Pengadaan Persediaan Kedisplinan petugas

97 Pengadaan BarangJasa Pemerintah. Sebagaimana pernyataan informan berikut : “Sekarang kegiatan pengadaan sudah melalui e-catalog, yang kedua ada yang lelang, yang ketiga dengan penunjukkan langsungpembelian langsung, karena sekarang lebih mudah dengan e-catalog lewat online, harga juga sudah sesuai, tidak perlu sulit negoisasi ” Inf-2 “Kegiatan pengadaan dengan pembelian langsung, tenderlelang dan e-cataloguee-purchasing lewat online dan website lkpp, untuk obat, alkes, bhp dan vaksin. Sekarang sudah ada amanah dari UUpermenkes itu kita sudah wajib purchasing kalau ada barangnya di e-catalogue wajib lewat itu, paling sering obat yang dipesan lewat e-catalog ” Inf-3 Pengadaan obat melalui e-purchasing ini dikeluarkan pemerintah melalui Surat Edaran Menkes167III2014 tentang Pengadaan Obat berdasarkan Katalog Elektronik E-catalogue. Pengadaan obat dilaksanakan berdasarkan e-Catalogue obat dengan menggunakan metode pembelian secara elektronik e-Purchasing sebagaimana tercantum dalam e-Catalogue obat yang ditetapkan oleh Kepala LKPP. Dalam Katalog Elektronik e-Catalogue telah berisi daftar harga obat, spesifikasi obat dan penyedia obat. Salah satu kelebihan dari sistem online ini menurut informan adalah : “karena sekarang lebih mudah dengan e-catalog lewat online, harga juga sudah sesuai, tidak perlu sulit negoisasi” Inf-2 Selain itu, untuk kekurangan yang dirasakan selama proses pengadaan dengan menggunakan sistem online e-catalogue menurut informan terkait adalah : “Ketika dari pelayanan kefarmasian terdapat keluhan terhadap BHP yang tumpul..karena melalui e-catalog berbagai distributor dapat 98 mengirimkan barangnya. Jadi e-catalog mungkin karena sudah MEA ,jadi sudah impor semua barangnya. Apabila produknya jelek terkadang dokternya tidak bersedia memakai, seharusnya dengan harganya yang murah tapi kualitasnya juga harus bagus ” Inf-1 “kalau kita melakukan pemesanan dengan e-catalogue pada pagisiang hari servernya tuh pasti sering error dan sibuk banget, jadi biasanya kita melakukan pemesanan di malam hari” Inf-2 Berdasarkan wawancara dapat disimpulkan bahwa kelebihan dari sistem online yaitu sistem ini lebih memudahkan bagi petugas teknis kefarmasian dalam melakukan pemesanan obat untuk memenuhi kebutuhan dirumah sakit. Sedangkan kekurangan dari sistem ini yaitu obat yang dipesan karena harganya relatif murah banyak barang yang tidak terjamin kualitasnya dan sering dikeluhkan oleh user dirumah sakit serta server e- catalogue seringkali error dalam pengoperasiannya. Kendala yang sering ditemui dalam kegiatan pengadaan yaitu ketersediaan anggaran yang kurang, kecepatan pengiriman dan prosedur administrasi yang panjang. Sebagaimana pernyataan informan berikut : “Kendala kalau dari internal yaitu ketersediaan anggaran, kalau dari eksternal yaitu kecepatan pengiriman ” Inf-2 “ Kendala yang ditemui yaitu adanya habis anggaran, jadi mengakibatkan kosong stok, apabila jadi masalah di perencanaan, jadi masalah juga di pengadaan” Inf-3 “kendalanya lebih banyak dalam masalah dana dan prosedur administrasinya yang panjang ” Inf-4 Faktor yang dapat mempengaruhi terjadinya stock out pada kegiatan pengadaan diantaranya keterlambatan dalam pembuatan surat pemesanan SP, kekosongan pada distributor dan kesalahan dalam pemesanan. Sebagaimana pernyataan informan berikut : 99 “Terkadang ada keterlambatan pembuatan SP dari UPBJ, terus barang dipesan tidak dapat diantar oleh distributor. Apabila salah split, misalnya obat A yang harusnya dipesan ke distributor B, dibuat SPnya ke distributor C, nah dis.C tidak melakukan konfirmasi bahwa obat tsb tidak ada, ini salah pesan distributor, pernah kejadian seperti itu akhirnya stok out..RS menunggu padahal obatnya tidak akan dikirim, jadi kita menunggu barangnya, gudang juga menunggu, user lebih nungguin lagi, ternyata tidak datang, lalu ditanyakan ke UPBJ, ternyata salah distributor, jadi akhirnya diperbaiki atau kalau tidak barangnya tidak data ng sama sekali” Inf-3 “distributor yang ditunjuk tidak sanggup memenuhi, karena barang nya kosong, distributor yang kita tunjuk tidak bisa melayani,barangnya kebutuhannya indent ada yang harus nunggu dulu,jadi stoknya kosong”Inf-4 Dari hasil wawancara dan telaah dokumen diketahui kegiatan pengadaan dilakukan dengan penunjukkan langsung dan saat ini pemesanannya wajib melalui e-purchasing. Kelebihan dari sistem ini yaitu dapat memberikan kemudahan bagi petugas untuk melakukan pemesanan, sedangkan kekurangannya terletak pada tidak terjaminnya kualitas obat karena banyak produk yang murah dan server e-catalogue seringkali error dalam pengoperasiannya. Sedangkan faktor yang dapat mempengaruhi terjadinya stock out pada kegiatan pengadaan diantaranya keterlambatan dalam pembuatan surat pemesanan SP, kekosongan pada distributor dan kesalahan dalam pemesanan.

5.4.3. Pengawasan Persediaan

Pengawasan persediaan obat di gudang farmasi menjadi tanggung jawab semua petugas gudang. Berdasarkan wawancara dan observasi kegiatan pengawasan oleh petugas gudang dilakukan dengan cara mencatat 100 secara teratur obat yang keluar dan masuk pada kartu stok dan mencatat tanggal kadaluarsa obat. Hal ini sesuai dengan kutipan wawancara berikut : “Pengawasan digudang tiap bulan pemeriksaan melihat expired datenya, barang expired date dilokalisir, lalu kalau sudah mendekati tanggal expired datenya akan diberitahukan kepada usernya ” Inf-1 “Pengawasan dengan pencatatan yang teratur di kartu stok, setiap ambil atau menyimpan barang selalu harus ditulis dikartu stok untuk menghindari barang hilang. Kalau kehilangan tidak pernah kejadian, kalau obat yang akan mendekati expired, tiap awal tahun akan diinventaris seluruh obat di gudang farmasi,nanti dipisahkan,nanti diberi tanda untuk didahulukan pemberiannya ke depo, kalau bulan kadaluarsanya sudah masuk langsung ditarik semua dari depo, lalu dilaporkan barang expired ke beberapa distributor yang bisa retur tapi kalau sistem distributor yang pembelian putus, langsung dimusnahkan semua, karena tidak bisa diretur ” Inf-3 Dalam kegiatan pengawasan di gudang farmasi, kepala gudang yang berwenang dalam pelaksanaannya dengan bertanggung jawab langsung pada kepala instalasi farmasi. Kendala yang dapat menghambat kegiatan pengawasan digudang yaitu penyimpanan obat yang kurang beraturan sehingga sulit untuk melakukan pemeriksaan terhadap ED expiry date obat. Oleh karena itu, setiap awal tahun petugas gudang akan melakukan inventaris dan pencatatan terhadap tanggal kadaluarsa obat di tahun berjalan.

5.4.4. Pengendalian Persediaan

Kegiatan pengendalian obat yang dilakukan oleh gudang farmasi RSUD Kota Bekasi yaitu dengan kegiatan stock opname. Kegiatan stock opname di RSUD Kota Bekasi dilakukan setiap sebulan sekali pada akhir