Penyimpanan Rekening Tamu Akuntansi Tamu Hotel

631

7. Pemindahan rekening tamu ke bagian piutang city accountscity ledger

Rekening Tamu yang tidak dibayar tunai pada saat tamu meninggalkan hotel check-out akan dipindahkan kebagian piutang atau city ledger. Dalam proses pemindahan ini rekening tamu tersebut hendaknya disertai dengan beberapa dokumen pendukung seperti : a. Surat jaminan voucher dari biro perjalanan b. Nota-nota penjualan dari outlet tertentu. Rekening tamu yang asli beserta tindasannya, demikian juga nota dari travel agent, dan nota-nota penjualan lainnya, semuanya harus dikirim ke bagian Accounting.

11.11.3 Dokumen Pendukung Rekening Tamu

Semua transaksi hotel dengan tamu yang dicatat ke dalam rekening tamu dan jurnal transaksi harus didasarkan atas bukti-bukti transaksi, atau lebih dikenal dengan sebutan dokumen transaksi. 1. Bukti Transaksi Debit Bukti transaksi debit berhubungan dengan dokumen transaksi hotel dengan tamu yang berupa tagihan hotel kepada tamu atas penggunaan fasilitas hotel kamar, laundry, kolam renang, fitness centre,dsb. serta penjualan kepada tamu makanan, minuman, drug store, dsb.. 2. BuktiTransaksi Kredit Bukti transaksi kredit mencakup, antara lain: penerimaan pembayaran dari rekening tamu, penerimaan uang muka dari tamu, adanya potongan yang diberikan kepada tamu. Pada tabel 11.19 diberikan nama dan jenis dokumen transaksi yang berhubungan dengan transaksi tamu hotel. Pada tabel 11.19 Daftar Dokumen Transaksi dengan Tamu No Transaksi Debit Nama Dokuman 1 Sewa Kamar • Tarip kamar • Room housekeeping Status Report 2 Food Beverage • Sales VoucherMeal Coupon 3 Laundry • Laundry Voucher 4 Minor Departement • Sales Voucher • Miscellaneous Charges 632 5 PeminjamanPengambilan uang oleh tamu • Paid Out Transaksi Kredit 6 Penerimaan Uang muka tamu • ReceiptKwitansi 7 Potongan • RebateAllowance 8 Tagihan Tamu • Rekening Tamu Guest’s bill • Receipt • Supporting documents Beberapa contoh dokumen transaksi dapat dilihat pada Gambar 11.5 di bawah ini 1. Room rate structure, gambar 11.5a Gambar 11.5a Room Rate ROOM RATE STRUCTURE ROOM RATE STRUCTURE 675.000 950.000 SUPERIOR 2.350.000 2.350.00 PRESIDENTIAL SUITE 1.550.000 1.550.000 EXECUTIVE SUITE 725.000 970.000 DELUXE WALK IN RATE PUBLISH RATE