Fungsi IT Departemen Teknologi Informasi

665 Gambar 12.4 Aktifitas di back office

d. Sistem komputerisasi Pemasaran dan Penjualan Sales Marketing

Sistem jaringan komputerisasi yang dipakai untuk melakukan pekerjaan dalam bentuk berbagai proses administrasi pemasaran dan penjualan terutama untuk pesta, fasilitas ruang pertemuan dan seminar Meeting rooms serta aktifitas harian penjualan: baik kunjungan Sales-call ataupun melalui telepon Telemarketing Sistem jaringan komputerisasi ini dipergunakan untuk membuat profile klien Company Profile, mencatat pemesanan ruangan pesta, pertemuan atau seminar Banquet reservation, pengalokasian ruangan sesuai tanggal acara Venue blocking, status pemesanan ruangan TentativeDefinite, mencatat laposan tanggal dan hasil kunjungan keperusahaaninstansi Sales Call Report, membuat perkiraan penggunaan dan pendapatan sewa ruangan Banquet Revenue Forecast, mencetak database dan pekerjaan administrasi lainnya.

e. Sistem komputerisasi Pengendalian Materi Material Control

Sistem jaringan komputerisasi yang dipakai untuk melakukan berbagai pekerjaan yang bersangkut-paut dengan permintaan pembelian barang sampai barang datang, penyimpanan dan pendistribusian barang ke departemen yang membutuhkan, menghitung serta mengontrol biaya Cost control. Sistem jaringan komputerisasi ini dipergunakan untuk membuat permintaan pembelian Purchase Request, membuat order pembelian Purchase Order, mencatat barang datang Receiving, proses penyimpanan di gudang General Store, mencatat permintaan barang dari gudang Store Room Requisition, dasar resep dari berbagai masakan Recipe, memperhitungkan biaya Cost calculating dan berbagai perkejaan lainnya yang berhubungan dengan pengontrolan biaya Cost Control 666

f. Sistem komputerisasi Engineering Maintenance

Sistem jaringan komputerisasi yang dipakai untuk melakukan pekerjaan koordinasi segala bentuk perbaikan dan pemeliharaan baik terhadap kondisi gedung secara menyeluruh juga terhadap berbagai mesin berat dan ringan yang dipergunakan diseluruh area hotel. Sistem jaringan komputerisasi ini dapat dipergunakan untuk mengajukan permintaan perbaikan dan mencatat penyelesaian dari perbaikan tersebut Maintenance Request System baik untuk pekerjaan perbaikan gedung Civil, perkayuan Carpenter, system pemipaan Plumbing, alat-alat atau mesin2 yang bersifat mekanikal Mechanic, alat-alat berat seperti chiller, Boiler, Gen-set Heavy Equipment, listrik arus kuat Electric maupun alat-lat electronic Electronik dan melakukan pemeliharaan berkala Preventive Maince serta mencatat sejarah perbaikan dan pemeliharaan daripada seluruh alat-alat tersebut Maintenance History Gambar 12.5 Peta jaringan komputerisasi hotel ITEDPMIS Purchasing Kitchen Accounting Cost control Storegudang FB Material Control Accounting Receiving Purchasing Back Office Housekeeping Sales Marketing Accounting Reservation TOperator Front Desk Bell Boy FB Outlet Front Office PABX Interface Accounting Sales Marketing All Department Internet , E-mail Engineering All Department Maintenance Engineering Business Center Sales Mkt 667 2 . Organisasi Bagian IT Dibeberapa hotel, bagian IT ini berada di dalam bagan organisasi dari Departemen Akunting seperti bagan organisasi yang tertera dibawah ini. Namun ada juga dibeberapa hotel yang menjadi bagian dari mata-rantai jaringan hotel International dimana bagian IT merupakan departemen yang berdiri sendiri dan bertanggung jawab langsung kepada General Manager untuk masalah operasional sistem jaringan komputer didalam hotel tersebut, namun juga bertanggung jawab secara langsung kepada Kantor Pusat jaringan international Hotel tersebut. Hal ini disebabkan oleh faktor skala opersional jaringan hotel tersebut yang menggunakan jaringan skala dunia Worldwide yang terintegrasi langsung dalam suatu sistem jaringan komputerisasi terpadu dengan semua hotel dalam jaringan hotel international yang sama dan juga dengan beberapa Kantor Pusat, Kantor Cabang dan Pusat Layanan Reservasi diberbagai belahan dunia Worldwide Reservation Center. Gambar 12.6 Bagan organisasi hotel

3. Ruang Lingkup Dan Tanggung Jawab Bagian IT

Ruang lingkup pekerjaan dan tanggung jawab bagian IT mencakup segala sesuatu yang berhubungan dengan perencanaan, penggunaan perangkat keras hardware maupun perangkat lunak software komputer sebagai berikut: ƒ Perencanaan pemakaian dan pembelian perangkat keras dan lunak hardwaresoftware ƒ Melakukan inventarisasi unit komputer yang ada dihotel ƒ Melakukan perbaikan apabila terjadi kerusakan, dalam hal ini bekerja sama dengan pemasok supplier dan vendor pemilik software ƒ Merencanakan dan melakukan up-grading dari versi perangkat keras dan lunak yang dipakai hardware dan software