang Otorisasi Kepala Gudang 570 Penjelasan gambar 10.12: 1. Pemasok menerima purchase order PO 2. Pemasok menyiapkan delivery order DO dan menyiapkan proses pengiriman barang ke gudang yang telah ditetapkan 3. Petugas gudang menerima barang, mengecek apakah barang yang diterima telah sesuai dengan pesanan menurut PO. Kemudian petugas gudang menyiapkan laporan penerimaan barang LPB, atau receiving reportRR rangkap 3: asli untuk pemasok,kopi 2 untuk bagian akuntanskeuangan, kopi 3 untuk dasar pencatatan pada kartu gudang. LPB, atau RR ditandatangani oleh kepala gudang. Gambar 10.13. Contoh Receiving Report RR NO : BEVERAGE DAILY RECEIVING REPORT Date : Invoice No Quant Unit Items Unit Price Total Liqueur Beer Soft Drink Remark s T o t a l Preperered By : Head Receiving Recieved By : Store Keeper Reviewed By : Cost Control Checked By : Accont Payable 571

b. Prosedur Keluar Barang Gudang lihat gambar 10.14

Gambar.10.14 Prosedur Keluar Barang Dari Gudang Penanggung Jawab Aktivitas Dokumen Dokumen Dokumen Barang Bag. Yg memerlukan Br. Keterangan: SR= Store Requisition BPB=Bon pengeluaran Barang Staff Gudang Otorisasi Kepala Gudang G-10.2 Mulai Ke Gudang S.R . Check Barang BPB 3X Yang meminta Br BPB.1 Akuntansi Ada Siapkan- Ya Baran BPB.1 BPB.2 BPB.3 Stop Baran Tida Ke Prosedur Pembelian