No. Komponen SJH
Kebutuhan Perusahaan Investigasi
Departemen QAQC
Membuat daftar bahan meliputi nama bahan, pemasok, dan produsen yang telah disusun oleh IHAC dan
diketahui oleh LP POM MUI Belum ada
Membuat daftar lembaga sertifikasi halal yang diakui oleh LP POM MUI dan kebijakan dari masing-masing
lembaga sertifikasi tersebut sebagai acuan dan dibuat oleh IHAC
Belum ada Membuat SOP penerimaan bahan
Belum ada
Departemen Gudang dan Transportasi
Membuat daftar bahan meliputi nama bahan, pemasok, dan produsen yang telah disusun oleh IHAC dan
diketahui oleh LP POM MUI Belum ada
Memberikan tanda pada kemasan logo, nomor lot, nama dan alamat lokasi penyimpanan bahan baku dan produk
jadi yang harus disesuaikan dengan dokumen kehalalan Belum ada
Membuat prosedur penyimpanan bahan baku dan produk jadi serta pengiriman produk jadi yang menjamin
terhindarnya dari kontaminasi oleh barang haramnajis. Belum ada
Membuat SOP penerimaan bahan baku, penyimpanan bahan baku dan produk jadi, serta pengiriman produk
jadi ke pelanggan. Belum ada
3f Sistem
administrasi Membuat diagram alir proses produksi
Belum ada Membuat daftar distribusi format bakuGF
Belum ada
3g Sistem
dokumentasi Membuat folder untuk order pembelian bahan baku
Belum ada Membuat buku inventarisasi bahan baku masuk oleh
departemen QAQC Belum ada
Membuat kartu lokasi penyimpanan bahan baku dan lokasi bahan baku di dalam sistem computer
Belum ada Membuat format formulasi RD
Belum ada Membuat format proses produksi dan pembersihan
fasilitas produksi Belum ada
Membuat format penyimpanan bahan baku dan produk jadi
Belum ada Membuat format untuk pengiriman produk jadi
Belum ada Membuat format laporan berkala mengenai evaluasi dan
monitor proses pelaksanaan SJH Belum ada
Membuat jadwal kegiatan pelatihan dan sosialisasi mengenai SJH bagi karyawan
Belum ada Membuat format mengenai tindakan perbaikan atas
ketidaksesuaian Belum ada
Melakukan kaji ulang manajemen Belum ada
3h Sosialisasi
Membuat notulen rapat internal bulanan Belum ada
3i Pelatihan
Membuat jadwal pelatihan berkala untuk karyawan Belum ada
3j Komunikasi
internal dan eksternal
Melakukan rapat bulanan tentang pelaksanaan SJH, dan pelaporan berkala ke LP POM MUI
Belum ada 3k
Audit Internal Melakukan audit internal SJH secara berkala untuk
dokumentasi dan pelaksanaan di lapangan Belum ada
3l Tindakan
perbaikan Membuat format bakuGF dan melakukan kaji ulang
manajemen untuk perbaikan yang perlu dilakukan dalam pelaksanaan dan penerapan SJH
Belum ada 3m
Kaji ulang manajemen
Melakukan rapat berkala dengan seluruh karyawan untuk membahas tindak lanjut dalam perbaikan proses
Belum ada
No. Komponen SJH
Kebutuhan Perusahaan Investigasi
penerapan SJH
4 Lampiran
Membuat panduan SJH Belum ada
Membuat diagram alir penetapan titik kritis bahan dan produk jadi
Belum ada Membuat SOP untuk setiap departemen
Belum ada Membuat daftar bahan, titik kritis, dan tindakan
pencegahannya Belum ada
Membuat daftar proses produksi, titik kritis, dan tindakan pencegahannya
Belum ada Membuat matrik bahan baku, bahan tambahan, bahan
penolong untuk semua produk yang disertifikasi halal Belum ada
Membuat format audit halal internal yang berisi pokok- pokok pertanyaan yang harus dicakup pada saat
pelaksanan audit halal internal Belum ada
Membuat format laporan berkala Belum ada
Membuat format laporan ketidaksesuaian Belum ada
Membuat daftar lembaga sertifikasi halal yang diakui oleh LP POM MUI
Belum ada Membuat notulen pertemuan tindakan manajemen
Belum ada Membuat surat pengangkatan IHAC
Belum ada Membuat format administrasi untuk : pembelian,
penerimaan bahan oleh QAQC yang menyangkut kehalalan bahan, format penyimpanan bahan, format
aktifitas RD, produksi, penyimpanan produk, dan distribusi
Belum ada
3. Diskusi dengan Manajemen Puncak dan Pakar SJH
Diskusi dengan Manajemen Puncak adalah untuk membahas hasil analisis kebutuhan perusahaan untuk menyusun SJH serta membahas kesiapan perusahaan
dalam rangka pemenuhan kebutuhan tersebut. Berdasarkan hasil diskusi disarankan untuk melakukan pengkajian kesenjangan perusahaan dibandingkan
kebutuhan dan prasyarat yang harus dipenuhi oleh setiap departemen yang terkait. Langkah selanjutnya membuat daftar yang perlu ditelaah, siapa yang bertanggung
jawab dalam menelaahnya, dan waktu yang harus dipenuhi untuk pemenuhannya. dapat dilihat pada Lampiran 1.
Langkah selanjutnya berdiskusi dengan Pakar SJH yang dalam hal ini berdiskusi dengan senior auditor MUI untuk melihat kekurangan yang masih
harus dipenuhi oleh perusahaan. Hasil diskusi dengan pakar SJH ini adalah beberapa kekurangan perusahaan berkaitan dengan lingkup komponen
implementasi SJH yang akan diperiksa pada saat dilakukan audit SJH seperti yang
terlihat pada Tabel 3, dan beberapa kelengkapan yang masih harus dilengkapi yaitu :
1. Organisasi manajemen halal
2. Kelengkapan SOP termasuk WI dan format-format kerja
3. Sosialisasi SJH dan pelatihan SJH
4. Sistem komunikasi eksternal dan internal dalam pelaksanaan SJH
5. Sistem pemantauan dan evaluasi pelaksanaan SJH
6. Sistem pelaporan internal dan eksternal pelaksanaan SJH
Tabel 3. Lingkup komponen audit implementasi SJH
No Departemen
Dokumen yang dipersiapkan Penanggung
jawab departemen
Lokasi departemen
1 Pembelian
Acuan teknis pembelian : 1.
Daftar bahan baku 2.
SOP pengajuan material baru
3. Daftar lembaga sertifikasi
halal yang diakui LP POM MUI, dll.
Manajer Pembelian
Departemen Pembelian
2 QAQC
Acuan teknis QAQC : 1.
Daftar bahan baku 2.
SOP QAQC, dll. Manajer QAQC
Area QAQC
3 Gudang
bahan baku Acuan teknis gudang bahan baku :
1. Daftar bahan baku
2. SOP departemen gudang,
dll. Manajer Produksi
Gudang Area Gudang
4 Produksi
Acuan teknis produksi : 1.
Daftar bahan baku 2.
SOP departemen produksi, dll.
Manajer Produksi Gudang
Area Produksi
5 RD
Acuan teknis RD : 1.
Daftar bahan baku 2.
SOP departemen RD, dll. Manajer RD
Area RD
6 Gudang
produk jadi Acuan teknis gudang produk jadi :
1. Daftar produk jadi
2. SOP departemen gudang,
dll. Manajer Produksi
Gudang Area Gudang
7 Departemen
lain yang terkait
1. Acuan teknis bagian
2. SOP, dll.
Manajer departemen terkait
Area masing- masing
departemen
Untuk keperluan pengajuan audit SJH ke LP POM MUI, perusahaan diminta untuk mempersiapkan dokumen teknis dan administratif yang berkaitan
dengan proses auditing sebagai berikut : 1.
Bagan alir proses manual proses 2.
Spesifikasi untuk masing-masing bahan baku dan bahan tambahan 3.
Dokumen pembelian bahan-bahan dalam tiga bulan terakhir 4.
Contoh bahan baku dan produk akhir berikut kemasannya 5.
Pada saat audit berlangsung, bila audit akan sekalian dengan sertifikasi produk maka produk-produk yang didaftarkan untuk mendapatkan
sertifikasi halal supaya proses produksinya sedang berlangsung pada saat dilakukan audit.
Rancangan dokumen SJH sebelumnya dibuat dalam bahasa Inggris dan berdasarkan masukan dari pakat SJH ini selanjutnya dibuatkan dalam dua bahasa
yaitu Bahsa Indonesia dan Bahasa Inggris. Hal ini bertujuan agar seluruh karyawan paham akan manual SJH yang diterbitkan serta agar pelanggan asing
yang memerlukan panduan SJH dalam bahasa Inggris sudah tersedia. Pakar SJH juga memberikan masukan yang lainnya yaitu mengenai
informasi dasar perusahaan. Hal ini sudah dilampirkan dalam Company Profile. Lembar pengesahan oleh pimpinan memang belum dilakukan karena rancangan
manual SJH ini masih berupa konsep. Lingkup penerapan SJH sudah dilengkapi yaitu mulai dari kedatangan bahan baku di gudang sampai kepada pengiriman
produk perisa jadi ke pelanggan. Persyaratan tugas IHAC sudah pula diperbaiki, serta acuan teknis untuk setiap departemen sudah dimasukkan dalam perbaikan
dalam rancangan SOP untuk masing-masing departemen. Lampiran yang diminta oleh LP POM MUI meliputi format laporan
berkala, format laporan temuanketidaksesuaian, notulen pertemuan tindakan manajemen serta surat pengangkatan IHAC sudah dibuatkan. Demikian juga
untuk daftar seluruh bahan baku yang akan disertifikasi halal sudah disiapkan dan terlampir.
Pada Tabel 4 dapat dilihat hasil evaluasi dokumen SJH yang dilakukan oleh pakar SJH dari LP POM MUI, yang dilakukan pada minggu pertama bulan
