4.3.3. Organisasi manajemen halal
Organisasi manajemen halal, yaitu organisasi internal perusahaan yang mengelola seluruh fungsi dan aktivitas manajemen dalam menghasilkan produk
halal. LP POM MUI sebagai lembaga yang mempunyai kewenangan yang paling tinggi didalam struktur organisasi manajemen halal dan berhak untuk memberikan
dan mencabut sertifikat halal dari perusahaan. Dalam organisasi perusahaan, IHAC adalah sebagai perwakilan dan perpanjangan tangan LP POM MUI yang
mempunyai tanggung jawab dan wewewang penuh terhadap pelaksanaan sistem manajemen halal yang ada di dalam perusahaan dan bertanggung jawab terhadap
LP POM MUI. Struktur organisasi manajemen halal PT GIA dapat dilihat pada Gambar 3.
Gambar 3. Struktur organisasi manajemen halal Dari Gambar 3 terlihat bahwa posisi Internal Halal Audit Coordinator
IHAC cukup penting dan strategis karena berada langsung di bawah Direktur, mengkoordinasikan manajer-manajer QAQC, Penjualan, Pembelian, RD,
Produksi, serta Gudang dan Transportasi, IHAC juga melakukan komunikasi dengan LP POM MUI mewakili PT GIA. Uraian kerja Manajemen Puncak dan
setiap manajer terkait dapat dilihat pada Lampiran 10. LP POM MUI
Perwakilan Manajemen Puncak Manajer Umum Direktur
QAQC Dept. QC Manager
Internal Halal Audit Coordinator IHAC
Pembelian RD
Produksi Gudang dan
Transportasi Penjualan
Manajer Keuangan
4.3.4. Standard Operation Procedure SOP dan acuan teknis
Standard Operation Procedure SOP yaitu suatu perangkat instruksi yang dibakukan untuk menyelesaikan suatu proses kerja rutin dan acuan teknis. SOP
sebagai dokumen untuk membantu pekerjaan bidang-bidang terkait dalam melaksanakan fungsi kerjanya. Pelaksanaan SOP adalah merupakan suatu
keharusan bagi karyawan untuk melaksanakan fungsi kerjanya. Siapa pun pelaksananya maka SOP tersebut adalah tetap dan tidak boleh dirubah oleh
karyawan tanpa seijin dan sepengetahuan dari manajemen.
4.3.5. Sistem administrasi dan dokumentasi
Sistem administrasi, yaitu suatu keharusan bagi perusahaan untuk mendesain suatu sistem administrasi terintegrasi yang dapat ditelusuri traceable
dari pembelian bahan sampai dengan distribusi produk ke pelanggan. Serta sistem dokumentasi, yaitu pendokumentasian yang baik dan mudah diakses oleh pihak
yang terlibat dalam proses produksi halal termasuk oleh LP POM MUI sebagai lembaga sertifikasi halal.
Sistem dokumentasi yang dilakukan di PT GIA yang dilakukan untuk menghindari terjadinya ketidaksesuaian bahan ataupun ketidaksesuaian selama
proses produksi perlu dilakukan. Sistem dokumentasi ini juga diperlukan sebagai catatan untuk melakukan tindakan pencegahan dan tindakan perbaikan jangan
sampai suatu kesalahan terulang kembali. Sistem dokumentasi ini dapat dilakukan dengan cara sebagai berikut :
• Spesifikasi produk, Lembar Data Keselamatan Bahan MSDS = Material Safety Data Sheet, sertifikat halal, dan bagan air produksi.
• Tanda terima pembelian bahan. • Catatan pemeriksaan bahan baku Incoming Raw Material Log Book
Record. • Catatan pemeriksaan Produk Jadi Finished Goods Log Book Record
• HACCP Monitoring Ceklist untuk Departemen Produksi. • Prosedur perbaikan untuk produk yang tidak sesuai dengan persaratan
HACCP. • Dokumentasi dari proses produksi.
• Dokumentasi dari catatan QAQC untuk setiap lot bahan baku dan produk jadi.
Penetapan prosedur pendataan bertujuan untuk mendata agar SOP tepat mengenai sasarannya. Prosedur pendataan dapat dilakukan dengan cara :
• Secara berkala memeriksa dokumentasi. • Melibatkan Internal Halal Audit Coordinator IHAC
4.3.6. Sosialisasi serta Pelatihan
Sosialisasi, yaitu SJH yang telah dibuat dan diimplementasikan oleh perusahaan harus disosialisasikan ke seluruh pemangku kepentingan, yaitu seluruh
manajemen dan karyawan perusahaan dan pemasok. Tujuannya adalah untuk meningkatkan kepedulian atas pelaksanaan SJH di perusahaan. Serta pelatihan,
adalah penjadwalan pelatihan bagi seluruh pelaksana SJH dalam periode waktu tertentu.
Pelatihan halal sebagai suatu ketetapan LP POM MUI kepada perusahaan sebagai bentuk komitmen manajemen untuk terlaksananya sistem jaminan halal
SJH di perusahaan. Perusahaan akan mengirimkan perwakilannya untuk menghadiri seminar halal dan atau pelatihan internal audit halal yang memberikan
prioritas kepada departemen-departemen yang berhubungan. Sosialisasi halal dilakukan dalam diskusi perusahaan dalam rapat internal
yang dihadiri semua departemen dan Manajemen Puncak. Hal ini didokumentasikan dari notulen hasil rapat. Contoh jadwal pelatihan berkala untuk
karyawan khususnya yang berkaitan dengan pembekalan mengenai SJH dan halal dapat dilihat pada Lampiran 11.
4.3.7. Komunikasi internal dan eksternal
Komunikasi internal dan eksternal. Pengertian komunikasi internal adalah mengkomunikasihan pelaksanaan dan hasil dari penerapan SJH diperusahaan dan
komunikasi eksternal dilakukan oleh pihak perusahaan kepada pihak luar seperti pemasok dan LP POM MUI.
Komunikasi internal dilaksanakan dengan cara melakukan rapat bulanan dengan seluruh karyawan perusahaan dan menerapkan penggunaan format-format
Kategori