problem sudah terpisah satu dengan lainnya. Hal ini
dapat memilimalisir biaya yang dikeluarkan terkait
logbook .
Efficiency
Penggunakan logbook hanya dapat mendata informasi
infrastruktur IT
configuration items saja,
proses lain
change, incident
, relasi antara setiap items tidak dapat ter-cover.
Selain itu pendataan dengan menggunakan
logbook membutuhkan waktu yang
cukup lama apalagi dengan banyaknya
infrastruktur yang dimiliki perusahaan
Dengan Configuration
Management System CMS
proses bisnis lain seperti management
incident, change,
relasi antara setiap items
, problem support, manage document
, dapat ter-cover. Selain itu proses
pendataan informasi setiap item infrastruktur menjadi
lebih mudah,
intinya pencapaian
hasil yang
optimum dengan
penggunaan CMS
memberikan kecepatan
waktu dalam pengelolaan infrastruktur
IT beserta
service lainnya .
Proses request service yang dijalankan saat ini
belum adanya
pengelompokan sesuai
kebutuhan permasalahan tertentu.
Proses request ticket juga Sistem CMS yang dibangun
sudah memiliki
pengelompokan berdasarkan kebutuhan permasalahan
tertentu, seperti
request configuration item
, request for change
, dan request
Service
belum adanya skala prioritas dalam penangannaya.
Akibatnya dari
proses tersebut, informasi service
masih general umum yang memungkinkan
manager kesulitan
dalam mengevaluasi laporan setiap
request service yang ada.
incident .
Disamping itu
proses setiap request juga sudah memberikan skala
prioritas terhadap
suatu ticket request
. Jadi ini dapat mempermudah
bagi manager
dalam melakukan review
evaluasi setiap laporan service yang terjadi,
serta meningkatkan kualitas layanan terhadap service
yang diberikan.
4.1.4.1 Rich Picture Sistem Usulan
Setelah mendapatkan proses lama dan menganalisa dengan metode PIECES, didapatkan rancangan sistem usulan yang akan
dibangun adalah sebagai berikut:
Gambar 4.7 Sistem Usulan
Prosesnya adalah sebagai berikut: 1. Open ticket request merupakan proses yang dilakukan oleh
setiap staf yang ingin melakukan permintaan, misalnya terhadap item configuration yang baru, permintaan perubahan
data item configuration sebelumnya, ataupun apabila staf mengalami suatu permasalahan terhadap item configuration
tertentu.
2. Melakukan proses manage data all ticket request view validation ticket configuration item, request for change
dan ticket incident
. 3. Melakukan proses access manage edit, delete data ticket
configuration item, request for change , dan incident.
4. Manager juga dapat melakukan proses yang sama dengan admin yaitu view dan manage data all ticket request view
validation ticket configuration item, request for change . Yang
membedakannya adalah pada tingkat eskalasi urgensi dari suatu ticket request nantinya.
5. Admin manage data entry, update, delete informasi configuration item
. 6. Admin dapat membuat laporan terkait informasi data ticket
request keseluruhan atau tertentu, kemudian data setiap
infrsatruktur IT configuration items CI. 7. Admin melakukan manage data informasi terkait dokumen,
pelayanan service, data user, dan lain-lainnya. 8. IT manager section head bisa melakukan review terhadap
hasil laporan grafik dari sistem terkait data ticket request maupun data configuration item.
9. Proses ini dilakukan oleh staf dan juga IT manager section head
yaitu mengakses informasi terkait progress dari ticket request
.
10. Pada proses ini dapat dilakukan oleh staf maupun IT manager section head,
yaitu mengakses informasi terkait problem support
, informasi dokumen, atauun service catalog.
4.1.5 Identifikasi Metadata Configuration Management
Dalam mengidentifikasi metadata dilakukan berdasarkan pendekataan dari atas ke bawah Top-Down Approach dimana
dalam pendekatan ini ditentukan terlebih dahulu aspek-aspek apa saja yang akan diambil dalam membangun konfigurasi manajemen
tersebut, yaitu menentukan item konfigurasi yang akan dicatat, menentukan atribut informasi yang akan disimpan, dan menentukan
service pelayanan apa saja yang digunakan dalam sistem. Tahap-
tahap yang dilakukan untuk mendapatkan data ini adalah dengan mengidentifikasi beberapa poin penting dalam sebuah configuration
management system , seperti ;
4.1.5.1 Identification Storage Control
Identifikasi metadata pada proses Storage Control ini ditentukan untuk mempermudah pengembang dalam menentukan
data dan informasi apa saja yang harus disimpan dan disajikan agar dapat memberikan sebuah pengetahuan dan informasi yang berguna
bagi user terkait suatu infrastruktur IT. Informasi atau data yang akan disimpan berasal dari pelayanan yang mencakup hardware
peripheral, software application, service, document . Informasi
yang akan disimpan kedalam database nantinya seputar informasi
yang lebih rinci mengenai infrastrukur seperti yang disebutkan diatas terkait perangkat keras, perangkat lunak aplikasi, personil,
dokumentasi dokumen, user guide, atau dokumen lainnya yang dibutuhkan. Untuk informasi yang akan disimpan nantinya akan
dikombinasikan sesuai dengan kebutuhan perusahaan dan berdasarkan masukan dari penulis dan juga Manager IT.
4.1.5.2 Identification Change Control
Identifikasi metadata pada proses Change Control ini dilakukan untuk menentukan hal apa saja yang harus ada atau
dibutuhkan pada saat melakukan proses pengelolaan perubahan update informasi terkait infrastruktur IT configuraition items. Ini
berhubungan dengan proses request for change RFC agar dapat ditanggani dengan mudah oleh staf, admininstrator, maupun oleh
manager . Intinya dengan adanya modul dari kontrol perubahan ini
adalah untuk memastikan proses perubahan suatu item konfigurasi menjadi lebih baik dan terekam dengan baik setiap informasi yang
berhubungan dengan perubahan tersebut mengapa perubahan tersebut dilakukan, apa penyebabnya, siapa yang mengajukan
perubahan, apa item CI yang dilakukan perubahan dapat terdokumentasi dengan baik.
4.1.5.3 Identification Reporting
Identifikasi metadata pada proses Identification Reporting ini ditentukan untuk memberikan informasi kepada IT manager agar
mempermudah proses view secara cepat dengan melihat grafik, chart
, maupun laporan suatu data dari setiap item infrasturktur. Penentuan penyajian reporting ini berdasarkan kebutuhan informasi
yang dibutuhkan seorang IT manager.
4.1.6 Requirement Material Tools Technology
Dalam pembangunan sistem Configuration Management System
CMS penulis
menggunakan pemrograman
PHP, dikarenakan PHP merupakan bahasa pemrograman yang powerfull.
Selain itu MySQL sebagai media penyimpanan data karena MySQL dapat menyimpan data yang cukup besar sesuai dengan ruang
lingkup sistem yang akan dikembangkan, diharapkan kedepannya apabila ingin dilakukan pengembangan sistem bisa dengan mudah
dilakukan karena semua sumber daya bersifat open source.. Untuk mengakses sistem dapat mengunakan berbagai macam tipe web
browser , seperti Google Chrome, Mozilla Firefox, Internet Explorer,
dll. Pada penelitian ini, penulis menggunakan web browser google chorme
dan sistem operasi berbasis Windows. Dari sisi sumber daya lainnya, sistem yang dibangun
membutuhkan sumber daya antara lain user, hardware, software, data informasi yang dibutuhkan. Sumber daya tersebut telah tersedia
di PT Radiant Utama Intersinco Tbk. Dari sisi waktu, pembangunan sistem ini menggunakan metodologi extreme programming XP,
dirasa cukup tepat karena dapat mempercepat proses pembangunan
sistem. Pembangunan sistem ini kurang lebih memakan waktu lima bulan.
4.2 Planning Phase Perencanaan
4.2.1 Menentukan Batasan Prioritas 4.2.1.1
Tabel High Level Feature List
Batasan dan prioritas ditentukan dari vision statement dan user story
base yang telah dibuat. Berikut ini pemecahan story dengan estimasi waktu penyelesaian.
Tabel 4.2 High-level Feature List
User story Estimate day
Management configuration item CI’s, Change control, and problem incident
35
Document Procedur, Report, other
15 Total
50
4.2.1.2 Pemecahan User Story Case
Penulis memecah base story menjadi dua user story, yang terdiri dari :
1. Manajemen configuration item, change control, dan problem
incident. Story No. : 1
Date Started : Developer : Ridwan Attaufiq
Date Complete : Priority :
1