89
Berdasarkan telaah dokumen terdapat 50 distributor obat yang masih bekerja sama untuk menyuplai kebutuhan obat di RSUD Kota Bekasi.
Distributor yang terpilih harus memenuhi kriteria persyaratan dari rumah sakit diantaranya yaitu memiliki harga yang murah, kualitas barang yang
baik dan service yang mudah serta cepat. Hal ini sesuai dengan pernyataan yang dalam kutipan wawancara dengan informan, sebagai berikut :
“pemilihannya yang pertama harga, yang kedua kualitas barang, yang ketiga service artinya barang cepat datang, pada saat komplain
kita cepat penanganannya ” Inf-2
“Setelah kita compare harga mana yang lebih murah kemudian yang kita lihat juga kemudahan pengiriman..lalu pelayanan purna jual,
artinya misalkan ada barang yang expired, ada barang yang rusak bisa lakukan retu ke distributornya, mudah gitu
”
Inf-3 “harga, kualitas dalam speksifikasi, walau barangnya sama bisa saja
spesifikasinya berbeda, kualitasnya berbeda nanti harganya juga berbeda dalam pengadaan” Inf-4
Selain itu, berdasarkan wawancara bahwa perizinan maupun persyaratan administrasi yang harus dimiliki oleh PBF dirumah sakit yaitu
adanya NPWP nomor pokok wajib pajak, SIUP surat izin usaha perdagangan, SIPA surat izin praktek apoteker, akta notaris dan
perjanjian kerjasama. Sebagaimana pernyataan informan berikut : “ada SIUP, ada surat izin RS, ada surat izin dari RS, trus ada
NPWP..ada NPWP, surat izin operasional RS, SIPASurat Izin Praktek Apoteker, dan SIUP tapi kalau RSUD tidak ada SIUP n
ya”Inf-5
Hal ini sesuai dengan ketetapan Kemenkes dalam Permenkes no.34 tahun 2014 tentang perizinan bagi pedagang besar farmasi PBF bahwa
harus memenuhi persyaratan administrasi dan kesesuaian dokumen berupa
90
adanya NPWP, TDP, SIUP, akta notaris dan SIPA surat izin praktek apoteker.
Berdasarkan wawancara faktor dari distributor yang dapat menyebabkan kekosongan obat diantaranya kekosongan pada distributor,
keterlambatan pengiriman
dari distributor
ke gudang
farmasi, ketidaksesuaian barang dengan yang diminta dan adanya perubahan harga.
Hal ini sesuai dengan pernyataan informan sebagai berikut :
“
dari servicenya, keterlambatan pengiriman barang, kekosongan stok, ketidaksesuaian barang dengan yang diminta, kadang kita pesen
merk A yang dikirimnya bukannya merk A atau merk A kemasannya rusak, ada yang berdalih kalau murah pak yang seperti itu ada nya,yang
penting ada barang nya pak, nah yang seperti itu ada. Jadi kalau tidak teliti jadi seperti itu,,atau saat dibutuhkan obatnya kosong karena
terlambat datang
” Inf-2 “karena kosong gudang distributor, barangnya ada tapi masih
dipusat belum bisa dikirim, misalnya pusatnya jakarta, tapi belum dikirim ke cabang-cabangnya, trus yang kedua itu kenaikan harga
misalnya ketika melakukan pemesanan, kita masih mengikuti harga kemarin, ternyata distributor ada perubahan harga, distributor akan
akan menunda pengiriman dulu sampai deal harganya pas sama rumah sakit perubahan harganya
” Inf-3 Keterlambatan ini seringkali menghambat dan menganggu aktifitas
petugas kefarmasian di gudang farmasi. Masalah yang timbul dari keterlambatan misalnya dapat merusak pola konsumsi di gudang farmasi
dan menganggu ketenangan dalam bekerja. Hal ini sesuai dengan kutipan wawancara informan ,sebagai berikut :
“
keterlambatan, hal itu dapat merusak pola konsumsi dirumah sakit, sudah bikin pemesanan pada tanggal 30, harapannya tanggal 1-2 sudah
datang karena pasien sudah membutuhkan, begitu terlambat kirim tanpa pemberitahuan lagi, apalagi sudah tidak kirim dan tidak memberi tahu
91
lagi, memberi tahunya telat, bahwa sudah kosong pak, sedangkan pasien sudah butuh..ada 1-2 lah distributor yang seperti itu..tapi 1 saja sudah
membuat sulit karena merusak yang lain, merusak ketenangan bekerja juga ,kita sudah berharap dapat memenuhi permintaan pasien
” Inf-2 Sedangkan menurut distributor keterlambatan ini biasanya
disebabkan karena kekosongan pada principle, bahan baku yang sulit, dan kesalahan pemilihan distributor. Hal ini sesuai dengan kutipan wawancara
informan, sebagai berikut :
“ter
kadang principle itu ada produk yang bahan bakunya sulit, biasanya itu memang dibutuhkan waktu lama, kalau kekosongan yang
biasa masa transisi seperti itu, misalnya APL sendiri stok produknya melalui purchase, melalui rencana, kalau di APL ada istilahnya pesta
pesanan tambahan, kita melakukan pesanan tambahan diluar purchase tsb..biasanya kalau melebihi purchase dan ada kekosongan, biasanya itu
masalah dari bahan baku yang lama..
Apabila keterlambatan, selain kekosongan kemungkinan mengenai
approval, soal persetujuannya..contohnya saat ini produknya sanabi ansetik, tapi didatabasenya bpjs itu masih produknya combiphar,
otomatis pada saat rumah sakit melakukan pemesanan obat itu,sudah pasti emailnya ke combiphar,begitu combiphar melihat dan ternyata dia
tidak mempunyai produknya,otomatis diabaikan, otomatis rumah sakit menunggu, biasanya konfirmasi dari gudang kenapa belum dikirim,
ternyata emailnya masuk ke distributor lain. Kemungkinan karena bpjsnya belum update jadi akhirnya kita confirmasikan ke sanabe ,untuk
memastikan produk ini, jadi combiphar segera mengirimkan approve ke APL by email, supaya APL bisa mengirimkan
ke rumah sakit”Inf-5
92
5.4.
Proses
Proses dari manajemen persediaan obat di gudang farmasi yang dapat mempengaruhi terjadinya stock out diantaranya Perencanaan, Pengadaan, Pengawasan, dan Pengendalian. Berikut gambaran hasil dari proses dalam manajemen persediaan,
diantaranya :
PROSES
1. PERENCANAAN
a. Kegiatan
perencanaan dan
penentuan kebutuhan obat di instalasi farmasi sudah sesuai
dengan Permenkes no.58 th 2014.
b. Pertimbangan dalam perencanaan
sudah sesuai dengan Permenkes no.58 th 2014.
c. Adanya data stok obat yang
tertera dalam sistem informasi gudang yang tidak terbaca apabila
stok obat kosong atau tidak datang pada periode sebelumnya.
d. Ketidaksesuaian realisasi dengan
perencanaan dan pola konsumsi yang berubah.
2. PENGADAAN
a. Pengadaan obat sudah menggunakan
sistem e-purchasing secara online melalui
web LKPP
Lembaga Kebijakan Pengadaan BarangJasa
Pemerintah sesuai dengan Surat Edaran Menkes167III2014 tentang
Pengadaan Obat berdasarkan Katalog Elektronik E-catalogue.
b. Adanya
keterlambatan dalam
pembuatan surat pemesanan SP, kekosongan pada distributor dan
kesalahan dalam pemesanan.
3. PENGAWASAN 4. PENGENDALIAN
a. Kegiatan pengawasan yang
dilakukan oleh petugas gudang yaitu
dengan melakukan
pencatatan secara
teratur terhadap obat yang keluar dan
masuk pada kartu stok dan pencatatan
terhadap tanggal
kadaluarsa obat. Pencatatan ini telah rutin dilakukan petugas
gudang. Hal ini sesuai dengan pedoman pengelolaan perbekalan
farmasi menurut Depkes 2008.
b.
Penyimpanan obat yang kurang beraturan sehingga sulit untuk
melakukan pemeriksaan terhadap ED obat.
Kegiatan pengendalian obat yang dilakukan oleh Instalasi farmasi
RSUD Kota Bekasi yaitu berupa pencatatan dan pelaporan dari
kegiatan stock opname. Hal ini sesuai dengan standar Permenkes
58 th.2014 bahwa salah satu cara dalam mengendalikan persediaan
yaitu dengan kegiatan stock opname.
Bagan 5.3 Proses Manajemen Persediaan
93
5.4.1. Perencanaan Persediaan
Kegiatan perencanaan digudang farmasi RSUD Kota Bekasi mengacu kepada prosedur yang telah ditetapkan. Kegiatan perencanaan dan
penentuan kebutuhan obat di instalasi farmasi menggunakan metode konsumsi atau histori dan just in time. Metode ini digunakan karena lebih
mudah dalam penerapannya. Kegiatan perencanaan diawali dengan melihat dan merekap stok bulan sebelumnya serta stok akhir bulan gudang.
Kemudian memprediksikan jumlah obat untuk kebutuhan dalam sebulan dan menambahkannya dengan buffer stock sebesar 30. Penentuan
kebutuhan ini dibuat dalam dokumen perencanaan DUPADADaftar Usulan Pengadaan Barang. Hal ini sesuai dengan kutipan wawancara dengan
informan,sebagai berikut : metode perencanaan dengan mengambil histori data,berdasarkan
data pemakaian bulan berjalan kemudian saya prediksikan sampai akhir bulan,ambil data tanggal 20 tapi kalau ambil sebulan hingga tanggal 30
berarti 32 nya ,angka mutasi dikalikan 32 lalu ditambahkan buffer 30 ,itu untuk mengantisipasi ada
nya lonjakan perubahan” Inf-2 “metode perencanaan dengan melihat stok akhir bulan gudang, kita
lihat mutasi sebulan untuk obat itu berapa, nah nanti ditambah sama buffer stock, contoh Paracetamol tablet stok akhirnya 1000, lalu mutasi
keluar 3000, berarti 3000-1000 = 2000, 2000 + buffer stock sebesar 20- 30 dari mutasi akhir..kalau untuk obat-obat life saving atau obat yang
wajib kadang konsumsi sedikit,tapi misalkan untuk obat life saving walaupun ada dan tidak ada kasus kita harus tetap mempunyai buffer
stock untuk itu, harus selalu tersedia. Karena itu merupakan obat wajib dirumah sakit, tapi kalau buffer stock nya masih mencukupi berarti kita
tidak memesan
”Inf-3
94
“metode yang digunakan dengan pola konsumsi dari bulan sebelumnya, lalu ditambahkan 30 dari jumlah yang dipesan..stok yang
digunakan dengan melihat data komputer ”Inf-4
Hal ini telah sesuai dengan ketentuan pedoman pengelolaan
perbekalan farmasi milik Dirjen Bina Kefarmasian dan Alat Kesehatan tahun 2008 bahwa metode konsumsi merupakan metode yang dapat
dilakukan dalam penentuan kebutuhan dengan didasarkan pada data real konsumsi periode sebelumnya.
Berdasarkan wawancara dengan informan bahwa dalam kegiatan perencanaan dan penentuan kebutuhan ini terdapat beberapa hal yang harus
diperhatikan dan dipertimbangkan diantaranya danaanggaran, stok akhir, pertimbangan kemampuan penyedia, dan kapasitas dalam penyimpanan. Ini
sesuai dengan pernyataan yang dijelaskan oleh informan, berikut : “Pertimbangan dalam perencanaan yaitu kemampuan penyedia untuk
menyediakan, yang kedua spesifikasi barang yang jadi pertimbangan, yang ketiga ketepatan barang datangnya
“Inf-2 “Pertimbangannya dengan melihat saldo yang tersisa, anggaran, dan
ketersediaan tempat penyimpanan, apabila memesannya terlalu banyak tempatnya harus di perhatikan ,mencukupi atau tidak. Riwayat konsumsi
obat juga menjadi pertimbangan, kalau riwayat kemaren konsumsinya sedikit, pasti tidak akan memesan banyak.
.”Inf-3 “Pertimbangan perencanaan yaitu dengan melihat dari lama
pengiriman, ketersediaan barang, dan pengiriman dari distributornya.. kalau kita sudah membuat perencanaan tapi distributornya tidak bisa
mengirim, ini akan percuma saja ”Inf-4
Pertimbangan dalam perencanaan ini sesuai dengan ketentuan PMK No.58 tahun 2014 bahwa perencanaan harus memperhatikan anggaran
yang tersedia, sisa persediaan, kapasitas gudang, data pemakaian periode lalu, waktu tunggu dan penetapan prioritas.
95
Selama ini proses perencanaan obat sudah sesuai dengan prosedur yang ada. Namun, tetap saja ada hal-hal yang dapat menghambat suatu
proses penentuan kebutuhan obat. Kendala atau hambatan dalam kegiatan perencanaan yaitu data stok komputer yang tidak terbaca apabila stok obat
kosong atau tidak datang dan perencanaan yang tidak sesuai dengan realisasi. Sebagaimana pernyataan informan berikut :
“Ketika petugas membuat perencanaan dengan mengambil sumber datanya cuman bulan Juli, item tersebut bisa tidak terbawa,tidak
terpesan lagi, karena kosong di bulan Juli, nah kendalanya jadi petugas harus mengambil data paling lama 6 bulan, supaya yang sudah tidak
datang lama itu bisa tetap terbawa datanya, pake rata-rata data penggunaan 6 bulan konsumsi, dan dengan ditanyakan ke usernya
apakah obat tersebut masih update atau tidak itemnya, masih dibutuhkan atau tidak
” Inf-1 “kekhawatiran perencanaan tidak sesuai dengan realisasi,
direncanakan tapi tidak dikirim..”Inf-2
“kendala yang dialami yaitu apabila dalam menggunakan data dalam
sistem komputer, jadi petugas melihat riwayat pengeluaran obat pada bulan sebelumnya, kalau obat itu bulan kemaren tidak datang, berarti
nol mutasinya padahal rumah sakit butuh, tapi karena bulan kemarin tidak datang jadinya tidak ada riwayat, jadi kelewat untuk tidak
dipesan
” Inf-3 Masalah yang dapat menyebabkan terjadinya stock out dalam
proses perencanaan
diantaranya ketidaksesuaian
realisasi dengan
perencanaan, meningkatnya jumlah pasien dan pola konsumsi yang berubah. Sebagaimana pernyataan informan berikut :
“Masalah yang dapat terjadi yaitu adanya ketidaksesuaian dengan perencanaan, ketika perencanaan kita A, akhirnya pasiennya membludak
stok kita akhirnya kosong dan habis..”Inf-2
“Kalau fast moving kita biasanya memang pesan banyak, biasanya obat generik, kalau yang slow moving paling kita pesennya tidak terlalu
banyak, masalah pada perencanaan juga misalnya bulan kemaren tidak
96
ada kasus, akhirnya kita tidak memesan, tapi bulan ini ada kasus biasanya suka terjadi seperti itu biasanya untuk penyakit yang polanya
tidak menentu, akhirnya petugas pesan cito sesuai kebutuhannya ”Inf-3
Dari hasil penelitian yang dilakukan dapat disimpulkan bahwa perencanaan di RSUD Kota Bekasi sudah sesuai dengan prosedur dan
ketetapan Depkes. Namun dalam pelaksanaannya terkadang terdapat masalah yang berkaitan dengan data stok dalam sistem komputer yang tidak
terbaca apabila stok obat kosong atau tidak datang dan perencanaan yang tidak sesuai dengan realisasi. Data stok yang tidak terbaca ini akan
mengakibatkan tidak dipesannya obat yang sebenarnya dibutuhkan dirumah sakit.
5.4.2. Pengadaan Persediaan
Pengadaan merupakan salah satu kegiatan merealisasikan perencanaan dan penentuan kebutuhan obat dirumah sakit. Kegiatan
pengadaan di RSUD Kota Bekasi dilakukan oleh unit khusus yaitu Unit Pengadaan Barang dan Jasa UPBJ. Dalam pelaksanaannya, pengadaan
obat dilakukan berdasarkan ketentuan umum yang berlaku. Ketentuan yang digunakan oleh rumah sakit untuk melakukan pengadaan barangjasa adalah
PP no. 70 tahun 2012, PP RI no.4 tahun 2015 dan peraturan walikota bekasi Nomor 50 tahun 2011 tentang unit pelaksana teknis layanan pengadaan
barangjasa pemerintah kota bekasi. Pengadaan obat di RSUD Kota Bekasi sudah menggunakan sistem
e-purchasing secara online melalui web LKPP Lembaga Kebijakan
97
Pengadaan BarangJasa Pemerintah. Sebagaimana pernyataan informan berikut :
“Sekarang kegiatan pengadaan sudah melalui e-catalog, yang kedua ada yang lelang, yang ketiga dengan penunjukkan langsungpembelian
langsung, karena sekarang lebih mudah dengan e-catalog lewat online, harga juga sudah sesuai, tidak perlu sulit negoisasi
” Inf-2 “Kegiatan pengadaan dengan pembelian langsung, tenderlelang dan
e-cataloguee-purchasing lewat online dan website lkpp, untuk obat, alkes, bhp dan vaksin. Sekarang sudah ada amanah dari UUpermenkes
itu kita sudah wajib purchasing kalau ada barangnya di e-catalogue wajib lewat itu, paling sering obat yang dipesan lewat e-catalog
”
Inf-3
Pengadaan obat melalui e-purchasing ini dikeluarkan pemerintah melalui Surat Edaran Menkes167III2014 tentang Pengadaan Obat
berdasarkan Katalog
Elektronik E-catalogue.
Pengadaan obat
dilaksanakan berdasarkan e-Catalogue obat dengan menggunakan metode pembelian secara elektronik e-Purchasing sebagaimana tercantum dalam
e-Catalogue obat yang ditetapkan oleh Kepala LKPP. Dalam Katalog Elektronik e-Catalogue telah berisi daftar harga obat, spesifikasi obat dan
penyedia obat. Salah satu kelebihan dari sistem online ini menurut informan adalah :
“karena sekarang lebih mudah dengan e-catalog lewat online, harga juga sudah sesuai, tidak perlu sulit
negoisasi” Inf-2
Selain itu, untuk kekurangan yang dirasakan selama proses pengadaan dengan menggunakan sistem online e-catalogue menurut
informan terkait adalah : “Ketika dari pelayanan kefarmasian terdapat keluhan terhadap BHP
yang tumpul..karena melalui e-catalog berbagai distributor dapat
