Flowchart Level 2 Kondisi Sistem Berjalan

Administrasi persuratan hasil verifikasi dismiss level 2 dimulai saat Kepala Biro Administrasi DKPP memerikan disposisi kepada Kabag Administrasi Umum untuk membuat surat pemberitahuan hasil verifikasi dismiss kepada Pengadu. Kabag Administrasi Umum mendisposisikan kepada Kasubbag Tata Usaha dan Protokoler untuk membuat surat. Staf Kasubbag Tata Usaha dan Protokoler membuat surat dan memberikan surat tersebut kepada Sekjen Bawaslu untuk ditandatangani. Staf Subbag Tata Usaha dan Protokoler mengirim surat tersebut kepada Pengadu serta memberi tembusan surat pemberitahuan kepada Ketua DKPP dan Sekjen Bawaslu. 6 Administrasi Persuratan Hasil Verifikasi BMS Level 2 Gambar 4.15 Flowchart Sistem Berjalan Administrasi Persuratan Hasil Verifikasi BMS Level 2 Administrasi persuratan hasil verifikasi BMS level 2 dimulai saat Kepala Biro Administrasi DKPP memerikan disposisi kepada Kabag Administrasi Umum untuk membuat surat pemberitahuan hasil verifikasi BMS kepada Pengadu. Kabag Administrasi Umum mendisposisikan kepada Kasubbag Tata Usaha dan Protokoler untuk membuat surat. Staf Kasubbag Tata Usaha dan Protokoler membuat surat dan memberikan surat tersebut kepada Sekjen Bawaslu untuk ditandatangani. Staf Subbag Tata Usaha dan Protokoler mengirim surat tersebut kepada Pengadu serta memberi tembusan surat pemberitahuan kepada Ketua DKPP dan Sekjen Bawaslu. 7 Administrasi Persuratan Undangan Rapat Verifikasi Materiil Level 2 Gambar 4.16 Flowchart Sistem Berjalan Administrasi Persuratan Undangan Rapat Verifikasi Materiil Level 2 Proses pertama yang dilakukan dalam sistem berjalan administrasi persuratan undangan rapat verifikasi materiil level 2, yaitu Kepala Biro Administrasi DKPP memberikan disposisi kepada Kabag Administrasi Umum untuk membuat surat undangan rapat verifikasi materiil. Kabag Administrasi Umum meneruskan disposisi kepada Kasubbag Tata Usaha dan Protokoler. Staf Tata Usaha dan Protokoler membuat surat undangan rapat verifikasi materiil dan memberikan surat tersebut kepada Kepala Biro untuk ditandatangani. Staf Tata Usaha dan Protokoler mengirim surat undangan rapat verifikasi materiil kepada Pengkaji dan Tim Pemeriksa. 8 Pemanggilan Pengadu dan Teradu Level 2 Gambar 4.17 Flowchart Sistem Berjalan Pemanggilan Pengadu dan Teradu Level 2 Pemanggilan pengadu dan teradu level 2 dimulai saat Kepala Biro Administrasi DKPP memberikan disposisi kepada Kabag Admiistrasi Umum untuk membuat surat pemanggilan. Kabag Administrasi Umum meneruskan disposisi kepada Kasubbag Tata Usaha dan Protokoler. Staf Kasubbag Tata Usaha dan Protokoler membuat surat pemanggilan Pengadu dan Teradu. Surat tersebut diberikan kepada Sekjen Bawaslu untuk ditandatangani. Kemudian, surat pemanggilan tersebut diserahkan kepada Kasubbag Pemanggilan. 9 Rapat Pleno Putusan Level 2 Gambar 4.18 Flowchart Sistem Berjalan Rapat Pleno Putusan Level 2 Rapat pleno putusan level 2 dimulai dari Kepala Biro Administrasi DKPP memberikan disposisi kepada Kabag Administrasi Umum untuk membuat surat undangan rapat pleno. Kabag Administrasi Umum meneruskan disposisi kepada Kasubbag Tata Usaha dan Protokoler. Staf Subbag Tata Usaha dan Protokoler membuat surat undangan rapat pleno dan memberikan surat tersebut kepada Kepala Biro untuk ditandatangani. Selanjutnya, surat tersebut dikirimkan kepada Kasubbag Persidangan. 10 Disposisi Penyerahan Berkas Perkara ke Bagian Persidangan Level 2 Disposisi penyerahan berkas perkara ke bagian persidangan Mulai 1 : Menerima berkas perkara dan meregistrasinya 2 : Ketua DKPP membuat disposisi untuk Kepala Biro Administrasi DKPP 3 : Kepala Biro Administrasi DKPP menerima disposisi dan berkas perkara 4 : Melanjutkan disposisi dan berkas perkara kepada Kabag Administrasi Persidangan Selesai Gambar 4.19 Flowchart Sistem Berjalan Disposisi Penyerahan Berkas Perkara ke Bagian Persidangan Level 2 Disposisi penyerahan berkas pengaduan ke bagian persidangan dimulai saat Staf Tata Usaha dan Protokol menerima berkas perkara. Staf tersebut meregistrasi berkas perkara dan memberikan lembar disposisi kepada Ketua DKPP. Ketua DKPP membuat disposisi kepada Kepala Biro Administrasi DKPP untuk menindaklanjuti berkas perkara. Kepala Biro Administrasi DKPP menerima disposisi dan berkas perkara. Disposisi dan berkas perkara dilanjutkan kepada Kabag Administrasi Persidangan. 11 Disposisi Penetapan Jadwal Level 2 Gambar 4. 20 Flowchart Sistem Berjalan Disposisi Penetapan Jadwal Level 2 Disposisi penetapan jadwal dimulai saat Kabag Administrasi Persidangan memberikan disposisi kepada Kasubbag Persidangan untuk membuat jadwal sidang. Kemudian, Kasubbag Persidangan menugaskan stafnya untuk membuat jadwal sidang. Setelah selesai dibuat, jadwal tersebut diberikan kepada Kasubbag Persidangan. Kasubbag Persidangan mempublikasikan jadwal sidang. 12 Disposisi Pembuatan Maklumat Level 2 Gambar 4.21 Flowchart Sistem Berjalan Disposisi Pembuatan Maklumat Level 2 Disposisi pembuatan maklumat dimulai saat Kasubbag Risalah dan Dokumentasi menerima salinan risalah sidang. Kasubbag Risalah dan Dokumentasi memberikan disposisi dan salinan risalah sidang kepada Kabag Administrasi Umum untuk membuat maklumat. Kabag Administrasi Umum meneruskan disposisi dan salinan risalah sidang kepada Kasubbag Sosialisasi dan Publikasi. Staf Subbag Sosialisasi dan Publikasi membuat maklumat dan mengarsipkan salinan risalah sidang. Kasubbag Sosialisasi dan Publikasi menandatangani maklumat. Staf Subbag Sosialisasi dan Publikasi mempublikasikan maklumat. b. Kearsipan Mulai 1. Kabag dan Kasubbag menyerahkan berkas 2. Kasubbag Monev menerima berkas dan melakukan pemberkasan 3. Subbag Monev menerima berkas sebagai arsip vital dan dinamis dan mengolah arsip 4. Kearsipan Bawaslu menerima berkas sebagai arsip inaktif dan memberikan arsip statis 5. ANRI Arsip Nasional Republik Indonesia menerima arsip statis Selesai Gambar 4.22 Flowchart Sistem Berjalan Kearsipan Level 2 Kearsipan level 2 dimulai saat Kepala Subbagian Tata Usaha dan Protokol, Kepala Subbagian Risalah dan Dokumen Perkara, serta Kepala Bagian Administrasi Pengaduan menyerahkan berkas-berkas yang akan diarsipkan oleh Subbag Monitoring dan Evaluasi. Selanjutnya, staf Subbag Monitoring dan Evaluasi menerima berkas sebagai arsip vital dan dinamis dan melakukan pengolahan arsip. Setelah arsip selesai dikelola, kemudian staf tersebut memberikan arsip-arsip kepada Subbag Persuratan dan Arsip Bawaslu. Subbag Persuratan dan Arsip Bawaslu menerima berkas sebagai arsip inaktif dan memberikan arsip statis kepada ANRI Arsip Nasional Republik Indonesia. ANRI menerima arsip statis dari bawaslu dan mengarsipkannya.

4.2.2. Issue Organisasi

Berdasarkan dari hasil pengamatan dan analisis yang dilakukan pada seluruh aktivitas, maka didapatkan beberapa permasalahan yang dialami oleh DKPP Dewan Kehormatan Penyelenggara Pemilu untuk memberikan dukungan SITI, seperti yang ditampilkan pada Tabel 4.3 berikut : Tabel 4.3 Permasalahan Organisasi No. Aktivitas Permasalahan Tolak Ukur 1. Pengaduan  Penyampaian pengaduan  Keamanan data pengaduan  Pengelolaan data pengaduan  Sistem pengaduan yang ada saat ini belum terintegrasi dengan website DKPP dan masih bersifat manual.  Belum ada jaminan keamanan data karena dokumen pengaduan dapat diakses selain dari staf Bagian Pengaduan, seperti staf Bagian Administrasi Umum dan pihak ketiga sebagai perantara pengiriman dokumen.  Tidak tersedianya sistem informasi untuk pengelolaan data pengaduan, hanya mengandalkan Microsoft Office dan sistem manual dalam pengecekan dokumen. 2. Persidangan  Publikasi informasi sidang  Pelayanan persidangan  Pengelolaan data persidangan  Dibutuhkan waktu lama bagi masyarakat untuk mendapatkan informasi sidang jadwal, status, hasil sidang.  Pelayanan kepada masyarakat tidak maksimal karena tidak ada pemberitahuan data persidangan data hakim, jaksa, notulen, dll.  Arus data lambat dan tidak efektif karena bagian Persidangan tidak terintegrasi dengan bagian Pengaduan. 3. Persuratan  Efektivitas penyampaian informasi  Efisiensi kerja  Persuratan masih manual sehingga penyampaian informasi menjadi lambat.  Pekerjaan menjadi terhambat karena penyampaian informasi yang membutuhkan waktu lama. 4. Kearsipan  Pengelolaan kearsipan  Pengelolaan arsip yang masih manual mengakibatkan banyaknya tumpukan kertas.  Penyimpanan arsip yang belum tersusun rapi.  Pencarian data dalam kearsipan membutuhkan waktu yang lama. 5. Kepegawaian  Pengelolaan data pegawai  Penggajian pegawai  Penyimpanan data pegawai masih bergantung pada Bawaslu.  Belum ada fasilitas khusus untuk mengelola penggajian pegawai. 6. Keuangan  Pencatatan keuangan  Proses pencataan keuangan masih bersifat manual.  Kesulitan dalam membuat laporan keuangan yang cepat dan akurat. 7. Inventaris  Pendataan inventaris barang  Pendataan inventaris barang masih manual.  Kesulitan dalam pencataan inventaris jika ada banyak perubahan. 8. Procurement  Pengadaan ATK  Pengadaan Infrastruktur TIK  Pengadaan Sarana dan Prasarana  Belum ada fasilitas yang mengelola proses pengadaan procurement. 9. Monitoring Evaluasi  Pengumpulan hasil monitoring dan evaluasi  Pembuatan laporan  Hasil dari monitoring dan evaluasi masih manual menggunakan dokumen kertas yang mengakibatkan penghimpunan informasi menjadi lambat.  Penghimpunan informasi yang lambat menyulitkan untuk pembuatan laporan ter update. 10. Publikasi Sosialisasi  Pengelolaan konten website  Penerimaan data untuk dipublikasikan  Belum ada yang mengelola konten website. Masih ada informais yang sudah kadaluarsa tetapi belum di update dalam website.  Data yang diterima oleh staf Subbag Publikasi Sosialisasi masih manual dalam bentuk dokumen kertas. Jadi, staf masih harus meng input ulang data yang akan dimasukkan ke website. Permasalahan-permasalahan yang terjadi dalam DKPP dapat dilihat dalam tabel 4.3. Permasalahan yang terjadi dalam aktivitas pengaduan, yaitu dalam penyampaian pengaduan, pengelolaan data pengaduan, dan keamanan data pengaduan. Belum ada sistem elektronik dan terintegrasi yang mengatur proses pengaduan, sehingga proses pengaduan bersifat manual. Belum ada sistem pengelolaan data pengaduan dan hanya mengandalkan Microsoft Office, sehingga pengelolaan data tidak efisien dan keamanan data juga tidak terjamin. Permasalahan yang terjadi dalam aktivitas persidangan, yaitu dalam publikasi informasi sidang, pelayanan persidangan, dan pengelolaan data persidangan. Masyarakat, pengadu, dan teradu masih kesulitan untuk mendapatkan informasi tentang jadwal, status, atau hasil sidang karena tidak ada media yang secara cepat memberi informasi ter update. Karena publikasi informasi sidang tidak efektif maka pelayanan persidangan pun menjadi terganggu. Pengelolaan data persidangan tidak efisien karena arus data pengaduan yang lambat sehingga proses penanganan data persidangan pun menjadi lambat juga. Masalah itu terjadi karena tidak ada sistem terintegrasi yang menghubungkan bagian Pengaduan dan bagian Persidangan. Permasalahan yang terjadi dalam aktivitas persuratan, yaitu dalam efektivitas penyampaian informasi dan efisiensi kerja di DKPP. Karena persuratan di DKPP masih manual, jadi penyampaian informasi ke setiap pegawai menjadi lebih lama. Penyampaian informasi yang lama membuat pekerjaan setiap pegawai menjadi terhambat karena pekerjaan tersebut harus menunggu persetujuan dari atasan melalui persuratan. Permasalahan yang terjadi dalam aktivitas kearsipan, yaitu dalam pengelolaan arsip. Pengelolaan arsip di DKPP masih manual. Semua tumpukan arsip disimpan dalam ruangan arsip. Hal ini menyebabkan ruangan tersebut menjadi banyak sekali tumpukan kertas yang belum tersusun rapi dan mengakibatkan sulitnya pencarian data. Permasalahan yang terjadi dalam aktivitas kepegawaian, yaitu dalam pengelolaan data pegawai dan penggajian pegawai. Karena DKPP belum memiliki bagian khusus yang menangani kepegawaian maka data pegawai DKPP masih dikelola pada bagian Kepegawaian Bawaslu. Hal ini menyebabkan birokrasi yang rumit jika DKPP membutuhkan data-data pegawainya. Karena DKPP belum bisa mandiri dari Bawaslu dalam menangani data pegawainya maka untuk mengelola penggajian pegawai pun menjadi lebih sulit. Permasalahan yang terjadi dalam aktivitas keuangan, yaitu dalam pencataan keuangan. DKPP belum memiliki aplikasi khusus untuk melakukan pencatatan akuntansi keuangan, sehingga pencatatan dilakukan secara manual. Hal ini menyebabkan pembuatan laporan keuangan yang membutuhkan waktu lama karena pencatatan masih bergantung pada ketelitian staf DKPP yang kemungkinan besar dapat melakukan banyak kesalahan dalam pencatatan dibandingkan dengan pencatatan yang dibantu dengan sebuah aplikasi. Permasalahan yang terjadi dalam aktivitas inventaris, yaitu dalam pencatatan inventaris barang. Pencatatan inventaris barang di DKPP masih manual, yaitu menggunakan tabel inventaris. Pengelola harus membagikan form tabel inventaris kepada para pengguna barang setiap bagian dan subbagian DKPP agar form itu diisi dan dikumpulkan kembali kepada pengelola barang inventaris. Setelah itu, pengelola harus membuat laporan awal untuk penggunaan barang. Pada periode yang ditentukan, pengelola harus kembali membagikan form tabel inventaris kepada pengguna barang. Form yang kedua kalinya dibagikan ini akan dibuat laporan kembali oleh pengelola. Dalam laporan yang kedua, akan terjadi perubahan-perubahan dalam jumlah inventaris barang. Perubahan tersebut terjadi karena ada kerusakan-kerusakan yang terjadi pada barang inventaris. Jika banyak perubahan yang terjadi, maka hal tersebut akan menyulitkan pengelola inventaris dalam membuat laporan per periode. Permasalahan yang terjadi dalam aktivitas procurement pengadaan, yaitu dalam pengadaan ATK, infrastruktur TIK, dan sarana-prasarana di DKPP. Seluruh pengadaan di DKPP belum dikelola dalam suatu sistem. Oleh karena itu, pencatatan pengadaan barang masih sering mengalami kesulitan. Untuk mencari penyedia barangjasa untuk memenuhi kebutuhan DKPP pun hanya sebatas penunjukkan langsung. Hal itu mengakibatkan DKPP dapat mengalami kerugian untuk pengeluaran dana karena bisa saja penyedia yang ditunjuk langsung ternyata memberikan penawaran harga yang masih cukup tinggi tetapi dengan kualitas barangjasa yang ditawarkan dengan kualitas yang kurang baik. Permasalahan yang terjadi dalam aktivitas monitoring dan evaluasi, yaitu dalam pengumpulan hasil monitoring dan evaluasi serta pembuatan laporannya. Subbagian Monitoring dan Evaluasi masih melakukan tugas memantau dan mengevaluasi kinerja aktivitas keuangan, inventaris, dan procurement di DKPP dengan proses manual, yaitu melakukan penilaian yang masih dicatat dalam form kertas. Jika form-form tersebut jumlahnya banyak karena hal-hal yang harus dievaluasi juga banyak, maka proses pengumpulan form membutuhkan waktu lama. Hal itu juga mengakibatkan pembuatan laporan monitoring dan evaluasi akan menjadi sulit dan membutuhkan waktu yang lama juga. Sedangkan, bagian- bagian yang terkait dengan aktivitas keuangan, inventaris, dan procurement di DKPP membutuhkan laporan tersebut dengan segera agar mereka dapat segera memperbaiki kinerjanya. Permasalahan yang terjadi dalam aktivitas publikasi dan sosialisasi, yaitu dalam pengelolaan konten website DKPP dan penerimaan data yang akan dipublikasikan. Website DKPP belum memiliki manajemen konten web, sehingga informasi yang sudah out of date di website masih ada yang terpublikasi dan belum diganti dengan informasi yang update. Staf Subbagian Publikasi dan Sosialisasi masih menerima data yang akan dipublikasikan dalam bentuk kertas bersifat manual, sehingga staf tersebut harus meng input ulang data-data tersebut untuk dimasukkan ke dalam website. Hal ini sangat memakan waktu, apalagi jika data yang diberikan masih harus mendapatkan banyak perbaikan sebelum di input ke dalam website.

4.2.3 Solusi Aktivitas

Pada pembahasan sebelumnya telah dianalisis permasalahan yang terjadi pada setiap aktivitas di DKPP. Pada bagian ini akan dianalisis solusi aktivitas untuk mengatasi permasalahan-permasalahan tersebut. Solusi yang diberikan pada bagian ini ditinjau dari sudut pandang proses kerja. Sasaran perbaikannya terfokus hanya pada alur kerja agar menjadi lebih baik. Solusi aktivitas yang sudah dianalisis dapat dilihat dalam tabel 4.4. Tabel 4.4 Solusi Aktivitas No. Permasalahan Solusi Aktivitas 1.  Penyampaian pengaduan  Kearsipan dan persuratan di bagian Pengaduan  Keamanan data pengaduan  Pengelolaan data pengaduan Penyediaan fasilitas untuk pengelolaan pengaduan yang terintegrasi dengan Bagian Persidangan, Persuratan, dan Kearsipan. 2.  Publikasi informasi sidang  Pelayanan persidangan  Pengelolaan data persidangan Penyediaan fasilitas untuk pengelolaan persidangan yang terintegrasi dengan Bagian Pengaduan, Persuratan, dan Kearsipan. 3.  Efektivitas penyampaian informasi  Efisiensi kerja Penyediaan fasilitas untuk sistem persuratan yang bersifat paperless agar penyampaian informasi menjadi cepat dan pekerjaan tidak akan terhambat oleh penyampaian informasi yang lambat. 4.  Pengelolaan kearsipan Penyediaan fasilitas pengarsipan secara digital untuk mengurangi tumpukan kertas dan mempermudah dalam proses pencarian data. 5.  Pengelolaan data pegawai  Penggajian pegawai Penyediaan fasilitas untuk pengelolaan data pegawai dan penggajian yang terintegrasi dengan Bagian Keuangan. 6.  Pencatatan keuangan Penyediaan fasilitas untuk pencataan keuangan yang terintegrasi dengan Bagian Kepegawaian, Inventaris, Procurement, dan Kearsipan. 7.  Pendataan inventaris barang Penyediaan fasilitas untuk pendataan inventaris barang yang terintegrasi dengan Bagian Keuangan dan Kearsipan. 8.  Pengadaan ATK  Pengadaan Infrastruktur TIK Pengadaan Sarana dan Prasarana Penyediaan fasilitas untuk pengadaan ATK, infrastruktur TIK, dan sarana- prasaranan yang terintegrasi dengan Bagian Keuangan dan Kearsipan. 9.  Pengumpulan hasil monitoring dan evaluasi  Pembuatan laporan Penyediaan fasilitas untuk monitoring dan evaluasi agar mempermudah pembuatan laporan. 10.  Pengelolaan konten website  Penerimaan data untuk dipublikasikan Penyediaan fasilitas untuk memudahkan pengelolaan konten website dan penerimaan data untuk dipublikasikan.