5. Bagian Administrasi Persidangan Bagian Administrasi Persidangan bertugas melaksanakan urusan administrasi
persidangan pelanggaran kode etik. Bagian Administrasi Persidangan menyelenggarakan fungsi :
Penyiapan administrasi dan ketatausahaan pemangilan, serta pelaksanaan pemanggilan pengadu dan teradu.
Penyiapan dan penyedian sarana prasarana persidangan. Koordinasi pengamanan persidangan.
Penyiapan teknis dan administratif rapat panel Majelis Kode Etik dan Rapat Pleno DKPP.
Penyusunan risalah, dokmen perkara, dan berita acara persidangan.
Bagian Administrasi Persidangan memiliki tiga subbagian dengan tugas dan fungsi sebagai berikut :
a. Subbagian Pemanggilan Subbagian Pemanggilan bertugas melakukan penyiapan bahan dan
pelaksanaan administrasi pemanggilan para pihak dan mengoordinasikan kehadirannya. Subbagian Pemanggilan menyelenggarakan fungsi :
Menyiapkan bahan dan pelaksanaan administrasi pemanggilan para pihak. Mengoordinasikan kehadiran para pihak.
b. Subbagian Persidangan
Subbagian Persidangan bertugas melakukan penyiapan sarana prasarana persidangan, penyusunan jadwal persidangan, pelaksanaan persidangan,
koordinasi pengamanan persidangan, dan penyiapan pelaksanaan rapat Panel Majelis Kode Etik dan rapat pleno DKPP. Subbagian Persidangan
menyelenggarakan fungsi : Menyiapkan sarana prasarana persidangan.
Menyusun jadwal persidangan. Melaksanakan persidangan.
Melaksanakan koordinasi pengamanan persidangan. Menyiapkan pelaksanaan rapat Panel Majelis Kode Etik dan rapat
pleno DKPP.
c. Subbagian Risalah dan Dokumen Perkara Subbagian Risalah dan Dokumen Perkara bertugas melakukan penyiapan
bahan teknis perekaman sidang, mentranskrip hasil perekaman sidang, pengeditan naskah risalah sidang, menyusun ringkasan risalah sidang,
minutasi putusan kode etik Pemilu dan pelaksanaan penyusunan dokumen perkara etik Pemilu. Subbagian Risalah dan Dokumen Perkara
menyelenggarakan fungsi : Penyiapan bahan teknis perekaman sidang.
Mentranskrip hasil perekaman sidang. Pengeditan naskah risalah sidang dan menyusun ringkasan risalah
sidang.
Minutasi putusan kode etik Pemilu. Pelaksanaan penyusunan dokumen perkara etik Pemilu.
4.3.4 Analisis
Value Chain
Analisis value chain bertujuan untuk memetakan dan mengelompokkan
seluruh aktivitas yang ada di dalam DKPP Dewan Kehormatan Penyelenggara Pemilu. Pengelompokkan aktivitas dalam analisis
value chain terbagi menjadi dua kelompok, yaitu aktivitas utama dan aktivitas pendukung.
Gambar 4.24
Analisis Value Chain DKPP
4.3.4.1. Aktivitas Utama
Aktivitas di DKPP Dewan Kehormatan Penyelenggara Pemilu yang termasuk ke dalam aktivitas utama dalam analisis
value chain, yaitu pengaduan, persidangan, persuratan perkara, dan kearsipan. Berikut ini adalah penjelasan dari
setiap aktivitas utama : 1. Pengaduan
Masyarakat pengadu dapat membuat suatu pengaduan terhadap penyelenggara Pemilu apabila mereka diduga melanggar Kode Etik
Penyelenggara Pemilu. Bagian Administrasi Pengaduan di DKPP akan menerima pengaduan tersebut untuk ditindaklanjuti apabila persyaratan
pengaduan telah dipenuhi oleh setiap pengadu. Setiap berkas pengaduan yang masuk akan mengalami dua verifikasi, yaitu verifikasi formil administrasi
dan verifikasi materiil kelayakan materi pengaduan. 2. Persidangan
Aktivitas persidangan merupakan tindak lanjut dari pengaduan yang diterima oleh DKPP. Aktivitas ini dilakukan oleh Bagian Administrasi Persidangan.
Jika berkas pengaduan sudah memenuhi semua persyaratan administrasi dan materiil maka pengaduan akan dilanjutkan ke dalam persidangan. Pengadu dan
Teradu akan dipertemukan dalam sidang untuk memberikan bukti-bukti atau penjelasan yang berkaitan dengan pelanggaran kode etik yang telah dilaporkan.
Panel Majelis Sidang DKPP akan memberikan keputusan hukuman apa yang akan diterima oleh Teradu jika dia memang terbukti bersalah telah melanggar
Kode Etik Penyelenggara Pemilu. 3. Persuratan Perkara
Persuratan perkara merupakan aktivitas surat-menyurat yang mengalirkan informasi hanya untuk menunjang aktivitas pengaduan dan persidangan.
Aktivitas ini dilakukan oleh Subbagian Tata Usaha dan Protokol. Biasanya persuratan perkara hanya membuat surat pemberitahuan untuk Pengadu dan
Teradu terkait dengan pemanggilan sidang, perihal kekurangan persyaratan dari berkas pengaduan, atau perihal status pengaduan yang layak untuk
dilanjutkan ke dalam sidang atau tidak. Selain membuat surat pemberitahuan, persuratan perkara juga membuat disposisi berkas-berkas yang berkaitan
dengan pengaduan dan persidangan kepada setiap bagian di DKPP atau kepada pimpinan DKPP.
4. Kearsipan Aktivitas ini dilakukan oleh Subbagian Monitoring dan Evaluasi dengan
mengarsipkan berkas-berkas penting dari setiap bagian dan subbagian di DKPP. Berkas-berkas utama yang biasanya diarsipkan, yaitu berkas pengaduan
yang masuk ke DKPP, hasil putusan sidang, maklumat sidang, data-data pegawai DKPP, dan laporan keuangan. Jika semua berkas tersebut sudah
diarsipkan oleh staf Subbagian Monitoring dan Evaluasi maka berkas tersebut akan diserahkan ke Subbagian Persuratan dan Arsip Bawaslu. Dab pada
akhirnya, berkas-berkas tersebut akan diserahkan ke ANRI Arsip Nasional Republik Indonesia.
4.3.4.2. Aktivitas Pendukung
Aktivitas di DKPP Dewan Kehormatan Penyelenggara Pemilu yang termasuk ke dalam aktivitas pendukung dalam analisis
value chain, yaitu kepegawaian, keuangan, persuratan umum, publikasi dan sosialisasi, monitoring
dan evaluasi, inventaris, procurement pengadaan. Berikut ini adalah penjelasan
dari setiap aktivitas pendukung : 1. Kepegawaian
Aktivitas kepegawaian meliputi persiapan untuk rekrutmen pegawai baru, proses rekrutmen pegawai, pengangkatan pegawai, pengelolaan data pegawai,
sampai penggajian pegawai. DKPP sendiri belum memiliki bagian khusus yang menangani kepegawaian. Jadi, untuk aktivitas kepegawaian di DKPP masih
ditangani oleh Subbagian Sumber Daya Manusia Bawaslu. 2. Keuangan
Aktivitas keuangan meliputi penyusunan rencanna dan program anggaran, pengelolaan keuangan, dan pembuatan laporan keuangan. DKPP belum
memiliki bagian khusus yang menangani keuangan. Tetapi, ada staf khusus yang ditunjuk untuk mengelola keuangan di DKPP. Keuangan DKPP masih
dibawah pertanggungjawaban dari Bagian Keuangan Bawaslu. 3. Persuratan Umum
Tidak seperti persuratan perkara yang telah dijelaskan sebelumnya, persuratan umum merupakan aktivitas surat-menyurat antar instansi atau antar bagian dan
subbagian untuk menunjang kinerja para pegawai di DKPP. Persuratan umum
biasanya berisi surat-surat yang hanya sekedar memberikan informasi bagi para pegawai. Aktivitas ini juga dilakukan oleh Subbagian Tata Usaha dan Protokol.
4. Publikasi dan Sosialisasi Aktivitas ini dilakukan oleh Subbagian Publikasi dan Sosialisasi. Aktivitas
publikasi dan sosialisasi meliputi pendokumentasian kegiatan yang dilaksanakan di DKPP, melakukan kerja sama dengan media dan pers,
melakukan sosialisasi penegakkan kode etik, dan melakukan publikasi putusan sidang DKPP. Biasanya, publikasi dan sosialisasi akan dilakukan melalui
website DKPP dan melalui media cetak atau elektronik. 5. Monitoring dan Evaluasi
Aktivitas ini meliputi kegiatan memantau proses kerja dari aktivitas keuangan, inventaris, dan
procurement pengadaan, menyiapkan bahan evaluasi, pelaksanaan evaluasi terhadap ketiga proses kerja tersebut, dan membuat
laporan hasil monitoring dan evaluasi. Aktivitas ini dilakukan oleh Subbagian Monitoring dan Evaluasi.
6. Inventaris Aktivitas ini meliputi pencatatan dan pengelolaan barang milik negara,
pengamanan sarana dan prasarana yang digunakan oleh DKPP. Pengelolaan dan pencatatan barang milik negara dilakukan oleh Subbagian Rumah Tangga
dan Perlengkapan Bawaslu. Tetapi, menjaga dan memelihara sarana dan prasarana dilakukan oleh seluruh pegawai DKPP yang sudah menggunakan
sarana-prasarana tersebut.
7. Procurement Pengadaan
Aktivitas ini meliputi pengadaan permintaan ATK dan kebutuhan rumah tangga di DKPP. Aktivitas pengadaan di DKPP dilakukan oleh Subbagian Tata
Usaha dan Protokol yang akan mengurus seluruh perlengkapan yang dibutuhkan oleh DKPP. Tetapi, Subbagian Tata Usaha dan Protokol akan
memberikan pertanggungjawaban terkait dengan pengadaan kepada Subbagian Rumah Tangga dan Perlengkapan Bawaslu.
4.3.5 Struktur Organisasi Usulan
Berdasarkan analisis value chain yang telah dibuat pada subbab
sebelumnya, maka terdapat beberapa aktivitas pendukung, seperti kepegawaian, keuangan, dan inventaris. Tetapi, jika melihat struktur organisasi saat ini, DKPP
belum memiliki bagian atau subbagian tersendiri untuk fokus menangani aktivitas kepegawaian, keuangan, dan inventaris. Ketiga aktivitas pendukung tersebut
semuanya ditangani oleh subbagian Tata Usaha dan Protokol. Selain itu, belum ada bagian yang khusus melakukan pengembangan dan perawatan untuk SITI di DKPP.
Sedangkan, jika akan mengimplementasikan arsitektur-arsitektur yang akan dibuat dalam perencanaan strategis SITI maka peran bagian TI sangat dibutuhkan dalam
proses tersebut. Oleh karena itu, maka terdapat penambahan bagian dan subbagian untuk
struktur organisasi usulan, yaitu menambahkan 2 bagian baru, yaitu bagian keuangan dan bagian IT. Serta, menambahkan 2 subbagian baru pada bagian Administrasi
Umum, yaitu subbagian Kepegawaian dan subbagian inventaris. Berikut ini adalah gambar untuk struktur organisasi yang diusulkan.
DEWAN KEHORMATAN PENYELENGGARA PEMILU RI BADAN PENGAWAS PEMILU RI
SEKRETARIAT JENDERAL BAWASLU RI EX OFFICIO DKPP RI
BIRO ADMINISTRASI DKPP
BAGIAN ADMINISTRASI PERSIDANGAN
BAGIAN ADMINISTRASI PENGADUAN
BAGIAN ADMINISTRASI UMUM
BAGIAN KEUANGAN BAGIAN IT
SUBBAGIAN APLIKASI IT
SUBBAGIAN INFRASTRUKTUR
JARINGAN
SUBBAGIAN OPERASIONAL IT
SUBBAGIAN ANGGARAN
PEMBAYARAN
SUBBAGIAN PEMBUKUAN
VERIFIKASI
SUBBAGIAN PENYUSUNAN
PROGRAM EVALUASI
Kepala Bagian Kepala Bagian
Kepala Bagian Kepala Bagian
Kepala Bagian
Kasubbag Programmer
System Analyst
Kasubbag Spesialis Jaringan
Spesialis Hardware Spesialis Keamanan
Sistem System
Administrator
Kasubbag Staf IT
Kasubbag Staf
Kasubbag Staf
Kasubbag Staf
SUBBAGIAN TATA USAHA
PROTOKOL
Kasubbag Staf
SUBBAGIAN PUBLIKASI
SOSIALISASI KODE ETIK
Kasubbag Staf
SUBBAGIAN MONITORING
EVALUASI
Kasubbag Staf
SUBBAGIAN KEPEGAWAIAN
Kasubbag Staf
SUBBAGIAN INVENTARIS
Kasubbag Staf
SUBBAGIAN PENERIMAAN
REGISTRASI PENGADUAN
Kasubbag Staf
SUBBAGIAN ANALISIS
VERIFIKASI WIL. 1
Kasubbag Staf
SUBBAGIAN ANALISIS
VERIFIKASI WIL. 2
Kasubbag Staf
SUBBAGIAN PEMANGGILAN
Kasubbag Staf
SUBBAGIAN PERSIDANGAN
Kasubbag Staf
SUBBAGIAN RISALAH
DOKUMEN PERKARA
Kasubbag Staf
Help Desk
Tenaga Ahli
Gambar 4.25 Struktur Organisasi Usulan
Tugas masing-masing dari bagian dan subbagian baru yang diusulkan adalah sebagai berikut :
1. Bagian IT Bertanggung jawab untuk melakukan pengembangan, pengimplementasian, dan
perawatan sumber daya TIK di DKPP. Tugas dari masing-masing subbagian di bagian IT, yaitu :
a. Subbagian Aplikasi IT Bertugas untuk membuat pemodelan dan perencanaan sistem yang sesuai
dengan kebutuhan DKPP, serta mengembangkan pemodelan tersebut dengan melakukan
programming untuk pembuatan aplikasi. b. Subbagian Infrastruktur dan Jaringan
Bertugas untuk memelihara infrastruktur jaringan komputer, menjaga keamanan sistem dari ancaman virus atau ancaman lainnya, dan mengelola
jalannya sistem dengan mengatur konfigurasi perangkat keras dengan perangkat lunak agar sistem dapat berjalan dengan baik.
c. Subbagian Operasional IT Bertugas untuk membantu
end user apabila mendapatkan suatu masalah dalam menjalankan sistem pendukung untuk aktivitas di DKPP, serta
memberi pelatihan kepada end user setiap ada pengembangan sistem.
2. Bagian Keuangan Bertanggung jawab untuk memberikan bimbingan teknis untuk pengelolaan
keuangan, pembukuan keuangan, pelaporan keuangan, dan pelaksanaan urusan perbendaharaan keuangan.
a. Subbagian Anggaran dan Pembayaran Bertugas
pada operasional
keuangan, yaitu
untuk melakukan
perbendaharaan, seperti pembayaran gaji pegawai dan pembayaran kebutuhan DKPP.
b. Subbagian Pembukuan dan Verifikasi Bertugas untuk melakukan pencatatatan akuntansi bagi setiap transaksi
pembayaran yang dilakukan oleh Subbagian Anggaran dan Pembayaran, serta membuat laporan keuangan berdasarkan pencatatan akuntansi yang
sudah dibuat. c. Subbagian Penyusunan Program dan Evaluasi
Bertugas untuk membuat daftar program-program kerja dengan masing- masing kebutuhan anggarannya, serta bertugas untuk melakukan evaluasi
laporan keuangan yang sudah dibuat oleh Subbagian Pembukuan dan Verifikasi.
3. Subbagian Kepegawaian Bertugas untuk membuat rencana kebutuhan pegawai, melakukan rekrutmen
pegawai, pengangkatan pegawai, serta pembinaan dan pengelolaan administrasi data pegawai.
4. Subbagian Inventaris Bertugas untuk melakukan, pencatatan dan pengelolaan barang milik negara
BMN, serta mengamankan sarana dan prasarana yang ada di DKPP.
