Mendefinisikan Sistem yang Dibangun

4.1.4 Analisis PIECES

Untuk memaksimalkan hasil penelitian pembangunan Configuration Management System CMS, penulis melakukan analisis terhadap kinerja, informasi, ekonomi, pengendalian, efisiensi, dan pelayanan terhadap proses yang ada. Analisis ini dilakukan pada proses yang lama, sehingga dapat diketahui sistem yang akan diusulkan baru layak atau tidak, karena beberapa aspek ini harus mengalami peningkatan ukuran yang lebih baik dari proses sebelumnya. Tabel 4.1 Tabel Analisis PIECES Jenis Analisis Kelemahan proses lama Kelebihan proses baru Performance Proses request setiap event terkait infrastruktur yang masih menjadi satu dengan IT service request, membuat proses menjadi lama, untuk penanganan suatu ticket request pun bisa memakan waktu paling tidak satu sampai dua hari, bahkan bisa lebih, tergantung dari tingkat service yang di request. Ditambah lagi organsasi belum memiliki sistem yang digunakan untuk mengelola infrastruktur IT atau Configuration Management System CMS yang dibangun berbasis web sehingga mudah untuk diakses, mudah dioperasikan, mampu menyimpan banyak data terkait informasi infrastruktur IT configuration items CI. Proses setiap request pun dapat dibedakan setiap fungsinya agar proses service berjalan maksimal sesuai dengan ketentuan dan configuration items CI. Dalam mengelola configuration item CI, organisasi masih menggunakan “logbook” akibatnya pengelolaan menjadi tidak maksimal, Karena harus mengecek terlebih dahulu setiap item infrastruktur dalam lembar “logbook” dan mencocokan dengan data yang sudah tersimpan kedalam komputer. Hal ini tentu saja berpengaruh terhadap efektifitas waktu penanganan service yang diberikan terhadap setiap user .. proses menjadi lebih cepat. Diharapkan sistem mampu menjadi solusi bagi organisasi dalam melakukan pengelolaan infrasturktur IT atau Configuration Items CI yang dimiliki secara efektif . Information Data infrastrukur atau configuration item CI sering terjadi ketidaksesuaian, karena apabila terjadi perubahan terkait configuration item CI pendataan tidak dilakukan secara baik, data configuration item yang ingin diubah akan langsung diganti karena tidak ada fasilitas pencatatan Informasi yang disajikan dalam Configuration Management System CMS terkait infrastruktur IT Configuration Items CI menjadi lebih detail, terkait status Configuration Items CI, komponen didalamnya, perubahan data, relasi setiap configuration items, ataupun masalah terkait Configuration Items Hal ini diperoleh dari hasil diskusi perbincangan dengan IT manager berdasarkan teknis dilapangan, selain itu berdasarkan analisis terhadap dokumen “logbook”. CI lebih komprehensif. Economic Level layanan masih terbatas pada IT service request selain itu juga banyaknya infrastrukur yang dimiliki menyebabkan banyak kertas yang dibutuhkan logbook untuk mendata setiap item configuration. Level layanan menjadi lebih bervariasi tidak terbatas pada IT service request, sistem CMS mampu memberikan service terkait item infrastruktur, service perubahan, service incident problem , dan service lainnya. Control Pengelolaan banyaknya infrastruktur IT dan banykanya pelayanan service dengan menggunakan resource yang terbatas ITSR dan logbook Dapat menimbulkan resiko yang cukup signifikan dari segi waktu, dan biaya yang dikeluarkan organisasi perusahaan. Penggunanan CMS yang terpisah dengan service request lainnya dalam ITSR membuat proses pengelolaan infrastruktur menjadi lebih mudah di kelola, resiko pengelolaan waktu yang lama dapat diminimalisir karena didalam sistem, proses pengelolaan request CI, pengelolaan perubahan, dan pengelolaan incident problem sudah terpisah satu dengan lainnya. Hal ini dapat memilimalisir biaya yang dikeluarkan terkait logbook . Efficiency Penggunakan logbook hanya dapat mendata informasi infrastruktur IT configuration items saja, proses lain change, incident , relasi antara setiap items tidak dapat ter-cover. Selain itu pendataan dengan menggunakan logbook membutuhkan waktu yang cukup lama apalagi dengan banyaknya infrastruktur yang dimiliki perusahaan Dengan Configuration Management System CMS proses bisnis lain seperti management incident, change, relasi antara setiap items , problem support, manage document , dapat ter-cover. Selain itu proses pendataan informasi setiap item infrastruktur menjadi lebih mudah, intinya pencapaian hasil yang optimum dengan penggunaan CMS memberikan kecepatan waktu dalam pengelolaan infrastruktur IT beserta service lainnya . Proses request service yang dijalankan saat ini belum adanya pengelompokan sesuai kebutuhan permasalahan tertentu. Proses request ticket juga Sistem CMS yang dibangun sudah memiliki pengelompokan berdasarkan kebutuhan permasalahan tertentu, seperti request configuration item , request for change , dan request