Flowchart Level 1 Kondisi Sistem Berjalan

Mulai 1 : Perencanaan pemilihan penyedia barangjasa 2 : Pemilihan sistem pengadaan procurement 3 : Penetapan metode penilaian kualifikasi 4 : Penyusunan jadwal pemilihan penyedia barangjasa 5 : Penyusunan dokumen pengadaan barangjasa 6 : Penetapan HPS Harga Perkiraan Sendiri 7 : Pengumuman pemilihan penyedia barangjasa 8 : Memasukkan dokumen penawaran 9 : Evaluasi penawaran 10 : Penunjukkan penyedia barangjasa 11 : Penandatanganan kontrak 12 : Pelaksanaan kontrak Selesai Gambar 4.7 Flowchart Sistem Berjalan Bagian Procurement Level 1 Pada flowchart sistem berjalan bagian procurement level 1, proses pertama adalah perencanaan pemilihan penyedia barangjasa. Perencanaan ini harus mempertimbangkan jenis, sifat, dan nilai barang yang dibutuhkan serta jumlah penyedia barangjasa yang ada. Proses kedua adalah pemilihan sistem pengadaan procurement. Sistem pengadaan yang ada yaitu, pelelangan umum dan sederhana, penunjukkan langsung, pengadaan langsung, dan kontes sayembara. Pemilihan sistem pengadaan harus disesuaikan dengan jenis dan sifat barangjasa yang dibutuhkan. Proses ketiga adalah penetapan metode penilaian kualifikasi. Metode penilaian yang biasanya dipakai ada dua cara, yaitu metode prakualifikasi penilaian dilakukan sebelum pemasukan penawaran dan metode pasca kualifikasi penilaian dilakukan setelah pemasukan penawaran. Proses keempat adalah penyusunan jadwal pemilihan penyedia barangjasa. Jadwal ini berisi daftar kegiatan mulai dari pengumuman pengadaan barangjasa sampai pada penunjukkan penyedia barangjasa yang terpilih. Proses kelima adalah penyusunan dokumen pengadaan barangjasa. Dokumen pengadaan barangjasa terdiri atas dokumen kualifikasi dan dokumen pemilihan. Proses keenam adalah penetapan HPS Harga Perkiraan Sendiri. HPS membantu bagian Procurement untuk menetapkan batas tertinggi penawaran untuk pengadaan barangjasa. Proses ketujuh pengumuman pemilihan penyedia barangjasa. Pengumuman tersebut diumumkan secara luas melalui Portal Pengadaan Nasional melalui LPSE. Proses kesembilan adalah memasukkan dokumen penawaran. Penyedia barangjasa yang sudah mendaftarkan diri pada pemilihan akan memasukkan dokumen penawaran yang ditujukan untuk bagian Procurement. Proses kesepuluh adalah evaluasi penawaran. Dokumen penawaran yang telah diberikan oleh masing-masing peserta pemilihan akan dievaluasi oleh bagian Procurement. Penawaran yang memenuhi kriteria akan dipilih. Proses kesebelas adalah penunjukkan penyedia barangjasa. Setelah terpilih dokumen penawaran terbaik yang memenuhi kriteria, maka bagian Procurement akan menunjuk penyedia barangjasa yang terpilih dengan cara memberi pengumuman pemenang dari pemilihan tersebut. Proses keduabelas adalah penandatanganan kontrak. Penandatanganan kontrak dimaksudkan agar pihak penyedia barangjasa dan bagian Procurement harus mematuhi aturan yang telah disepakati bersama dalam hal pengadaan barangjasa. Proses terakhir adalah pelaksanaan kontrak. Pelaksanaan kontrak berarti penyedia barangjasa wajib memenuhi kebutuhan di DKPP, sedangkan bagian Procurement wajib memenuhi pembayaran barangjasa kepada penyedia. g. Monitoring dan Evaluasi Mulai 1 : Memantau kinerja pada proses Keuangan, Inventaris dan Procurement 2 : Menyiapkan bahan evaluasi 3 : Melaksanakan evaluasi pada bagian Keuangan, Inventaris, dan Procurement 4 : Menyusun laporan pelaksanaan monitoring dan evaluasi Selesai Gambar 4.8 Flowchart Sistem Berjalan Bagian Monitoring dan Evaluasi Level 1 Aktivitas monitoring dan evaluasi di DKPP dikhususkan untuk memantau kinerja pada proses keuangan, inventaris, dan procurement karena ketiga proses tersebut berkaitan dengan pertanggungjawaban penggunaan dana yang diberikan oleh negara melalui bagian Keuangan Bawaslu. Pada flowchart sistem berjalan bagian Monitoring dan Evaluasi level 1, proses pertama adalah staf bagian Monitoring dan Evaluasi memantau kinerja dan operasional dari proses keuangan, inventaris dan procurement. Proses kedua adalah menyiapkan bahan evaluasi. Staf bagian Monitoring dan Evaluasi akan menyiapkan kriteria-kriteria penilaian dan tim penilai untuk melakukan evaluasi kinerja pada proses keuangan, inventaris, dan procurement. Proses ketiga adalah melaksanakan evaluasi pada proses keuangan, inventaris, dan procurement. Evaluasi tersebut memeriksa operasional ketiga proses tersebut dan juga memeriksa laporan keuangan, laporan inventaris barang, dan laporan pengadaan barangjasa apakah sesuai dengan yang ada di lapangan. Proses terakhir adalah menyusun laporan monitoring dan evaluasi. Laporan tersebut akan diberikan kepada staf-staf yang terkait dengan proses keuangan, inventaris, dan procurement agar kinerja mereka semakin baik dengan mempelajari kekurangan-kekurangan mereka yang sudah dievaluasi. Laporan monitoring dan evaluasi juga akan diperikan kepada Ketua DKPP. h. Publikasi dan Sosialisasi Mulai 1 : Mendokumentasikan kegiatan di DKPP 2 : Menerima data jadwal sidang, putusan sidang, dan maklumat sidang 3 : Mempublikasikan jadwal sidang, putusan sidang, maklumat sidang, dan kegiatan DKPP Selesai Gambar 4.9 Flowchart Sistem Berjalan Bagian Publikasi dan Sosialisasi Level 1 Pada flowchart sistem berjalan bagian Publikasi dan Sosialisasi level 1, proses pertama adalah mendokumentasikan kegiatan di DKPP. Semua kegiatan di DKPP, seperti persidangan atau kegiatan lain yang perlu diketahui oleh masyarakat akan didokumentasikan oleh staf Publikasi dan Sosialisasi menggunakan kamera atau video. Proses kedua adalah menerima data jadwal sidang, putusan sidang, dan maklumat sidang. Semua data tersebut didapatkan dari bagian Persidangan. Proses ketiga adalah mempublikasikan jadwal sidang, putusan sidang, maklumat sidang, dan kegiatan DKPP. Staf Publikasi dan Sosialisasi akan memasukkan semua data tersebut ke dalam website DKPP. Data-data itu perlu diketahui oleh masyarakat agar mereka mengetahui hal-hal yang berkaitan dengan proses persidangan dan kegiatan yang dilakukan di DKPP.

3. Flowchart Level 2

a. Persuratan Flowchart persuratan dimasukkan ke dalam level 2 karena bagian Persuratan hanya sebagai penunjang dari bagian Pengaduan dan Persidangan. Jadi, di level 1 flowchart persuratan hanya disebutkan proses group secara umum. Sedangkan, di level 2 flowchart persuratan sudah dijelaskan lebih lengkap sesuai dengan proses group masing-masing. Flowchart persuratan dibagi menjadi 12 macam, yaitu : 1 Administrasi Persuratan Perkara Pengaduan Tidak Langsung Non- Elektronik Level 2 Gambar 4.10 Flowchart Sistem Berjalan Administrasi Persuratan Perkara Pengaduan Tidak Langsung Non-Elektronik Level 2 Administrasi Persuratan Perkara Pengaduan Tidak Langsung Non- Elektronik Level 2 dimulai saat staf Subbag Tata Usaha dan Protokol menerima surat Pengaduan dan Berkas Pengaduan melalui pos. Kemudian, staf Subbag Tata Usaha dan Protokol memberikan lembar Disposisi kepada Ketua DKPP. Setelah membuat disposisi, kemudian staf Subbag Tata Usaha dan Protokol memberikan lembar Disposisi beserta berkas pengaduan kepada Kepala Biro Administrasi DKPP. Kepala Biro Administrasi DKPP memberikan disposisi beserta berkas pengaduan kepada Kabag Administrasi Pengaduan. Kabag Administrasi Pengaduan memberikan disposisi dan berkas pengaduan kepada Kasubbag Analisis dan Verifikasi Wilayah 1 atau 2. 2 Administrasi Persuratan Perkara Pengaduan Langsung Bawaslu Provinsi di DKPP Level 2 Administrasi Persuratan Perkara Pengaduan Langsung Bawaslu Provinsi di DKPP Mulai 3 : Menggandakan Lembar Disposisi untuk Ketua DKPP 1 : Menerima Surat Pengaduan dan Berkas Pengaduan 2 : Memberikan Lembar Disposisi kepada Sekjen Bawaslu 5 : Kepala Biro Admin istrasi DKPP memb erikan d ispo sisi kepada Kab ag Admin istrasi Pen gaduan 6 : Kabag Admini strasi Pengaduan memberikan dis posi si kep ada Kasub bag Anal isi s dan Veri fikasi Selesai 4 : Ketua D KPP memb erikan d ispo sisi kepada Kepala Biro Admin istrasi DKPP Gambar 4.11 Flowchart Sistem Berjalan Administrasi Persuratan Perkara Pengaduan Langsung Bawaslu Provinsi di DKPP Level 2 Administrasi Persuratan Perkara Pengaduan Langsung Bawaslu Provinsi di DKPP Level 2 dimulai saat staf Sekjen Bawaslu menerima surat Pengaduan dan Berkas Pengaduan melalui pos. Kemudian, staf Sekjen Bawaslu memberikan lembar Disposisi kepada Sekjen Bawaslu. Kemudian, lembar disposisi tersebut beserta berkas pengaduan akan diberikan kepada Ketua DKPP. Staf Subbag Tata Usaha dan Protokol menerima surat Pengaduan dan Berkas Pengaduan melalui staf Sekjen Bawaslu. Kemudian, staf Subbag Tata Usaha dan Protokol memberikan lembar Disposisi kepada Ketua DKPP. Setelah membuat disposisi, kemudian staf Subbag Tata Usaha dan Protokol memberikan lembar Disposisi beserta berkas pengaduan kepada Kepala Biro Administrasi DKPP. Kepala Biro Administrasi DKPP memberikan disposisi beserta berkas pengaduan kepada Kabag Administrasi Pengaduan. Kabag Administrasi Pengaduan memberikan disposisi dan berkas pengaduan kepada Kasubbag Analisis dan Verifikasi Wilayah 1 atau 2. 3 Administrasi Persuratan Perkara Pengaduan Level 2 Administrasi Persuratan Perkara Pengaduan Mulai 3 : Menggandakan Lembar Disposisi untuk Kepala Biro Administrasi DKPP 1 : Menerima Surat Pengaduan dan Berkas Pengaduan 2 : Memberikan Lembar Disposisi kepada Ketua DKPP 4 : Kepala Biro Admin istrasi DKPP memb erik an d ispo sisi kepada Kab ag Admin istrasi Pen gaduan 5 : Kabag Admini strasi Pengadua n memberik an dis posi si k ep ada Ka sub bag Anal isi s da n Veri fik asi Selesai Gambar 4.12 Flowchart Sistem Berjalan Administrasi Persuratan Perkara Pengaduan Level 2 Administrasi Persuratan Perkara Pengaduan Level 2 dimulai saat staf Subbag Tata Usaha dan Protokol menerima surat Pengaduan dan Berkas Pengaduan melalui staf Subbag Penerimaan dan Registrasi Pengaduan. Kemudian, staf Subbag Tata Usaha dan Protokol memberikan lembar Disposisi kepada Ketua DKPP. Setelah membuat disposisi, kemudian staf Subbag Tata Usaha dan Protokol memberikan lembar Disposisi beserta berkas pengaduan kepada Kepala Biro Administrasi DKPP. Kepala Biro Administrasi DKPP memberikan disposisi beserta berkas pengaduan kepada Kabag Administrasi Pengaduan. Kabag Administrasi Pengaduan memberikan disposisi dan berkas pengaduan kepada Kasubbag Analisis dan Verifikasi Wilayah 1 atau 2. 4 Administrasi Persuratan Nota Dinas Level 2 Gambar 4.13 Flowchart Sistem Berjalan Administrasi Persuratan Nota Dinas Level 2 Administrasi persuratan nota dinas level 2 dimulai saat Kepala Biro Administrasi DKPP membuat nota dinas hasil verifikasi materiil untuk disampaikan kepada Ketua DKPP dan anggota DKPP. Kemudian, Kepala Biro menyerahkan nota dinas kepada Subbagian Tata Usaha dan Protokoler untuk menyampaikan nota dinas. Staf Subbagian Tata Usaha dan Protokoler menggandakan nota dinas untuk diarsipkan, kemudian menyampaikan nota dinas hasil verifikasi materiil kepada Ketua DKPP dan anggotanya. 5 Administrasi Persuratan Hasil Verifikasi Dissmis Level 2 Administrasi Persuratan Hasil Verifikasi Dissmis 3 : Sta f Ka subba g T ata Usa ha d an Protoko ler memb uat sura t d an memb erik an s urat kepa da Sekjen B awa slu untuk ditanda tang ani 1 : Mener ima Perintah Unt uk Membuat Surat Pember ita huan hasil ver ifikasi materiil untuk Pengadu 2 : Mendisposisikan perintah kepada Kasubbag Tata Usaha dan Protokoler 4 : Mengirim surat pemberitahuan kepada Pengadu 5 : Memberikan tembusan surat pemberitahuan kepada Ketua DKPP dan Sekjen Bawaslu Selesai Mulai Gambar 4.14 Flowchart Sistem Berjalan Administrasi Persuratan Hasil Verifikasi Dissmis Level 2 Administrasi persuratan hasil verifikasi dismiss level 2 dimulai saat Kepala Biro Administrasi DKPP memerikan disposisi kepada Kabag Administrasi Umum untuk membuat surat pemberitahuan hasil verifikasi dismiss kepada Pengadu. Kabag Administrasi Umum mendisposisikan kepada Kasubbag Tata Usaha dan Protokoler untuk membuat surat. Staf Kasubbag Tata Usaha dan Protokoler membuat surat dan memberikan surat tersebut kepada Sekjen Bawaslu untuk ditandatangani. Staf Subbag Tata Usaha dan Protokoler mengirim surat tersebut kepada Pengadu serta memberi tembusan surat pemberitahuan kepada Ketua DKPP dan Sekjen Bawaslu.