Flowchart Level 1 Kondisi Sistem Berjalan
Mulai
1 : Perencanaan pemilihan penyedia
barangjasa 2 : Pemilihan sistem
pengadaan procurement
3 : Penetapan metode penilaian
kualifikasi 4 : Penyusunan jadwal
pemilihan penyedia barangjasa
5 : Penyusunan dokumen pengadaan
barangjasa 6 : Penetapan HPS
Harga Perkiraan Sendiri
7 : Pengumuman pemilihan penyedia
barangjasa 8 : Memasukkan
dokumen penawaran 9 : Evaluasi
penawaran 10 : Penunjukkan
penyedia barangjasa 11 : Penandatanganan
kontrak 12 : Pelaksanaan
kontrak
Selesai
Gambar 4.7 Flowchart Sistem Berjalan Bagian Procurement Level 1
Pada flowchart sistem berjalan bagian procurement level 1, proses pertama
adalah perencanaan pemilihan penyedia barangjasa. Perencanaan ini harus mempertimbangkan jenis, sifat, dan nilai barang yang dibutuhkan serta jumlah
penyedia barangjasa yang ada. Proses kedua adalah pemilihan sistem pengadaan procurement. Sistem pengadaan yang ada yaitu, pelelangan umum dan
sederhana, penunjukkan langsung, pengadaan langsung, dan kontes sayembara. Pemilihan sistem pengadaan harus disesuaikan dengan jenis dan
sifat barangjasa yang dibutuhkan. Proses ketiga adalah penetapan metode penilaian kualifikasi. Metode penilaian yang biasanya dipakai ada dua cara, yaitu
metode prakualifikasi penilaian dilakukan sebelum pemasukan penawaran dan metode pasca kualifikasi penilaian dilakukan setelah pemasukan penawaran.
Proses keempat adalah penyusunan jadwal pemilihan penyedia barangjasa. Jadwal ini berisi daftar kegiatan mulai dari pengumuman pengadaan barangjasa
sampai pada penunjukkan penyedia barangjasa yang terpilih. Proses kelima adalah penyusunan dokumen pengadaan barangjasa. Dokumen pengadaan
barangjasa terdiri atas dokumen kualifikasi dan dokumen pemilihan. Proses keenam adalah penetapan HPS Harga Perkiraan Sendiri. HPS membantu
bagian Procurement untuk menetapkan batas tertinggi penawaran untuk
pengadaan barangjasa. Proses ketujuh pengumuman pemilihan penyedia barangjasa. Pengumuman tersebut diumumkan secara luas melalui Portal
Pengadaan Nasional melalui LPSE. Proses kesembilan adalah memasukkan dokumen penawaran. Penyedia barangjasa yang sudah mendaftarkan diri pada
pemilihan akan memasukkan dokumen penawaran yang ditujukan untuk bagian
Procurement. Proses kesepuluh adalah evaluasi penawaran. Dokumen penawaran yang telah diberikan oleh masing-masing peserta pemilihan akan
dievaluasi oleh bagian Procurement. Penawaran yang memenuhi kriteria akan
dipilih. Proses kesebelas adalah penunjukkan penyedia barangjasa. Setelah terpilih dokumen penawaran terbaik yang memenuhi kriteria, maka bagian
Procurement akan menunjuk penyedia barangjasa yang terpilih dengan cara memberi pengumuman pemenang dari pemilihan tersebut. Proses keduabelas
adalah penandatanganan kontrak. Penandatanganan kontrak dimaksudkan agar pihak penyedia barangjasa dan bagian
Procurement harus mematuhi aturan yang telah disepakati bersama dalam hal pengadaan barangjasa. Proses terakhir
adalah pelaksanaan kontrak. Pelaksanaan kontrak berarti penyedia barangjasa wajib memenuhi kebutuhan di DKPP, sedangkan bagian
Procurement wajib memenuhi pembayaran barangjasa kepada penyedia.
g. Monitoring dan Evaluasi
Mulai
1 : Memantau kinerja pada proses Keuangan,
Inventaris dan Procurement
2 : Menyiapkan bahan evaluasi
3 : Melaksanakan evaluasi pada bagian
Keuangan, Inventaris, dan
Procurement
4 : Menyusun laporan pelaksanaan monitoring
dan evaluasi
Selesai
Gambar 4.8
Flowchart Sistem Berjalan Bagian Monitoring dan Evaluasi Level 1
Aktivitas monitoring dan evaluasi di DKPP dikhususkan untuk memantau kinerja pada proses keuangan, inventaris, dan
procurement karena ketiga proses tersebut berkaitan dengan pertanggungjawaban penggunaan dana yang diberikan
oleh negara melalui bagian Keuangan Bawaslu. Pada
flowchart sistem berjalan bagian Monitoring dan Evaluasi level 1, proses pertama adalah staf bagian Monitoring dan Evaluasi memantau kinerja
dan operasional dari proses keuangan, inventaris dan procurement. Proses kedua
adalah menyiapkan bahan evaluasi. Staf bagian Monitoring dan Evaluasi akan menyiapkan kriteria-kriteria penilaian dan tim penilai untuk melakukan evaluasi
kinerja pada proses keuangan, inventaris, dan procurement. Proses ketiga adalah
melaksanakan evaluasi pada proses keuangan, inventaris, dan procurement.
Evaluasi tersebut memeriksa operasional ketiga proses tersebut dan juga memeriksa laporan keuangan, laporan inventaris barang, dan laporan pengadaan
barangjasa apakah sesuai dengan yang ada di lapangan. Proses terakhir adalah menyusun laporan monitoring dan evaluasi. Laporan tersebut akan diberikan
kepada staf-staf yang terkait dengan proses keuangan, inventaris, dan procurement agar kinerja mereka semakin baik dengan mempelajari
kekurangan-kekurangan mereka yang sudah dievaluasi. Laporan monitoring dan evaluasi juga akan diperikan kepada Ketua DKPP.
h. Publikasi dan Sosialisasi
Mulai
1 : Mendokumentasikan kegiatan di DKPP
2 : Menerima data jadwal sidang, putusan
sidang, dan maklumat sidang
3 : Mempublikasikan jadwal sidang, putusan
sidang, maklumat sidang, dan kegiatan DKPP
Selesai
Gambar 4.9 Flowchart Sistem Berjalan Bagian Publikasi dan Sosialisasi Level 1
Pada flowchart sistem berjalan bagian Publikasi dan Sosialisasi level 1,
proses pertama adalah mendokumentasikan kegiatan di DKPP. Semua kegiatan di DKPP, seperti persidangan atau kegiatan lain yang perlu diketahui oleh
masyarakat akan didokumentasikan oleh staf Publikasi dan Sosialisasi menggunakan kamera atau video. Proses kedua adalah menerima data jadwal
sidang, putusan sidang, dan maklumat sidang. Semua data tersebut didapatkan dari bagian Persidangan. Proses ketiga adalah mempublikasikan jadwal sidang,
putusan sidang, maklumat sidang, dan kegiatan DKPP. Staf Publikasi dan Sosialisasi akan memasukkan semua data tersebut ke dalam
website DKPP. Data-data itu perlu diketahui oleh masyarakat agar mereka mengetahui hal-hal
yang berkaitan dengan proses persidangan dan kegiatan yang dilakukan di DKPP.