Latar Belakang Activity Diagram

Perusahaan semakin berkembang menjadi sebuah kelompok yang lebih besar menawarkan keahlian luas di sektor energi. Kini bidang keahlian perusahaan yang terus menerus diperpanjang ke arah hulu dan hilir minyak dan gas bumi serta industri lainnya. PT Radiant Utama Interinsco Tbk dalam menjalankan berbagai kegiatan bisnis perusahaan tentunya membutuhkan dukungan dari setiap organisasi guna memberikan kelancaran pelayanan yang diperlukan baik untuk pihak internal ataupun eksternal perusahaan. Salah satu divisi yang memiliki peran penting dalam kegiatan bisnis adalah divisi IT, dimana divisi tersebut memiliki tugas untuk memastikan dan menjaga setiap pelayanan yang berhubungan dengan jaringan, komunikasi data dan informasi, dapat terpenuhi dengan baik oleh setiap stakeholder . Salah satu kegiatan pelayanan yang dikelola oleh divisi IT adalah melakukan pengelolaan infrastruktur IT, dimana kegiatannya yaitu melakukan pengelolaan infrastruktur, seperti hardware, software, dokumen, dan personil. Divisi ini memiliki permasalahan dalam mengelola manajemen infrastruktur IT atau yang biasa disebut dengan istilah configuration management yang dimiliki perusahaan, yaitu dengan banyaknya berbagai infrastruktur yang dimiliki, namun perusahaan belum memiliki suatu sistem yang dapat mengelola infrastruktur tersebut secara komprehensif, sehingga proses pendataan setiap infrastruktur IT menjadi kurang efektif dan efisien, karena harus mendata secara manual pada lembar Logbook form isian yang harus diisi untuk mengetahui data terkait infrastrukur IT atau detail perangkat IT yang tersedia. Selain itu proses request service masih terbatas menggunakan form request ITSR untuk berbagai jenis keperluan. Ditambah lagi pelayanan lainnya yang harus dikelola oleh organisasi tersebut, akan berdampak pada kualitas pelayanan-pelayanan lainnya kepada pihak internal maupun eksternal perusahaan menjadi terhambat, produktifitas menjadi kurang maksimal. Pelayanan yang kurang maksimal ini salah satu bentuknya seperti pada penanganan setiap request dari ITSR IT service request, proses pengelolaan infrastruktur IT dimulai dari request pada service ITSR yang masih tergabung dengan berbagai jenis request service lainnya dalam ITSR tersebut, pada kenyataannya proses penanganan suatu request ticket bisa mencapai waktu rata- rata satu sampai dengan tiga hari, tergantung dari jenis permasalahan atau request yang di minta oleh user. Salah satu penyebab kurang efektifnya waktu penanganan suatu request karena dalam form ticket request tersebut belum adalnya skala priorittas untuk penanganannya, jadi manajemen cukup sulit untuk menentukan request yang mana dahulu yang menjadi prioritas dalam penyelesaiannya karena banyaknya jenis pelayanan yang di request oleh user. Disamping itu proses pengelolaan infrastruktur yang seperti disebutkan diatas dengan menggunakan logbook, dapat mgnghambat kinerja yang dilakukan oleh organisasi untuk dapat up to date terkait dari incident, changing, ataupun problem yang terjadi seputar infrastruktur IT yang ada. Berdasarkan permasalahan yang telah diuraikan tersebut, PT Radiant Utama Interincso Tbk membutuhkan suatu solusi untuk dapat mempermudah dalam mengelola infrastruktur IT atau configuration management dengan baik, mudah dan memberikan informasi yang komprehensif bagi organisasi. Oleh karena itu judul penelitian yang diajukan yaitu “CONFIGURATION MANAGEMENT SYSTEM CMS PADA PT RADIANT UTAMA INTERINCSO TBK ”.

1.2 Perumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang masalah yang sudah dipaparkan sebeumnya, maka dapat dirumuskan, sebagai berikut : 1. Belum adanya sistem yang dapat mengelola infrastruktur IT atau configuration items CI. Dalam mengelola configuration item CI, organisasi masih menggunakan “logbook” akibatnya pengelolaan menjadi tidak maksimal, dikhawatirkan data tersebut dapat tercecer ataupun hilang. 2. Data infrastrukur atau configuration item CI sering terjadi ketidaksesuaian, karena apabila terjadi perubahan terkait configuration item CI pendataan tidak dilakukan secara baik. 3. Banyaknya infrastrukur yang dimiliki menyebabkan banyak kertas yang dibutuhkan logbook untuk mendata setiap item configuration. 4. Proses pengelolaan infrastruktur configuration items terkait dengan service lainnya sulit dilakukan jika hanya menggunakan logbook. 5. Penggunaan logbook hanya dapat mendata informasi infrastruktur IT configuration items saja, proses lain change, incident, relasi antara setiap items tidak dapat ter-cover. 6. Form user request service yang digunakan baru terbatas pada request service secara umum dengan menggunakan IT service request ITSR, digunakan untuk berbagai macam kebutuhan user, belum adanya pengelompokan sesuai kebutuhan tertentu. Berdasarkan identifikasi tersebut, maka permasalahan yang akan dibahas dalam skripsi ini adalah “Bagaimana merancang dan membangun sebuah CONFIGURATION MANAGEMENT SYSTEM CMS PADA PT RADIANT UTAMA INTERINSCO TBK ? ”

1.3 Batasan Masalah

Penulis akan membuat batasan terhadap masalah tersebut agar penulisan penelitian ini terfokus pada masalah dan mencapai hasil yang optimal. Adapaun batasan masalahnya adalah sebagai berikut 1. Penelitian dilakukan pada departemen Shared Service knowledge Management . 2. Proses pengembangan sistem menggunakan Agile Method yaitu dengan metode pengembangan Extreme Programming XP. 3. Configuration Management System CMS yang akan dibangun nanti memiliki batasan atau fungsi pada : - configuration management proses pengelolaan infrastruktur IT configuration item CI mulai dari awal proses request configuration item CI baru yang diminta oleh user melalui ticket request, proses persetujuan approval, sampai dengan update atau remove configurasi items CI tersebut. - change control mengelola proses perubahan terkait configuration item CI, mulai dari tahap awal permintaan proses request for change melalui ticket RFC request for change, persetujuan, kemudian perubahan configuration items CI tersebut. - problem incident proses ini memberikan bantuan kepada user apabila menemukan kesulitan perihal configuration items CI tertentu, mereka dapat menemukan solusi pada bagian problem, selain itu user dapat melakukan request ticket incident apabila permasalahan belum ditemukan solusinya dalam penyimpanan repository knowledge error . - document procedure proses ini berguna apabila setiap user membutuhkan informasi tertentu misalnya informasi user guide penggunaan suatu configuration items CI, dokumen pelengkap configuration items CI, mereka bisa mengunduhnya didalam sistem, sedangkan admin nanti akan bertugas melakukan unggah dokumen yang diperlukan. Selain itu juga terdapat informasi perihal service catalog, berisi informasi service yang dimiliki organisasi. - Menu other user management, history login digunakan untuk mengelola data user account, selain itu dapat juga melihat informasi history login user. - Reporting memberikan informasi dalam bentuk chart dan grafik, perihal empat aspek informasi all configuration item hardware atau