84
VI. ANALISIS PENGENDALIAN PERSEDIAAN BAHAN BAKU PERUSAHAAN
6.1 Pengendalian Persediaan Bahan Baku Perusahaan
Pengendalian persediaan yang dilakukan oleh perusahaan bertujuan untuk memperlancar proses produksi, mengantisipasi kekurangan bahan dan
mengantisipasi terhadap kelebihan persediaan yang akan menyebabkan pemborosan biaya. Selain itu, efisiensi operasional suatu organisasi dapat
meningkat karena fungsi penting persediaan, yaitu berfungsi menghadapi ketidakpastian dari pemasok. Berdasarkan fungsi persediaan tersebut diketahui
bahwa jenis persediaan perusahaan adalah jenis anticipation stock. Sistem pemakaian bahan baku perusahaan adalah sistem FIFO First In First Out,
dimana bahan baku yang terlebih dahulu masuk gudang akan keluar gudangdigunakan terlebih dahulu.
Kebutuhan bahan baku perusahaan dalam hal ini SMP dan gula diturunkan dari rencana produksi susu UHT. Rencana produksi susu UHT ini diperoleh dari
Supply Order SO yang perkirakan oleh bagian marketing PT. Indomilk.
Selanjutnya bagian PPIC PT. Indolakto akan menyesuaikan SO yang diterima dengan kapasitas produksi perusahaan yang tercermin dalam Confirm Supply
Order CSO. Berdasarkan kesepakatan tersebutlah PT. Indolakto berproduksi.
Sehingga dapat dikatakan bahwa tujua n perusahaan dalam berproduksi adalah untuk memenuhi pesanan.
Kebutuhan bahan baku SMP dan gula diperoleh dari pemasok-pemasok yang telah mengalami penyeleksian terlebih dahulu. Perusahaan melakukan
perjanjian dengan pemasok berupa kontrak selama waktu tertentu untuk bahan
85 baku yang dibutuhkan dalam jumlah besar termasuk didalamnya adalah SMP dan
gula. Pemesanan dilakukan untuk memenuhi kebutuhan beberapa waktu tertentu namun penyerahandelivery barangnya dilakukan secara bertahap. Untuk bahan
baku SMP, perusahaan biasanya melakukan pemesanan untuk kebutuhan selama tiga bulan mengingat lead time SMP adalah tiga bulan, namun setiap bulannya
ada penyerahan barang. Sementara pemesanan untuk bahan baku gula dilakukan sejumlah kebutuhan gula selama sebulan pemakaian, karena lead time gula adalah
satu bulan. Jadi penyerahandelivery barang tidak dilakukan sekaligus dalam suatu waktu karena jumlahnya yang sangat besar sedangkan kapasitas gudang terbatas.
Selain itu sifat bahan baku yang tidak tahan lama perishable juga menjadi pertimbangan untuk menetapkan kebijakan penyerahandelivery secara bertahap.
Bagian produksi susu UHT menerima jadwal produksi dari PPIC setiap minggunya. Selanjutnya bagian produksi susu UHT akan menghitung kebutuhan
bahan baku per hari dan mengajukan permintaan bahan kepada bagian gudangWH dengan membuat Surat Permintaan Bahan. Setelah menerima Surat
Permintaan Bahan, bagian gudangWH akan mentransfer bahan ke bagian produksi susu UHT untuk kebutuhan setiap hari produksi dan mengeluarkan Surat
Pengeluaran Bahan. Bagian gudangWH memiliki label stok untuk masing- masing bahan baku yaitu sejenis kartu yang berfungsi mengetahui jumlah bahan
baku yang diterima, yang keluar dan yang tersisa. Perhitungan secara fisik terhadap bahan baku yang ada di gudang dilakukan setiap dua minggu sekali oleh
petugas gudang. Selain itu perusahaan juga menggunakan software SOLOMON sebagai sistem informasi perusahaan sehingga memudahkan dalam memonitor
inventory stock status.
86 Sistem pengendalian persediaan yang dilakukan perusahaan pada
prinsipnya bertujuan untuk melakukan pesanan sejumlah kebutuhan untuk beberapa waktu tertentu sesuai lead time yang ditambah dengan persediaan
pengaman. Lead time untuk bahan baku SMP adalah tiga bulan dan untuk bahan baku gula adalah satu bulan. Perusahaan menetapkan persediaan pengaman untuk
bahan baku SMP sebanyak kebutuhan SMP selama dua minggu produksi 0.5 bulan setiap bulannya sedangkan persediaan pengaman untuk bahan baku
gula adalah sebanyak kebutuhan gula selama satu minggu produksi 0.25 bulan. Penyimpanan persediaan di gudang diusahakan seminimal mungkin dengan
kebijakan penyerahandelivery pesanan bahan baku secara bertahap. Hal itu semua dilakukan untuk menjaga kualitas dan ketersediaan bahan baku agar dapat
memenuhi kebutuhan pemakaiannya.
Tabel 9. Persediaan SMP dan Gula per Bulan di Gudang Selama Tahun 2005
Bulan SMP
Gula Januari
121 813.91 32 736.63
Februari 196 760.76
62 002.95 Maret
189 096.16 49 033.78
April 8 363.01
60 067.48 Mei
55 902.72 24 291.67
Juni 185 779.51
21 734.54 Juli
90 714.32 20 475.98
Agustus 176 894.36
24 926.55 September
67 245.47 9 942.56
Oktober 60 329.16
14.50 November
46 264.32 2 750.67
Desember 171 624.75
157 232.82
Total 1 370 788.45
465 210.12 Rata-rata
114 232.37 38 767.51
Sumber: PT. Indolakto diolah, 2006
Persediaan bahan baku SMP dan gula setiap bulannya dapat dilihat pada Tabel 9. Berdasarkan Tabel. 9 tersebut diketahui bahwa selama tahun 2005, total
persediaan yang tersimpan di gudang adalah 1 370 788.45 kg SMP dan
87 465 210.12 kg gula. Adanya persediaan ini akan berpengaruh terhadap biaya
penyimpanan perusahaan. Semakin banyak persediaan yang di simpan, maka semakin besar biaya penyimpanannya.
Total biaya persediaan bahan baku per tahun adalah total biaya antara pemesanan bahan baku dan biaya penyimpanan bahan baku. Biaya pemesanan
perusahaan selama tahun 2005 adalah Rp 4 680 115.20 untuk bahan baku SMP
dengan frekuensi pemesanan sebanyak 27 kali pesan. Pengiriman barang setiap kali pesanan biasanya dilakukan secara bertahap, ya itu beberapa kali dalam
sebulan tergantung dari permintaan perusahaan. Sedangkan biaya pemesanan bahan baku gula adalah Rp 818 848.14 dengan frekuensi pemesanan sebanyak 33
kali. Biaya penyimpanan total perusahaan selama tahun 2005 untuk bahan baku SMP adalah Rp 62 658 740.05 dan Rp 995 549.66
untuk bahan baku gula. Sehingga biaya persediaan total bahan baku perusahaan selama tahun 2005 adalah
sebesar Rp 67 338 855.25 untuk SMP dan untuk bahan baku gula adalah sebesar Rp 1 814 397.80. Biaya persediaan total perusahaan untuk bahan baku SMP dan
Gula adalah sebesar Rp 69 153 253.05. Secara rinci mengenai frekuensi pemesanan, biaya pemesanan dan biaya penyimpanan bahan baku SMP dan gula
dengan metode perusahaan dapat dilihat pada Tabel 10.
Tabel 10. Biaya Persediaan Bahan Baku per tahun periode 2005 menggunakan Metode perusahaan.
Bahan Baku
Biaya Pemesanantahun Biaya Penyimpanantahun
Biaya Total Persediaan
Rppesan Frek
Total Biaya Pemesanan
per tahun Rptahun
Rpkg Jml stock
setahun kgtahun
Total Biaya Penyimpanan
per tahun Rptahun
Rp
SMP 173 337.60
8 1 386 700.80 45.71 1 370 788.45 62 658 740.05 64 045 440.85 Gula
24 813.58 20 496 271.60 2.14
465 210.12 995 549.66 1 491 821.26
Total Biaya Persediaan 65 537 262.11
Sumber: PT. Indolakto diolah, 2006
88 Selama tahun 2005 perusahaan melakukan pemesanan sebanyak delapan
kali untuk SMP dan dua puluh kali untuk gula. Perusahaan melakukan pemesanan sebanyak delapan kali untuk SMP karena bahan baku tersebut diperoleh dengan
cara mengimpor dari beberapa negara, dimana biaya pemesanannya yang relatif mahal. Kuantitas pemesanan yang dilakukan perubahaan berbeda-beda setiap
periode pemesanan, tergantung dari perkiraan permintaan konsumen. Oleh karena itu perusahaan selalu menyediaakn sediaan penyangga yang mengakibatkan
adanya persediaan di gudang setiap periodenya. Hal ini disebabkan perusahaan tidak ingin mengambil resiko ketidakandalan pemasok yang berdampak pada
terganggunya proses produksi perusahaan. Perusahaan saat ini memiliki enam pemasok untuk SMP dan tujuh pemasok untuk gula. Dalam rangka memenuhi
kebutuhan bersih SMP dan gula setiap bulannya, perusahaan melakukan pemesanan kepada seluruh pemasok tersebut.
Tabel 11. Biaya Pembelian SMP dan Gula Kebijakan Perusahaan Tahun 2005
Kuantitas kg
Harga beli + Biaya tranportasi
Rpkg Biaya Bongkar
Muat Rpkg
Biaya Pembelian Total
Rptahun SMP
2 178 414.89 22 009.68 1.90
47 950 353 659.12 Gula
1 510 913.78 5 200.00 1.90
7 859 622 373.48
Biaya Pembelian Total 55 809 976 032.60
Sumber: PT. Indolakto diolah, 2006
Pada Tabel 11. dapat dilihat rincian biaya pembelian bahan baku SMP dan
gula. Kuantitas pembelian bahan baku SMP yang ditujukan untuk produksi UHT pada tahun 2005 adalah 2 178 414.89 kilogram dengan biaya pembelian sebesar
Rp 47 950 353 659.12. Sedangkan untuk bahan baku gula, kuantitas pembelian perusahaan adalah 1 510 913.78 kilogram dengan biaya pembelian sebesar
89 Rp 7 859 622 373.48. Biaya pembelian total untuk bahan baku SMP dan gula
yang dilakukan perusahaan pada tahun 2005 adalah Rp 55 809 976 032.60.
6.2 Metode Material Requirement Planning MRP
Kategori