Value Chain Tools Perencanaan Arsitektur Enterprise
SOP Administratif : Prosedur standar yang bersifat umum dan tidak rinci dari kegiatan yang dilakukan oleh lebih dari satu orang
pelaksana dengan lebih dari satu peran atau jabatan. 2 SOP Berdasarkan Cakupan dan Besaran Kegiatan
SOP Makro : SOP yang kegiatannya mencakup beberapa SOP SOP Mikro yang mencerminkan bagian dari kegiatan tersebut.
SOP Mikro : SOP yang kegiatannya merupakan bagian dari sebuah SOP SOP Makro.
3 SOP Berdasarkan Cakupan dan Kelengkapan Kegiatan SOP Final : SOP yang kegiatannya menghasilkan produk utama
yang paling akhir atau final. SOP Parsial : SOP yang kegiatannya belum menghasilkan produk
utama yang paling akhir atau final, sehingga kegiatan ini masih memiliki rangkaian kegiatan lanjutan.
4 SOP Berdasarkan Cakupan dan Jenis Kegiatan SOP Generik : SOP yang kegiatannya relatif memiliki kesamaan
baik dari kegiatan yang di-SOP-kan maupun dari tahapan kegiatan dan pelaksanaannya.
SOP Spesifik : SOP yang kegiatannya relatif memiliki perbedaan dari kegiatan yang di-SOP-kan , tahapan kegiatan, pelaksana, dan
tempat SOP tersebut diterapkan.
c. Format SOP
Menurut Undang-Undang Menteri Pemberdayaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi 2012 : 20, format SOP AP memiliki format yang telah
distandarkan. Format SOP AP yang telah distandarkan adalah sebagai berikut ini :
1 Format Diagram Alir Bercabang Prosedur pelaksanaan tugas dan fungsi instansi pemerintah memuat
kegiatan yang banyak lebih dari sepuluh dan memerlukan pengambilan keputusan yang banyak. Pleh sebab itu, seluruh prosedur pelaksanaan
tugas dan fungsi administrasi pemerintahan harus disamakan formatnya dalam bentuk diagram alir bercabang.
2 Menggunakan Hanya 5 Simbol Flowcharts
Simbol yang digunakan dalam SOP AP hanya terdiri dari 5 simbol, yaitu 4 simbol dasar
flowcharts dan 1 simbol penghubung ganti halaman. Kelima simbol tersebut adalah sebagai berikut :
Simbol Kapsul Terminator untuk
mendeskripsikan kegiatan mulai dan berakhir.
Simbol Kotak Process untuk mendeskripsikan proses atau kegiatan eksekusi.
Simbol Belah Ketupat Decision untuk mendeskripsikan kegiatan pengambilan keputusan.
Simbol Anak Panah Panah Arrow untuk
mendeskripsikan arah kegiatan arah proses kegiatan.
Simbol Segilima Off page Connector untuk mendeskripsikan hubungan antar simbol yang berbeda halaman.
3 Pelaksana Dipisahkan dari Kegiatan Penulisan pelaksana dalam SOP AP dipisahkan dari kegiatan untuk
menghindari pengulangan yang tidak perlu maka penulisan kegiatan tidak disertai dengan pelaksana kegiatan dan dipisahkan dalam kolom
pelaksana tersendiri.
Gambar 2.5
Contoh SOP AP di DKPP
Gambar 2.5 merupakan salah satu contoh flowchart dalam bentuk SOP
AP yang menjelaskan kegiatan penerimaan dan registrasi pengaduan langsung di DKPP.
Flowchart dimulai dengan simbol terminator yang menandakan awal dari
flowchart. Aktivitas pertama dari flowchart adalah penerimaan pengaduan kode etik penyelenggara Pemilu. Kemudian, dilanjutkan dengan simbol
input yang digunakan untuk menjelaskan aktivitas pengisian buku tamu pengaduan.
Simbol selanjutnya adalah pencabangan atau keputusan. Simbol pencabangan menjelaskan aktivitas pemeriksaan isian formulir pengaduan dan kelengkapan
berkas pengaduan. Jika semua syarat kelengkapan berkas pengaduan terpenuhi, maka dapat melanjutkan ke aktivitas selanjutnya. Jika ada syarat kelengkapan
berkas pengaduan yang belum terpenuhi, maka pengadu tidak dapat melanjutkan ke aktivitas selanjutnya dan terlebih dahulu harus memenuhi
syarat kelengkapan berkas pengaduan. Simbol selanjutnya adalah proses, yaitu simbol yang menjelaskan aktivitas penyampaian persyaratan administrasi
kepada pengadu. Kemudian, simbol selanjutnya adalah input, yang
menjelaskan proses input form-form yang harus diisi oleh pengadu sebagai
persyaratan administrasi. Simbol selanjutnya yang digunakan adalah proses. Simbol proses menjelaskan aktivitas penerimaan pengaduan dan formulir
pengisian yang telah diisi. Selanjutnya, digunakan simbol konektor off page
yang menjelaskan bahwa aktivitas penerimaan pengaduan dan formulir
pengisian yang telah diisi akan berhubungan dengan aktivitas lain tetapi dalam halaman yang berbeda. Semua anak panah di dalam
flowchart menunjukkan arah aktivitas selanjutnya.