Analisis PIECES Logo Perusahaan

problem sudah terpisah satu dengan lainnya. Hal ini dapat memilimalisir biaya yang dikeluarkan terkait logbook . Efficiency Penggunakan logbook hanya dapat mendata informasi infrastruktur IT configuration items saja, proses lain change, incident , relasi antara setiap items tidak dapat ter-cover. Selain itu pendataan dengan menggunakan logbook membutuhkan waktu yang cukup lama apalagi dengan banyaknya infrastruktur yang dimiliki perusahaan Dengan Configuration Management System CMS proses bisnis lain seperti management incident, change, relasi antara setiap items , problem support, manage document , dapat ter-cover. Selain itu proses pendataan informasi setiap item infrastruktur menjadi lebih mudah, intinya pencapaian hasil yang optimum dengan penggunaan CMS memberikan kecepatan waktu dalam pengelolaan infrastruktur IT beserta service lainnya . Proses request service yang dijalankan saat ini belum adanya pengelompokan sesuai kebutuhan permasalahan tertentu. Proses request ticket juga Sistem CMS yang dibangun sudah memiliki pengelompokan berdasarkan kebutuhan permasalahan tertentu, seperti request configuration item , request for change , dan request Service belum adanya skala prioritas dalam penangannaya. Akibatnya dari proses tersebut, informasi service masih general umum yang memungkinkan manager kesulitan dalam mengevaluasi laporan setiap request service yang ada. incident . Disamping itu proses setiap request juga sudah memberikan skala prioritas terhadap suatu ticket request . Jadi ini dapat mempermudah bagi manager dalam melakukan review evaluasi setiap laporan service yang terjadi, serta meningkatkan kualitas layanan terhadap service yang diberikan.

4.1.4.1 Rich Picture Sistem Usulan

Setelah mendapatkan proses lama dan menganalisa dengan metode PIECES, didapatkan rancangan sistem usulan yang akan dibangun adalah sebagai berikut: Gambar 4.7 Sistem Usulan Prosesnya adalah sebagai berikut: 1. Open ticket request merupakan proses yang dilakukan oleh setiap staf yang ingin melakukan permintaan, misalnya terhadap item configuration yang baru, permintaan perubahan data item configuration sebelumnya, ataupun apabila staf mengalami suatu permasalahan terhadap item configuration tertentu. 2. Melakukan proses manage data all ticket request view validation ticket configuration item, request for change dan ticket incident . 3. Melakukan proses access manage edit, delete data ticket configuration item, request for change , dan incident. 4. Manager juga dapat melakukan proses yang sama dengan admin yaitu view dan manage data all ticket request view validation ticket configuration item, request for change . Yang membedakannya adalah pada tingkat eskalasi urgensi dari suatu ticket request nantinya. 5. Admin manage data entry, update, delete informasi configuration item . 6. Admin dapat membuat laporan terkait informasi data ticket request keseluruhan atau tertentu, kemudian data setiap infrsatruktur IT configuration items CI. 7. Admin melakukan manage data informasi terkait dokumen, pelayanan service, data user, dan lain-lainnya. 8. IT manager section head bisa melakukan review terhadap hasil laporan grafik dari sistem terkait data ticket request maupun data configuration item. 9. Proses ini dilakukan oleh staf dan juga IT manager section head yaitu mengakses informasi terkait progress dari ticket request . 10. Pada proses ini dapat dilakukan oleh staf maupun IT manager section head, yaitu mengakses informasi terkait problem support , informasi dokumen, atauun service catalog.

4.1.5 Identifikasi Metadata Configuration Management

Dalam mengidentifikasi metadata dilakukan berdasarkan pendekataan dari atas ke bawah Top-Down Approach dimana dalam pendekatan ini ditentukan terlebih dahulu aspek-aspek apa saja yang akan diambil dalam membangun konfigurasi manajemen tersebut, yaitu menentukan item konfigurasi yang akan dicatat, menentukan atribut informasi yang akan disimpan, dan menentukan service pelayanan apa saja yang digunakan dalam sistem. Tahap- tahap yang dilakukan untuk mendapatkan data ini adalah dengan mengidentifikasi beberapa poin penting dalam sebuah configuration management system , seperti ;

4.1.5.1 Identification Storage Control

Identifikasi metadata pada proses Storage Control ini ditentukan untuk mempermudah pengembang dalam menentukan data dan informasi apa saja yang harus disimpan dan disajikan agar dapat memberikan sebuah pengetahuan dan informasi yang berguna bagi user terkait suatu infrastruktur IT. Informasi atau data yang akan disimpan berasal dari pelayanan yang mencakup hardware peripheral, software application, service, document . Informasi yang akan disimpan kedalam database nantinya seputar informasi yang lebih rinci mengenai infrastrukur seperti yang disebutkan diatas terkait perangkat keras, perangkat lunak aplikasi, personil, dokumentasi dokumen, user guide, atau dokumen lainnya yang dibutuhkan. Untuk informasi yang akan disimpan nantinya akan dikombinasikan sesuai dengan kebutuhan perusahaan dan berdasarkan masukan dari penulis dan juga Manager IT.

4.1.5.2 Identification Change Control

Identifikasi metadata pada proses Change Control ini dilakukan untuk menentukan hal apa saja yang harus ada atau dibutuhkan pada saat melakukan proses pengelolaan perubahan update informasi terkait infrastruktur IT configuraition items. Ini berhubungan dengan proses request for change RFC agar dapat ditanggani dengan mudah oleh staf, admininstrator, maupun oleh manager . Intinya dengan adanya modul dari kontrol perubahan ini adalah untuk memastikan proses perubahan suatu item konfigurasi menjadi lebih baik dan terekam dengan baik setiap informasi yang berhubungan dengan perubahan tersebut mengapa perubahan tersebut dilakukan, apa penyebabnya, siapa yang mengajukan perubahan, apa item CI yang dilakukan perubahan dapat terdokumentasi dengan baik.

4.1.5.3 Identification Reporting

Identifikasi metadata pada proses Identification Reporting ini ditentukan untuk memberikan informasi kepada IT manager agar mempermudah proses view secara cepat dengan melihat grafik, chart , maupun laporan suatu data dari setiap item infrasturktur. Penentuan penyajian reporting ini berdasarkan kebutuhan informasi yang dibutuhkan seorang IT manager.

4.1.6 Requirement Material Tools Technology

Dalam pembangunan sistem Configuration Management System CMS penulis menggunakan pemrograman PHP, dikarenakan PHP merupakan bahasa pemrograman yang powerfull. Selain itu MySQL sebagai media penyimpanan data karena MySQL dapat menyimpan data yang cukup besar sesuai dengan ruang lingkup sistem yang akan dikembangkan, diharapkan kedepannya apabila ingin dilakukan pengembangan sistem bisa dengan mudah dilakukan karena semua sumber daya bersifat open source.. Untuk mengakses sistem dapat mengunakan berbagai macam tipe web browser , seperti Google Chrome, Mozilla Firefox, Internet Explorer, dll. Pada penelitian ini, penulis menggunakan web browser google chorme dan sistem operasi berbasis Windows. Dari sisi sumber daya lainnya, sistem yang dibangun membutuhkan sumber daya antara lain user, hardware, software, data informasi yang dibutuhkan. Sumber daya tersebut telah tersedia di PT Radiant Utama Intersinco Tbk. Dari sisi waktu, pembangunan sistem ini menggunakan metodologi extreme programming XP, dirasa cukup tepat karena dapat mempercepat proses pembangunan sistem. Pembangunan sistem ini kurang lebih memakan waktu lima bulan.

4.2 Planning Phase Perencanaan

4.2.1 Menentukan Batasan Prioritas 4.2.1.1 Tabel High Level Feature List Batasan dan prioritas ditentukan dari vision statement dan user story base yang telah dibuat. Berikut ini pemecahan story dengan estimasi waktu penyelesaian. Tabel 4.2 High-level Feature List User story Estimate day Management configuration item CI’s, Change control, and problem incident 35 Document Procedur, Report, other 15 Total 50

4.2.1.2 Pemecahan User Story Case

Penulis memecah base story menjadi dua user story, yang terdiri dari : 1. Manajemen configuration item, change control, dan problem incident. Story No. : 1 Date Started : Developer : Ridwan Attaufiq Date Complete : Priority : 1