665
Gambar 12.4 Aktifitas di back office
d. Sistem komputerisasi Pemasaran dan Penjualan Sales Marketing
Sistem jaringan komputerisasi yang dipakai untuk melakukan pekerjaan dalam bentuk berbagai proses administrasi pemasaran dan
penjualan terutama untuk pesta, fasilitas ruang pertemuan dan seminar Meeting rooms serta aktifitas harian penjualan: baik
kunjungan Sales-call ataupun melalui telepon Telemarketing
Sistem jaringan komputerisasi ini dipergunakan untuk membuat profile klien Company Profile, mencatat pemesanan ruangan pesta,
pertemuan atau seminar Banquet reservation, pengalokasian ruangan sesuai tanggal acara Venue blocking, status pemesanan
ruangan TentativeDefinite, mencatat laposan tanggal dan hasil kunjungan keperusahaaninstansi Sales Call Report, membuat
perkiraan penggunaan dan pendapatan sewa ruangan Banquet Revenue Forecast, mencetak database dan pekerjaan administrasi
lainnya.
e. Sistem komputerisasi Pengendalian Materi Material Control
Sistem jaringan komputerisasi yang dipakai untuk melakukan berbagai pekerjaan yang bersangkut-paut dengan permintaan
pembelian barang sampai barang datang, penyimpanan dan pendistribusian barang ke departemen yang membutuhkan,
menghitung serta mengontrol biaya Cost control.
Sistem jaringan komputerisasi ini dipergunakan untuk membuat permintaan pembelian Purchase Request, membuat order
pembelian Purchase Order, mencatat barang datang Receiving, proses penyimpanan di gudang General Store, mencatat permintaan
barang dari gudang Store Room Requisition, dasar resep dari berbagai masakan Recipe, memperhitungkan biaya Cost
calculating dan berbagai perkejaan lainnya yang berhubungan dengan pengontrolan biaya Cost Control
666
f. Sistem komputerisasi Engineering Maintenance
Sistem jaringan komputerisasi yang dipakai untuk melakukan pekerjaan koordinasi segala bentuk perbaikan dan pemeliharaan baik
terhadap kondisi gedung secara menyeluruh juga terhadap berbagai mesin berat dan ringan yang dipergunakan diseluruh area hotel.
Sistem jaringan komputerisasi ini dapat dipergunakan untuk mengajukan permintaan perbaikan dan mencatat penyelesaian dari
perbaikan tersebut Maintenance Request System baik untuk pekerjaan perbaikan gedung Civil, perkayuan Carpenter, system
pemipaan Plumbing, alat-alat atau mesin2 yang bersifat mekanikal Mechanic, alat-alat berat seperti chiller, Boiler, Gen-set Heavy
Equipment, listrik arus kuat Electric maupun alat-lat electronic Electronik dan melakukan pemeliharaan berkala Preventive Maince
serta mencatat sejarah perbaikan dan pemeliharaan daripada seluruh alat-alat tersebut Maintenance History
Gambar 12.5 Peta jaringan komputerisasi hotel
ITEDPMIS
Purchasing Kitchen
Accounting Cost control
Storegudang
FB
Material Control
Accounting Receiving
Purchasing
Back Office
Housekeeping Sales Marketing
Accounting Reservation
TOperator Front Desk
Bell Boy FB Outlet
Front Office
PABX Interface
Accounting
Sales Marketing
All Department
Internet , E-mail
Engineering All Department
Maintenance Engineering
Business Center Sales Mkt
667
2
. Organisasi Bagian IT
Dibeberapa hotel, bagian IT ini berada di dalam bagan organisasi dari Departemen Akunting seperti bagan organisasi yang tertera
dibawah ini. Namun ada juga dibeberapa hotel yang menjadi bagian dari mata-rantai jaringan hotel International dimana bagian IT
merupakan departemen yang berdiri sendiri dan bertanggung jawab langsung kepada General Manager untuk masalah operasional sistem
jaringan komputer didalam hotel tersebut, namun juga bertanggung jawab secara langsung kepada Kantor Pusat jaringan international
Hotel tersebut. Hal ini disebabkan oleh faktor skala opersional jaringan hotel tersebut yang menggunakan jaringan skala dunia
Worldwide yang terintegrasi langsung dalam suatu sistem jaringan komputerisasi terpadu dengan semua hotel dalam jaringan hotel
international yang sama dan juga dengan beberapa Kantor Pusat, Kantor Cabang dan Pusat Layanan Reservasi diberbagai belahan
dunia Worldwide Reservation Center.
Gambar 12.6 Bagan organisasi hotel
3. Ruang Lingkup Dan Tanggung Jawab Bagian IT
Ruang lingkup pekerjaan dan tanggung jawab bagian IT mencakup segala sesuatu yang berhubungan dengan perencanaan,
penggunaan perangkat keras hardware maupun perangkat lunak software komputer sebagai berikut:
Perencanaan pemakaian dan pembelian perangkat keras dan lunak hardwaresoftware
Melakukan inventarisasi unit komputer yang ada dihotel Melakukan perbaikan apabila terjadi kerusakan, dalam hal ini
bekerja sama dengan pemasok supplier dan vendor pemilik software
Merencanakan dan melakukan up-grading dari versi perangkat keras dan lunak yang dipakai hardware dan software