Prosedur Gambaran Faktor Penyebab Kekosongan Stok Obat

138 prosedur dalam pelaksanaan pengelolaan obat dirumah sakit dan sudah disosialisasikan kepada petugas di instalasi farmasi RSUD Kota Bekasi. Instalasi farmasi juga telah memiliki prosedur dalam melakukan pemesanan cito untuk perbekalan farmasi yang mengalami kekosongan obat di gudang farmasi RSUD Kota Bekasi. Prosedur tersebut disusun dalam dokumen akreditasi ISO 9001:2008 yang berlaku pada tahun 2014 hingga sekarang. Prosedur yang ada hanya berisi uraian singkat terkait pelaksanaan dan penanggung jawab kegiatan pengelolaan obat dirumah sakit. Prosedur telah dibuat untuk memudahkan SDM karena telah disesuaikan dengan kegiatan rutin kefarmasian dirumah sakit. Pada dasarnya SOP adalah suatu perangkat lunak pengatur, yang mengatur tahapan suatu proses kerja atau prosedur kerja tertentu. Apabila semua unit kerja dalam suatu organisasi sepakat untuk displin dan konsisten dalam menerapkan SOP sesuai kebutuhan unit masing-masing dapat dipastikan bahwa efisiensi akan dapat tercapai secara menyeluruh dalam perusahaan tersebut Budiharjo, 2014. Standar operasional prosedur juga telah disosialisasikan kepada seluruh petugas teknis kefarmasian di instalasi farmasi. Seluruh kegiatan rutin kefarmasian telah dilakukan dengan baik oleh petugas namun terkadang masih terdapat kendala yang ditemukan dalam kegiatan perencanaan maupun pengendalian obat. 139 Selain itu, belum optimalnya penerapan formularium RSUD Kota Bekasi oleh user menjadi salah satu kekurangan dalam pelaksanaan prosedur dirumah sakit. Formularium rumah sakit merupakan daftar obat yang disepakati staf medis, disusun oleh Tim Farmasi dan Terapi TFT yang ditetapkan oleh pimpinan rumah sakit. Evaluasi terhadap formularium rumah sakit harus secara rutin dan dilakukan revisi sesuai kebijakan dan kebutuhan rumah sakit Menurut Permenkes no.58 tahun 2014, dalam rangka meningkatkan kepatuhan terhadap formularium rumah sakit, maka rumah sakit harus mempunyai kebijakan terkait dengan penambahan atau pengurangan obat dalam formularium rumah sakit dengan mempertimbangkan indikasi penggunaaan, efektivitas, risiko, dan biaya. Menurut Dirjen Binfar dan Alkes 2013 bahwa manfaat formularium yaitu sebagai acuan penetapan penggunaan obat dalam JKN, serta meningkatkan penggunaan obat yang rasional, dapat juga mengendalikan mutu dan biaya pengobatan, serta mengoptimalkan pelayanan kepada pasien. Selain itu, formularium juga dapat memudahkan perencanaan dan penyediaan obat, serta meningkatkan efisiensi anggaran pelayanan kesehatan. Apabila RS tidak memiliki formularium dan dokter tidak memiliki panduan terapi obat-obat yang tersedia di rumah sakit. Instalasi farmasi akan sulit menentukan obat apa yang akan disediakan. Apalagi bila kemudian dokter menulis obat yang berbeda-beda dan mendapat 140 penawaran dari perusahaan farmasi yang begitu gencar. Risikonya adalah akan terjadi banyak obat yang kadaluarsa, dan rumah sakit akan rugi secara material, pelayanan pasien akan jatuh pada titik terendah karena pengelolaan obat yang tidak bagus Yudi, 2015.

6.4.4. Kebijakan

Berdasarkan hasil wawancara bahwa sudah terdapat kebijakan strategis mengenai pengelolaan sediaan farmasi di RSUD Kota Bekasi. Kebijakan tersebut diatur dalam Peraturan Direktur RSUD Kota Bekasi no.74RSUDPDMN.12.2I.2014 tentang Pedoman Pelayanan Farmasi di Lingkungan RSUD Kota Bekasi. Kebijakan strategis ini hanya mengatur terkait serangkaian kegiatan pengelolaan sediaan farmasi dan kegiatan farmasi klinis di rumah sakit. Kebijakan dalam mengatasi kekosongan obat tidak secara langsung diatur dalam kebijakan strategis di rumah sakit. Kebijakan strategis mengenai pengendalian sediaan farmasi hanya melalui kegiatan stock opname saja, tidak ada metode khusus yang dilakukan dalam pengendalian jumlah obat. Berdasarkan wawancara yaitu adanya kebijakan BPJS dan BPOM yang membatasi jumlah obat keras tertentu dapat menyebabkan kekosongan obat dirumah sakit. Apabila obat tersebut telah mengalami kekosongan, rumah sakit tidak bisa memesan kembali untuk memenuhi kebutuhan pasien di bulan yang sama. Kebijakan ini terkait penggunaan 141 obat untuk pasien di poli jiwa. Pada Januari 2015, jatah obat untuk pasien di poli jiwa dikurangi untuk dosis 2 minggu sisanya diminta untuk dibeli, dampaknya penderita di poli jiwa tidak mengkonsumsi obat tersebut. Penderita jika tidak mengkonsumsi obat tersebut akan menimbulkan halusinasi bunuh diri dan penderita perlu direlaps dan diikat Jamaludin, 2015.

6.4.5. Distributor

Berdasarkan wawancara dengan informan bahwa kriteria persyaratan menjadi distributor rumah sakit diantaranya memiliki harga yang murah, kualitas barang yang baik dan pelayanan service yang mudah serta cepat. Selain itu, perizinan maupun persyaratan administrasi yang harus dimiliki oleh PBF dirumah sakit yaitu adanya NPWP, SIUP, SIPA, dan surat izin operasional. Hal ini sesuai dengan ketetapan Depkes dalam Permenkes no.34 tahun 2014 tentang perizinan bagi PBF bahwa harus memenuhi persyaratan administrasi dan kesesuaian dokumen berupa adanya NPWP, TDP, SIUP, akta notaris dan SIPA surat izin praktek apoteker. Faktor dari distributor yang dapat menyebabkan \ di gudang farmasi RSUD Kota Bekasi diantaranya kekosongan pada distributor obat, keterlambatan pengiriman dari distributor obat ke gudang farmasi, ketidaksesuaian barang dengan yang diminta dan adanya perubahan harga.