148
Seharusnya pegawai memiliki kesadaran untuk bekerja lebih giat karena sudah menjadi bagian dari kewajiban yang ditanggung dari jabatan
yang diperoleh sehingga timbulah pengabdian untuk melaksanakan tugas yang dimiliki. Namun sayangnya struktur organisasi yang dimiliki oleh UPT
Selatan belum sesuai dengan kondisi aslinya, hal ini menyebabkan pegawai kurang memahami apa yang menjadi kewajiban dan tanggung jawabnya
karena dalam struktur organisasi dijelaskan alur birokrasi dan kepada siapa pegawai mempertanggungjawbkan hasil pekerjaannya selain itu pegawai
kurang memahami rincian tugas yang dimilikinya padahal dari rincian tugas tersebut pegawai sudah dapat mengetahui apa saja kewajiban dan tugas-
tugasnya yang dapat menumbuhkan tanggung jawab yang tinggi terhadap jabatan yang dimilikinya, salah satunya dengan pembuatan laporan hasil
kerja yang ditujukan pada pimpinan untuk dinilai dan dikoreksi sebagai bentuk pertanggungjawaban pekerjan yang dilakukannya.
b. Kendala Kinerja Pegawai di UPT Selatan Dinas Pendidikan Kota Magelang
Kendala kinerja pegawai di UPT Selatan Dinas Pendidikan Kota Magelang yaitu kendala internal yang berasal dari diri pegawai, meliputi
kurangnya motivasi pegawai dalam bekerja kemudian keberadaan pimpinan yang tidak selalu berada di tempat dan pegawai yang tidak produktif dalam
bekerja meskipun berada di kantor sedangkan kendala eksternal meliputi pegawai yang tidak pernah mendapatkan pelatihan, keberadaan fasilitas yang
kurang mendukung kinerja pegawai, struktur organisasi yang tidak sesuai
149
dengan kondisi aslinya, job description atau rincian tugas yang kurang dipahami pegawai dan pimpinan yang kurang memiliki daya dorong untuk
memotivasi pegawai.
1 Kendala Internal
Kendala internal yang dimiliki UPT Selatan, meliputi kurangnya motivasi pegawai dalam bekerja kemudian keberadaan pimpinan yang tidak
selalu berada di tempat dan pegawai yang tidak produktif dalam bekerja meskipun berada di kantor.
a Motivasi
Motivasi berarti daya dorong yang menggerakan seseorang atau sekelompok orang dalam mencapai sesuatu yang diinginkan dengan penuh
komitmen. Jika seorang pegawai termotivasi dalam bekerja maka dia akan bersemangat dalam mengerjakan tugas yang berkaitan dengan profesinya,
namun sebaliknya jika seorang tidak termotivasi dalam bekerja maka hasil dari pekerjaan dapat dipastikan kurang dari sasaran. Motivasi pegawai di
UPT Selatan dalam melaksanakan pekerjaan masih rendah, pegawai kurang bersemangat dalam bekerja, misalnya waktu yang ada lebih banyak
dihabiskan waktu untuk bermain game ataupun mengobrol dengan rekan kerja, menunda pekerjaan yang dimilikinya.
Motivasi pegawai dalam bekerja sebenarnya dapat dibangun melalui diri sendiri atau dorongan dari luar misalnya pimpinan menciptakan iklim
kerja yang kondusif sehingga pegawai nyaman dalam bekerja, fasilitas yang sesuai dengan kebutuhan pegawai dan pemberian pelatihan untuk
150
mengembangkan pengetahuan, keahlian dan juga menumbuhkan sikap dedikasi yang tinggi terhadap profesi dan pekerjaan yang dimiliki oleh
pegawai, dengan begitu motivasi pegawai dalam melakukan pekerjaan akan meningkat dan hasil pekerjaan menjadi lebih baik.
b Keberadaan
Keberadaan anggota baik itu pimpinan maupun pegawai dalam suatu organisasi sangat dibutuhkan untuk menjalankan mekanisme kegiatan dalam
organisasi tersebut, Keberadaan pegawai tidak dapat digantikan oleh alat apapun karena pada dasarnya alat secanggih apapun tidak dapat
menggantikan manusia karena manusialah yang menggerakannya. Keberadaan pimpinan di UPT Selatan tidak setiap hari berada ditempat
karena menduduki dua jabatan, selain menjadi Kepala PLT UPT Selatan juga menjadi Ketua Seksi Pembinaan TK dan SD di Dinas Pendidikan Kota
Magelang sehingga dengan kesibukan tersebut tidak dapat berada di UPT Selatan setiap saat. Sedangkan keberadan pegawai hampir setiap hari berada
di kantor, pegawai di UPT Selatan tidak pernah membolos, jika tidak masuk kerja memberikan surat ijin. Namun meski setiap hari berada di kantor
pegawai tidak tanggap terhadap pekerjaan. Keberadaan pimpinan yang tidak setiap saat berada di kantor
membuat kurangnya pengawasan terhadap pegawai meskipun hal tersebut sudah digantikan oleh Kasubag TU UPT Selatan. Padahal sebenarnya
keberadaan pimpinan tidak sepenuhnya berpengaruh terhadap kinerja pegawai jika pegawai memiliki dedikasi yang tinggi terhadap pekerjaannya
151
dengan waktu yang ada digunakan untuk bekerja dengan sungguh-sungguh sehingga keberadaan pegawai dapat dioptimalkan dalam melakukan
pekerjaannya dengan penuh komitmen.
2 Kendala eksternal
Kendala eksternal yang dimiliki oleh UPT Selatan meliputi pegawai yang tidak pernah mendapatkan pelatihan, keberadaan fasilitas yang kurang
mendukung kinerja pegawai, struktur organisasi yang tidak sesuai dengan kondisi aslinya, job description atau rincian tugas yang kurang dipahami
pegawai dan pimpinan yang kurang memiliki daya dorong untuk memotivasi pegawai.
a Pelatihan
Pelatihan dalam sebuah organisasi penting untuk dilakukan agar pengetahuan dan keahlian anggotanya dapat terus berkembang. Pegawai di
UPT Selatan tidak pernah mendapatkan pelatihan ataupun diklat untuk mengasah keahlian dan pengetahuan. Pengetahuan dan keahlian yang
dimiliki oleh pegawai UPT Selatan hanya sebatas apa yang mereka pelajari ketika masih bersekolah. Sedangkan jarak waktu masa setelah pendidikan
dan masa kerja terlampau jauh, apalagi mengenai teknologi khususnya pengoperasian komputer. Pegawai kurang mahir dalam mengoperasikan
microsoft office padahal sebagian besar tugas dilakukan dengan media komputer. Hanya hal-hal dasar saja yang pegawai bisa sehingga dalam
mengerjakan tugas tidak dapat cepat jika berhubungan dengan komputer.
152
Pelatihan memiliki banyak manfaat bagi pegawai, di jaman modern ini semua berkembang dengan cepat, baik teknologi maupun pengetahuan.
Dengan pegawai diikutkan pelatihan dapat meningkatkan kemampuan pegawai sehingga dalam bekerja lebih terampil dan cekatan. Sayangnya
pegawai di UPT Selatan tidak pernah mengikuti pelatihan sehingga pengetahuan tidak berkembang apalagi dengan usia dan latar belakang
pendidikan SLTA sebenarnya pelatihan sangat dibutuhkan untuk mengupdate pengetahuan, keahlian dan menumbuhkan motivasi pegawai
dalam bekerja sehingga pegawai memiliki kesadaran yang lebih akan disiplin dan tanggung jawab terhadap profesi dan pekerjaan yang dimiliki.
b Fasilitas
Fasilitas yang dimiliki oleh sebuah organisasi bertujuan untuk memudahkan dan melancarkan pekerjaan anggotanya. UPT Selatan
memiliki beberapa fasilitas untuk mendukung kinerja pegawai, diantaranya adalah 3 unit komputer dengan kondisi 2 unit dapat digunakan dan 1 rusak,
2 printer dengan kondisi rusak 1, 1 laptop untuk kepentingan jika tugas diluar kantor, 2 mesin ketik, 1 brangkas untuk menyimpan dokumen
penting, 2 filling cabinet, 4 meja pegawai, 4 kursi, 2 almari dan 1 telepon, 1 TV. Beberapa fasilitas UPT Selatan mengalami kerusakan, seperti komputer
dan printer yang tidak dapat dipergunakan semua, 3 komputer yang dimiliki hanya 2 unit saja yang bisa digunakan, dan 2 printer hanya 1 yang dapat
digunakan. Kerusakan fasilitas tersebut menghambat pegawai dalam mengerjakan tugas, selain keterampilan pegawai yang terbatas dalam
153
menggunakan komputer sehingga memerlukan waktu yang lama membuat pegawai harus mengantri jika membutuhkan komputer sedang digunakan.
Kelengkapan fasilitas yang dimiliki oleh sebuah organisasi dapat mempermudah anggotanya dalam bekerja, sebaliknya jika fasilitas yang
dimiliki tidak lengkap dan tidak sesuai dengan kebutuhan pegawai maka pekerjaan menjadi terhambat, yang salah satunya membuat pekerjaan
pegawai di UPT Selatan menjadi tertunda.
c Struktur Organisasi
Dalam struktur organisasi dapat diketahui jabatan dari seseorang sekaligus kewajiban yang menjadi tanggung jawabnya dari jabatan yang
dimiliki. UPT Selatan memiliki struktur organisasi yang dipasang pada ruang tamu kantor UPT Selatan, meskipun begitu struktur organisasi belum
sesuai dengan keadaan aslinya, 1 pegawai merangkap 2 jabatan padahal pegawai tidak menduduki jabatan tersebut. Kemudian jabatan dengan
pekerjaan yang dilakukan tidaklah sesuai, misalnya pada bagian kepegawaian tertulis nama pegawai di UPT Selatan padahal dalam
keseharian tugas kepegawaian dikerjakan oleh Kasubag TU. Tidak tepatnya struktur organisasi dengan kondisi aslinya dan juga kurang pemahaman
pegawai terhadap tugas dan kewajiban dari jabatan yang dimilikinya berdampak pada penyelesaian tugas yang lebih sering dilakukan dengan
bekerja sama dengan pegawai lain. Padahal sebenarnya struktur organisasi merupakan susunan dan
hubungan antar tiap bagian serta posisi yang ada pada suatu organisasi
154
dalam menjalankan kegiatan untuk mencapai tujuan. Dalam struktur organisasi digambarkan dengan jelas pemisahan kegiatan pekerjaan antara
satu dengan yang lain dan bagaimana hubungan aktivitas dan fungsi dibatasi. Dalam struktur organisasi juga dijelaskan hubungan wewenang
kepada siapa harus melapor. Sedangkan pada UPT Selatan struktur organisasi belum dapat dikatakan berfungsi karena hanya sebagai formalitas
memiliki sedangkan fungsi dari struktur organisasi sebagai pemisah pekerjaan satu dengan yang lain nyatanya tidak berjalan karena pekerjaan
dilakukan dengan bekerjasama hal ini berarti pegawai tidak peka terhadap jabatan karena struktur organisasi yang dimiliki oleh UPT Selatan tidak
sesuai dengan kondisi aslinya.
d Job Description Rincian Tugas
Job description atau rincian tugas adalah suatu catatan sistematis tentang tugas, wewenang dan tanggung jawab dari suatu jabatan tertentu.
Adanya rincian tugas dimaksutkan untuk menghindari pekerjaan rangkap dan mengetahui batas-batas tanggung jawab yang dimiliki oleh jabatan
tersebut. Pada UPT Selatan hanya Kepala UPT dan Kasubag TU yang memiliki Tugas Pokok dan Fungsi Tupoksi dari Dinas Pendidikan Kota
Magelang, maka dari itu pegawai dibuatkan rincian tugas sebagai uraian tugas dari Tupoksi yang dimiliki oleh Kepala UPT dan Kasubag TU dalam
Formulir sasaran Kerja PNS, namun pada kenyataannya pegawai di UPT Selatan memahami rincian tugas sebagai pegangan dalam bekerja. Sejauh
ini pegawai bekerja, dengan bekerjasama. Pegawai tidak memahami agenda
155
apa saja yang harus dikerjakan selama setahun ataupun satu bulan kedepan. Pegawai juga tidak memiliki hasil kerja, hasil kerja dibuat jika diminta saja,
kalau tidak diminta pegawai tidak membuatnya.
e Kepemimpinan
Seorang pimpinan memiliki tugas menejerial, terdapat sembilan fungsi manajemen yeng terdiri dari perencanaan, pengorganisasian, menggerakan,
memberi petunjuk, koordinasi, pengawasan, pelaporan, menganggarkan dan evaluasi. Di UPT Selatan pimpinan masih menjabat sebagai PLT dan juga
memiliki kesibukan lain sebagai Ketua Seksi Pembinaan TK dan SD di Dinas Pendidikan Kota Magelang sehingga tidak setiap hari berada di
kantor yang mengakibatkan pimpinan tidak dapat menjalankan semua fungsi manajemen. Pimpinan tidak dapat melakukan pengawasan kepada
bawahan setiap harinya, hal ini membuat pegawai kurang terarah dalam bekerja meskipun posisi pimpinan digantikan oleh Kasubag TU UPT
Selatan, dengan tidak adanya pengawasan berarti juga tidak ada koordinasi, evaluasi bagi pegawai yang melakukan kesalahan dan juga menggerakan
pegawai agar lebih rajin dalam bekerja. Pimpinan berpengaruh terhadap baik dan buruknya kinerja pegawai
selain faktor dari dalam diri pegawai seperti motivasi. Pimpinan sebagai daya dorong seharusnya dapat memberikan arahan agar pegawai lebih
terbangun dalam bekerja sehingga hasil kerja pegawai dapat lebih baik. Selain itu dengan adanya pimpinan kegiatan pegawai menjadi lebih
terkontrol dibandingkan ketika pimpinan tidak berada di tempat.
156
c. Upaya yang sudah dilaksanakan dalam mengatasi kendala di UPT Selatan Dinas Pendidikan Kota Magelang
1 Upaya dalam Menghadapi Kendala Internal
Dalam sebuah organisasi pastilah terdapat kendala yang membuat kegiatan ataupun visi dan misi dari organisasi tersebut menjadi terhambat.
Telah disebutkan bahwa kendala internal yang dialami oleh UPT Selatan adalah kurangnya motivasi pegawai dalam bekerja, pimpinan yang tidak setiap
saat berada dikantor dan pegawai selalu berada di kantor meskipun dalam bekerja tidak optimal. Upaya untuk menghadapi kendala internal yang dialami
oleh UPT Selatan seperti kurangnya motivasi pegawai dalam melaksanakan pekerjaan adalah pimpinan melakukan obrolan dengan pegawai yang memiliki
kesulitan dalam bekerja dan memberikan dukungan agar pegawai tersebut lebih semangat dalam bekerja.
Keberadaan pimpinan yang tidak setiap saat berada di kantor UPT Selatan digantikan oleh Kasubag TU, meskipun begitu hal ini dirasa kurang
efektif karena masih saja ada pegawai yang bermalas-malasan saat jam kerja. Sedangkan keberadaan pegawai yang setiap hari berada di kantor namun tidak
maksimal dalam kerja sama halnya dengan kurangnya motivasi pegawai dalam bekerja, dalam mengatasi hal tersebut pimpinan juga memberikan dorongan
agar lebih giat. Dari upaya yang dilakukan oleh UPT Selatan dalam mengatasi kendala
internal terlihat bahwa kebanyakan dari usaha-usaha tersebut adalah pemberian nasehat dari pimpinan, artinya pimpinan memiliki peranan penting dalam
157
majunya UPT Selatan sedangkan selama ini pimpinan dalam memberikan daya dorong masih belum meningkatkan kinerja pegawai dengan masih adanya
pegawai yang tidak produktif saat jam kerja. Pemberian motivasi maupun daya dorong akan lebih baik jika dipertegas dengan pemberian sanksi bagi pegawai
yang melanggar aturan karena selama ini pemberian dorongan hanya sekedar obrolan tidak efektrif.
2 Upaya dalam Menghadapi Kendala Ekternal
Beberapa kendala eksternal yang dialami oleh UPT Selatan diantaranya adalah pegawai belum pernah mengikuti pelatihan sehingga pengetahuan dan
keahlian pegawai tidak berkembang, kemudian fasilitas yang dimiliki oleh UPT Selatan belum sepenuhnya memenuhi kebutuhan pegawai, struktur
organisasi yang tidak sesuai dengan kondisi aslinya yang membuat pegawai kurang memiliki tanggung jawab terhadap kewajiban dari profesi yang
dimilikinya, kurangnya pemahaman pegawai terhadap rincian tugas sebagai pedoman dalam bekerja sehingga dalam melakukan pekerjaan kebanyakan
dilakukan dengan bekerja sama dan yang terakhir adalah kurangnya daya dorong pimpinan dalam memberikan motivasi pada pegawai sehingga sampai
saat ini masih ditemui pegawai yang tidak produktif dalam bekerja. Dengan berbagai kendala yang dimiliki UPT Selatan telah melakukan
upaya untuk mengatasi masalah tersebut, yaitu dengan saling bertukar informasi antar pegawai mengenai pengetahuan ataupun teknologi khususnya
dalam mengoperasikan komputer. Fasilitas yang belum memenuhi kebutuhan pegawai dalam bekerja seperti 2 unit komputer yang dimiliki oleh UPT Selatan
158
dalam kondisi rusak diatasi dengan meminta bantuan pada salah satu bank di Kota Magelang yang selama ini bekerja sama dengan UPT Selatan dalam
memberikan kredit bagi tenaga pendidik di UPT Selatan dengan meminta bantuan 1 unit komputer untuk mempermudah pegawai dalam bekerja dan
sudah dikabulkan, sebelumnya UPT Selatan telah meminta bantuan pada Dinas Pendidikan Kota Magelang namun hingga saat ini belum mendapatkan
tanggapan. Tidak sesuainya struktur organisasi dengan kondisi aslinya yang
mengakibatkan pegawai kurang memahami tanggung jawab dari jabatan yang dimiliki selama ini menjadikan pegawai bekerja sama dengan pegawai lain,
kurangnya pemahaman pegawai terhadap rincian tugas bagi pegawai di UPT Selatan juga menambah kebingungan pegawai dalam bekerja, karena hal
tersebut menyebabkan pegawai terkadang memiliki pekerjaan terkadang tidak dan hal inilah yang menyebabkan kebiasaan pegawai menunda pekerjaan.
Selama ini kurangnya pemahaman pegawai terhadap rincian tugas yang dimiliki membuat pegawai lebih sering bekerja sama dalam bekerja. Kemudian
kurangnya daya dorong pimpinan dalam membawahi pegawai karena salah satu sebabnya adalah pimpinan tidak setiap hari berada di UPT Selatan, hal ini
diatasi dengan kasubag TU menggantikan posisi PLT UPT Selatan yang tidak berada di kantor sebagai pimpinan meskipun hal ini kurang maksimal karena
masih ada pegawai yang kurang produktif dalam bekerja. Selain itu pada mulai Januari 2015 Kepala PLT UPT Selatan akan diangkat secara resmi menjadi
159
Kepala UPT dan tugasnya yang lama sebagai Kasie TK dan SD digantikan oleh orang lain.
Upaya UPT Selatan dalam menghadapi kendala eksternal belum menampakan hasil yang signifikan. Sebenarnya semua kendala eksternal saling
berkaitan, pegawai yang malas dalam bekerja bisa jadi karena kurangnya pengetahuan dan keahlian yang dimiliki oleh masing-masing pegawai dan hal
ini tidak mendapatkan penanganan karena selama ini pegawai di UPT Selatan belum pernah mendapatkan pelatihan, padahal dengan pelatihan kinerja
pegawai dapat lebih produktif, tidak adanya pelatihan juga membuat keterampilan pegawai di UPT Selatan khususnya dalam mengoperasikan
komputer masih kurang padahal hampir semua pekerjaan dilakukan menggunakan komputer sedangkan UPT Selatan hanya memiliki 3 unit
komputer dan hanya 2 saja yang dapat digunakan. Itupun dengan mengantri hal ini menyebabkan pekerjaan menjadi lama selesai. Selain itu struktur organisasi
yang tidak sesuai dengan kondisi aslinya dan juga pegawai di UPT Selatan kurang memahami rincian tugas sebagai pedoman dalam bekerja membuat
pegawai kurang memiliki rasa tanggung jawab terhadap pekerjaan sehingga dalam bekerja biasa dikebut dan lebih mengandalkan kerjasama yang
menyebabkan pegawai kurang mandiri dalam menyelesaikan tugas pribadi, selain itu kerjasama yang terlalu sering menyebabkan pegawai lain yang
dimintai tolong menjadi terganggu jika dia juga memiliki pekerjaan pribadi. Yang terakhir adalah kurangnya daya dorong pimpinan meskipun sudah
dibantu oleh Kasubag TU dalam menggantikan tugasnya sebagai pimpinan
160
nampaknya pegawai lebih efektif jika dalam bekerja diberikan sanksi jika pegawai melakukan pelanggaran. Selain itu pembenahan pada struktur
organisasi agar sesuai dengan kondisi aslinya dan pembagian kerja yang jelas dengan disosialisasikan rincian tugas bagi masing-masing pegawai akan
menambah rasa tanggung jawab pegawai terhadap kewajiban dari profesi yang dimilikinya sehingga pegawai lebih disiplin dalam bekerja dan tidak selalu
mengandalkan kerjasama dalam menyelesaikan pekerjaan dan yang terpenting dapat mengurangi kemalasan pagawai dalam bekerja. Selain itu keterbatasn
pengetahuan dan keterampilan pegawai sebaiknya pegawai mengikuti pelatihan atau workshop atau malahan melakukan studi banding agar apa yang sudah
dimiliki pegawai dapat berkembang khususnya dalam mengoperasikan komputer karena hampir semua pekerjaan menggunakan komputer, dan tidak
pernah ada pelatihan yang dimiliki oleh UPT Selatan dengan 3 unit komputer dapat digunakan dengan maksimal dan dengan waktu yang lebih cepat jika
keterampilan pegawai dalam mengoperasikan komputer lebih cekatan. Perlunya pembenahan 1 unit komputer juga dapat membantu pegawai dalam
bekerja tanpa harus melakukan pengadaan barang yang menjadikan pemborosan bagi negara dan juga pembenahan fasilitas lain yang kondisinya
rusak.
2. UPT Tengah Dinas Pendidikan Kota Magelang a. Kinerja Pegawai
