MANFAAT PERENCANAAN SDM MANAJEMEN SDM DI PEMERINTAHAN

○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ Manajemen SDM di Pemerintahan produktivitas kerja dan tenaga yang sudah ada dapat ditingkatkan. Hal ini dapat terwujud melalui adanya penyesuaian-penyesuaian tertentu, seperti peningkatan disiplin kerja dan peningkatan keterampilan sehingga setiap orang menghasilkan sesuatu yang berkaitan langsung dengan kepentingan organisasi. Tidak dapat disangkal bahwa peningkatan produktivitas kerja seluruh tenaga kerja dalam organisasi mutlak perlu dijadikan sasaran perhatian manaje- men. Perhatian dan usaha demikian penting antara lain karena: 1. Penelitian dan pengalaman banyak orang menunjukkan bahwa potensi para karyawan belum selalu sepenuhnya digali dan diman- faatkan. Artinya, biasanya terdapat kesenjangan antara kemampuan efektif dan nil dengan kemampuan potensial. 2. Selalu terjadi perubahan dalam proses produksi barang dan atau jasa yang dihasilkan oleh organisasi, baik karena perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi maupun karena perubahan tuntutan para konsumen dalam arti mutu, kuantitas dan bentuk sesuai dengan perkembangan jaman. 3. Bentuk, jenis dan intensitas persaingan antara berbagai perusahaan yang mungkin saja meningkat dan ada kalanya berkembang tidak sehat terutama apabila makin banyak perusahaan yang menghasilkan barang atau jasa yang sejenis. Dengan demikian jelas terlihat bahwa terdapat kaitan yang sangat erat antara peningkatan produktivitas dengan pencapaian tujuan dan sasaran organisasi. Ketiga: Perencanaan sumber daya manusia berkaitan dengan penen- tuan kebutuhan akan tenaga kerja di masa depan, baik dalam arti jumlah maupun kualifikasi untuk mengisi berbagai jabatan dan menyelenggara- kan berbagai aktivitas baru kelak.Agar organisasi memperoleh tenaga- tenaga yang benar-benar sesuai dengan kebutuhan, titik tolak yang tidak ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ Drs. MUCHAMAD ZAENURI, M.Si. boleh dilupakan adalah: 1. Tujuan dan sasaran strategik yang ingin dicapai dalam satu kurun waktu tertentu di masa depan; 2. Tenaga kerja yang sudah berkarya dalam organisasi diihat bukan hanya dan segi jumlah dan tugasnya sekarang, akan tetapi juga potensi yang dimilikinya yang perlu dan dapat dikembangkan sehingga mampu melaksanakan tugas baru nanti; 3. Kebijaksanaan yang dianut oleh organisasi tentang “lateral entry points”. Artinya, perlu kejelasan apakah dalam hal terjadinya lowongan, pengisiannya diutamakan oleh tenaga kerja yang sudah ada dalam organisasi yang dikenal dengan istilah “promosi dan dalam” ataukah mengisi lowongan yang terjadi, terutama jabatan manajerial, terbuka pula kesempatan bagi tenaga-tenaga barn yang Sengaja direkrut untuk itu dan luar organisasi. Memang benar bahwa karena berbagai pertim- bangan, terutama yang bersifat psikologis dan motivational, sebaiknya organisasi menganut kebijaksanaan “promosi dan dalam.” Akan tetapi mungkin saja ada faktor-faktor yang berakibat pada tidak selalu memungkinkan ditempuhnya kebijaksanaan seperti itu. Di samping itu diperlukan estimasi yang setepat mungkin tentang perubahan-perubahan yang diperkirakan akan terjadi, terutama yang akan mernpunyai dampak kuat bagi usaha dan kegiatan organisasi yang bersangkutan. Keempat: Salah satu segi manajemen sumber daya manusia yang dewasa ini dirasakan semakin penting ialah penanganan informasi ketenagakerjaan. Informasi demikian mencakup banyak hal, seperti: 1. jumlah tenaga kerja yang dimiliki, 2. masa kerja setiap pekerja, 3. status perkawinan dan jumlah tanggungan, 4. jabatan yang pernah dipangku, ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ Manajemen SDM di Pemerintahan 5. tangga karier yang telah dinaiki, 6. jumlah penghasilan, 7. pendidikan dan pelatihan yang pernah ditempuh, 8. keahlian dan keterampilan kusus yang dimiliki oleh para pegawai, 9. informasi lainnya mengenai kekaryaan setiap pegawai. Informasi komprehensif demikian diperlukan tidak hanya oleh satuan kerja yang mengelola sumber daya manusia dalam organisasi, akan tetapi juga oleh setiap satuan kerja. Pemilikan informasi seperti itu akan sangat membantu satuan-satuan kerja dalam memberikan pelayanan kepada para anggotanya, misalnya dalam merencanakan karier masing-masing. Bagi berbagai satuan kerja informasi tersebut dapat membantu dalam menyusun rencana ketenagakerjaan bagi satuan kerja yang bersangkutan di masa depan. Juga sangat bermanfaat bagi organi- sasi sebagai keseluruhan dalam usaha memanfaatkan secara maksimal tenaga kerja yang sudah ada dan menyusun rencana ketenagakerjaan secara tepat. Kelima: Seperti telah dimaklumi salah satu kegiatan pendahuluan dalam melakukan perencanaan termasuk perencanaan sumber daya manusia adalah penelitian. Berdasarkan bahan yang diperoleh dan penelitian yang dilakukan untuk kepentingan perencanaan sumber daya manusia, akan timbul pemahaman yang tepat tentang situasi pasar kerja dalam arti: 1. Permintaan pemakai tenaga kerja atas tenaga kerja dilihat dan segi jumlah, jenis, kualifikasi dan lokasinya; 2. Jumlah pencari pekerjaan beserta bidang keahlian, keterampilan, latar belakang profesi, tingkat upah atau gaji dan sebagainya. Pemahaman demikian penting karena bentuk rencana yang disusun dapat disesuaikan dengan situasi pasaran kerja tersebut. Keenam: perencanaan sumber daya manusia merupakan dasar bagi ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ Drs. MUCHAMAD ZAENURI, M.Si. penyusunan program kerja bagi satuan kerja yang menangani sumber daya manusia dalam organisasi. Salah satu aspek program kerja tersebut adalah pengadaan tenaga kerja baru guna memperkuat tenaga kerja yang sudah ada demi peningkatan kemampuan organisasi mencapai tujuan dan berbagai sasarannya. Tanpa perencanaan sumber daya manusia, sukar menyusun program kerja yang realistik.

D. PROSES PERENCANAAN SDM

Umumnya proses perencanaan SDM dibagi atas dua tahapan besar, yaitu tahapan peramalan kebutuhan SDM needs forcasting dan peren- canaan program program planning. Menurut French 1986, perkiraan kebutuhan adalah proses penentuan jumlah SDM yang dibutuhkan organisasi dimasa yang akan datang. Perkiraan kebutuhan tersebut diturunkan dari sejumlah informasi seperti analisis kondisi eksternal, kemampuan SDM, dinamika organisasi saat ini, potensi SDM organisasi, rancangan pekerjaan, filosofi manajemen, anggaran, mutasi, promosi serta pengurangan staf, dan lain lain. Sedangkan perencanaan program dilakukan setelah selesainya perkiraan kebutuhan. Menurut James Walker dalam French 1986, perencanaan program meliputi dua hal yaitu manajemen kinerja dan manajemen karier. Yang dimaksud dengan manajemen kinerja adalah standar kinerja, kualitas kerja, kinerja kerja, dan kompensasi. Sedangkan manajemen karier terkait dengan rekrutmen, seleksi, suksesi manajemen, pengembangan kinerja, pelatihan, pendidikan, dsb. Suksesi manajemen merupakan proses antisipasi kebutuhan managerial staffing di masa yang akan datang serta pembua tan perencanaan untuk pengembangannya, sehingga mampu mengantisipasi kebutuhan masa depan dan menyesuaikan dengan kebutuhan organisasi. Dalam proses perencanaan SDM menurut Handoko 2001:53 ada ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ Manajemen SDM di Pemerintahan empat kegiatan yang saling berhubungan dan membentuk sistem perencanaan sumberdaya manusia yang terpadu integrated, yaitu: persediaan sumberdaya manusia sekarang, peramalan forecasts suplai dan permintaan sumberdaya manusia, rencana-rencana untuk memper- besar jumlah individu-individu yang kualified, dan berbagai prosedur pengawasan dan evaluasi untuk memberikan umpan balik kepada sistem. Beberapa tahap kegiatan yang terkait dengan perencanaan SDM antara lain sebagai berikut:

1. Persediaan SDM Sekarang

Tahap awal dalam proses perencanaan SDM adalah dengan melaku- kan inventarisasi persediaan Sumberdaya Manusia yang sudah ada dan melakukan penilaian apakah sumberdaya yang ada sekarang dari sisi ketrampilan, kemampuan kecakapan, dan potensi pengembangannya telah memenuhi syarat untuk mendukung kebutuhan organisasi. Dalam tahap ini perlu dilakukan analisis yang mendalam tentang penggunaan pegawai yang sudah ada. Teknik analisis utama yang dipakai pada tahapan ini biasanya dengan melakukan analisis jabatan Anjab dan Analisis beban kerja ABK. Seorang manajer publik diharapkan dapat melaku- kan dengan cermat dengan menganalisis terhadap pegawai mengenai kedudukannya dalam organisasi dan juga dengan membandingkan antara beban kerja yang ada dalam organisasi dengan SDM yang dipu- nyai. Dengan beban kerja yang optimal seorang pegawai tidak akan merasa terbebani terlalu berat dan secara rasional dia akan dapat menyelesaikan pekerjaan yang diberikan kepada mereka. Manajer publik harus dapat menghitung beban kerja dari setiap pegawai yang berada di unit kerja masing-masing yang disesuaikan dengan tugas pokok dan fungsinya di masing-masing unit kerja tersebut. Dari perhitungan tersebut maka akan dapat diketahui apakah perlu adanya rekrutmen pegawai baru atau hanya ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ ○ Drs. MUCHAMAD ZAENURI, M.Si. sekedar mutasi antar unit. Dengan mengetahui persediaan pegawai yang tepat dan memenuhi kebutuhan pengembangan organisasi maka akan terjalin keselarasan dan organisasi dapat berkembang secara akseleratif. Pembahasan tentang analisis jabatan dan beban kerja akan dibicarakan lebih mendalam pada bab berikutnya setelah perencanaan SDM ini.

2. Permintaan dan Peramalan Suplai SDM

Permintaan atau kebutuhan sumberdaya manusia organisasi di waktu yang akan datang adalah “pusat” kegiatan perencanaan kepegawaian. Hampir semua organisasi harus membuat prediksi kebutuhan-kebutuhan pegawai paling tidak secara informal di waktu yang akan datang, meskipun mungkin tidak perlu mengestimasi sumber-sumber pemasok- nya. Berdasarkan pengertian ini, perencanaan sumberdaya manusia sering hanya diartikan sebagai kegiatan penentuan jumlah kuantitas dan jenis kualitas pegawai yang diperlu.kan untuk mencapai tujuan organisasi secara optimal. Peramalan kebutuhan karyawan merupakan bagian yang terpenting dan tersulit untuk dilaksanakan. Pertama, perlu diidentifikasikan berbagai tantangan yang mempengaruhi permintaan; baik faktor-faktor pengaruh langsung, seperti persediaan personalia atau aspek-aspek orga- nisasional lainnya, maupun faktor-faktor tidak langsung atau perubahan- perubahan lingkungan ekstern. Kedua, organisasi melakukan forecast kebutuhan pegawai dalam suatu periode di waktu yang akan datang. Forecast kebutuhan karyawan dibuat dengan mempertimbangkan keakuratan teknik peramalan yang digunakan. Faktor-faktor yang berpengaruh terhadap permintaan sumberdaya manusia sedemikian besar dan kompleks baik yang bersifat eksternal maupun internal organisasi itu sendiri. Perubahan-perubahan lingkungan eksternal, tata kelola organisasi dan persediaan tenaga kerja yang sudah