Umpan-balik kepada pengambil keputusan

162 www.kinerja.or.id LAMPIRAN B - URAIAN SUBSTANSI Tata Kelola Manajemen Berbasis Sekolah Berorientasi Pelayanan Publik dimanfaatkan dalam penyusunan rencanaanggaran di tahun berikutnya. Rencanakan jadwal sesuai dengan partisipasi peserta. Untuk pemantauan di satu unit pelayanan akan terlibat: • Tim Pelaksana Survei Pengaduan di tingkat sekolah. • Dua sampai tiga orang anggota tim dari unsur masyarakat sipil atau unsur LSM. Presentasi hasil: • Jadwal tentatif untuk presentasi hasil veriikasi status janji dan rekomendasi kepada pimpinan sekolah – dari Tim Dinas Pendidikan. • Jadwal tentatif untuk presentasi hasil kegiatan pemantauan secara garis besar kepadaKepala Dinas Pendidikan atau BupatiWalikota serta pengambil keputusan yang terkait dari Tim Dinas Pendidikan. • Membahas keperluan publikasi hasil realisasi janji dan rekomendasi kepada masyarakat pengguna pelayanan, misalnya melalui poster status pelaksanaan janji dan rekomendasi di masing-masing sekolah. Pemantauan status pelaksanaan janji dan rekomendasi sebaiknya dilaksanakan setiap enam bulan sebelum proses perencanaanpenganggaran untuk memanfaatkan hasilnya dalam rancangan atau penyesuaian rencana kegiatan serta anggaran anggaran perubahan. Dokumen yang harus dipersiapkan 1. Indeks Pengaduan Masyarakat IPM dari survei pertama. 2. Janji Perbaikan Pelayanan yang resmi ditandatangani oleh Kepala Sekolah. 3. Rekomendasi Perbaikan Pelayanan yang resmi ditandatangani oleh Kepala Unit Pelayanan. 4. Dokumen-dokumen yang menunjuk perencanaan kegiatan, khususnya yang belumdilaksanakan mis: catatan di APBD, di RKARASK dan dokumen perencanaan dan laporan pelaksanaan kegiatan. 5. Format Pemantauan Janji Perbaikan Pelayanan dan Format Pemantauan Rekomendasi Perbaikan Pelayanan. Tanpa dokumen 1. sampai 3 tidak mungkin pemantauan atau evaluasi dilaksanakan. Oleh karena itu pengarsipan yang teliti sangat penting demi pengendalian dan pengelolaan kegiatan menuju sukses kegiatan selanjutnya. Tim Pelaksana Survei Pengaduan di masing-masing sekolah mempersiapkan Format Pemantauan Janji Perbaikan Pelayanan dan Format Pemantauan Rekomendasi Perbaikan Pelayanan. Format-format tersebut disiapkan bagi para anggota tim yang terlibat untuk digunakan sebagai alat bantu kerja. Anggaran yang perlu dipersiapkan • Biaya pertemuan koordinasi awal. • Fotokopi kuesioner. • Biaya transportasi Tim Dinas Pendidikan ke seolah dua sampai tiga orang1-2 hari per unit pelayanan. 163 www.kinerja.or.id Berorientasi Pelayanan Publik • Biaya transportasi Tim Survei Pengaduan terutama pada pelaksanaan survei ulang. • Biaya pertemuan pelaporan kepada pengambil keputusan yang terkait.

2.3. Pelaksanaan veriikasi status

realisasi Janji dan Rekomendasi Perbaikan Pelayanan

2.3.1. Proses veriikasi status realisasi

a Verikasi status Janji Perbaikan Pelayanan • Anggota Tim Dinas Pendidikan bergabung dengan Tim Pelaksana Survei Pengaduan di masing-masing sekolah melaksanakan kegiatan veriikasi status realisasi janji sesuai dengan jadwal kegiatan. • Tim Dinas Pendidikan serta Tim Pelaksana survei Pengaduan bertemu dengan kepala sekolah yang ditujukan untuk wawancara awal tentang status kegiatan. Hasil dicatat oleh masing anggota di formatnya. • Untuk mengisi format lebih lanjut, tim akan mengobservasi secara langsung bukti nyata di sekeliling sekolah. Pada saat itu juga dapat diminta klariikasi dari staf sekolah mengenai perubahan yang telah dilaksanakan. • Jika bukti langsung untuk pelaksanaan satu butir janji tidak dapat diobservasi tim mencari bukti dalam dokumen yang menyatakan bahwa suatu kegiatan memang telah direncanakan jika belum ada kenyataan. Langkah itu memerlukan komunikasi lebih lanjut misalnya dengan SKPD. b Veriikasi status realisasi Rekomendasi Perbaikan Pelayanan • Tim juga akan mengumpulkan informasi mengenai status rekomendasi, sejauh manastatus diketahui di tingkat sekolah dan di Dinas Pendidikan. Namun, seringkali pimpinan sekolah serta tim setempat tidak akan mengetahui status realisasi satu butir rekomendasi dan tidak mempunyai akses terhadap pengambil keputusan. • Oleh karena itu, Tim Dinas Pendidikan berperan dalam melanjutkan veriikasi status rekomendasi dengan menghubungi Dinas Pendidikan atau jika perlu pimpinan masing- masing instansi tersebut.

2.3.2. Analisis hasil di tingkat sekolah dan tindak lanjut

a Analisis status Janji Perbaikan Pelayanan • Pada akhir kegiatan veriikasi di unit pelayanan, tim secara bersama mengkonsolidasikan catatan dan observasi mereka di Format Veriikasi Status Realisasi Janji Perbaikan Pelayanan. Bersama-sama ditentukan status pelaksanaan masing- masing janji, apakah“sudah dilaksanakan”, “sedang dilaksanakan” atau “belum dilaksanakan”. Status akan dijumlahkan Tata Kelola Manajemen Berbasis Sekolah