4.1.4 Analisis PIECES
Untuk memaksimalkan hasil penelitian pembangunan Configuration Management System
CMS, penulis melakukan analisis terhadap kinerja, informasi, ekonomi, pengendalian,
efisiensi, dan pelayanan terhadap proses yang ada. Analisis ini dilakukan pada proses yang lama, sehingga dapat
diketahui sistem yang akan diusulkan baru layak atau tidak, karena beberapa aspek ini harus mengalami peningkatan ukuran yang lebih
baik dari proses sebelumnya.
Tabel 4.1 Tabel Analisis PIECES
Jenis Analisis
Kelemahan proses lama Kelebihan proses baru
Performance
Proses request setiap event terkait infrastruktur yang
masih menjadi satu dengan IT service request, membuat
proses menjadi lama, untuk penanganan
suatu ticket
request pun bisa memakan
waktu paling tidak satu sampai dua hari, bahkan bisa
lebih, tergantung dari tingkat service
yang di request. Ditambah
lagi organsasi
belum memiliki sistem yang digunakan untuk mengelola
infrastruktur IT
atau Configuration Management
System CMS
yang dibangun
berbasis web
sehingga mudah
untuk diakses,
mudah dioperasikan,
mampu menyimpan banyak data
terkait informasi
infrastruktur IT
configuration items CI.
Proses setiap request pun dapat
dibedakan setiap
fungsinya agar
proses service
berjalan maksimal sesuai dengan ketentuan dan
configuration items CI.
Dalam mengelola
configuration item
CI, organisasi
masih menggunakan
“logbook” akibatnya
pengelolaan menjadi tidak maksimal,
Karena harus
mengecek terlebih dahulu setiap item
infrastruktur dalam lembar “logbook” dan mencocokan
dengan data yang sudah tersimpan
kedalam komputer. Hal ini tentu saja
berpengaruh terhadap
efektifitas waktu
penanganan service yang diberikan terhadap setiap
user ..
proses menjadi lebih cepat. Diharapkan sistem mampu
menjadi solusi
bagi organisasi dalam melakukan
pengelolaan infrasturktur IT atau Configuration Items
CI yang dimiliki secara efektif .
Information
Data infrastrukur
atau configuration
item CI
sering terjadi
ketidaksesuaian, karena
apabila terjadi perubahan terkait configuration item
CI pendataan
tidak dilakukan secara baik, data
configuration item
yang ingin diubah akan langsung
diganti karena tidak ada fasilitas pencatatan
Informasi yang disajikan dalam
Configuration Management System
CMS terkait infrastruktur IT
Configuration Items CI
menjadi lebih detail, terkait status Configuration Items
CI, komponen
didalamnya, perubahan data, relasi setiap configuration
items, ataupun
masalah terkait Configuration Items
Hal ini diperoleh dari hasil diskusi
perbincangan dengan
IT manager
berdasarkan teknis
dilapangan, selain
itu berdasarkan
analisis terhadap
dokumen “logbook”.
CI lebih komprehensif.
Economic
Level layanan
masih terbatas pada IT service
request selain itu juga
banyaknya infrastrukur yang dimiliki
menyebabkan banyak
kertas yang
dibutuhkan logbook untuk mendata
setiap item
configuration. Level layanan menjadi lebih
bervariasi tidak
terbatas pada IT service request,
sistem CMS
mampu memberikan service terkait
item infrastruktur, service perubahan, service incident
problem ,
dan service
lainnya.
Control
Pengelolaan banyaknya
infrastruktur IT
dan banykanya
pelayanan service
dengan menggunakan resource yang
terbatas ITSR dan logbook Dapat menimbulkan resiko
yang cukup signifikan dari segi waktu, dan biaya yang
dikeluarkan organisasi
perusahaan. Penggunanan CMS yang
terpisah dengan
service request
lainnya dalam ITSR membuat
proses pengelolaan
infrastruktur menjadi lebih mudah di
kelola, resiko pengelolaan waktu yang lama dapat
diminimalisir karena
didalam sistem,
proses pengelolaan
request CI,
pengelolaan perubahan, dan pengelolaan
incident
problem sudah terpisah satu dengan lainnya. Hal ini
dapat memilimalisir biaya yang dikeluarkan terkait
logbook .
Efficiency
Penggunakan logbook hanya dapat mendata informasi
infrastruktur IT
configuration items saja,
proses lain
change, incident
, relasi antara setiap items tidak dapat ter-cover.
Selain itu pendataan dengan menggunakan
logbook membutuhkan waktu yang
cukup lama apalagi dengan banyaknya
infrastruktur yang dimiliki perusahaan
Dengan Configuration
Management System CMS
proses bisnis lain seperti management
incident, change,
relasi antara setiap items
, problem support, manage document
, dapat ter-cover. Selain itu proses
pendataan informasi setiap item infrastruktur menjadi
lebih mudah,
intinya pencapaian
hasil yang
optimum dengan
penggunaan CMS
memberikan kecepatan
waktu dalam pengelolaan infrastruktur
IT beserta
service lainnya .
Proses request service yang dijalankan saat ini
belum adanya
pengelompokan sesuai
kebutuhan permasalahan tertentu.
Proses request ticket juga Sistem CMS yang dibangun
sudah memiliki
pengelompokan berdasarkan kebutuhan permasalahan
tertentu, seperti
request configuration item
, request for change
, dan request