30
Untuk mempertahankan tingkat persediaan yang optimum, diperlukan jawaban atas dua pertanyaan mendasar yaitu kapan dilakukan pemesanan
dan berapa jumlah yang harus dipesan dan kapan harus dilakukan pemesanan kembali. Keputusan mengenai kapan dan berapa jumlah yang
harus dipesan sangat tergantung kepada waktu dan tingkat persediaan. Salah satu fungsi manajerial dalam manajemen persediaan yang
sangat penting adalah pengendalian persediaan. Apabila perusahaan menanamkan terlalu banyak dananya dalam persediaan, hal ini akan
menyebabkan biaya penyimpanan yang berlebihan, dan mungkin mempunyai oppurtinity cost. Demikian pula apabila perusahaan tidak
mempunyai persediaan yang mencukupi, dapat mengakibatkan biaya-biaya dari terjadinya kekurangan bahan stock out Rangkuti, 2002.
Sedangkan menurut Seto 2004, pengendalian persediaan inventory control adalah fungsi manajerial yang sangat penting karena
persediaanstok obat akan memakan biaya yang melibatkan investasi yang besar karena itu perlu dilakukan dengan efektif dan efisien. Pengendalian
persediaan yang efektif adalah mengoptimalkan dua tujuan yaitu memperkecil total investasi pada persediaan obat dan menjual berbagai
produk yang benar untuk memenuhi permintaan konsumen.
2.2.4.1. Pengendalian Persediaan Dengan Analisis ABC Investasi
Jenis barang perbekalan farmasi dirumah sakit sangat banyak jumlahnya yang tidak seluruhnya memiliki prioritas yang sama. Untuk
mengetahui jenis perbekalan farmasi yang harus mendapat prioritas maka
31
digunakan analisis ABC. Analisis ABC ini dapat memudahkan pengendalian persediaan perbekalan farmasi dengan mengklasifikasikan
item barang. Analisis ABC merupakan metode pembuatan grup atau penggolongan berdasarkan peringkat nilai dari nilai tertinggi hingga
terendah, dan dibagi menjadi 3 kelompok besar yang disebut kelompok A,B dan C Maimun, 2008:
Menurut Assauri 2004, klasifikasi dalam analisis ABC dibagi menjadi 3, diantaranya :
1. Kelompok A adalah inventory dengan nilai investasinya tinggi dengan
jumlah sekitar 80 dan mempunyai jumlah penggunaan tidak melebihi 10 dari total nilai inventory.
2. Kelompok B adalah inventory dengan nilai investasinya mencapai 15
dan mempunyai jumlah penggunaan hingga 20 dari total nilai inventory.
3. Kelompok C adalah inventory dengan nilai investasinya tidak lebih dari
15 dan mempunyai jumlah penggunaan mencapai 70 dari total nilai inventory.
Menurut Dirjen Binakefarmasian dan Alat Kesehatan 2008 klasifikasi persediaan berdasarkan kumulasi persennya dibagi atas 3 bagian,
yaitu : 1
Persediaan dengan persen kumulatifnya 0-70 masuk dalam kategori kelompok A.
32
2 Persediaan dengan persen kumulatifnya 71-90 masuk dalam kategori
kelompok B. 3
Persediaan dengan persen kumulatifnya 90-100 masuk dalam kategori kelompok C.
Menurut Priyambodo 2009, beberapa persediaan memiliki proporsi yang relatif lebih kecil dari volume persediaan secara keseluruhan, namun
memiliki nilai rupiah yang relatif lebih besar. Besarnya persentase ini adalah kisaran yang bisa berubah-ubah dan
berbeda antara perusahaan satu dengan yang lainnya. Analisis ABC adalah analisis konsumsi obat tahunan dan biaya untuk menentukan item yang
menjelaskan proporsi terbesar dari anggaran. Analisis ABC dapat WHO, 2003 :
a. Mengklasifikasikan item yang memiliki tingkat penggunaan yang tinggi
dan item yang memiliki biaya yang rendah. b.
Mengukur sejauh mana konsumsi obat yang sebenarnya mencerminkan kebutuhan kesehatan masyarakat dan membandingkan konsumsi obat
pola morbiditas. c.
Mengidentifikasi pembelian untuk item di rumah sakit yang tidak masuk dalam daftar obat esensial yaitu penggunaan obat-obatan non-
formularium. Manfaat pengendalian persediaan dengan klasifikasi ABC, yaitu
Rangkuti, 2002 :
33
1 Membantu manajemen dalam menentukan tingkat persediaan yang
efisien. 2
Memberikan perhatian pada jenis persediaan utama yang dapat memberikan cost benefit yang besar bai perusahaan
3 Dapat memanfaatkan modal kerja sebaik-baiknya sehingga dapat
memacu pertumbuhan perusahaan 4
Sumber-sumber daya produksi dapat dimanfaatkan secara efisien.
2.2.4.2. Pengendalian Persediaan Dengan Metode EOQ Economic
Order Quantity
Berawal di tahun 1913, F.W. Harris mengembangkan suatu model dimana menjaga persediaan dalam keadaan siap digunakan, terlebih dahulu
mendefinisikan seberapa banyak suatu persediaan atau produk dipesan. Kemudian Wilson pada tahun 1934 mengembangkan teori F.W.Harris
membuat perumusan EOQ. Metode ini tidak hanya mengetahui dan menentukan jumlah pemesanan namun dengan metode ini diharapkan dapat
meminimalisasi total biaya operasional. Hal ini dikarenakan pada perumusan EOQ, jumlah pemesanan diperoleh dengan mempertimbangkan
biaya pemesanan dan biaya penyimpanan sebagai variabel yang dihitung Nadia, 2012.
Menurut Bunawan 1996, rumus ini kemudian mencapai pemakaian yang sangat luas dalam industri melalui upaya seorang konsultan
bernama Wilson. Maka rumus ini sering pula dinamakan EOQ Wilson yang
34
sebenarnya dikembangkan oleh Harris. Metode ini merumuskan jumlah barang yang harus dipesan dengan meminimalkan biaya pengoperasian
persediaan. Menurut Anief 2008, metode EOQ merupakan volume atau
jumlah pembelian yang paling ekonomis untuk dilaksanakan pada setiap kali pembelian. Sehingga diharapkan metode ini dapat mencegah
kekosongan obat dengan mengadakan jumlah pemesanan barang. Berikut adalah rumus untuk menentukan jumlah pemesanan
optimum menurut Heizer dan Render 2010, yaitu :
Rumus :
Keterangan :
Q : Jumlah pesanan
D : Jumlah kebutuhan barang
S : Biaya pemesanan untuk setiap pesanan
H : Biaya penyimpanan per unit per tahun
Menurut Schroeder 2003, dalam menggunakan EOQ ada beberapa asumsi yang digunakan :
1 Permintaan terhadap obat konstan, berulang, dan diketahui.
2 Waktu tunggu lead time konstan dan diketahui.
3 Tidak diperbolehkan terjadi kehabisan stok untuk menentukan dengan
pasti kapan harus memesan bahan untuk mencegah kekurangan stok. 4
Barang yang dipesan ditempatkan dalam persediaan dalam satu waktu.
Q =
√
35
5 Harga per unit konstan dan tidak ada diskon yang diberikan jika pesanan
dalam jumlah banyak. 6
Barang merupakan produk tunggal ,tidak ada interaksi dengan produk lain.
2.2.4.3. Pengendalian Persediaan Dengan Safety Stock
Apabila penggunaan persediaan melebihi dari perkiraan maka terdapat persediaan pengamanan untuk menghindari kekosongan obat inilah yang
dinamakan safety stock. Rumah sakit sering menghadapi ketidakpastian jangka waktu pengiriman dan permintaan akan barang logistik selama
periode tertentu. Dalam hal ini rumah sakit memerlukan persediaan ekstra yang disebut persediaan pengamanan. Safety stock bertujuan untuk
menentukan berapa besar stok yang dibutuhkan selama masa tenggang untuk memenuhi besarnya permintaan. Rangkuti, 2002
Safety stock adalah persediaan tambahan yang diadakan untuk melindungi atau menjaga kemungkinan terjadinya kekurangan persediaan
yang disebabkan karena adanya permintaan yang lebih besar dari perkiraan semula atau karena keterlambatan barang yang dipesan sampai digudang
penyimpanan lead time yang lebih lama dari perkiraan semula dengan menentukan besarnya persediaan pengaman yang kemudian diikuti dengan
jumlah pesanan tetap atau EOQ Seto dkk, 2004. Faktor-faktor yang mempengaruhi besar kecilnya safety stock, adalah sebagai berikut Ristono,
2009:
36
a. Resiko kehabisan persediaan, yang biasanya ditentukan oleh :
1. Kebiasaan pihak supplier dalam pengiriman barang yang dipesan,
apakah tepat waktu atau sering kali terlambat dari waktu yang telah ditetapkan dalam kontrak pembelian.
2. Dapat diduga atau tidaknya kebutuhan bahan bakupenolong untuk
produksi. Apabila kebutuhan bahan penolong setiap kali proses produksi dapat diduga atau diperhitungkan secara tepat, maka
perusahaan tidak perlu memiliki persediaan yang besar. b.
Biaya simpan digudang dan biaya ekstra bila kehabisan persediaan. Apabila dibandingkan, biaya penyimpanan digudang lebih besar dari
biaya yang dikeluarkan seandainya melakukan pesanan ekstra bila persediaan habis,maka perusahaan tidak perlu memiliki persediaan besar.
c. Sifat persaingan. Persaingan yang terjadi antara perusahaan dapat
ditentukan dari kecepatan pelayanan pemenuhan permintaan konsumen, maka perusahaan perlu memiliki persediaan yang besar. Namun bila
yang menjadi sifat persaingan adalah hal lain kualitas dan harga, maka tidak mendesak untuk memiliki persediaan yang besar.
Oleh karena itu, mengapa diperlukan perhitungan terhadap safety stock untuk menentukan jumlah persediaan pengamanan dalam menjaga
kendali persediaan obat dirumah sakit. Persediaan pengaman safety stock adalah persediaan tambahan yang
diadakan untuk melindungi atau menjaga kemungkinan terjadinya kekurangan bahan stockout Bowersox, 2002. Berikut perhitungan dalam
37
menentukan persediaan pengaman obat dirumah sakit dengan lead time yang diketahui, permintaan bersifat konstan sehingga service level sebesar
98 Z = 2,05 Rangkuti, 2002 :
Rumus :
Keterangan :
SS : Safety stock
Z : Service level
d : Rata- rata pemakaian
L : Lead time
Tingkat pelayanan Service level dapat didefinisikan sebagai probabilitas permintaan tidak akan melebihi persediaan selama waktu
tenggang. Tingkat pelayanan 98 menunjukkan bahwa besarnya kemungkinan permintaan tidak akan melebihi persediaan selama waktu
tenggang ialah 98. Dengan kata lain, risiko terjadinya kekosongan stok stockout risk hanya 2 Herjanto, 2008.
2.2.4.4. Pengendalian Persediaan Dengan Metode ROP Reorder Point
Pemesanan terhadap persediaan obat dirumah sakit dilakukan berulang-ulang setiap bulannya untuk memenuhi kebutuhan maka perlu
dipertimbangkan persediaan pengaman safety stock dan kapan waktu pemesanan kembali ROP untuk menghindari kekosongan obat.
SS = Z x d x L
38
ROP adalah batastitik jumlah pemesanan kembali termasuk permintaan yang diinginkan atau dibutuhkan selama masa tenggang
Rangkuti, 2002. Dimana dengan metode ini dapat diketahui kapan sebaiknya waktu bagi petugas kefarmasian dalam melakukan pemesanan
kembali barang yang hampir habis ke distributor. Pendekatan ROP menghendaki jumlah persediaan yang tetap setiap
kali melakukan pemesanan. Apabila pemesanan mencapai jumlah tertentu maka harus dilakukan pemesanan kembali dengan segera untuk
menghindari kekosongan obat. Pendekatan ROP ini mempunyai resiko terjadi stock out jika jumlah permintaan selama waktu lead time melebihi
jumlah persediaan pengaman buffer stock. Pendekatan ini mengharuskan dilakukannya pengecekan kartu stok secara teratur untuk menentukan
apakah pemesanan kembali harus dilakukan Priyambodo, 2007. Berikut adalah rumus untuk menentukan titik pemesanan kembali
menurut Heizer dan Render 2010 dan Rangkuti 2002, yaitu :
Rumus :
Keterangan :
ROP : Reorder Point
d : permintaan harian
L : Lead Time waktu tunggu
SS : Persediaan Pengaman safety stock
ROP model terjadi apabila jumlah persediaan yang terdapat dalam stok berkurang terus sehingga kita harus menentukan berapa banyak batas
ROP = d x L + SS
39
minimal tingkat persediaan yang harus dipertimbangkan sehingga tidak terjadi kekosongan obat stock out Rangkuti, 2002.
2.3. Stock Out
Menurut Waluyo 2006, sisa obat akhir kurang dari jumlah pemakaian rata- rata tiap bulan selama satu bulan disebut stockout. Sedangkan menurut Gazali
2002 dalam Pratiwi 2009 mendefinisikan stock out adalah keadaan persediaan obat kosong yang dibutuhkan. Stok kosong adalah jumlah akhir obat sama dengan
nol. Stok obat digudang mengalami kekosongan dalam persediaannya sehingga bila ada permintaan tidak bisa terpenuhi.
Apabila jumlah permintaan atau kebutuhan lebih besar dari tingkat persediaan yang ada, maka akan terjadi kekurangan persediaan atau disebut Stock
Out. Pada situasi terjadinya kekurangan persediaan, seorang pengusaha akan menghadapi dua kemungkinan diantaranya permintaan akan dibatalkan sama
sekali dan barang yang masih kurang akan dipenuhi kemudian Rangkuti, 2004. Stock out disebabkan beberapa faktor antara lain demand yang fluktuasi,
peramalan yang tidak akurat, dan lead time yang bervariasi lead time supplier maupun lead time manufacturing. Nova, 2013
Menurut Prawirosentono 2000, Stock out berakibat pada kerugian berupa tidak efisien dan terputusnya hubungan dengan konsumen. Upaya-upaya untuk
menghindari terjadinya kehabisan bahan, yaitu bisa dilakukan sebagai berikut : a.
Pembelian secara darurat, pembelian mendadak ini harus dilakukan hanya dalam keadaan dimana persediaan bahan yang ada dalam keadaan kritis.
40
b. Mengadakan cadangan persediaan safety stock, salah satu upaya selain
pembelian darurat yaitu mengadakan safety stock.
2.4. OBAT
Obat adalah semua bahan tunggal atau campuran yang dipergunakan oleh semua mahluk untuk bagian dalam dan luar tubuh guna mencegah, meringankan
dan menyembuhkan penyakit. Obat paten yaitu obat jadi dengan nama dagang yang terdaftar atas nama pembuat yang diberi kuasa dan dijual dalam bungkus asli
dari pabrik yang memproduksinya. Sedangkan obat generik yaitu obat dengan nama resmi yang ditetapkan dalam formularium untuk zat berkhasiat yang
dikandungnya. Obat menurut bentuk sediaan obat dikelompokkan menjadi bentuk padat serbuk, tablet, pil, dan kapsul, bentuk setengah padat salep, krim, gel dan
salep mata, bentuk cair injeksi, infus, obat tetes dan sirup serta bentuk gas inhalasi, sprayaerosol Syamsuni, 2006.
2.5. PENGERTIAN SISTEM
Sistem adalah suatu kesatuan yang utuh dan terpadu dari berbagai elemen yang berhubungan serta saling mempengaruhi yang dengan sadar dipersiapkan
untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Sistem mempunyai tujuan atau sasaran yang ingin dicapai, pada dasarnya tercapainya tujuan atau sasaran ini
adalah sebagai kerjasama dari berbagai subsistem yang terdapat dalam sistem Azwar, 1996. Sedangkan sistem menurut Indrajit 2001 yaitu kumpulan dari
komponen-komponen yang dimiliki unsur dan memiliki keterkaitan antara satu
