Rancangan Arsitektur Bisnis Phase B : Business Architecture

ANRI Arsip Nasional Republik Indonesia melalui sistem terintegrasi e- Kearsipan DKPP dengan sistem kearsipan pada ANRI. 5. Kepegawaian E-Kepegawaian Subbag Tata Usaha dan Protokol Data Pegawai Bagian Keuangan Bawaslu 1. Menerima data pegawai baru 2. Login 3. Me ng in pu t d at a pe ga w ai 4. M en ge dit d ata p eg aw ai 5. Me ng ha pu s da ta p eg aw ai 6. Melakukan absensi 7. Mendownload laporan absensi Pegawai Gambar 4.43 Rancangan Arsitektur Bisnis Aktivitas Kepegawaian Rancangan arsitektur bisnis aktivitas kepegawaian melibatkan tiga stakeholder, yaitu Subbagian Tata Usaha dan Protokol, Pegawai, dan Bagian Keuangan Bawaslu. Rancangan ini akan mengubah sistem kepegawaian yang masih manual menjadi sistem terkomputerisasi melalui e-Kepegawaian. Semua stakeholder yang terlibat dalam sistem e-Kepegawaian harus terlebih dahulu melakukan login. Subbagian Tata Usaha dan Protokol akan menerima dokumen data pegawai baru DKPP. Kemudian staf Subbagian Tata Usaha dan Protokol akan meng input data-data tersebut ke dalam e- Kepegawaian. Subbagian Tata Usaha dan Protokol juga dapat mengelola data pegawai tersebut agar selalu ter update. Pegawai melakukan absensi di dalam sistem e-Kepegawaian. Absensi tersebut kemudian diolah oleh sistem e-Kepegawaian agar menjadi laporan absensi. Laporan tersebut dapat di download oleh Bagian Keuangan Bawaslu untuk keperluan penggajian pegawai. 6. Keuangan E-Keuangan Subbag Tata Usaha Protokol Ketua DKPP Kepala Biro Administrasi DKPP 1. Me laku ka n p en ca tata n aku nta nsi 2. Me ng atu r p eri od e pe mb ua tan la po ra n ke ua ng an 3a . Me lih at lap ora n ke ua ng an 3b. Me liha t la pora n ke uan gan Bagian Keuangan Bawaslu 3c. Melihat laporan keuangan Gambar 4.44 Rancangan Arsitektur Bisnis Aktivitas Keuangan Rancangan arsitektur bisnis aktivitas keuangan melibatkan tiga stakeholder, yaitu Subbagian Tata Usaha dan Protokol, Ketua DKPP, dan Kepala Biro Administrasi DKPP. Rancangan ini akan mengubah sistem keuangan yang masih manual menjadi sistem terkomputerisasi melalui e- Keuangan. Semua stakeholder yang terlibat dalam sistem e-Keuangan harus terlebih dahulu melakukan login. Subbagian Tata Usaha dan Protokol memiliki staf yang khusus menangani masalah keuangan di DKPP. Staf tersebut akan melakukan pengelolaan keuangan untuk memenuhi kebutuhan DKPP. Staf tersebut juga akan melakukan pencatatan akuntansi keuangan, serta mengatur periode pembuatan laporan keuangan di dalam sistem e- Keuangan. Sistem e-Keuangan akan menghasilkan output berupa laporan keuangan. Laporan keuangan tersebut dapat dilihat oleh Ketua DKPP dan Kepala Biro Administrasi DKPP. 7. Inventaris E-Inventaris Subbag Rumah Tangga Perlengkapan Biro Administrasi Bawaslu Bagian Keuangan Biro Administrasi Bawaslu Bagian Administrasi Pengaduan Bagian Administrasi Umum Bagian Administrasi Persidangan 1a . Me ng inp ut da ta pe ng gu na an BMN Ba ran g Mi lik Ne ga ra 1c. Me ngin put data pe ngg una an BMN Ba ran g Mi lik Ne gara 1b. Me ng in pu t d at a pe ng gu na an BM N Ba ra ng M ilik Ne ga ra 2. Me ng el ol a da ta p en gg un aa n BM N 3a . Me ne rima lap ora n inve nt ari s 3b . M en eri ma la po ra n inve nt ari s Gambar 4.45 Rancangan Arsitektur Bisnis Aktivitas Inventaris Rancangan arsitektur bisnis aktivitas inventaris melibatkan lima stakeholder, yaitu Subbagian Rumah Tangga dan Perlengkapan Biro Administrasi Bawaslu, Bagian Keuangan Biro Administrasi Bawaslu, Bagian Administrasi Umum, Bagian Administrasi Pengaduan, dan Bagian Administrasi Persidangan. Rancangan ini akan mengubah sistem inventaris yang masih manual menjadi sistem terkomputerisasi melalui e-Inventaris. Semua stakeholder yang terlibat dalam sistem e-Inventaris harus terlebih dahulu melakukan login. Bagian Administrasi Umum. Bagian Administrasi Pengaduan, dan Bagian Administrasi Persidangan meng input data penggunaan BMN Barang Milik Negara yang digunakan di bagian masing-masing ke dalam sistem e-Inventaris. Subbagian Rumah Tangga dan Perlengkapan Biro Administrasi Bawaslu mengelola data penggunaan BMN yang telah di input ke dalam sistem e-Inventaris agar data penggunaan BMN tersebut akan selalu terupdate pada setiap periode semesteran atau per tahun. Kemudian, sistem e-Inventaris akan menghasilkan laporan inventaris per periode yang sudah ditentukan. Subbagian Rumah Tangga dan Perlengkapan Biro Administrasi dapat melihat laporan inventaris tersebut untuk keperluan pemeriksaan BMN Barang Milik Negara yang digunakan oleh DKPP secara berkala. Bagian Keuangan Biro Administrasi Bawaslu juga dapat melihat laporan inventaris untuk keperluan pembuatan neraca keuangan. 8. Procurement Subbag Tata Usaha dan Protokol E-Procurement Penyedia BarangJasa 1. Upload pengumuman pengadaan barangjasa 2. Membaca pengumuman 3. Mendaftar online 4. Menerima list pendaftar calon penyedia barangjasa 5. Upload dokumen lelang 6. Download dokumen lelang 7. Upload dokumen penawaran 8. Download dokumen penawaran 9. Upload peringkat evaluasi penawaran 10. Upload pengumuman pemenang lelang 11. Melihat pengumuman pemenang lelang Gambar 4.46 Rancangan Arsitektur Bisnis Aktivitas Procurement Rancangan arsitektur bisnis aktivitas procurement melibatkan dua stakeholder, yaitu Subbagian Tata Usaha dan Protokol, dan Penyedia BarangJasa. Rancangan ini akan mengubah sistem procurement yang masih manual menjadi sistem terkomputerisasi melalui e-Procurement. Semua stakeholder yang terlibat dalam sistem e-Procurement harus terlebih dahulu melakukan login. Subbagian Tata Usaha dan Protokol meng upload pengumuman pengadaan barangjasa untuk DKPP di e- Procurement. Kemudian, Penyedia BarangJasa membaca pengumuman dan mendaftarkan diri pada sistem e-Procurement. Subbagian Tata Usaha dan Protokol dapat melihat list pendaftar penyedia barangjasa. Kemudian, Subbagian Tata Usaha dan Protokol meng upload dokumen lelang kebutuhan DKPP ke dalam sistem e-Procurement. Penyedia BarangJasa men download dokumen lelang dari sistem e- Procurement. Kemudian, Penyedia membuat dokumen penawaran berdasarkan pada dokumen lelang. Dokumen penawaran tersebut di upload ke dalam sistem. Subbagian Tata Usaha dan Protokol men download dokumen penawaran dari sistem e-Procurement. Setelah semua dokumen penawaran di download, maka Subbagian Tata Usaha dan Protokol akan mengevaluasi dokumen penawaran tersebut dan memilih penawaran mana yang sesuai dengan kebutuhan dan anggaran keuangan DKPP. Setelah sudah mendapatkan penawaran yang terbaik, maka Subbagian Tata Usaha dan Protokol akan membuat daftar peringkat evaluasi penawaran dan membuat pengumuman pemenang lelang. Daftar peringkat evaluasi penawaran dan pengumuman pemenang lelang kemudian di upload ke dalam sistem e-Procurement. Penyedia BarangJasa dapat melihat pengumuman pemenang lelang pada e-Procurement. 9. Monitoring dan Evaluasi E-Monev Subbag Monitoring Evaluasi DKPP Ketua DKPP 1. Login 2. Me ng inp ut targe t tri wu lan ke gia tan unt uk ke ua ng an, inve nta ris da n p rocu reme nt 3. Me ngin put data re alis asi ke gia tan 4. Me ng inp ut ind ika tor sa sa ran ke gia tan 6. Login 7. Me me riksa da ta rea lisa si ke gia tan 8. Me nce nta ng d ata se bag ai va lida si Laporan Monitoring Evaluasi 9. Menghasilkan laporan 5. M engi npu t da ta ha sil pem anta uan eva lua si ke gia tan ke uan gan , in ve ntari s, d an pro cu reme nt Gambar 4.47 Rancangan Arsitektur Bisnis Aktivitas Monitoring Evaluasi Rancangan arsitektur bisnis aktivitas monitoring dan evaluasi melibatkan dua stakeholder, yaitu Subbagian Monitoring dan Evaluasi, dan Ketua DKPP. Rancangan ini akan mengubah sistem monitoring dan evaluasi yang masih manual menjadi sistem terkomputerisasi melalui e-Monev. Semua stakeholder yang terlibat dalam sistem e-Monev harus terlebih dahulu melakukan login. Subbagian Monitoring dan Evaluasi menginput target triwulan kegiatan untuk proses keuangan, inventaris, dan procurement ke dalam sistem e-Monev. Staf Subbagian Monitoring dan Evaluasi melakukan pemantauan terhadap ketiga proses tersebut. Kemudian, staf tersebut meng input data realisasi kegiatan sebagai hasil dari pemantauan pada proses keuangan, inventaris, dan procurement ke dalam sistem e-Monev. Staf Subbagian Monitoring dan Evaluasi meng input indikator penilaian untuk sasaran kegiatan. Setelah itu, staf tersebut melakukan evaluasi terhadap proses keuangan, inventaris dan procurement sesuai dengan indikator penilaian yang telah ditetapkan. Selanjutnya, staf Subbagian Monitoring dan Evaluasi membuat laporan hasil evaluasi proses keuangan, inventaris, dan procurement. Kemudian, laporan tersebut di input ke dalam sistem e-Monev. Ketua DKPP dapat memeriksa data realisasi kegiatan hasil pemantauan pada proses keuangan, inventaris, dan procurement dalam sistem e-Monev. Kemudian, Ketua DKPP juga dapat melakukan validasi hasil evaluasi kegiatan di dalam sistem. Sistem e-Monev menghasilkan output berupa laporan monitoring dan evaluasi. 10. Publikasi dan Sosialisasi Website DKPP Subbag Publikasi Sosialisasi Media massa Subbag Persidangan Subbag Risalah Dokumentasi 1. Me ng inp ut d at a pe rsi da ng an pu tu sa n sid an g 2. Me ng in pu t b eri ta te rka it D KPP 3. Me ng inp ut ma klu ma t p ersi da ng an 4. M en ge lo la d at a un tu k di pu bl ika si ka n Gambar 4.48 Rancangan Arsitektur Bisnis Aktivitas Publikasi Sosialisasi Rancangan arsitektur bisnis aktivitas publikasi dan sosialisasi melibatkan empat stakeholder, yaitu Subbagian Publikasi dan Sosialisasi, Subbagian Persidangan, Subbagian Risalah dan Dokumentasi, dan Media Massa. Rancangan ini akan mengubah sistem publikasi dan sosialisasi yang masih manual menjadi sistem terkomputerisasi melalui website DKPP. Semua stakeholder yang terlibat dalam sistem website DKPP harus terlebih dahulu melakukan login. Subbagian Persidangan menginput data persidangan dan putusan sidang ke dalam sistem agar data-data tersebut dapat dipublikasikan kepada masyarakat. Subbagian Risalah dan Maklumat meng input data maklumat persidangan ke dalam sistem agar data-data tersebut dapat dipublikasikan kepada masyarakat. Media Massa meng input berita-berita yang terkait dengan DKPP ke dalam sistem agar berita tersebut dapat dipublikasikan dalam website DKPP melalui integrasi dengan sistem website DKPP. Subbagian Publikasi dan Sosialisasi akan mengelola data-data yang masuk ke dalam sistem website DKPP. Sebelum dipublikasikan, data-data tersebut harus diatur sedemikian rupa agar memudahkan dalam proses publikasi di website DKPP. Data-data yang sekiranya tidak perlu dipublikasikan tetapi sudah di input ke dalam website DKPP, maka data tersebut akan disaring oleh Subbagian Publikasi dan Sosialisasi dan akan dipilih mana data yang layak untuk dipublikasikan di website DKPP.

4.4.3. Analisis ActorRole Matrix

Analisis actorrole matrix akan menjelaskan tentang peranan stakeholder terhadap aktivitas-aktivitas yang ada di DKPP. Peranan tersebut dibagi menjadi empat, yaitu R Responsible, A Accoutable, C Consulted, I Informed. Tabel 4.9 berikut ini akan menjelaskan analisis stakeholder dan peranannya. Tabel 4.10 ActorRole Matrix RACI R = Melakukan suatu kegiatan pekerjaan A = Bertanggung jawab dan memiliki otoritas untuk memutuskan perkara C = Diperlukan sarannya dan berkontribusi terhadap kegiatan I = Perlu tahu hasil dari suatu keputusantindakan K e p a la De w a n K e h or ma ta n P e n y e le n g g a ra P e mi lu DK P P R I K e p a la B iro A d mi n ist ra si DK P P Bagian Administrasi Umum DKPP Bagian Administrasi Pengaduan Bagian Administrasi Persidangan B a g ia n K e u a n g a n B iro A d mi n ist ra si B a w a sl u Su b b a g ia n P e rsu ra ta n d a n A rsi p B iro A d mi n ist ra si B a w a sl u Su b b a g ia n R u ma h T a n g g a d a n P e rle n g k a p a n B iro A d mi n ist ra si B a w a sl u Su b b a g ia n Su mb e r Da y a M a n u si a B iro A d mi n ist ra si B a w a sl u K e p a la B a g ia n A d mi n ist ra si U mu m K a su b b a g T a ta U sa h a d a n P ro tok ol St a f Su b b a g ia n T a ta U sa h a d a n P ro tok ol K a su b b a g P u b li k a si d a n Sosi a li sa si K ode E ti k St a f Su b b a g ia n P u b li k a si d a n Sosi a li sa si K ode E ti k K a su b b a g M on it or in g d a n E v a lu a si St a f Su b b a g ia n M on it or in g d a n E v a lu a si K e p a la B a g ia n A d mi n ist ra si P e n g a d u a n K a su b b a g P e n e rima a n d a n R e g ist ra si P e n g a d u a n St a f Su b b a g ia n P e n e rima a n d a n R e g ist ra si P e n g a d u a n K a su b b a g A n a li si s d a n V e rif ik a si P e n g a d ia n W il a y a h 1 d a n 2 St a f Su b b a g ia n A n a li si s d a n V e rif ik a si P e n g a d ia n W il a y a h 1 d a n 2 K e p a la B a g ia n A d mi n ist ra si P e rsi d a n g a n K a su b b a g P e ma n g g il a n St a f Su b b a g ia n P e ma n g g il a n K a su b b a g P e rsi d a n g a n St a f Su b b a g ia n P e rsi d a n g a n K a su b b a g R isa la h d a n Dok u me n P e rk a ra St a f Su b b a g ia n R isa la h d a n Dok u me n P e rk a ra Pengaduan Penerimaan registrasi pengaduan I I I IA R Verifikasi Formil Administrasi I A C R Pengkajian berkas pengaduan I I I A C R Rapat Verifikasi Materiil CI I I I A C R Pencatatan Gelar Perkara A R Penetapan Panel Majelis A C I I A R Persidangan Penerimaan berkas pengaduan I A R Penetapan jadwal sidang A R I Pemberitahuan jadwal sidang I I I I I I I I I I I R A R I Pemanggilan pengadu dan teradu I A R Sidang pemeriksaan A C AI I AI R A R Rapat pleno keputusan A C I I A R I I I I I AI I AI R I Sidang pembacaan keputusan A C I I I I I I I I I I A R I R Penyusunan dokumen perkara etik Pemilu I I R A R Pembuatan maklumat I A R Persuratan Membuat persuratan perkara pengaduan A A A R I I I I I I I I I Membuat persuratan nota dinas I A A A R I I I I I I I I I Membuat persuratan hasil verifikasi dismiss A A A R I I I I AI I I I I Membuat persuratan hasil verifikasi BMS A A A R I I I I AI I I I I Membuat undangan rapat verifikasi I A A A R I I I I I I I I Membuat persuratan pemanggilan A A A R I I I I I AI I I Membuat undangan rapat pleno keputusan I A A A R I I I I I I AI I Membuat disposisi penyerahan berkas pengaduan ke bagian Persidangan A A A R I I I I I AI I I Membuat disposisi pembuatan jadwal sidang A A A R I I I I I I AI I Membuat disposisi pembuatan maklumat A A AI R I I I I I I I I Membuat persuratan umum I A A A R I I I I I I I I Kearsipan Mengumpulkan berkas dari setiap bagian R R A R R R R R R Membuat arsip vital dan dinamis A R Menyerahkan salinan arsip ke Bawaslu R R Menyerahkan salinan arsip ke ANRI R Keuangan Penyusunan rencana program anggaran I I A C R A R I Penarikan dana I A R R A Pengelolaan dana AI AI R I Pencatatan akuntansi keuangan I AI R I Pembuatan laporan keuangan AI AI R I Inventaris Pencatatan inventaris BMN I AI R AI Penyusunan laporan pengguna BMN I I I AI R I R I R I I R I R I I R I R I R R R AI R Pengumpulan laporan pengguna BMN AI R Penyusunan laporan pengelola inventaris I I I AI R Penyerahan laporan pengguna pengelola R I Kepegawaian Penyusunan rencana kebutuhan pegawai AI CI C A R A R C C C A C C C A C C C R A Persiapan bahan rekrutmen pegawai CI R R R CI R R CI R R R RI Pelaksanaan rekrutmen pegawai CI I I I CI I I CI I I I R A Pengangkatan pegawai I I CI I I I CI I I CI I I I R A Pengelolaan administrasi kepegawaian I A R R A Penggajian pegawai AI A R R R A Monitoring Evaluasi Memantau proses keuangan, inventaris, pengadaan I I I I R A R Pencatatan hasil pemantauan A R Persiapan evaluasi R A R Pelaksanaan evaluasi I I I I A R Penyusunan laporan monitoring evaluasi I I I I R A R Procurement Pemilihan sistem pengadaan CI CI R A Perencanaan pemilihan penyedia barangjasa CI CI R R A Penetapan metode penilaian kualifikasi C C R A Penyusunan jadwal pemilihan penyedia R A Penyusunan dokumen pengadaan I C R I Pengumuman pemilihan penyedia I I R Pengumpulan dokumen penawaran R Pemilihan dokumen penawaran terbaik CI CI Penunjukkan penyedia yang terpilih I I R A Penandatanganan kontrak I I R A Pelaksanaan kontrak I I R A Publikasi Sosialisasi Pendokumentasian kegiatan DKPP A R Pengumpulan data untuk dipublikasikan disosialisasikan C R Publikasi sosialisasi informasi dari DKPP A R Dalam actorrole matrix di atas, ada empat keterangan peranan stakeholder dalam aktivitas-aktivitas DKPP, yaitu R Responsible, A Accoutable, C Consulted, I Informed. Berdasarkan matriks yang sudah dibuat, keterangan Responsible merupakan peranan dari staf-staf DKPP karena mereka yang melakukan suatu pekerjaan secara langsung dalam setiap aktivitas. Keterangan Accountable merupakan peranan dari kepala bagian dan subbagian karena mereka bertanggung jawab terhadap aktivitas yang dilakukan oleh stafnya dan mereka juga memiliki otoritas untuk memutuskan suatu perkara dalam setiap aktivitas. Keterangan Consulted merupakan peranan dari stakeholder pada top level manajemen DKPP karena saran dan kontribusi mereka sangat diperlukan sebagai bahan pertimbangan dan pengambilan keputusan dalam setiap kegiatan. Keterangan Informed juga merupakan peranan dari stakeholder pada top level manajemen DKPP karena mereka perlu mengetahui hasil atau laporan kegiatan yang telah dilakukan oleh bawahannya.

4.5. Phase C : Information System Architecture

4.5.1. Application Architecture

Dalam membuat rancangan arsitektur aplikasi untuk DKPP, akan digunakan tools Use Case Diagram. Use Case Diagram digunakan untuk menggambarkan siapa saja aktor yang terlibat dalam setiap aplikasi, apa saja yang dapat dilakukan oleh setiap aplikasi use case, serta menunjukkan interaksi setiap aktor terhadap use case yang ada dalam tiap aplikasi. Terdapat sepuluh rancangan arsitektur aplikasi yang dibutuhkan oleh DKPP, yaitu e-Pengaduan, e-Persidangan, e-Persuratan, e- Kearsipan, e-Kepegawaian, e-Keuangan, e-Inventaris, e-Procurement, e-Monev, dan website DKPP. Berikut ini adalah penjelasan dari masing-masing rancangan aplikasi tersebut. Tabel 4.11 Application Portfolio Catalog No. Nama Aplikasi Fungsi 1. e-Pengaduan Mengelola formulir pengaduan, penerimaan berkas pengaduan, pengecekan kelengkapan berkas, dan memudahkan pemberitahuan untuk status. 2. e-Persidangan Mengelola informasi persidangan dan hasil persidangan, memudahkan pemberitahuan tentang persidangan, memudahkan untuk pencarian dan menampilkan informasi persidangan. 3. e-Persuratan Memudahkan pembuatan surat perkara dan surat umum, memudahkan penyampaian surat secara cepat, mengurangi kebutuhan kertas untuk persuratan paperless. 4. e-Kearsipan Mengelola penyimpanan arsip dari berkas-berkas setiap bagian, memudahkan pencarian arsip secara cepat 5. e-Kepegawaian Mengelola data administrasi kepegawaian, memudahkan pencarian data pegawai. 6. e-Keuangan Memudahkan pencatatan keuangan, meudahkan pembuatan laporan keuangan. 7. e-Monev Mengelola hasil pemantauan dan evaluasi, memudahkan dalam pembuatan laporan evaluasi, memudahkan pencarian informasi tentang hasil evaluasi. 8. e-Inventaris Mengelola pencatatan BMN untuk setiap bagian, memudahkan pembuatan laporan inventaris BMN. 9. e-Procurement Mengelola pendataan kebutuhan alat tulis dan rumah tangga di DKPP, membantu pencatatan pengeluaran yang terintegrasi dengan bagian Keuangan. 10. Website DKPP Mengintegrasikan semua aplikasi, menghubungkan masyarakat dengan DKPP untuk melakukan pengaduan atau mencari informasi persidangan, mempublikasikan semua hasil sidang dan berita terkait DKPP. E-Pengaduan E-Persidangan E-Persuratan E-Kearsipan Bagian Administrasi Pengaduan Subbagian Tata Usaha dan Protokol Bagian Administrasi Persidangan Subbagian Monitoring dan Evaluasi E-Kepegawaian Subbagian Tata Usaha Protokol E-Keuangan Subbagian Tata Usaha Protokol E-Inventaris Subbagian Tata Usaha Protokol E-Procurement Subbagian Tata Usaha Protokol E-Monev Subbagian Monitoring Evaluasi Gambar 4.49 Application and User Location Diagram Pada gambar 4.49 digambarkan ada sembilan aplikasi dan empat lokasi user yang menggunakan aplikasi tersebut. Aplikasi-aplikasi tersebuat adalah e- Pengaduan, e-Persidangan, e-Persuratan, e-Kearsipan, e-Kepegawaian, e- Keuangan, e-Inventaris, e-Procurement, e-Monev. Lokasi user yang terlibat adalah Bagian Administrasi Pengaduan, Bagian Administrasi Persidangan, Subbagian Tata Usaha dan Protokol, Subbagian Monitoring dan Evaluasi. Aplikasi e-Pengaduan digunakan di Bagian Administrasi Pengaduan. Dan aplikasi e-Pengaduan akan berintegrasi dengan aplikasi e-Persuratan dan e- Kearsipan. Aplikasi e-Persidangan digunakan di Bagian Administrasi Persidangan. Dan aplikasi e-Persidangan akan berintegrasi dengan aplikasi e-