Analisis Gap Phase E : Opportunities and Solution

f. Keuangan Tabel 4.23 Analisis Gap Arsitektur Bisnis Keuangan FUTURE Lo g in P en y u su n an r en can a p ro g ram an g g ar an P en ar ik an d an a P en g el o laan d an a P en cat at an ak u n tan si k eu an g an p ad a si st em k o mp u ter P embu at an l ap o ran k eu an g an p ad a si st em k o mp u ter ELI MI N A T ED EXISTING Penyusunan rencana program anggaran retain Penarikan dana retain Pengelolaan dana retain Pencatatan akuntansi keuangan sistem manual replace Pembuatan laporan keuangan sistem manual replace NEW add g. Inventaris Tabel 4.24 Analisis Gap Arsitektur Bisnis Inventaris FUTURE Lo g in P en cat at an i n v en tar is B M N p ad a si st em k o mp u ter P en y u su n an l ap o ran p en g g u n a B M N p ad a si st em k o mp u ter P en y u su n an l ap o ran p en g el o la in v en tar is p ad a si st em k o mp u ter P en y er ah an l ap o ran p en g g u n a p en g el o la p ad a si st em k o mp u ter ELI MI N A T ED EXISTING Pencatatan inventaris BMN sistem manual replace Penyusunan laporan pengguna BMN sistem manual replace Pengumpulan laporan pengguna BMN remove Penyusunan laporan pengelola inventaris sistem manual replace Penyerahan laporan pengguna pengelola sistem manual replace NEW add h. Procurement Tabel 4.25 Analisis Gap Arsitektur Bisnis Procurement FUTURE Lo g in P emi li h an s is tem p en g ad aan P er en can aan p emi li h an p en y ed ia b ar an g jas a P en et ap an met o d e p en il ai an k u al if ik a si P en y u su n an jad w al p emi li h an p en y ed ia P en y u su n an d o k u men p en g ad aan p ad a si st em k o mp u ter P en g u mu man p emi li h an p en y ed ia p ad a si st em k o mp u ter P en g u mp u lan d o k u men p en aw ar an p a d a si st em k o mp u ter P emi li h an d o k u men p en aw ar an t er b ai k P en u n ju k k an p en y ed ia y an g t er p il ih p ad a si st em k o mp u ter P en an d at an g an an k o n tr ak P el ak san aan k o n tr ak ELI MI N A T ED EXISTING Pemilihan sistem pengadaan retain Perencanaan pemilihan penyedia barangjasa retain Penetapan metode penilaian kualifikasi retain Penyusunan jadwal pemilihan penyedia retain Penyusunan dokumen pengadaan sistem manual replace Pengumuman pemilihan penyedia sistem manual replace Pengumpulan dokumen penawaran sistem manual replace Pemilihan dokumen penawaran terbaik retain Penunjukkan penyedia yang terpilih sistem manual replace Penandatanganan kontrak retain Pelaksanaan kontrak retain NEW add i. Monitoring dan Evaluasi Tabel 4.26 Analisis Gap Arsitektur Bisnis Monitoring Evaluasi FUTURE Lo g in M ema n tau p ro ses k eu an g an , in v en tar is , p en g ad aan P er si ap an ev al u as i p ad a si st em k o mp u ter P el ak san aan ev al u as i p ad a si st em k o mp u ter P en y u su n an l ap o ran mo n it o ri n g ev al u as i p ad a si st em k o mp u ter ELI MI N A T ED EXISTING Memantau proses keuangan, inventaris, pengadaan retain Pencatatan hasil pemantauan remove Persiapan evaluasi sistem manual replace Pelaksanaan evaluasi sistem manual replace Penyusunan laporan monitoring evaluasi sistem manual replace NEW add j. Publikasi dan Sosialisasi Tabel 4.27 Analisis Gap Arsitektur Bisnis Publikasi Sosialisasi FUTURE Lo g in P en d o k u menta si an k eg ia tan D KP P P en g u mp u lan d at a u n tu k d ip u b li k as ik an d is o si a li sas ik an p ad a si st em k o mp u ter P u b li k as i so si a li sas i in fo rmas i d ar i D KP P p ad a si st em k o mp u ter ELI MI N A T ED EXISTING Pendokumentasian kegiatan DKPP retain Pengumpulan data untuk dipublikasikan disosialisasikan sistem manual replace Publikasi sosialisasi informasi dari DKPP sistem manual replace NEW add 2. Analisis Gap Arsitektur Aplikasi Tabel 4.28 Analisis Gap Arsitektur Aplikasi FUTURE W eb si te D KP P v er si ter b ar u M ic ro so ft W o rd 2 1 3 M ic ro so ft E xc el 2 1 3 M ic ro so ft P o w er P o in t 2013 E -P en g ad u an E -P er si d an g an E -P er su rat an E -Kea rs ip an E -Kep eg aw ai an E -Keu an g an E -I n v en tar is E -P ro cu reme n t E -M o n ev ELI MI N A T ED EXISTING Website DKPP versi lama replace Microsoft Word 2007 replace Microsoft Excel 2007 replace Microsoft PowerPoint 2007 replace NEW add add add add add add add add add 3. Analisis Gap Arsitektur Data a. Pengaduan Tabel 4.29 Analisis Gap Arsitektur Data Pengaduan FUTURE B ag ian Su b b ag ian Jabat an Lev el P eg aw a i Us er P an el M aje li s Sak si P en g ad u an P en cat at an P er k ar a P en g ad u T er ad u Fo rm P en g ad u an ELI MI N A T ED EXISTING Bagian replace Subbagian replace Jabatan replace Pegawai replace Panel Majelis replace Saksi replace Pengaduan replace Pencatatan Perkara replace Pengadu replace Teradu replace Form Pengaduan replace NEW add add b. Persidangan Tabel 4.30 Analisis Gap Arsitektur Data Persidangan FUTURE B ag ian Su b b ag ian Jabat an Lev el P eg aw a i Us er Jadwa l Si d an g P en cat at an P er k ar a Res u me Si d an g Ri sal ah M ak lu mat ELI MI N A T ED EXISTING Bagian replace Subbagian replace Jabatan replace Pegawai replace Jadwal Sidang replace Pencatatan Perkara replace Resume Sidang replace Risalah replace Maklumat replace NEW add add c. Persuratan Tabel 4.31 Analisis Gap Arsitektur Data Persuratan FUTURE B ag ian Su b b ag ian Jabat an Lev el P eg aw a i Us er D is p o si si D is p o si si P er k ar a D is p o si si P en g ad u an N o ta D in as Su rat Si fat Jeni s Su rat P en g ad u an Su rat B al as an Su rat Un d a n g an Su rat P ember it ah u an ELI MI N A T ED EXISTING Bagian replace Subbagian replace Jabatan replace Pegawai replace Disposisi replace Nota Dinas replace Surat replace NEW add add add add add add add add add add d. Kearsipan Tabel 4.32 Analisis Gap Arsitektur Data Kearsipan FUTURE B ag ian Su b b ag ian Jabat an Lev el P eg aw a i Us er Kl as if ik a si D o k u men D o k u men Su rat M as u k Su rat Kel u ar Kl as if ik a si Su rat Ko n v er si Ar si p Su rat Ko n v er si Ar si p D o k u men Ar si p ELI MI N A T ED EXISTING Bagian replace Subbagian replace Jabatan replace Pegawai replace Dokumen replace Surat Masuk replace Surat Keluar replace Arsip replace NEW add add add add add add e. Kepegawaian Tabel 4.33 Analisis Gap Arsitektur Data Kepegawaian FUTURE B ag ian Su b b ag ian Jabat an Lev el P eg aw a i Us er D at a Leng k ap P eg aw a i G o lo n g an G aji P o k o k T u n jan g an G aji T o tal Ab sen si ELI MI N A T ED EXISTING Bagian replace Subbagian replace Jabatan replace Pegawai replace Golongan replace Gaji Pokok replace Tunjangan replace NEW add add add add add f. Keuangan Tabel 4.34 Analisis Gap Arsitektur Data Keuangan FUTURE B ag ian Su b b ag ian Jabat an Lev el P eg aw a i Us er P er io d e G en er al Ledg er P en d ap at an P en g el u ar an Kl as if ik a si P en d ap at an Kl as if ik a si P en g e lu ar an ELI MI N A T ED EXISTING Bagian replace Subbagian replace Jabatan replace Pegawai replace Periode replace General Ledger replace Pendapatan replace Pengeluaran replace NEW add add add add g. Inventaris Tabel 4.35 Analisis Gap Arsitektur Data Inventaris FUTURE B ag ian Su b b ag ian Jabat an Lev el P eg aw a i Us er Reg is tr as i B M N P er al at an Ken d ar aan As et T ak B er w u ju d B an g u n an T an ah ELI MI N A T ED EXISTING Bagian replace Subbagian replace Jabatan replace Pegawai replace Registrasi BMN replace NEW add add add add add add add h. Procurement Tabel 4.36 Analisis Gap Arsitektur Data Procurement FUTURE B ag ian Su b b ag ian Jabat an Lev el P eg aw a i Us er Keb u tu h an Lel an g P en aw ar an B ar an g P en aw ar an Jas a P en y ed ia ELI MI N A T ED EXISTING Bagian replace Subbagian replace Jabatan replace Pegawai replace Kebutuhan replace Penawaran remove Lelang replace Penyedia replace NEW add add add add i. Monitoring dan Evaluasi Tabel 4.37 Analisis Gap Arsitektur Data Monitoring Evaluasi FUTURE B ag ian Su b b ag ian Jabat an Lev el P eg aw a i G o lo n g an Us er D at a P imp in an V al id as i P en il a ian Real is as i Keg ia tan T ar g et T ri w u lan Keg iat an In d ik at o r Sas ar an Keg iat an P ro g ram Ker ja ELI MI N A T ED EXISTING Bagian replace Subbagian replace Jabatan replace Pegawai replace Golongan replace Data Pimpinan replace Realisasi Kegiatan replace Target Triwulan Kegiatan replace Indikator Sasaran Kegiatan replace Program Kerja replace NEW add add add j. Publikasi dan Sosialisasi Tabel 4.38 Analisis Gap Arsitektur Data Publikasi Sosialisasi FUTURE B ag ian Su b b ag ian Jabat an Lev el P eg aw a i Us er Si st em M ed ia M as sa B er it a Kat eg o ri B er it a Ko n v er si B er it a P u b li k as i P er si d an g an Ko n v er si P u b li k a si P er si d an g an P u b li k as i M ak lu mat Ko n v er si P u b li k a si M ak lu mat M an aje men Ko n ten w eb ELI MI N A T ED EXISTING Bagian replace Subbagian replace Jabatan replace Pegawai replace Berita replace Publikasi Persidangan replace Publikasi Maklumat replace NEW add add add add add add add add 4. Analisis Gap Arsitektur Teknologi Tabel 4.39 Analisis Gap Arsitektur Teknologi FUTURE P ro x y s erv er W eb b ro w ser Ap ach e 2 .4 .1 w eb ser v er M icr os of t S QL s er ver 2 1 4 D a ta ba se s er ver M y SQ L Ap p li cat io n s er v er St rea mi n g s er v er E mai l ser v er W in d o w s ser v er 2 1 2 OS In ter n et Fi rew al l W ir el e ss Sw it ch Ro u ter P H P ELI MI N A T ED EXISTING Proxy server replace Web browser replace Apache 2.2.15 web server replace LAN Router replace Hub remove Switch replace Firewall retain Internet retain Linux distro server OS replace PHP retain NEW add add add add add add

4.7.2. Penghitungan ROI Return On Investment Investasi TIK

Sebelum mengitung ROI untuk investasi TIK, maka terlebih dahulu harus dihitung biaya investasi awal untuk pembelian alat-alat untuk membangun jaringan, seperti server, software, hardware. Tidak hanya untuk biaya pembelian alat-alat, tetapi juga harus diperhitungkan biaya tenaga ahli untuk menjalankan dan melaksanakan maintenance jaringan. 1. Investasi Biaya Awal Tabel 4.40 Biaya Investasi Awal Keterangan Biaya Pembelian Server HP ProLiant ML350pG8-676 4 buah Rp 31.000.000 Rp 124.000.000 Subtotal Biaya Pembelian Server Rp 124.000.000 Pembelian Software OS Server ; Windows Server 2012 Rp 10.600.000 Microsoft Office Professional 2013 Rp 5.400.000 Subtotal Biaya Pembelian Software Rp 16.000.000 Pembelian Hardware Switch HP V1910-24G-PoE 8 buah Rp 10.500.000 Rp 84.000.000 Router LINKSYS wireless-G WRT54GL-AS 2 buah Rp 670.000 Rp 1.340.000 UTP Cable SCHNEIDER 500 m Rp 32.000 Rp 16.000.000 Subtotal Biaya Pembelian Hardware Rp 101.340.000 Upah Tenaga Ahli per Bulan System Analyst 2 orang Rp 5.000.000 Rp 10.000.000 System Administrator 2 orang Rp 3.000.000 Rp 6.000.000 Database Administrator 2 orang Rp 3.000.000 Rp 6.000.000 Programmer 3 orang Rp 6.000.000 Rp 18.000.000 Subtotal Biaya Upah Tenaga Ahli per Bulan Rp 40.000.000 Subtotal Biaya Upah Tenaga Ahli per Tahun Rp 480.000.000 Total Biaya Rp 721.340.000 2. Estimasi Biaya Selama 5 Tahun Tabel 4.41 Estimasi Biaya Selama 5 Tahun Kategori Tahun 2013 2014 2015 2016 2017 Pembelian Server - 124000000 - - Pembelian Software 5400000 10600000 - - Pembelian Hardware - 101340000 - - - Upah Tenaga Ahli 216000000 480000000 480000000 480000000 480000000 Total Biaya per Tahun 221400000 715940000 480000000 480000000 480000000 Total Biaya 5 Tahun 2.377.340.000 3. ROI Return On Investment Tabel 4.42 Penghitungan ROI Biaya-Biaya Estimasi Total Biaya Pertama Rp 221.400.000 Estimasi Total Biaya Kedua Rp 715.940.000 Estimasi Total Biaya Ketiga Rp 480.000.000 Estimasi Total Biaya Keempat Rp 480.000.000 Estimasi Total Biaya Kelima Rp 480.000.000 Estimasi Anggaran Belanja TIK Anggaran Belanja Tahun 2013 Rp 1.000.000.000 Anggaran Belanja Tahun 2014 Rp 1.000.000.000 ROI ROI Tahun 2013 ROI = Rp 1.000.000.000 Rp 221.400.000 x 100 = 451,67 ROI Tahun 2014 ROI = Rp 1.000.000.000 Rp 715.940.000 x 100 = 139,68 Estimasi ROI Tahun 2015-2017 Asumsi anggaran belanja DKPP pada tahun 2015- 2017 sama dengan anggaran belanja tahun 2013-2014 ROI = Rp 1.000.000.000 Rp 480.000.000 x 100 = 208,33 Payback Period Payback Period Tahun 2013 Anggaran Bulanan = Rp 1.000.000.000 12 = Rp 83.333.333 Payback Period = Rp 221.400.000 Rp 83.333.333 = 2,66 bulan Payback Period Tahun 2014 Anggaran Bulanan = Rp 1.000.000.000 12 = Rp 83.333.333 Payback Period = Rp 715.940.000 Rp 83.333.333 = 8,59 bulan Estimasi Payback Period Tahun 2015-2017 Asumsi anggaran belanja DKPP pada tahun 2015-2017 sama dengan anggaran belanja tahun 2013-2014 Anggaran Bulanan = Rp 1.000.000.000 12 = Rp 83.333.333 Payback Period = Rp 480.000.000 Rp 83.333.333 = 5,76 bulan

4.8. Phase F : Migration Planning

Tahapan perencanaan migrasi bertujuan untuk merencanakan proses peralihan teknologi dari sistem lama existing system menuju ke sistem baru future system. Rencana migrasi yang dimaksud adalah membuat suatu rencana untuk urutan pengimplementasian aplikasi sistem informasi.

4.8.1. Urutan Implementasi Aplikasi

Untuk menentukan urutan implementasi aplikasi, maka diperlukan perspektif organisasi dari sisi operasional dan dari sisi manajemen. Biasanya, aplikasi yang berada di dalam perspektif operasional akan lebih diutamakan untuk pengimplementasian pada urutan awal karena aplikasi tersebut berkaitan langsung dengan berjalannya suatu aktivitas dan aplikasi tersebut juga dapat menentukan tingkat kinerja dari suatu aktivitas. a. Perspektif Operasional Aplikasi dalam perspektif operasional dibagi menjadi dua bagian, yaitu kelompok aplikasi yang orientasi fungsinya langsung memberikan pelayanan kepada pengguna di luar organisasi front office system dan kelompok aplikasi yang orientasi fungsinya lebih ditujukan untuk membantu dalam aktivitas administrasi kepada pengguna di dalam organisasi back office system. 1. Front Office System Aplikasi yang termasuk ke dalam kelompok front office system, yaitu E- Pengaduan, E-Persidangan, dan website DKPP. Ketiga aplikasi tersebut dimasukkan ke dalam kelompok front office system karena aplikasi- aplikasi itu berfungsi untuk memberi pelayanan langsung kepada masyarakat. 2. Back Office System Aplikasi yang termasuk ke dalam kelompok back office system, E- Persuratan, E-Kearsipan, E-Inventaris, dan E- Procurement. Keempat aplikasi tersebut dimasukkan ke dalam kelompok back office system karena aplikasi E-Inventaris, dan E- Procurement berfungsi untuk membantu kelancaran operasional di dalam organisasi dan aplikasi E- Persuratan juga E-Kearsipan berguna untuk membantu aktivitas adminstrasi serta menunjang kelancaran pada aplikasi front office system. b. Perspektif Manajemen Aplikasi yang dikelompokkan ke dalam perspektif manajemen berarti aplikasi tersebut berfungsi untuk melakukan pengorganisasian, pencatatan, atau pengawasan terhadap para anggota organisasi dan terhadap penggunaan sumber daya organisasi. Oleh karena itu, aplikasi yang termasuk ke dalam perspektif manajemen, yaitu aplikasi E-Kepegawaian, E-Keuangan, dan E-Monev. Aplikasi E-Kepegawaian berfungsi untuk mengorganisasikan data-data pribadi beserta absensi dan data gaji setiap pegawai. Aplikasi E-Keuangan berfungsi untuk mencatat semua pemasukan dan pengeluaran sumber daya organisasi. Dan Aplikasi E-Monev berfungsi untuk melakukan pengawasan terhadap realisasi aktivitas yang berhubungan dengan keuangan sumber daya organisasi.

4.8.2. Roadmap Urutan Implementasi Aplikasi

Setelah aplikasi-aplikasi dikelompokkan berdasarkan perspektif operasional dan perspektif manajemen, maka urutan implementasi aplikasi di DKPP adalah sebagai berikut ini : Tahap 1 E-Pengaduan E-Persidangan 2014 Tahap 2 E-Persuratan E-Kearsipan 2015 Website DKPP Tahap 3 E-Monev E-Keuangan 2016 Tahap 4 E-Kepegawaian 2017 Tahap 5 E-Inventaris E-Procurement 2018 Gambar 4.73 Roadmap Urutan Implementasi Aplikasi Website DKPP yang mendapat urutan pertama karena website tersebut menjadi media untuk mengintegrasikan semua aplikasi. Urutan kedua adalah aplikasi E-Pengaduan karena pelayanan DKPP dimulai dengan adanya laporan pengaduan yang masuk. Urutan ketiga adalah aplikasi E-Persidangan karena pengaduan akan ditindaklanjuti dengan aktivitas persidangan. Urutan keempat adalah aplikasi E- Persuratan karena aktivitas persuratan menunjang berjalannya aktivitas pengaduan dan persidangan. Urutan kelima adalah aplikasi E-Kearsipan karena semua berkas yang terlibat dalam aktivitas pengaduan, persidangan, dan persuratan harus segera diarsipkan. Urutan keenam adalah aplikasi E-Monev karena aplikasi tersebut sangat membantu dalam pengawasan aktivitas keuangan, inventaris, dan procurement. Urutan ketujuh adalah aplikasi E-Keuangan karena aplikasi ini akan berkesinambungan dan berkelanjutan dari aplikasi E-Monev. Urutan kedelapan adalah aplikasi E-Kepegawaian karena pengorganisasian data pegawai erat kaitannya dengan penggajian dan keuangan. Urutan kesembilan adalah aplikasi E-Inventaris karena sebelum adanya aplikasi ini, sistem inventaris di DKPP masih dapat berjalan baik dengan rutin walaupun dengan sistem manual. Urutan terakhir adalah aplikasi E- Procurement karena aplikasi ini hanya digunakan sewaktu-waktu jika ada kebutuhan barang atau jasa yang harus dipenuhi. Sebelum adanya aplikasi ini, sistem pengadaan di DKPP pun masih dapat berjalan dengan baik walaupun membutuhkan waktu yang lebih lama.

BAB V KESIMPULAN DAN SARAN

5.1 Kesimpulan

Berdasarkan hasil pembahasan pada penelitian ini dalam bab sebelumnya, maka dapat ditarik beberapa kesimpulan sebagai berikut ini : 1. Berdasarkan hasil observasi dan analisis yang diperoleh dalam penelitian ini menggambarkan bahwa DKPP belum memiliki perencanaan arsitektur enterprise dan teknologi informasi. Oleh karena itu, penelitian ini membuat suatu perencanaan arsitektur enterprise dan teknologi informasi menggunakan framework TOGAF 9 agar dapat menyelaraskan strategi aktivitas dan strategi SITI. Perencanaan arsitektur enterprise dan teknologi informasi berupa blueprint cetak biru dari arsitektur utama pada TOGAF, yaitu arsitektur bisnis, arsitektur aplikasi, arsitektur data, dan arsitektur teknologi. 2. Pada fakta di lapangan, DKPP belum memanfaatkan SITI secara maksimal untuk membantu aktivitas disana, seperti untuk pengelolaan data. DKPP hanya mengandalkan Microsoft Office untuk membantu aktivitas pengelolaan data. Oleh karena itu, pada perencanaan arsitektur enterprise dan teknologi informasi akan dirancang arsitektur bisnis dan arsitektur sistem informasi untuk memaksimalkan penggunaan SITI dengan cara mengotomatisasi sistem disana menggunakan aplikasi yang saling terintegrasi pada setiap subbagian. Dan akan dirancang pula arsitektur jaringan yang akan mendukung pengembangan arsitektur sistem informasi yang sudah dirancang. 3. Selama ini, DKPP mengeluarkan biaya yang tidak ekonomis untuk investasi teknologi. Hal itu disebabkan karena belum adanya perencanaan biaya investasi teknologi. Oleh karena itu, penelitian ini akan membuat suatu perencanaan biaya investasi teknologi melalui ROI Return On Investment agar pengeluaran biaya dapat tepat sasaran dan disesuaikan dengan kebutuhan teknologi di DKPP. Penghitungan ROI akan menjelaskan estimasi pengeluaran investasi biaya untuk pembelian software dan hardware, serta upah tenaga ahli 4. Pada saat ini pelayanan publik DKPP untuk bagian pengaduan dan persidangan belum maksimal karena belum adanya sistem informasi. Oleh karena itu, dengan dibuatnya arsitektur aplikasi e-Pengaduan dan e-Persidangan diharapkan pelayanan publik DKPP akan semakin baik.

5.2 Saran

Berdasarkan dari hasil penelitian yang sudah diperoleh, maka ada beberapa saran agar pengembangan penelitian ini di kemudian hari menjadi lebih baik, yaitu : 1. Pada penelitian selanjutnya, fase-fase TOGAF ADM perlu dilanjutkan sampai fase tata kelola teknologi informasi dan fase manajemen perubahan agar pengimplementasian arsitektur pada perusahaan menjadi lebih mudah. 2. Dalam setiap fase TOGAF ADM telah ditetapkan tools-tools yang dapat digunakan untuk merancang arsitektur. Diharapkan pada penelitian selanjutnya agar dapat mengembangkan penggunaan tools-tools terbaru agar rancangan