145
Pengadaan obat di RSUD Kota Bekasi sudah menggunakan sistem e-purchasing secara online melalui web LKPP Lembaga Kebijakan
Pengadaan BarangJasa Pemerintah. Pengadaan obat melalui e- purchasing
ini dikeluarkan
pemerintah melalui
Surat Edaran
Menkes167III2014 tentang Pengadaan Obat berdasarkan Katalog Elektronik E-catalogue.
Surat edaran ini dimaksudkan untuk menjamin ketersediaan dan pemerataan obat yang aman, bermutu, dan berkhasiat untuk memenuhi
kebutuhan pelayanan kesehatan. Hal ini diperlukan untuk melaksanakan pengadaan obat secara transparan, efektif, efisien serta hasilnya dapat
dipertanggungjawabkan. Kelebihan dari sistem online yaitu sistem ini lebih memudahkan
bagi petugas teknis kefarmasian dalam melakukan pemesanan obat untuk memenuhi kebutuhan dirumah sakit. Sedangkan kekurangan dari sistem ini
yaitu obat yang dipesan karena harganya relatif murah banyak barang yang tidak terjamin kualitasnya dan sering dikeluhkan oleh user dirumah sakit
serta server e-catalogue seringkali error dalam pengoperasiannya. Faktor yang dapat mempengaruhi terjadinya stock out pada
kegiatan pengadaan diantaranya keterlambatan dalam pembuatan surat pemesanan SP, kekosongan pada distributor dan kesalahan dalam
pemesanan. Kesalahan dalam pemesanan ini diketahui apabila terdapat obat atau barang yang stoknya masih kosong dan tidak kunjung datang.
146
Bagian pengadaan salah dalam menentukan distributor mana yang akan mengirimkan obat kerumah sakit.
6.5.3. Pengawasan Persediaan
Kegiatan pengawasan yang dilakukan oleh petugas gudang yaitu dengan melakukan pencatatan secara teratur terhadap obat yang keluar dan
masuk pada kartu stok, penyimpanan sesuai dengan ketentuan obat dan pencatatan terhadap tanggal kadaluarsa obat. Pencatatan dilakukan untuk
persyaratan KemenkesBPOM, dasar akreditasi RS, dasar audit RS dan dokumentasi farmasi Kemenkes, 2014. Menurut pedoman pengelolaan
obat Depkes 2008 bahwa pencatatan merupakan kegiatan yang bertujuan untuk memonitor transaksi perbekalan farmasi yang keluar masuk di
gudang farmasi. Pencatatan sebagai alat bantu kontrol bagi kepala instalasi farmasi, sebagai bahan menyusun laporan dan perencanaan serta untuk
pertanggungjawaban bagi petugas. Pencatatan dapat dilakukan dengan mengunakan kartu stok.
Beberapa hal-hal yang harus diperhatikan dalam pencatatan, diantaranya pencatatan dilakukan secara rutin dari hari ke hari, setiap terjadi mutasi
perbekalan farmasi langsung dicatat didalam kartu stok, dan kartu stok diletakkan berdekatan dengan sediaan farmasi bersangkutan. Kartu stok
berfungsi untuk Depkes, 2008 :
147
a. Kartu stok digunakan untuk mencatat mutasi perbekkes.
b. Tiap lembar kartu stok hanya diperuntukkan mencatat data mutasi
1 perbekkes yang berasal dari 1 sumber anggaran. c.
Data pada kartu stok digunakan untuk menyusun laporan, perencanaan, pengadaan, dan sebagai pembanding terhadap
keadaan fisik perbekkes dalam tempat penyimpanannya. Menurut Rangkuti 2002, pengawasan persediaan pada intinya
adalah menjaga jangan sampai perusahaan kehabisan persediaan, menjaga supaya pembentukan persediaan oleh perusahaan tidak terlalu besar
sehingga biaya yang timbul tidak terlalu besar dan menjaga agar pembelian secara kecil-kecilan dapat dihindari karena ini akan berakibat biaya
pemesanan menjadi besar.
6.5.4. Pengendalian Persediaan
Kegiatan pengendalian di gudang farmasi RSUD Kota Bekasi yaitu dengan kegiatan stock opname yang dilakukan di akhir bulan setiap 1
bulan sekali. Kegiatan stock opname ini dilakukan dengan memeriksa kesesuaian jumlah fisik barang di gudang dengan data jumlah barang yang
ada dalam sistem komputer. Berdasarkan Permenkes 58 tahun 2014 bahwa salah satu cara
dalam mengendalikan persediaan yaitu dengan kegiatan stock opname secara periodik dan berkala. Tujuan dari pengendalian sediaan farmasi,
