16
BAB II
TINJAUAN PUSTAKA
2.1. MANAJEMEN LOGISTIK
Istilah manajemen logistik rumah sakit didefinisikan oleh Aditama 2007 yaitu suatu ilmu pengetahuan atau seni serta proses mengenai perencanaan dan
penentuan kebutuhan pengadaan, penyimpanan, penyaluran, dan pemeliharaan serta penghapusan materialalat-alat.
Sedangkan menurut Romzi 2010 dalam Ariyanti 2012, manajemen logistik dapat didefinisikan sebagai Planning, Organizing, Staffing, Leading, dan
Controlling dalam kegiatan yang berkaitan dengan pengadaan, pendistribusian, penggunaan, pemeliharaan, dan penghapusan barang dan jasa untuk mendukung
kegiatan fungsi-fungsi utama dalam pencapaian organisasi. Manajemen logistik modern juga didefinisikan oleh Bowersox 2000
sebagai proses pengelolaan yang strategis terhadap pemindahan dan penyimpanan barang, suku cadang dan barang jadi dari para suplier, diantara fasilitas-fasilitas
perusahaan dan kepada para pelanggan. Dengan tujuan menyampaikan barang jadi dan bermacam-macam material dalam jumlah yang tepat pada waktu yang
dibutuhkan, dalam keadaan yang dapat dipakai, ke lokasi dimana ia dibutuhkan,
dan dengan total biaya yang terendah Maimun, 2008.
17
2.1.1. TUJUAN MANAJEMEN LOGISTIK
Tujuan manajemen logistik menurut Aditama 2007 adalah tersedianya bahan logistik setiap saat dibutuhkan, baik mengenai jenis,
jumlah, maupun kualitas yang dibutuhkan secara efisien. Lebih spesifik kegiatan logistik mempunyai tiga tujuan, yaitu Henny, 2013 :
1. Tujuan Operasional, agar tersedianya barang serta bahan dalam jumlah
yang tepat dan mutu yang memadai. 2.
Tujuan Keuangan, upaya operasional dapat terlaksana dengan biaya yang serendah-rendahnya. Nilai persediaan yang sesungguhnya dapat
tercermin didalam sistem akuntansi. 3.
Tujuan Pengamanan, agar persediaan tidak terganggu oleh kerusakan, pemborosan, penggunaan tanpa hak, pencurian, dan penyusutan yang
tidak wajar lainnya.
2.1.2. FUNGSI MANAJEMEN LOGISTIK
Dalam mengelola logistik terdapat beberapa fungsi-fungsi manajemen yang membentuk suatu siklus kegiatan logistik. Keberhasilan dalam
mengelola logistik ditentukan oleh kegiatan dalam fungsi manajemen logistik. Fungsi manajemen logistik menurut Aditama 2007 diantaranya
perencanaan dan penentuan kebutuhan, penganggaran, pengadaan, penyimpanan,
penyaluran, dan
pemeliharaan, penghapusan
serta pengendalian.
18
Fungsi-fungsi manajemen logistik yang membentuk suatu siklus kegiatan harus dijaga agar selaras, serasi dan seimbang Seto, 2004. Siklus
logistik adalah proses dari sebelum terjadinya kegiatan logistik sampai kegiatan itu dapat di evaluasi Henny, 2013. Apabila salah satu fungsi
manajemen tidak diimplementasikan dengan baik maka akan mempengaruhi
suatu siklus manajemen logistik. Berikut siklus manajemen logistik, yaitu : Bagan 2.1
Siklus Manajemen Logistik Seto, 2004
Siklus logistik ini didalamnya terdapat beberapa fungsi manajemen logistik yang menunjang kegiatan pengadaan logistik di rumah sakit.
Fungsi-fungsi logistik tersebut diantaranya perencanaan dan penentuan kebutuhan, penganggaran, pengadaan, penerimaan dan penyimpanan,
penyaluran, pemeliharaan,
penghapusan, serta
pengendalian dan
pengawasan Seto, 2004. Berikut uraian lebih jelas mengenai fungsi-fungsi kegiatan dalam manajemen logistik, diantaranya :
7. Penghapusan
6. Pemeliharaan 4. Penerimaan dan
Penyimpanan 3. Pengadaan
2.Penganggaran 1. Perencanaan dan
Penentuan kebutuhan
Pengawasan
5. Penyaluran
19
1. Fungsi Perencanaan dan Penentuan Kebutuhan
Menurut PMK no.58 tahun 2014, perencanaan kebutuhan merupakan kegiatan untuk menentukan jumlah dan periode pengadaan sediaan farmasi,
alat kesehatan, dan bahan medis habis pakai sesuai dengan hasil kegiatan pemilihan untuk menjamin terpenuhinya kriteria tepat jenis, tepat jumlah,
tepat waktu dan efisien.
Perencanaan dilakukan untuk menghindari kekosongan obat dengan menggunakan metode yang dapat dipertanggungjawabkan dan dasar-dasar
perencanaan yang telah ditentukan antara lain konsumsi, epidemiologi, kombinasi metode konsumsi dan epidemiologi serta disesuaikan dengan
anggaran yang tersedia.
2. Fungsi Penganggaran
Fungsi penganggaran merupakan usaha untuk merumuskan perincian penentuan kebutuhan dalam suatu skala standar, yakni skala mata uang serta
jumlah biaya dengan memperhatikan pengarahan dan pembatasan yang berlaku terhadapnya Aditama, 2007. Menurut Seto 2004 anggaran
umumnya dipakai dalam periode satu tahun dan merupakan operasional dari institusi yang berisi ramalan pendapatan yang akan diterima dan
pengeluaran yang terjadi pada tahun mendatang. 3.
Fungsi Pengadaan
Pengadaan merupakan kegiatan yang dimaksudkan untuk merealisasikan perencanaan kebutuhan. Pengadaan yang efektif harus menjamin
ketersediaan, jumlah, dan waktu yang tepat dengan harga yang terjangkau
20
dan sesuai standar mutu. Tujuan dari pengadaan yaitu mendapatkan perbekalan farmasi dengan harga yang layak, dengan mutu yang baik,
pengiriman barang terjamin dan tepat waktu, proses berjalan lancar dan tidak memerlukan tenaga serta waktu berlebihan. Proses pengadaan terdapat
3 elemen penting yang harus diperhatikan diantaranya Depkes,2008 : a.
Pengadaan yang dipilih, bila tidak teliti dapat menjadikan “biaya tinggi” b.
Penyusunan dan persyaratan kontrak kerja sangat penting untuk menjaga agar pelaksanaan pengadaan terjamin mutu
c. Order pemesanan agar barang dapat sesuai jenis, waktu dan tempat.
4. Fungsi Penyimpanan dan Distribusi
Menurut Depkes 2008 bahwa kegiatan penyimpanan merupakan kegiatan menyimpan dan memelihara perbekalan farmasi yang diterima
pada tempat yang dinilai aman dari pencurian serta gangguan fisik yang dapat merusak mutu obat. Tujuan dari penyimpanan obat adalah untuk
melindungi obat-obat yang disimpan dari kehilangan, kerusakan, kecurian, terbuang sia-sia dan untuk mengatur aliran barang dari tempat penyimpanan
ke pengguna melalui suatu sistem yang terjangkau Febriwati, 2013. Sedangkan kegiatan distribusi adalah kegiatan mendistribusikan
perbekalan farmasi di rumah sakit untuk pelayanan individu dalam proses terapi bagi pasien rawat inap dan rawat jalan serta untuk menunjang
pelayanan medis. Tujuan dari pendistribusian yaitu tersedianya perbekalan farmasi di unit-unit pelayanan secara tepat waktu, tepat jenis dan jumlah
Depkes,2008. Faktor yang mempengaruhi pendistribusian barang antara
21
lain proses administrasi, proses penyampaian datainformasi, proses pengeluaran fisik barang, proses angkutan, proses pembongkaran dan
pemuatan Dina,2012.
5. Fungsi Pemeliharaan
Pemeliharaan diartikan sebagai kegiatan menjaga fasilitas dan peralatan penunjang kegiatan logistik dirumah sakit agar seluruh kegiatan dapat
berjalan dengan optimal sesuai perencanaan. Fungsi pemeliharaan menurut Seto 2004 yaitu upaya melindungi kualitas dan kuantitas obat dari faktor
panas, kelembaban, kerusakan fisik, kadaluarsa, kebersihan dari serangga dan hama, pencuri dan bahaya api.
6. Fungsi Penghapusan
Menurut PMK no.58 tahun 2014 bahwa fungsi penghapusanpemusnahan dilakukan untuk sediaan farmasi, alkes dan BHP bila produk tidak
memenuhi pesyaratan mutu, telah kadaluarsa, tidak memenuhi syarat untuk dipergunakan dalam pelayanan kesehatan atau kepentingan ilmu
pengetahuan dan dicabut izin edarnya. Sedangkan menurut Aditama 2007, fungsi penghapusan yaitu usaha pembebasan barang pertanggungjawaban
yang berlaku karena kerusakan yang tidak dapat diperbaiki lagi, dinyatakan sudah tua, kelebihan, dan hal lain menurut peraturan perundangan yang
berlaku Herni, 2012.
7. Fungsi PengawasanPengendalian
Pengawasan adalah segenap kegiatan untuk menyakinkan dan menjamin bahwa tugaspekerjaan telah dilakukan sesuai dengan rencana yang telah
22
ditetapkan, kebijaksanaan yang telah digariskan dan perintah aturan yang diberikan. Pengawasan merupakan bagian dari fungsi manajemen,
disamping fungsi perencanaan, pengorganisasian dan pelaksanaan. Fungsi Pengendalian menurut Subagya 1998 merupakan fungsi inti dari
pengelolaan perlengkapan yang meliputi usaha untuk memonitor dan mengamankan keseluruhan pengelolaan logistik dimana terdapat kegiatan
pengendalian inventaris.
2.2. Manajemen Persediaan
Menurut Rangkuti 2002, persediaan merupakan sejumlah bahan-bahan yang disediakan dan bahan dalam proses yang terdapat dalam perusahaan untuk
proses produksi serta barang-barang jadiproduk yang disediakan untuk memenuhi permintaan dari konsumen atau langganan setiap waktu. Persediaan dapat
diminumkan dengan mengadakan perencanaan produksi yang lebih baik serta organisasi bagian produksi yang lebih efisien. Persediaan inventory ditujukan
untuk mengantisipasi kebutuhan permintaan. Menurut Priyambodo 2007 tujuan diadakannya persediaan antara lain
untuk memberikan layanan terbaik pada pelanggan, untuk memperlancar proses produksi, untuk mengantisipasi kemungkinan terjadinya kekurangan persediaan
stockout dan untuk menghadapi fluktuasi harga. Sistem dalam persediaan diartikan sebagai serangkaian kebijakan dan
pengendalian yang memonitor tingkat persediaan dan menentukan tingkat persediaan yang harus dijaga, kapan persediaan harus disediakan dan berapa besar
23
pesanan yang harus dilakukan. Sistem ini bertujuan menetapkan dan menjamin tersedianya sumber daya yang tepat, dalam kuantitas yang tepat dan pada waktu
yang tepat serta meminimumkan biaya total melalui penentuan apa, berapa, dan kapan pesanan dilakukan secara optimal Rangkuti, 2002.
Biaya – biaya yang timbul dari adanya persediaan, yaitu :
1. Biaya penyimpanan holding costs atau carrying costs, yaitu terdiri atas biaya-
biaya yang bervariasi secara langsung dengan kuantitas persediaan. Biaya penyimpanan per periode akan semakin besar apabila kuantitas bahan yang
dipesan semakin banyak atau rata-rata persediaan semakin tinggi. Biaya-biaya yang termasuk sebagai biaya penyimpanan diantaranya biaya fasilitas-fasilitas
penyimpanan termasuk penerangan, pendingin ruangan, dan sebagainya, biaya modal opportunity costs of capital, yaitu alternatif pendapatan atas
dana yang diinvestasikan dalam persediaan, biaya keusangan, biaya penghitungan fisik, biaya asuransi persediaan, biaya pajak persediaan, biaya
pencurianpengrusakan, dan biaya penanganan persediaan. Biaya penyimpanan persediaan berkisar antara 12 sampai 40 persen dari
biaya atau harga barang. Untuk perusahaaan manufacturing biasanya, biaya penyimpanan rata-rata secara konsisten sekitar 25 persen Rangkuti, 2002.
2. Biaya pemesanan atau pembelian ordering costs atau procurement costs yaitu
biaya yang dkeluarkan berkaitan dengan pemesanan barang-barang dari penjual, sejak dari pesanan dibuat dan dikirim ke penjual sampai barang
tersebut dikirim dan diserahkan serta diinspeksi di gudang Assauri, 2004. Biaya-biaya ini meliputi diantaranya pemrosesan pesanan dan biaya ekspedisi,
24
upah, biaya telepon, pengeluaran surat menyurat, biaya pengepakan dan penimbangan, biaya pemeriksaan inspeksi penerimaan, biaya pengiriman ke
gudang, dan biaya utang lancar. Pada umumnya, biaya pemesanan di luar biaya bahan dan potongan
kuantitas tidak naik apabila kuantitas pemesanan bertambah besar. Tetapi, apabila semakin banyak komponen yang dipesan setiap kali pesan, jumlah
pesanan per periode turun, maka biaya pemesanan total akan turun. Ini berarti, biaya pemesanan total per periode tahunan sama dengan jumlah pesanan yang
dilakukan setiap periode dikalikan biaya yang harus dikeluarkan setiap kali pesan Rangkuti, 2002.
1. Biaya penyiapan manufacturing atau set-up cost. Hal ini terjadi apabila
bahan- bahan tidak dibeli, tetapi diproduksi sendiri “dalam pabrik” perusahaan,
perusahaan menghadapi biaya penyiapan set up cost untuk memproduksi komponen tertentu. Biaya-biaya ini terdiri dari biaya mesin-mesin, biaya
persiapan tenaga kerja langsung, biaya penjadwalan, dan biaya eksepedisi Rangkuti, 2002.
2. Biaya kehabisan atau kekurangan bahan shortage costs adalah biaya yang
timbul apabila persiapan tidak mencukupi adanya permintaan bahan. Biaya kekurangan bahan sulit diukur dalam praktik, terutama karena kenyataannya
biaya ini sering merupakan opportunity costs yang sulit diperkirakan secara objektif Rangkuti, 2002. Menurut Assauri 2004, biaya ini timbul dari
persediaan yang lebih kecil daripada jumlah yang diperlukan seperti kerugian
25
akibat biaya tambahan karena seorang pelanggan meminta suatu barang sedangkan barang yang dibutuhkan tidak tersedia.
Kategori jenis-jenis persediaan dibedakan dalam 5 jenis, diantaranya Assauri, 2008:
a. Persediaan bahan baku raw materials stock yaitu persediaan barang-
barang berwujud yang digunakan dalam proses produksi. b.
Persediaan komponen rakitan purchased parts, yaitu persediaan barang- barang yang terdiri atas bagian yang diterima dari perusahaan lain.
c. Persediaan bahan pembantu atau perlengkapan supplies stock yaitu
persediaan barangbahan yang diperlukan dalam proses produksi untuk membantu berhasilnya produksi.
d. Persediaan barang setengah jadi atau barang dalam proses work in process
yaitu persediaan barang-barang yang keluar dari tiap bagian dalam satu pabrik tetapi perlu diproses kembali untuk kemudian menjadi barang jadi.
e. Persediaan barang jadi finished good stock yaitu persediaan barang-barang
yang telah selesai diproses atau diolah dalam pabrik dan siap untuk dijual kepada pelanggan. Barang jadi ini merupakan produk selesai dan telah siap
untuk dijual. Berdasarkan penjelasan jenis persediaan diatas, persediaan farmasi
termasuk dalam persediaan barang jadi. Menurut PMK no.58 th 2014 bahwa sediaan farmasi adalah obat, bahan obat, obat tradisional dan kosmetika.
26
2.2.1. Perencanaan Persediaan
Perencanaan yang baik menuntut adanya sistem monitoring, evaluasi dan pencatatanpelaporan yang memadai dan berfungsi sebagai umpan balik
untuk tindakan pengendalian terhadap devisi yang ada. Suatu rencana harus didukung oleh semua pihak, rencana yang dipaksakan akan sulit
mendapatkan dukungan bahkan sebaliknya akan berakibat tidak lancar dalam pelaksanaannya.
Menurut Imron 2010, bahwa kebutuhan logistik rumah sakit dihitung berdasarkan dari suatu analisa tentang persediaan logistik yang ada,
yang masih dapat digunakan yang masih memerlukan perbaikan atau memang harus diganti dengan yang baru. Sifat dari kebutuhan logistik
rumah sakit diantaranya rutin, mendesak, dan periodik Aini, 2012. Menurut Pedoman Depkes 2008, tujuan perencanaan perbekalan
farmasi adalah untuk menetapkan jenis dan jumlah perbekalan farmasi sesuai dengan pola penyakit dan kebutuhan pelayanan kesehatan dirumah
sakit. Adapun pendekatan perencanaan kebutuhan dapat dilakukan melalui beberapa metode :
a. Metode konsumsi, metode ini didasarkan pada data riil konsumsi
perbekalan farmasi periode yang lalu, dengan berbagai penyesuaian dan koreksi. Beberapa hal yang harus diperhatikan dalam perhitungan jumlah
perbekalan farmasi diantaranya pengumpulan data, analisa data, perhitungan perkiraan kebutuhan dan penyesuaian jumlah kebutuhan.
27
b. Metode morbiditas, dasar perhitungan pada metode ini yaitu jumlah
kebutuhan perbekalan perbekalan farmasi yang digunakan untuk beban kesakitan yang harus dilayani. Metode ini berdasar pola penyakit,
kenaikan kunjungan, dan waktu tunggu. c.
Kombinasi metode konsumsi dan metode morbiditas disesuaikan dengan anggaran yang tersedia. Acuan yang digunakan yaitu formularium RS,
rekam medik, anggaran yang tersedia, penetapan prioritas, pola penyakit, sisa persediaan, data penggunaaan periode yang lalu, dan rencana
pengembangan. Menurut hasil penelitian Suciati dan Adisasmito 2006 bahwa aspek
yang perlu dipertimbangkan dalam perencanaan obat di RS yaitu standarisasi obat atau formularium, anggaran, pemakaian periode
sebelumnya, stok akhir dan kapasitas gudang, lead time dan stok pengaman, jumlah kunjungan dan pola penyakit, standar terapi, serta penetapan
kebutuhan obat dengan menggunakan ABC Indeks Kritis.
2.2.2. Pengadaan Persediaan
Pengadaan merupakan kegiatan untuk merealisasikan kebutuhan yang telah ditetapkan dan disetujui anggarannya Febriawati, 2013. Terdapat
empat tujuan strategis dalam pengadaan farmasi menurut WHO 2001 diantaranya, yaitu pengadaan obat dengan biaya yang efektif dan dalam
jumlah yang tepat, pilih pemasok yang memiliki produk dapat diandalkan
28
dan berkualitas tinggi, pastikan pengiriman tepat waktu, serta mencapai total biaya serendah mungkin.
Dalam kegiatan pengadaan terdapat kegiatan pembelian, terdapat 4 kegiatan utama dalam pembelian, yaitu pemilihan supplier pemasok,
melakukan pemantauan pengiriman, menjembatani antara supplier dengan bagian terkait pembelian di perusahaan, dan mencari produk yang dapat
memberikan kontribusi dan keuntungan pada perusahaan. Hal- hal yang perlu diperhatikan dalam pelaksanaan pengadaan antara
lain stok bahan yang ada baik bahan baku, bahan pengemas, dan produk jadi, dan lead time waktu yang dibutuhkan untuk pengadaan barang mulai
pemesanan sampai tiba di gudang.
2.2.3. Pengawasan Persediaan
Pengawasan adalah segenap kegiatan untuk menyakinkan dan menjamin bahwa tugaspekerjaan telah dilakukan sesuai dengan rencana
yang telah ditetapkan, kebijaksanaan yang telah digariskan dan perintah aturan yang diberikan. Pengawasan merupakan bagian dari fungsi
manajemen, disamping fungsi perencanaan, pengorganisasian dan pelaksanaan.
Tujuan pengawasan sediaan farmasi adalah Daris, 2010 melindungi masyarakat dari sediaan farmasi yang tidak memenuhi syarat, melindungi
masyarakat dari penyalahgunaan dan salah penggunaan sediaan farmasi dan
29
alat kesehatan, dan mencegah persaingan tidak sehat antar perusahaan farmasi.
Menurut Seto 2004, semua kegiatan dalam siklus logistik harus selalu dilakukan pengawasan mulai dari Perencanaan, Penganggaran,
Pengadaan, Penyimpanan dan Penyaluran, Pemeliharaan dan Penghapusan. Pengawasanpengendalian dari siklus pengelolaan logistik mencakup
pengawasan terhadap harga barang, biaya-biaya yang dikeluarkan dalam siklus logistik, menyangkut prosedur dalam siklus logistik, kesesuaian
barang, perhatian terhadap kualitas barang, kadaluarsa barang, serta tertib pencatatan dan pelaporan.
Menurut Rangkuti 2002, pengawasan persediaan pada intinya adalah menjaga jangan sampai perusahaan kehabisan persediaan, menjaga supaya
pembentukan persediaan oleh perusahaan tidak terlalu besar sehingga biaya yang timbul tidak terlalu besar dan menjaga agar pembelian secara kecil-
kecilan dapat dihindari karena ini akan berakibat biaya pemesanan menjadi besar.
2.2.4. Pengendalian Persediaan
Menurut Priyambodo 2007 bahwa pengendalian persediaan adalah menghasilkan keputusan tingkat persediaan yang menyeimbangkan tujuan
diadakannya persediaan dengan biaya yang dikeluarkan. Dengan kata lain, sasaran akhir dari pengendalian persediaan adalah meminimalkan total
biaya dengan perubahan tingkat persediaan.
30
Untuk mempertahankan tingkat persediaan yang optimum, diperlukan jawaban atas dua pertanyaan mendasar yaitu kapan dilakukan pemesanan
dan berapa jumlah yang harus dipesan dan kapan harus dilakukan pemesanan kembali. Keputusan mengenai kapan dan berapa jumlah yang
harus dipesan sangat tergantung kepada waktu dan tingkat persediaan. Salah satu fungsi manajerial dalam manajemen persediaan yang
sangat penting adalah pengendalian persediaan. Apabila perusahaan menanamkan terlalu banyak dananya dalam persediaan, hal ini akan
menyebabkan biaya penyimpanan yang berlebihan, dan mungkin mempunyai oppurtinity cost. Demikian pula apabila perusahaan tidak
mempunyai persediaan yang mencukupi, dapat mengakibatkan biaya-biaya dari terjadinya kekurangan bahan stock out Rangkuti, 2002.
Sedangkan menurut Seto 2004, pengendalian persediaan inventory control adalah fungsi manajerial yang sangat penting karena
persediaanstok obat akan memakan biaya yang melibatkan investasi yang besar karena itu perlu dilakukan dengan efektif dan efisien. Pengendalian
persediaan yang efektif adalah mengoptimalkan dua tujuan yaitu memperkecil total investasi pada persediaan obat dan menjual berbagai
produk yang benar untuk memenuhi permintaan konsumen.
2.2.4.1. Pengendalian Persediaan Dengan Analisis ABC Investasi
Jenis barang perbekalan farmasi dirumah sakit sangat banyak jumlahnya yang tidak seluruhnya memiliki prioritas yang sama. Untuk
mengetahui jenis perbekalan farmasi yang harus mendapat prioritas maka
31
digunakan analisis ABC. Analisis ABC ini dapat memudahkan pengendalian persediaan perbekalan farmasi dengan mengklasifikasikan
item barang. Analisis ABC merupakan metode pembuatan grup atau penggolongan berdasarkan peringkat nilai dari nilai tertinggi hingga
terendah, dan dibagi menjadi 3 kelompok besar yang disebut kelompok A,B dan C Maimun, 2008:
Menurut Assauri 2004, klasifikasi dalam analisis ABC dibagi menjadi 3, diantaranya :
1. Kelompok A adalah inventory dengan nilai investasinya tinggi dengan
jumlah sekitar 80 dan mempunyai jumlah penggunaan tidak melebihi 10 dari total nilai inventory.
2. Kelompok B adalah inventory dengan nilai investasinya mencapai 15
dan mempunyai jumlah penggunaan hingga 20 dari total nilai inventory.
3. Kelompok C adalah inventory dengan nilai investasinya tidak lebih dari
15 dan mempunyai jumlah penggunaan mencapai 70 dari total nilai inventory.
Menurut Dirjen Binakefarmasian dan Alat Kesehatan 2008 klasifikasi persediaan berdasarkan kumulasi persennya dibagi atas 3 bagian,
yaitu : 1
Persediaan dengan persen kumulatifnya 0-70 masuk dalam kategori kelompok A.
32
2 Persediaan dengan persen kumulatifnya 71-90 masuk dalam kategori
kelompok B. 3
Persediaan dengan persen kumulatifnya 90-100 masuk dalam kategori kelompok C.
Menurut Priyambodo 2009, beberapa persediaan memiliki proporsi yang relatif lebih kecil dari volume persediaan secara keseluruhan, namun
memiliki nilai rupiah yang relatif lebih besar. Besarnya persentase ini adalah kisaran yang bisa berubah-ubah dan
berbeda antara perusahaan satu dengan yang lainnya. Analisis ABC adalah analisis konsumsi obat tahunan dan biaya untuk menentukan item yang
menjelaskan proporsi terbesar dari anggaran. Analisis ABC dapat WHO, 2003 :
a. Mengklasifikasikan item yang memiliki tingkat penggunaan yang tinggi
dan item yang memiliki biaya yang rendah. b.
Mengukur sejauh mana konsumsi obat yang sebenarnya mencerminkan kebutuhan kesehatan masyarakat dan membandingkan konsumsi obat
pola morbiditas. c.
Mengidentifikasi pembelian untuk item di rumah sakit yang tidak masuk dalam daftar obat esensial yaitu penggunaan obat-obatan non-
formularium. Manfaat pengendalian persediaan dengan klasifikasi ABC, yaitu
Rangkuti, 2002 :
33
1 Membantu manajemen dalam menentukan tingkat persediaan yang
efisien. 2
Memberikan perhatian pada jenis persediaan utama yang dapat memberikan cost benefit yang besar bai perusahaan
3 Dapat memanfaatkan modal kerja sebaik-baiknya sehingga dapat
memacu pertumbuhan perusahaan 4
Sumber-sumber daya produksi dapat dimanfaatkan secara efisien.
2.2.4.2. Pengendalian Persediaan Dengan Metode EOQ Economic
Order Quantity
Berawal di tahun 1913, F.W. Harris mengembangkan suatu model dimana menjaga persediaan dalam keadaan siap digunakan, terlebih dahulu
mendefinisikan seberapa banyak suatu persediaan atau produk dipesan. Kemudian Wilson pada tahun 1934 mengembangkan teori F.W.Harris
membuat perumusan EOQ. Metode ini tidak hanya mengetahui dan menentukan jumlah pemesanan namun dengan metode ini diharapkan dapat
meminimalisasi total biaya operasional. Hal ini dikarenakan pada perumusan EOQ, jumlah pemesanan diperoleh dengan mempertimbangkan
biaya pemesanan dan biaya penyimpanan sebagai variabel yang dihitung Nadia, 2012.
Menurut Bunawan 1996, rumus ini kemudian mencapai pemakaian yang sangat luas dalam industri melalui upaya seorang konsultan
bernama Wilson. Maka rumus ini sering pula dinamakan EOQ Wilson yang
34
sebenarnya dikembangkan oleh Harris. Metode ini merumuskan jumlah barang yang harus dipesan dengan meminimalkan biaya pengoperasian
persediaan. Menurut Anief 2008, metode EOQ merupakan volume atau
jumlah pembelian yang paling ekonomis untuk dilaksanakan pada setiap kali pembelian. Sehingga diharapkan metode ini dapat mencegah
kekosongan obat dengan mengadakan jumlah pemesanan barang. Berikut adalah rumus untuk menentukan jumlah pemesanan
optimum menurut Heizer dan Render 2010, yaitu :
Rumus :
Keterangan :
Q : Jumlah pesanan
D : Jumlah kebutuhan barang
S : Biaya pemesanan untuk setiap pesanan
H : Biaya penyimpanan per unit per tahun
Menurut Schroeder 2003, dalam menggunakan EOQ ada beberapa asumsi yang digunakan :
1 Permintaan terhadap obat konstan, berulang, dan diketahui.
2 Waktu tunggu lead time konstan dan diketahui.
3 Tidak diperbolehkan terjadi kehabisan stok untuk menentukan dengan
pasti kapan harus memesan bahan untuk mencegah kekurangan stok. 4
Barang yang dipesan ditempatkan dalam persediaan dalam satu waktu.
Q =
√
35
5 Harga per unit konstan dan tidak ada diskon yang diberikan jika pesanan
dalam jumlah banyak. 6
Barang merupakan produk tunggal ,tidak ada interaksi dengan produk lain.
2.2.4.3. Pengendalian Persediaan Dengan Safety Stock
Apabila penggunaan persediaan melebihi dari perkiraan maka terdapat persediaan pengamanan untuk menghindari kekosongan obat inilah yang
dinamakan safety stock. Rumah sakit sering menghadapi ketidakpastian jangka waktu pengiriman dan permintaan akan barang logistik selama
periode tertentu. Dalam hal ini rumah sakit memerlukan persediaan ekstra yang disebut persediaan pengamanan. Safety stock bertujuan untuk
menentukan berapa besar stok yang dibutuhkan selama masa tenggang untuk memenuhi besarnya permintaan. Rangkuti, 2002
Safety stock adalah persediaan tambahan yang diadakan untuk melindungi atau menjaga kemungkinan terjadinya kekurangan persediaan
yang disebabkan karena adanya permintaan yang lebih besar dari perkiraan semula atau karena keterlambatan barang yang dipesan sampai digudang
penyimpanan lead time yang lebih lama dari perkiraan semula dengan menentukan besarnya persediaan pengaman yang kemudian diikuti dengan
jumlah pesanan tetap atau EOQ Seto dkk, 2004. Faktor-faktor yang mempengaruhi besar kecilnya safety stock, adalah sebagai berikut Ristono,
2009:
36
a. Resiko kehabisan persediaan, yang biasanya ditentukan oleh :
1. Kebiasaan pihak supplier dalam pengiriman barang yang dipesan,
apakah tepat waktu atau sering kali terlambat dari waktu yang telah ditetapkan dalam kontrak pembelian.
2. Dapat diduga atau tidaknya kebutuhan bahan bakupenolong untuk
produksi. Apabila kebutuhan bahan penolong setiap kali proses produksi dapat diduga atau diperhitungkan secara tepat, maka
perusahaan tidak perlu memiliki persediaan yang besar. b.
Biaya simpan digudang dan biaya ekstra bila kehabisan persediaan. Apabila dibandingkan, biaya penyimpanan digudang lebih besar dari
biaya yang dikeluarkan seandainya melakukan pesanan ekstra bila persediaan habis,maka perusahaan tidak perlu memiliki persediaan besar.
c. Sifat persaingan. Persaingan yang terjadi antara perusahaan dapat
ditentukan dari kecepatan pelayanan pemenuhan permintaan konsumen, maka perusahaan perlu memiliki persediaan yang besar. Namun bila
yang menjadi sifat persaingan adalah hal lain kualitas dan harga, maka tidak mendesak untuk memiliki persediaan yang besar.
Oleh karena itu, mengapa diperlukan perhitungan terhadap safety stock untuk menentukan jumlah persediaan pengamanan dalam menjaga
kendali persediaan obat dirumah sakit. Persediaan pengaman safety stock adalah persediaan tambahan yang
diadakan untuk melindungi atau menjaga kemungkinan terjadinya kekurangan bahan stockout Bowersox, 2002. Berikut perhitungan dalam
37
menentukan persediaan pengaman obat dirumah sakit dengan lead time yang diketahui, permintaan bersifat konstan sehingga service level sebesar
98 Z = 2,05 Rangkuti, 2002 :
Rumus :
Keterangan :
SS : Safety stock
Z : Service level
d : Rata- rata pemakaian
L : Lead time
Tingkat pelayanan Service level dapat didefinisikan sebagai probabilitas permintaan tidak akan melebihi persediaan selama waktu
tenggang. Tingkat pelayanan 98 menunjukkan bahwa besarnya kemungkinan permintaan tidak akan melebihi persediaan selama waktu
tenggang ialah 98. Dengan kata lain, risiko terjadinya kekosongan stok stockout risk hanya 2 Herjanto, 2008.
2.2.4.4. Pengendalian Persediaan Dengan Metode ROP Reorder Point
Pemesanan terhadap persediaan obat dirumah sakit dilakukan berulang-ulang setiap bulannya untuk memenuhi kebutuhan maka perlu
dipertimbangkan persediaan pengaman safety stock dan kapan waktu pemesanan kembali ROP untuk menghindari kekosongan obat.
SS = Z x d x L
38
ROP adalah batastitik jumlah pemesanan kembali termasuk permintaan yang diinginkan atau dibutuhkan selama masa tenggang
Rangkuti, 2002. Dimana dengan metode ini dapat diketahui kapan sebaiknya waktu bagi petugas kefarmasian dalam melakukan pemesanan
kembali barang yang hampir habis ke distributor. Pendekatan ROP menghendaki jumlah persediaan yang tetap setiap
kali melakukan pemesanan. Apabila pemesanan mencapai jumlah tertentu maka harus dilakukan pemesanan kembali dengan segera untuk
menghindari kekosongan obat. Pendekatan ROP ini mempunyai resiko terjadi stock out jika jumlah permintaan selama waktu lead time melebihi
jumlah persediaan pengaman buffer stock. Pendekatan ini mengharuskan dilakukannya pengecekan kartu stok secara teratur untuk menentukan
apakah pemesanan kembali harus dilakukan Priyambodo, 2007. Berikut adalah rumus untuk menentukan titik pemesanan kembali
menurut Heizer dan Render 2010 dan Rangkuti 2002, yaitu :
Rumus :
Keterangan :
ROP : Reorder Point
d : permintaan harian
L : Lead Time waktu tunggu
SS : Persediaan Pengaman safety stock
ROP model terjadi apabila jumlah persediaan yang terdapat dalam stok berkurang terus sehingga kita harus menentukan berapa banyak batas
ROP = d x L + SS
39
minimal tingkat persediaan yang harus dipertimbangkan sehingga tidak terjadi kekosongan obat stock out Rangkuti, 2002.
2.3. Stock Out
Menurut Waluyo 2006, sisa obat akhir kurang dari jumlah pemakaian rata- rata tiap bulan selama satu bulan disebut stockout. Sedangkan menurut Gazali
2002 dalam Pratiwi 2009 mendefinisikan stock out adalah keadaan persediaan obat kosong yang dibutuhkan. Stok kosong adalah jumlah akhir obat sama dengan
nol. Stok obat digudang mengalami kekosongan dalam persediaannya sehingga bila ada permintaan tidak bisa terpenuhi.
Apabila jumlah permintaan atau kebutuhan lebih besar dari tingkat persediaan yang ada, maka akan terjadi kekurangan persediaan atau disebut Stock
Out. Pada situasi terjadinya kekurangan persediaan, seorang pengusaha akan menghadapi dua kemungkinan diantaranya permintaan akan dibatalkan sama
sekali dan barang yang masih kurang akan dipenuhi kemudian Rangkuti, 2004. Stock out disebabkan beberapa faktor antara lain demand yang fluktuasi,
peramalan yang tidak akurat, dan lead time yang bervariasi lead time supplier maupun lead time manufacturing. Nova, 2013
Menurut Prawirosentono 2000, Stock out berakibat pada kerugian berupa tidak efisien dan terputusnya hubungan dengan konsumen. Upaya-upaya untuk
menghindari terjadinya kehabisan bahan, yaitu bisa dilakukan sebagai berikut : a.
Pembelian secara darurat, pembelian mendadak ini harus dilakukan hanya dalam keadaan dimana persediaan bahan yang ada dalam keadaan kritis.
40
b. Mengadakan cadangan persediaan safety stock, salah satu upaya selain
pembelian darurat yaitu mengadakan safety stock.
2.4. OBAT
Obat adalah semua bahan tunggal atau campuran yang dipergunakan oleh semua mahluk untuk bagian dalam dan luar tubuh guna mencegah, meringankan
dan menyembuhkan penyakit. Obat paten yaitu obat jadi dengan nama dagang yang terdaftar atas nama pembuat yang diberi kuasa dan dijual dalam bungkus asli
dari pabrik yang memproduksinya. Sedangkan obat generik yaitu obat dengan nama resmi yang ditetapkan dalam formularium untuk zat berkhasiat yang
dikandungnya. Obat menurut bentuk sediaan obat dikelompokkan menjadi bentuk padat serbuk, tablet, pil, dan kapsul, bentuk setengah padat salep, krim, gel dan
salep mata, bentuk cair injeksi, infus, obat tetes dan sirup serta bentuk gas inhalasi, sprayaerosol Syamsuni, 2006.
2.5. PENGERTIAN SISTEM
Sistem adalah suatu kesatuan yang utuh dan terpadu dari berbagai elemen yang berhubungan serta saling mempengaruhi yang dengan sadar dipersiapkan
untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Sistem mempunyai tujuan atau sasaran yang ingin dicapai, pada dasarnya tercapainya tujuan atau sasaran ini
adalah sebagai kerjasama dari berbagai subsistem yang terdapat dalam sistem Azwar, 1996. Sedangkan sistem menurut Indrajit 2001 yaitu kumpulan dari
komponen-komponen yang dimiliki unsur dan memiliki keterkaitan antara satu
41
dengan lainnya. Sistem terbentuk dari bagian atau elemen yang saling berhubungan dan mempengaruhi, diantaranya Azwar, 1996 :
1. Masukan input yaitu kumpulan berbagai elemen yang terdapat dalam sistem
dan yang diperlukan untuk berfungsinya sistem tersebut. 2.
Proses adalah kumpulan bagian atau elemen yang terdapat dalam sistem dan yang berfungsi untuk mengubah masukan menjadi keluaran yang
direncanakan. 3.
Keluaran output adalah kumpulan bagian atau elemen yang dihasilkan dari berlangsungnya proses dalam sistem.
4. Dampak yaitu akibat yang dihasilkan oleh keluaran suatu sistem.
5. Umpan Balik yaitu kumpulan bagian atau elemen yang merupakan keluaran
dari sistem dan sekaligus sebagai masukan bagi sistem tersebut. 6.
Lingkungan yaitu dunia diluar sistem yang tidak dikelola oleh sistem tetapi mempunyai pengaruh besar terhadap sistem.
2.6. SDM
Sumber daya manusia menurut Sihotang 2007 adalah yang mampu bekerja untuk menghasilkan barang dan jasa yang dapat memenuhi kebutuhan masyarakat
umum. Sumber daya manusia di instalasi farmasi sesuai dengan PMK no.58 tahun 2014 yaitu apoteker, tenaga teknis kefarmasian dan petugas penunjang lain agar
tercapai sasaran dan tujuan instalasi farmasi rumah sakit. Dalam permenkes ini juga dijelaskan bahwa pelayanan kefarmasian dirawat jalan idealnya dibutuhkan
tenaga apoteker dengan rasio 1 apoteker untuk 50 pasien.