COMITÉ DE SEGURIDAD DE VUELO DE LA COMPAÑÍA
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normalmente será suficiente una recomendación del comité para obtener el resultado deseado.
3.3.3 Miembros 3.3.3.1 Los miembros del comité deberán elegirse entre los directivos de los departamentos
clave de Operaciones de Vuelo, Técnico y de Formación de Tripulantes de Vuelo y Cabina, ya que en estos departamentos es donde más problemas suelen surgir.
3.3.3.2 El número de miembros deberá mantenerse lo más bajo posible. La enumeración que sigue no es exhaustiva, pero sí indica quién ha de estar representado en el comité:
• Jefe de Seguridad de vuelo
• Director de Operaciones de Vuelo
• Jefe de Pilotos
• Dirección de Instrucción y Normas de Vuelo
• Dirección de Flota o Comandantes Instructores de Flota
• Dirección de Calidad departamentos Técnico y de Operaciones de Vuelo
• Dirección de Mantenimiento en línea
• Dirección de Operaciones de Vuelo
• Dirección de Operaciones de Tierra
• Dirección de Tripulantes de Cabina
3.3.4 Dirección del Comité 3.3.4.1 En una pequeña organización en fase de desarrollo, el Jefe de Seguridad de vuelo
puede desempeñar la doble función de Presidente y Secretario. La Presidencia es decir, el control del comité puede depositarse en cualquier otro mie mbro del comité,
sin embargo, la independencia que confiere el cargo de Jefe de Seguridad de vuelo permite a éste conocer todos los detalles de la operación, por lo que es el miembro con
menos probabilidades de obsesionarse con un problema aislado. A medida que la organización crezca y aumente el número de miembros del comité, el Jefe de Seguridad
de vuelo podrá delegar una o ambas funciones en otro miembro del comité.
3.3.4.2 Se levantarán actas, de las que recibirán copia el CEO, los miembros del Comité y otras personas que se designen. Las actas deberán contener un resumen de lo ocurrido
durante la última reunión junto con una descripción sucinta de las medidas correctoras y preventivas que se hayan tomado.
3.3.4.3 Entre las obligaciones del Secretario cuentan las de convocar reuniones, reservar el local de reunión y dar a conocer y poner en circulación la agenda orden del día.
3.3.4.4 Los Comités de Seguridad son una herramienta importante para la gestión de seguridad, siendo inapreciable su valor para fomentar una cultura positiva en materia
de seguridad. Estos comités son de gran ayuda a la hora de identificar áreas problemáticas e implementar soluciones. Los detalles de las mejoras en la seguridad
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que se deriven de estas reuniones deberán hallar amplia difusión en todos los departamentos de la organización.
3.3.4.5 Nunca se podrá hacer suficiente hincapié en la importancia que tienen las reuniones formales de seguridad celebradas con regularidad. El sistema de gestión de seguridad
sólo seguirá siendo relevante para la compañía si las decisiones tomadas en estas reuniones dan pie a las acciones necesarias y son apoyadas por la Dirección de la
Compañía.
3.3.4.6 Para que los Comités de Seguridad sean efectivos, es imprescindible que el CEO y los jefes de departamento estén activamente representados, debiendo estar presentes las
personas capacitadas para tomar y autorizar decisiones. Si no se implican las personas que toman las decisiones, las reuniones degenerarán en simples reuniones entre
amigos. Los jefes de departamento deberán también celebrar reuniones periódicas con sus empleados para discutir problemas e ideas relacionados con la seguridad.
3.3.4.7 La importancia atribuida a la resolución de problemas de seguridad en estas reuniones, por el CEO y a todos los niveles de la Dirección, pondrá de manifiesto el grado de
compromiso de la compañía con los temas seguridad. 3.3.4.8 La estructura y el número de comités dependerán del tamaño de la organización. Así,
un operador pequeño se las arregla rá con un solo comité para todas las áreas, en tanto que en organizaciones más grandes pueden resultar necesarias juntas formales para la
revisión de la estructura de seguridad y Comités de Seguridad para atender sus necesidades. También puede ser interesante establecer un método para que todos los
empleados tengan la posibilidad de exponer sus ideas verbalmente o por escrito en las
reuniones de su interés. 3.3.4.9 El propósito de estos comités y juntas de revisión consiste en coordinar los procesos
necesarios para asegurar que las operaciones de la compañía y de sus subcontratistas se realicen con la máxima seguridad posible.
3.3.4.10 En un principio, suele ser suficiente una reunión trimestral, aunque la frecuencia se puede revisar en función de cómo evolucionen las actividades del comité y de la
compañía. En todo momento que el Presidente lo estime necesario, se puede convocar una reunión extraordinaria por ejemplo después de un incidente grave.
3.3.4.11 Las reuniones deberán celebrarse con regularidad, y su convocatoria deberá anunciarse con mucho tiempo, en el caso ideal con un año de antelación. En la lista
de circulación deberían incluirse los secretarios de los miembros, junto con los planes de vuelo para los tripulantes técnicos. Las convocatorias de reuniones deberán
notificarse de nuevo dos semanas antes de la fecha de celebración.
3.3.5 Agenda Orden del Día 3.3.5.1 El Orden del Día deberá prepararse con tiempo y distribuirse con dos semanas de
antelación. Se solicitará a los miembros que indiquen los asuntos que estimen oportunos que se incluyan y se hará constar que únicamente serán tratados los temas
que figuren en el Orden del Día publicado.
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3.3.5.2 A continuación, un ejemplo de estructura que permite al Presidente ejercer el debido control:
• Lectura del acta de la reunión anterior
• Repaso de los acontecimientos incl. incidentesaccidentes
• MORs Mandatory Occurrence Reportingdesde la última reunión
• Otros Asuntos
3.3.5.3 Al iniciar la reunión, conviene tener a mano un ejemplar del Orden del Día y de todos los documentos relevantes.
3.3.6 Resumen •
Las reuniones se notificarán y el Orden del Día se distribuirá con suficiente antelación.
• Se establecerá un límite de tiempo para las intervenciones y se empezará y
terminará en la hora prevista. •
Sólo se discutirán los asuntos incluidos en el Orden del Día, que se resumirán todo lo posible.
• Cuando se llegue a un acuerdo colectivo sobre cualquiera de los temas tratados,
éste se hará constar en acta. •
El tono de la reunión se mantendrá fluido para poder llegar a conclusiones colectivas razonadas.
• No se permitirán discusiones violentas ni que los miembros vuelvan sobre
temas que hayan quedado cerrados. •
Las conclusiones del comité deberán quedar reflejadas con suma precisión. •
Siempre se hará saber al comité cuando los temas abiertos han quedado concluidos.
• No se permitirán teléfonos móviles en el local de reunión.