79 SMP di gudang, maka akan mempunyai pengaruh yang besar terhadap
peningkatan biaya penyimpana nnya. Biaya modal untuk bahan baku gula adalah Rp 25.11kg Rp 5 200 x 8.06 x 5.99 per tahun. Biaya ini juga
merupakan komponen biaya terbesar dari total biaya penyimpannya.
Tabel 8. Biaya Penyimpanan Bahan Baku PT. Indolakto
Komponen Biaya Penyimpanan SMP
Gula Nilai
Rpkg Nilai
Rpkg 1. Biaya Fasilitas
3.48 0.63
0.52 2.03 2. Biaya Pemeliharaan
0.11 0.02 0.02 0.08
3. Biaya Modal 544.97 99.35 25.11 97.89
Total Biaya Penyimpanan setahun 548.56
100 25.65 100
Total Biaya Penyimpanan sebulan 45.71
2.14
Sumber: PT. Indolakto diolah, 2006
Berdasarkan Tabel. 8 diketahui bahwa biaya penyimpanan total untuk bahan baku SMP per tahun adalah Rp 548.56kg sehingga untuk setiap periode
bulanan total biaya penyimpanan SMP menjadi Rp 45.71kg. Sedangkan total biaya penyimpanan bahan baku gula per tahun adalah Rp 25.65kg sehingga total
biaya penyimpanan per bulan untuk gula adalah sebesar Rp2.14kg untuk gula. Biaya penyimpanan SMP perusahaan merupakan biaya penyimpanan terbesar.
Oleh karena itu, pengelolaannya harus diperhatikan agar tidak menimbulkan pemborosan.
5.4 Prosedur Pengadaan dan Penerimaan Bahan Baku
Perolehan bahan baku pada PT. Indolakto dimulai dari adanya kebutuhan dan rencana penggunaan bahan baku oleh perusahaan. Rencana penggunaan
bahan baku untuk produk susu UHT ditetapkan oleh bagian PPIC Product Planning Inventory Control
. Rencana tersebut dibuat berdasarkan hasil penyesuaian antara jumlah permintaan konsumen yang termuat dalam SO Supply
80 Order
yang merupakan perkiraanperamalan dari departemen marketing PT. Indomilk dengan kemampuan dan kapasitas perusahaan. Selanjutnya PPIC
memberikan konfirmasi kepada bagian marketing berupa CSO Confirm Supply Order
mengenai kesanggupan perusahaan dalam memproduksi order tersebut. PPIC kemudian membuat rencana produksi dan kebutuhan bahan baku untuk
produksi susu UHT. Perencanaan dibuat per tiga bulan satu bulan rencana tetap dan dua bulan ramalan yang selanjutnya diturunkan menjadi rencana mingguan.
Setelah merencanakan produksi baik jumlah, jenis produk dan kebutuhan bahan, bagian PPIC membuat PR Purchase Requestion, yaitu permohonan
pembelian yang diserahkan ke bagian purchasing. PR ini terdiri dari tiga lembar yang didistribusikan ke bagian purchasing, akunting, dan PPIC. PR untuk raw
material RM harus disetujui terlebih dahulu oleh manajer logistik dan PPIC
sebelum diserahkan ke bagian purchasing. Bagian purchasing akan menindaklanjuti PR tersebut dengan menghubungi para pemasok yang telah
ditetapkan. Penetapan pemasok itu sendiri mempunyai prosedur tertentu, namun untuk bahan baku yang dibahas dalam penelitian ini yaitu gula dan SMP diatur
oleh Dairy Group pusat yaitu PT. Indomilk. Setelah menerima PR, bagian purchasing akan menerbitkan PO Purchase
Order untuk memesan bahan baku dan melakukan negosiasi harga dengan
pemasok. Khusus untuk bahan baku SMP dan gula, negosiasi harga dan pemilihan pemasok dilakukan oleh Dairy Group pusat yaitu PT. Indomilk. PO terdiri dari
tiga lembar yang akan didistribusikan ke pemasok dokumen asli, accounting copy warna putih, dan purchasing copy warna kuning. Selanjutnya bagian
purchasing akan melakukan controlling terhadap realisasi PO tersebut dengan
81 membuat form jadwal kedatangan barang, kemudian menanyakan ke bagian
warehouse WH, dan konfirmasi ke pemasok. Bahan baku yang dikirim oleh
pemasok akan diterima dan disimpan oleh bagian WH. Pengaturan tata letak bahan baku diatur oleh bagian gudang agar kualitasnya tidak berkurang.
Prosedur penerimaan bahan baku raw material RM yang berlaku di PT. Indolakto dimulai dari pelaporan pihak supplierpembawa bahan baku RM ke pos
satpam dengan meninggalkan identitas diri dan menunjukkan surat jalan. Kemudian satpam yang bertugas akan menghubungi bagian gudang WH yang
akan melakukan penimbangan di jembatan timbang. Tujuan penimbangan tersebut adalah untuk mendapatkan dataangka yang benar yang dipergunakan sebagai
perbandingan di surat jalan yang ada dengan hasil penimbangan yang tercetak. Hasil penimbangan tersebut juga dapat dipergunakan untuk perhitungan tagihan
dari supplier. Setelah ditimbang barang tersebut dibawa ke gudang bahan baku RM yang disertai surat jalan untuk di uji oleh QC Quality Control.
Pengujian tersebut ditujukan untuk mengetahui apakah bahan baku yang diterima sesuai dengan PO, layak digunakan dalam produksi, dan kuantitasnya
sesuai dengan perjanjian. QC akan mengeluarkan pernyataan realease apabila bahan tersebut memenuhi kriteria dan dapat digunakan dalam produksi, kemudian
dilakukan bongkar muat dan pihak WH membuat Surat Penerimaan Barang SPB yang kemudian memasukkan ke dalam stock untuk disimpan. Sistem
penyimpanan yang digunakan adalah sistem First In First Out FIFO. Sebaliknya QC akan mengeluarkan pernya taan reject apabila kriteria bahan baku tidak
terpenuhi. Alasan untuk bahan baku gula dan SMP yang reject terjadi karena sudah berjamur, kemasan rusak dan membantu gula. Bahan baku yang
82 dinyatakan reject oleh QC bisa dikembalikan kepada pemasok, karena sudah ada
perjanjian antara pemasok dengan bagian purchasing. Namun apabila bahan baku reject
karena kesalahan dalam penyimpanan sehingga terjadi penurunan kualitas maka bahan baku tidak bisa dikembalikan. Kasus reject karena kesalahan
penyimpanan ini jarang sekali terjadi di PT. Indolakto. Bagan alir prosedur pengadaan bahan baku RM dapat dilihat pada Lampiran 6.
PT. Indolakto dalam memilih pemasok sangat selektif. Calon pemasok bahan baku harus memenuhi beberapa kriteria yang telah ditetapkan perusahaan
dan telah lulus seleksi oleh bagian purchasing dan QC. Kriteria PT. Indolakto dalam menentukan pemasok bahan baku adalah sebagai berikut:
1. Kriteria produk, yaitu bahan baku harus memenuhi standar yang ditetapkan. 2. Kriteria pengiriman, yaitu pengiriman bahan baku harus tepat waktu.
3. Kriteria harga, yaitu harga bahan baku yang ditawarkan harus bisa bersaing. 4. Kriteria tempat kedudukan pemasok lokasi, yaitu pemasok harus jelas
domisilinya, mudah dihubungi dan tanggap untuk menerima komplain.
5.5 Pengendalian Kualitas Bahan Baku
