Administrasi persuratan hasil verifikasi dismiss level 2 dimulai saat Kepala Biro Administrasi DKPP memerikan disposisi kepada Kabag
Administrasi Umum untuk membuat surat pemberitahuan hasil verifikasi dismiss kepada Pengadu. Kabag Administrasi Umum mendisposisikan
kepada Kasubbag Tata Usaha dan Protokoler untuk membuat surat. Staf Kasubbag Tata Usaha dan Protokoler membuat surat dan memberikan surat
tersebut kepada Sekjen Bawaslu untuk ditandatangani. Staf Subbag Tata Usaha dan Protokoler mengirim surat tersebut kepada Pengadu serta
memberi tembusan surat pemberitahuan kepada Ketua DKPP dan Sekjen Bawaslu.
6 Administrasi Persuratan Hasil Verifikasi BMS Level 2
Gambar 4.15 Flowchart Sistem Berjalan Administrasi Persuratan Hasil
Verifikasi BMS Level 2
Administrasi persuratan hasil verifikasi BMS level 2 dimulai saat Kepala Biro Administrasi DKPP memerikan disposisi kepada Kabag Administrasi
Umum untuk membuat surat pemberitahuan hasil verifikasi BMS kepada Pengadu. Kabag Administrasi Umum mendisposisikan kepada Kasubbag
Tata Usaha dan Protokoler untuk membuat surat. Staf Kasubbag Tata Usaha dan Protokoler membuat surat dan memberikan surat tersebut kepada
Sekjen Bawaslu untuk ditandatangani. Staf Subbag Tata Usaha dan Protokoler mengirim surat tersebut kepada Pengadu serta memberi
tembusan surat pemberitahuan kepada Ketua DKPP dan Sekjen Bawaslu.
7 Administrasi Persuratan Undangan Rapat Verifikasi Materiil Level 2
Gambar 4.16 Flowchart Sistem Berjalan Administrasi Persuratan Undangan
Rapat Verifikasi Materiil Level 2
Proses pertama yang dilakukan dalam sistem berjalan administrasi persuratan undangan rapat verifikasi materiil level 2, yaitu Kepala Biro
Administrasi DKPP memberikan disposisi kepada Kabag Administrasi Umum untuk membuat surat undangan rapat verifikasi materiil. Kabag
Administrasi Umum meneruskan disposisi kepada Kasubbag Tata Usaha dan Protokoler. Staf Tata Usaha dan Protokoler membuat surat undangan
rapat verifikasi materiil dan memberikan surat tersebut kepada Kepala Biro untuk ditandatangani. Staf Tata Usaha dan Protokoler mengirim surat
undangan rapat verifikasi materiil kepada Pengkaji dan Tim Pemeriksa.
8 Pemanggilan Pengadu dan Teradu Level 2
Gambar 4.17 Flowchart Sistem Berjalan Pemanggilan Pengadu dan Teradu
Level 2
Pemanggilan pengadu dan teradu level 2 dimulai saat Kepala Biro Administrasi DKPP memberikan disposisi kepada Kabag Admiistrasi
Umum untuk membuat surat pemanggilan. Kabag Administrasi Umum meneruskan disposisi kepada Kasubbag Tata Usaha dan Protokoler. Staf
Kasubbag Tata Usaha dan Protokoler membuat surat pemanggilan Pengadu dan Teradu. Surat tersebut diberikan kepada Sekjen Bawaslu untuk
ditandatangani. Kemudian, surat pemanggilan tersebut diserahkan kepada Kasubbag Pemanggilan.
9 Rapat Pleno Putusan Level 2
Gambar 4.18 Flowchart Sistem Berjalan Rapat Pleno Putusan Level 2
Rapat pleno putusan level 2 dimulai dari Kepala Biro Administrasi DKPP memberikan disposisi kepada Kabag Administrasi Umum untuk membuat
surat undangan rapat pleno. Kabag Administrasi Umum meneruskan disposisi kepada Kasubbag Tata Usaha dan Protokoler. Staf Subbag Tata
Usaha dan Protokoler membuat surat undangan rapat pleno dan memberikan surat tersebut kepada Kepala Biro untuk ditandatangani. Selanjutnya, surat
tersebut dikirimkan kepada Kasubbag Persidangan.
10 Disposisi Penyerahan Berkas Perkara ke Bagian Persidangan Level 2
Disposisi penyerahan berkas perkara ke bagian persidangan Mulai
1 : Menerima berkas perkara dan
meregistrasinya 2 : Ketua DKPP membuat
disposisi untuk Kepala Biro Administrasi DKPP
3 : Kepala Biro Administrasi DKPP
menerima disposisi dan berkas perkara
4 : Melanjutkan disposisi dan berkas perkara
kepada Kabag Administrasi Persidangan
Selesai
Gambar 4.19 Flowchart Sistem Berjalan Disposisi Penyerahan Berkas Perkara
ke Bagian Persidangan Level 2
Disposisi penyerahan berkas pengaduan ke bagian persidangan dimulai saat Staf Tata Usaha dan Protokol menerima berkas perkara. Staf tersebut
meregistrasi berkas perkara dan memberikan lembar disposisi kepada Ketua DKPP. Ketua DKPP membuat disposisi kepada Kepala Biro Administrasi
DKPP untuk menindaklanjuti berkas perkara. Kepala Biro Administrasi DKPP menerima disposisi dan berkas perkara. Disposisi dan berkas perkara
dilanjutkan kepada Kabag Administrasi Persidangan.
11 Disposisi Penetapan Jadwal Level 2
Gambar 4. 20
Flowchart Sistem Berjalan Disposisi Penetapan Jadwal Level 2
Disposisi penetapan jadwal dimulai saat Kabag Administrasi Persidangan memberikan disposisi kepada Kasubbag Persidangan untuk
membuat jadwal sidang. Kemudian, Kasubbag Persidangan menugaskan stafnya untuk membuat jadwal sidang. Setelah selesai dibuat, jadwal
tersebut diberikan kepada Kasubbag Persidangan. Kasubbag Persidangan mempublikasikan jadwal sidang.
12 Disposisi Pembuatan Maklumat Level 2
Gambar 4.21 Flowchart Sistem Berjalan Disposisi Pembuatan
Maklumat Level 2
Disposisi pembuatan maklumat dimulai saat Kasubbag Risalah dan Dokumentasi menerima salinan risalah sidang. Kasubbag Risalah dan
Dokumentasi memberikan disposisi dan salinan risalah sidang kepada Kabag Administrasi Umum untuk membuat maklumat. Kabag Administrasi
Umum meneruskan disposisi dan salinan risalah sidang kepada Kasubbag Sosialisasi dan Publikasi. Staf Subbag Sosialisasi dan Publikasi membuat
maklumat dan mengarsipkan salinan risalah sidang. Kasubbag Sosialisasi dan Publikasi menandatangani maklumat. Staf Subbag Sosialisasi dan
Publikasi mempublikasikan maklumat.
b. Kearsipan
Mulai 1. Kabag dan
Kasubbag menyerahkan berkas
2. Kasubbag Monev menerima berkas dan melakukan
pemberkasan 3. Subbag Monev menerima
berkas sebagai arsip vital dan dinamis dan mengolah arsip
4. Kearsipan Bawaslu menerima berkas sebagai arsip
inaktif dan memberikan arsip statis
5. ANRI Arsip Nasional Republik Indonesia
menerima arsip statis Selesai
Gambar 4.22
Flowchart Sistem Berjalan Kearsipan Level 2
Kearsipan level 2 dimulai saat Kepala Subbagian Tata Usaha dan Protokol, Kepala Subbagian Risalah dan Dokumen Perkara, serta Kepala
Bagian Administrasi Pengaduan menyerahkan berkas-berkas yang akan diarsipkan oleh Subbag Monitoring dan Evaluasi.
Selanjutnya, staf Subbag Monitoring dan Evaluasi menerima berkas sebagai arsip vital dan dinamis dan melakukan pengolahan arsip. Setelah
arsip selesai dikelola, kemudian staf tersebut memberikan arsip-arsip kepada Subbag Persuratan dan Arsip Bawaslu.
Subbag Persuratan dan Arsip Bawaslu menerima berkas sebagai arsip inaktif dan memberikan arsip statis kepada ANRI Arsip Nasional Republik
Indonesia. ANRI menerima arsip statis dari bawaslu dan mengarsipkannya.
4.2.2. Issue Organisasi
Berdasarkan dari hasil pengamatan dan analisis yang dilakukan pada seluruh aktivitas, maka didapatkan beberapa permasalahan yang dialami oleh
DKPP Dewan Kehormatan Penyelenggara Pemilu untuk memberikan dukungan SITI, seperti yang ditampilkan pada Tabel 4.3 berikut :
Tabel 4.3 Permasalahan Organisasi
No. Aktivitas Permasalahan
Tolak Ukur
1. Pengaduan
Penyampaian pengaduan
Keamanan data pengaduan
Pengelolaan data pengaduan
Sistem pengaduan yang ada saat ini belum terintegrasi
dengan website DKPP dan
masih bersifat manual. Belum ada jaminan keamanan
data karena dokumen pengaduan dapat diakses selain
dari staf Bagian Pengaduan, seperti staf Bagian
Administrasi Umum dan pihak ketiga sebagai perantara
pengiriman dokumen.
Tidak tersedianya sistem informasi untuk pengelolaan
data pengaduan, hanya mengandalkan Microsoft
Office dan sistem manual dalam pengecekan dokumen.
2. Persidangan
Publikasi informasi sidang
Pelayanan persidangan
Pengelolaan data persidangan
Dibutuhkan waktu lama bagi masyarakat untuk
mendapatkan informasi sidang jadwal, status, hasil sidang.
Pelayanan kepada masyarakat tidak maksimal karena tidak
ada pemberitahuan data persidangan data hakim,
jaksa, notulen, dll.
Arus data lambat dan tidak efektif karena bagian
Persidangan tidak terintegrasi dengan bagian Pengaduan.
3. Persuratan
Efektivitas penyampaian
informasi Efisiensi kerja
Persuratan masih manual sehingga penyampaian
informasi menjadi lambat. Pekerjaan menjadi terhambat
karena penyampaian informasi yang membutuhkan waktu
lama.
4. Kearsipan
Pengelolaan kearsipan
Pengelolaan arsip yang masih manual mengakibatkan
banyaknya tumpukan kertas. Penyimpanan arsip yang
belum tersusun rapi. Pencarian data dalam
kearsipan membutuhkan waktu yang lama.
5. Kepegawaian
Pengelolaan data pegawai
Penggajian pegawai
Penyimpanan data pegawai masih bergantung pada
Bawaslu. Belum ada fasilitas khusus
untuk mengelola penggajian pegawai.
6. Keuangan
Pencatatan keuangan
Proses pencataan keuangan masih bersifat manual.
Kesulitan dalam membuat laporan keuangan yang cepat
dan akurat. 7.
Inventaris Pendataan
inventaris barang Pendataan inventaris barang
masih manual. Kesulitan dalam pencataan
inventaris jika ada banyak perubahan.
8. Procurement
Pengadaan ATK Pengadaan
Infrastruktur TIK Pengadaan
Sarana dan Prasarana
Belum ada fasilitas yang mengelola proses pengadaan
procurement.
9. Monitoring
Evaluasi Pengumpulan
hasil monitoring dan evaluasi
Pembuatan laporan
Hasil dari monitoring dan evaluasi masih manual
menggunakan dokumen kertas yang mengakibatkan
penghimpunan informasi menjadi lambat.
Penghimpunan informasi yang lambat menyulitkan untuk
pembuatan laporan ter update.
10. Publikasi Sosialisasi
Pengelolaan konten
website Penerimaan data
untuk dipublikasikan
Belum ada yang mengelola konten
website. Masih ada informais yang sudah
kadaluarsa tetapi belum di
update dalam website. Data yang diterima oleh staf
Subbag Publikasi Sosialisasi masih manual dalam bentuk
dokumen kertas. Jadi, staf masih harus meng
input ulang data yang akan dimasukkan ke
website.
Permasalahan-permasalahan yang terjadi dalam DKPP dapat dilihat dalam tabel 4.3. Permasalahan yang terjadi dalam aktivitas pengaduan, yaitu dalam
penyampaian pengaduan, pengelolaan data pengaduan, dan keamanan data pengaduan. Belum ada sistem elektronik dan terintegrasi yang mengatur proses
pengaduan, sehingga proses pengaduan bersifat manual. Belum ada sistem pengelolaan data pengaduan dan hanya mengandalkan
Microsoft Office, sehingga pengelolaan data tidak efisien dan keamanan data juga tidak terjamin.
Permasalahan yang terjadi dalam aktivitas persidangan, yaitu dalam publikasi informasi sidang, pelayanan persidangan, dan pengelolaan data
persidangan. Masyarakat, pengadu, dan teradu masih kesulitan untuk mendapatkan informasi tentang jadwal, status, atau hasil sidang karena tidak ada
media yang secara cepat memberi informasi ter update. Karena publikasi
informasi sidang tidak efektif maka pelayanan persidangan pun menjadi terganggu. Pengelolaan data persidangan tidak efisien karena arus data pengaduan
yang lambat sehingga proses penanganan data persidangan pun menjadi lambat
juga. Masalah itu terjadi karena tidak ada sistem terintegrasi yang menghubungkan bagian Pengaduan dan bagian Persidangan.
Permasalahan yang terjadi dalam aktivitas persuratan, yaitu dalam efektivitas penyampaian informasi dan efisiensi kerja di DKPP. Karena persuratan
di DKPP masih manual, jadi penyampaian informasi ke setiap pegawai menjadi lebih lama. Penyampaian informasi yang lama membuat pekerjaan setiap pegawai
menjadi terhambat karena pekerjaan tersebut harus menunggu persetujuan dari atasan melalui persuratan.
Permasalahan yang terjadi dalam aktivitas kearsipan, yaitu dalam pengelolaan arsip. Pengelolaan arsip di DKPP masih manual. Semua tumpukan
arsip disimpan dalam ruangan arsip. Hal ini menyebabkan ruangan tersebut menjadi banyak sekali tumpukan kertas yang belum tersusun rapi dan
mengakibatkan sulitnya pencarian data. Permasalahan yang terjadi dalam aktivitas kepegawaian, yaitu dalam
pengelolaan data pegawai dan penggajian pegawai. Karena DKPP belum memiliki bagian khusus yang menangani kepegawaian maka data pegawai DKPP
masih dikelola pada bagian Kepegawaian Bawaslu. Hal ini menyebabkan birokrasi yang rumit jika DKPP membutuhkan data-data pegawainya. Karena
DKPP belum bisa mandiri dari Bawaslu dalam menangani data pegawainya maka untuk mengelola penggajian pegawai pun menjadi lebih sulit.
Permasalahan yang terjadi dalam aktivitas keuangan, yaitu dalam pencataan keuangan. DKPP belum memiliki aplikasi khusus untuk melakukan pencatatan
akuntansi keuangan, sehingga pencatatan dilakukan secara manual. Hal ini
menyebabkan pembuatan laporan keuangan yang membutuhkan waktu lama karena pencatatan masih bergantung pada ketelitian staf DKPP yang
kemungkinan besar dapat melakukan banyak kesalahan dalam pencatatan dibandingkan dengan pencatatan yang dibantu dengan sebuah aplikasi.
Permasalahan yang terjadi dalam aktivitas inventaris, yaitu dalam pencatatan inventaris barang. Pencatatan inventaris barang di DKPP masih
manual, yaitu menggunakan tabel inventaris. Pengelola harus membagikan form tabel inventaris kepada para pengguna barang setiap bagian dan subbagian
DKPP agar form itu diisi dan dikumpulkan kembali kepada pengelola barang inventaris. Setelah itu, pengelola harus membuat laporan awal untuk penggunaan
barang. Pada periode yang ditentukan, pengelola harus kembali membagikan form tabel inventaris kepada pengguna barang. Form yang kedua kalinya dibagikan ini
akan dibuat laporan kembali oleh pengelola. Dalam laporan yang kedua, akan terjadi perubahan-perubahan dalam jumlah inventaris barang. Perubahan tersebut
terjadi karena ada kerusakan-kerusakan yang terjadi pada barang inventaris. Jika banyak perubahan yang terjadi, maka hal tersebut akan menyulitkan pengelola
inventaris dalam membuat laporan per periode. Permasalahan yang terjadi dalam aktivitas
procurement pengadaan, yaitu dalam pengadaan ATK, infrastruktur TIK, dan sarana-prasarana di DKPP.
Seluruh pengadaan di DKPP belum dikelola dalam suatu sistem. Oleh karena itu, pencatatan pengadaan barang masih sering mengalami kesulitan. Untuk mencari
penyedia barangjasa untuk memenuhi kebutuhan DKPP pun hanya sebatas penunjukkan langsung. Hal itu mengakibatkan DKPP dapat mengalami kerugian
untuk pengeluaran dana karena bisa saja penyedia yang ditunjuk langsung ternyata memberikan penawaran harga yang masih cukup tinggi tetapi dengan kualitas
barangjasa yang ditawarkan dengan kualitas yang kurang baik. Permasalahan yang terjadi dalam aktivitas monitoring dan evaluasi, yaitu
dalam pengumpulan hasil monitoring dan evaluasi serta pembuatan laporannya. Subbagian Monitoring dan Evaluasi masih melakukan tugas memantau dan
mengevaluasi kinerja aktivitas keuangan, inventaris, dan procurement di DKPP
dengan proses manual, yaitu melakukan penilaian yang masih dicatat dalam form kertas. Jika form-form tersebut jumlahnya banyak karena hal-hal yang harus
dievaluasi juga banyak, maka proses pengumpulan form membutuhkan waktu lama. Hal itu juga mengakibatkan pembuatan laporan monitoring dan evaluasi
akan menjadi sulit dan membutuhkan waktu yang lama juga. Sedangkan, bagian- bagian yang terkait dengan aktivitas keuangan, inventaris, dan
procurement di DKPP membutuhkan laporan tersebut dengan segera agar mereka dapat segera
memperbaiki kinerjanya. Permasalahan yang terjadi dalam aktivitas publikasi dan sosialisasi, yaitu
dalam pengelolaan konten website DKPP dan penerimaan data yang akan
dipublikasikan. Website DKPP belum memiliki manajemen konten web, sehingga
informasi yang sudah out of date di website masih ada yang terpublikasi dan
belum diganti dengan informasi yang update. Staf Subbagian Publikasi dan
Sosialisasi masih menerima data yang akan dipublikasikan dalam bentuk kertas bersifat manual, sehingga staf tersebut harus meng
input ulang data-data tersebut untuk dimasukkan ke dalam
website. Hal ini sangat memakan waktu, apalagi jika
data yang diberikan masih harus mendapatkan banyak perbaikan sebelum di input
ke dalam website.
4.2.3 Solusi Aktivitas
Pada pembahasan sebelumnya telah dianalisis permasalahan yang terjadi pada setiap aktivitas di DKPP. Pada bagian ini akan dianalisis solusi aktivitas
untuk mengatasi permasalahan-permasalahan tersebut. Solusi yang diberikan pada bagian ini ditinjau dari sudut pandang proses kerja. Sasaran perbaikannya
terfokus hanya pada alur kerja agar menjadi lebih baik. Solusi aktivitas yang sudah dianalisis dapat dilihat dalam tabel 4.4.
Tabel 4.4 Solusi Aktivitas
No. Permasalahan
Solusi Aktivitas
1. Penyampaian pengaduan
Kearsipan dan persuratan di bagian Pengaduan
Keamanan data pengaduan Pengelolaan
data pengaduan
Penyediaan fasilitas untuk pengelolaan pengaduan yang terintegrasi dengan
Bagian Persidangan, Persuratan, dan Kearsipan.
2. Publikasi informasi sidang
Pelayanan persidangan Pengelolaan data
persidangan Penyediaan fasilitas untuk pengelolaan
persidangan yang terintegrasi dengan Bagian Pengaduan, Persuratan, dan
Kearsipan. 3.
Efektivitas penyampaian informasi
Efisiensi kerja Penyediaan fasilitas untuk sistem
persuratan yang bersifat paperless agar
penyampaian informasi menjadi cepat dan pekerjaan tidak akan terhambat
oleh penyampaian informasi yang lambat.
4. Pengelolaan kearsipan
Penyediaan fasilitas pengarsipan secara digital untuk mengurangi tumpukan
kertas dan mempermudah dalam proses pencarian data.
5. Pengelolaan data pegawai
Penggajian pegawai Penyediaan fasilitas untuk pengelolaan
data pegawai dan penggajian yang terintegrasi dengan Bagian Keuangan.
6. Pencatatan keuangan
Penyediaan fasilitas untuk pencataan keuangan yang terintegrasi dengan
Bagian Kepegawaian,
Inventaris, Procurement, dan Kearsipan.
7. Pendataan inventaris
barang Penyediaan fasilitas untuk pendataan
inventaris barang yang terintegrasi dengan
Bagian Keuangan
dan Kearsipan.
8. Pengadaan ATK
Pengadaan Infrastruktur TIK
Pengadaan Sarana dan Prasarana
Penyediaan fasilitas untuk pengadaan ATK, infrastruktur TIK, dan sarana-
prasaranan yang terintegrasi dengan Bagian Keuangan dan Kearsipan.
9. Pengumpulan hasil
monitoring dan evaluasi Pembuatan laporan
Penyediaan fasilitas untuk monitoring dan evaluasi agar mempermudah
pembuatan laporan. 10.
Pengelolaan konten website Penerimaan data untuk
dipublikasikan Penyediaan
fasilitas untuk
memudahkan pengelolaan
konten website dan penerimaan data untuk
dipublikasikan.