4.2. Requirements Management
Tujuan dari fase requirement management adalah untuk menentukan
kebutuhan proses dalam pengembangan perencanaan arsitektur enterprise untuk DKPP. Skenario aktivitas menjadi sumber daya utama yang harus dikembangkan
dalam fase ini. Skenario aktivitas harus mencakup core business, process business,
dan issue organisasi. Tetapi, sebelum skenario aktivitas dikembangkan, terlebih
dahulu sistem yang sedang berjalan di DKPP harus dipahami dan dianalisis.
4.2.1. Kondisi Sistem Berjalan
Pada bagian ini akan digambarkan flowchart sistem yang sedang berjalan
pada aktivitas Pengaduan, Persidangan, Persuratan, Kearsipan, Kepegawaian, Keuangan, Inventaris,
Procurement, Monitoring dan Evaluasi, Sosialisasi dan Publikasi di DKPP.
Flowchart digambarkan dalam beberapa level. Semakin besar levelnya maka penjelasan
flowchart semakin mendetail dari flowchart pada level sebelumnya.
1. Flowchart Level 0
Kearsipan Pengaduan
Persidangan Persuratan
Kepegawaian
Keuangan Inventaris
Procurement
Monitoring Evaluasi
Sosialisasi Publikasi
Gambar 4.1 Flowchart Sistem Berjalan Level 0
Flowchart pada level 0 ini menggambarkan semua proses group yang ada di dalam DKPP. Proses group untuk aktivitas utama, yaitu pengaduan,
persidangan, persuratan, dan kearsipan. Sedangkan, proses group untuk aktivitas pendukung, yaitu kepegawaian, inventaris, keuangan,
procurement, monitoring dan evaluasi, sosialisasi dan publikasi. Setiap proses group memiliki alur
aktivitas masing-masing. Arah dan warna tanda panah pada gambar di atas menunjukkan apakah proses
group tersebut berkaitan dengan proses group lainnya dengan alur aktivitas searah atau bolak-balik.
Proses group Pengaduan dan Persidangan memiliki tanda panah berwarna biru menuju proses group Kearsipan. Hal itu menandakan bahwa alur aktivitas
dari bagian Pengaduan dan Persidangan terhadap bagian Kearsipan hanya satu arah. Bagian Pengaduan dan Persidangan hanya memberikan berkas-berkas
untuk proses pengarsipan. Jadi, berkas-berkas tersebut hanya akan menjadi arsip pasif di bagian Kearsipan. Oleh karena itu, alur aktivitasnya hanya satu arah dari
bagian Pengaduan dan Persidangan ke bagian Kearsipan. Proses group Persuratan memiliki tanda panah berwarna merah terhadap
proses group Pengaduan, Persidangan, dan Kearsipan. Hal itu menandakan bahwa proses group Persuratan memiliki alur aktivitas bolak-balik, yang berarti
bagian Persuratan selalu terlibat dalam aktivitas di Bagian Pengaduan, Persidangan, dan Kearsipan. Bukan hanya sekedar menerima dokumen, tapi
bagian Persuratan juga membuat surat-surat yang diperlukan dalam setiap proses group.
Proses group Kearsipan memiliki tanda panah berwarna merah terhadap proses group Kepegawaian, Keuangan, Inventaris, dan
Procurement. Hal itu menandakan bahwa proses group Kearsipan memiliki alur aktivitas bolak-balik.
Data pegawai, data keuangan, data inventaris aset, dan data procurement akan
diarsipkan pada bagian Kearsipan. Tetapi, data-data tersebut akan menjadi arsip aktif karena pada periode tertentu akan digunakan kembali dalam keperluan
laporan untuk pimpinan. Proses group Keuangan memiliki tanda panah berwarna merah terhadap
proses group Kepegawaian, Inventaris, Procurement, Monitoring dan Evaluasi.
Hal itu menandakan bahwa proses group Keuangan memiliki alur aktivitas bolak-balik. Bagian Kepegawaian membutuhkan bagian Keuangan untuk
membayar gaji, bagian Inventaris membutuhkan bagian Keuangan untuk membayar biaya pemeliharaan aset,
Procurement membutuhkan bagian Keuangan untuk mengeluarkan biaya pembelian kebutuhan di DKPP, dan
Monitoring dan Evaluasi membutuhkan data-data keuangan untuk proses monitor dan evaluasi pengeluaran DKPP. Sedangkan, bagian Keuangan
membutuhkan laporan pembayaran gaji, laporan pemeliharaan inventaris aset, dan laporan
procurement untuk dimasukkan ke dalam laporan keuangan. Serta, bagian Keuangan membutuhkan laporan dari monitoring dan evaluasi untuk
perbaikan kinerja bagian Keuangan kedepannya. Proses group monitoring dan evaluasi memiliki tanda panah berwarna merah
terhadap proses group Keuangan, Inventaris, dan Procurement. Hal itu
menandakan bahwa proses group Monitoring dan Evaluasi memiliki alur aktivitas bolak-balik. Bagian Monitoring membutuhkan data keuangan, data
inventaris barang, dan data pengadaan barang di DKPP untuk melakukan kegiatan monitoring dan evaluasi kinerja ketiga bagian tersebut. Sedangkan,
bagian Keuangan, bagian Inventaris, dan bagian Procurement membutuhkan
laporan hasil monitoring dan evaluasi untuk perbaikan kinerja mereka masing- masing di kemudian hari.
Proses group Persidangan memiliki tanda panah berwarna biru menuju proses group Sosialisasi dan Publikasi. Hal itu menandakan bahwa alur aktivitas dari
bagian Persidangan terhadap bagian Sosialisasi dan Publikasi hanya satu arah. Bagian Persidangan akan memberikan data jadwal persidangan, putusan sidang,
Kategori