Pengendalian Persediaan Kedisplinan petugas

101 bulan di gudang farmasi untuk memeriksa kesesuaian jumlah fisik barang di gudang dengan data jumlah barang yang ada dalam sistem komputer. Hal ini sesuai dengan standar Permenkes 58 th.2014 bahwa salah satu cara dalam mengendalikan persediaan yaitu dengan kegiatan stock opname. Kendala dalam kegiatan stock opname yang biasa ditemui oleh petugas diantaranya metode stock opname yang masih manual dan belum didukung oleh teknologi yang modern, terdapatnya ketidaksesuaian antara fisik barang dan data komputer serta banyaknya jenis dan jumlah barang perbekalan farmasi. Metode dalam stock opname yang masih manual dan banyaknya jumlah obat menyulitkan dan membutuhkan waktu yang lebih lama bagi petugas untuk menyelesaikannya. Hal ini sebagaimana pernyataan informan dalam kutipan wawancara berikut : “M etode dalam stok opname masih manual..kalau ditempat swasta yang saya tahu itu dengan sistem teknologi, jadi kita cukup masukan nomor barcode ,kalau teknologi modern dengan nomor barcode nya di scan, hal itu cukup dilakukan dengan 2 jam..kalau disini masih manual jadi bisa seharian sampai 2 hari selesai stock opname ” Inf-2 “ Faktor yang menghambat itu jumlah obat yang banyak dalam jumlah besar, sehingga sulit dan lama menghitungnya dan terpencar tempatnya, jadi susah dan sulit dihitungnya ” Inf-3 Kejadian seperti ini dapat mengakibatkan tidak terkontrolnya persediaan obat dan sulit untuk menentukan waktu pemesanan karena tidak mengetahui jumlah stok yang tersedia dan terkadang tidak terdeteksinya tanggal ED dari suatu barang, sehingga nantinya akan dapat terjadi kekosongan obat. Salah satu kegiatan pengendalian yang dapat menyebabkan stock out yaitu adanya barang kadaluarsa yang tidak 102 terdeteksi saat kegiatan stock opname sehingga barang sudah tidak dapat digunakan kembali. Sebagaimana pernyataan informan berikut : “ Masalah pengendalian misalnya barangnya ED tapi dia slow moving malah relatif death moving, jadi mati berbulan-bulan, secara stok dia banyak tapi kita cek juga ED nya waktu stock opname ternyata dia udah ED, stok yang di komputerna banyak jadi langsung nol, pernah kejadian obat ciprofloxacin” Inf-3 Dalam kegiatan pengendalian persediaan obat di gudang farmasi RSUD Kota Bekasi tidak menggunakan metode khusus. Hal ini sesuai dengan hasil wawancara berikut : “kalau metode khusus tidak ada, pengendalian hanya melalui stock opname saja” Inf-2 “Tidak ada metode khusus dalam pengendalian obat digudang” Inf-3 Dari hasil penelitian yang dilakukan melalui wawancara dan observasi maka dapat disimpulkan bahwa kegiatan pengendalian persediaan yang ada di gudang RSUD Kota Bekasi sifatnya masih sederhana yaitu meliputi kegiatan pencatatan dan pelaporan melalui kegiatan stock opname. Kegiatan ini sudah sesuai dengan standar prosedur yang berlaku. Namun, permasalahan yang berkaitan dengan kegiatan tersebut masih terjadi, seperti masalah kesalahan dan ketidaktelitian petugas dalam pencatatan ataupun saat memasukan data dalam sistem informasi gudang. Jika masalah tersebut terjadi petugas akan langsung mencari dan mengkonfirmasi ketidaksesuaian lalu memperbaikinya kemudian dilaporkan dalam laporan stock opname. 103

5.5. OUTPUT

Koordinasi dari unsur – unsur yang terkait pada input dan proses yang terdapat pada manajemen persediaan obat dirumah sakit akan menghasilkan suatu output. Output dari manajemen persediaan obat yaitu ketersediaan obat di gudang farmasi yang ditandai dari pengendalian obat yang baik. Pengendalian obat yang baik jika jumlah dari tiap jenis barang yang ada digudang mencukupi untuk memenuhi kebutuhan permintaan yang ada di rumah sakit. Ketersediaan jumlah obat dirumah sakit selalu diusahakan dalam keadaan cukup, tidak hanya cukup untuk memenuhi kebutuhan user tapi juga cukup sebagai stok cadangan yang digunakan untuk keperluan diluar perkiraan dari kebutuhan biasanya. Namun, dalam pengendalian obat di gudang farmasi terkadang masih terjadi masalah seperti kekosongan stok obat. Output dalam pengendalian obat sesuai dengan ketetapan Depkes tahun 2014 bahwa tidak terjadi kekosongan obat, tidak ada obat yang kadaluarsarusak, dan stock opname secara berkala. Berikut gambaran hasil pada output manajemen persediaan : 104 Bagan 5.4 Output Manajemen Persediaan OUTPUT Stock out a. Berdasarkan telaah dokumen kekosongan obat yang terjadi di gudang farmasi RSUD Kota Bekasi pada triwulan I tahun 2015 terdapat 35 jenis obat paten yang dilakukan pemesanan cito karena tidak tersedianya obat yang dibutuhkan. Dengan total nilai mencapai Rp. 77.933.107 b. Menurut informan bahwa faktor yang sangat mempengaruhi terjadinya kekosongan obat di gudang farmasi yaitu faktor dana dan faktor distributor. Obat Kadaluarsa a. Dari hasil telaah dokumen diketahui bahwa terdapat 6 jenis obat yang kadaluarsa pada periode Januari – Maret 2015 di gudang farmasi RSUD Kota Bekasi. Kerugian yang diterima RSUD Kota Bekasi akibat obat-obatan yang kadaluarsa tersebut hingga bulan Maret mencapai Rp. 2.578.296. b. Jumlah ini belum sesuai dengan standar yang ditetapkan dalam pedoman pengelolaan obat oleh Depkes tahun 2008 bahwa jumlah obat kadaluarsa di gudang haruslah berjumlah 0 atau tidak ada sama sekali. Stock Opname a. Kegiatan stock opname digudang dilakukan sebagai bagian dari kegiatan pengawasan dan pengendalian obat di gudang farmasi. Kegiatan stock opname sudah rutin dilakukan oleh petugas gudang farmasi setiap 1 bulan sekali di minggu ketiga. Hal ini telah sesuai dengan Permenkes no.58 tahun 2014 bahwa cara untuk mengendalikan persediaan yaitu dengan stock opname yang dilakukan secara periodik dan berkala. b. Namun pada pelaksanaannya harusnya didampingi oleh pengawas dari instalasibagian lain yang dapat mengawasi jalannya stock opname tidak hanya dilakukan oleh petugas gudang. Hal ini tidak sesuai dengan Permenkes no.58 tahun 2014 yang menyatakan bahwa kegiatan pengendalian harus dilakukan bersama dengan Tim Farmasi dan Terapi TFT di RS.