Diskusi dengan Manajemen Puncak dan Pakar SJH

Untuk keperluan pengajuan audit SJH ke LP POM MUI, perusahaan diminta untuk mempersiapkan dokumen teknis dan administratif yang berkaitan dengan proses auditing sebagai berikut : 1. Bagan alir proses manual proses 2. Spesifikasi untuk masing-masing bahan baku dan bahan tambahan 3. Dokumen pembelian bahan-bahan dalam tiga bulan terakhir 4. Contoh bahan baku dan produk akhir berikut kemasannya 5. Pada saat audit berlangsung, bila audit akan sekalian dengan sertifikasi produk maka produk-produk yang didaftarkan untuk mendapatkan sertifikasi halal supaya proses produksinya sedang berlangsung pada saat dilakukan audit. Rancangan dokumen SJH sebelumnya dibuat dalam bahasa Inggris dan berdasarkan masukan dari pakat SJH ini selanjutnya dibuatkan dalam dua bahasa yaitu Bahsa Indonesia dan Bahasa Inggris. Hal ini bertujuan agar seluruh karyawan paham akan manual SJH yang diterbitkan serta agar pelanggan asing yang memerlukan panduan SJH dalam bahasa Inggris sudah tersedia. Pakar SJH juga memberikan masukan yang lainnya yaitu mengenai informasi dasar perusahaan. Hal ini sudah dilampirkan dalam Company Profile. Lembar pengesahan oleh pimpinan memang belum dilakukan karena rancangan manual SJH ini masih berupa konsep. Lingkup penerapan SJH sudah dilengkapi yaitu mulai dari kedatangan bahan baku di gudang sampai kepada pengiriman produk perisa jadi ke pelanggan. Persyaratan tugas IHAC sudah pula diperbaiki, serta acuan teknis untuk setiap departemen sudah dimasukkan dalam perbaikan dalam rancangan SOP untuk masing-masing departemen. Lampiran yang diminta oleh LP POM MUI meliputi format laporan berkala, format laporan temuanketidaksesuaian, notulen pertemuan tindakan manajemen serta surat pengangkatan IHAC sudah dibuatkan. Demikian juga untuk daftar seluruh bahan baku yang akan disertifikasi halal sudah disiapkan dan terlampir. Pada Tabel 4 dapat dilihat hasil evaluasi dokumen SJH yang dilakukan oleh pakar SJH dari LP POM MUI, yang dilakukan pada minggu pertama bulan Desember 2010. Sebagian besar dari hasil pemeriksaan tersebut sudah “YA” yang berarti sudah memenuhi standar minimal yang dipersyaratkan oleh LP POM MUI. Ada beberapa yang masih “TIDAK”, hal ini berarti dokumen SJH tersebut masih memerlukan perbaikan. Pada klausul pelatihan belum adanya daftar pelatihan berkala untuk karyawan khususnya untuk sosialisasi dan pelatihan halal bagi karyawan. Kekurangan ini sudah diperbaiki pada proses penyusunan dan pengkajian ulang perancangan SJH pada rapat berikutnya. Tabel 4. Hasil pemeriksaan dokumen SJH oleh Pakar LP POM MUI a. Bagian PPlC Pergudangan YA Catatan : disesuaikan dengan kondisi perusahaan 1. Apakah SOP untuk tiap bagian tsb telah mencukupi aspek Kehalalan seperti pada Buku Panduan Penyusunan SJH hal 53-56 ? a. Bagian RD YA b. Bagian QAQC YA c. Bagian Pembelian YA d. Bagian Produksi YA e. Bagian PPIC Pergudangan YA F. SISTEM ADMINISTRASI DAN DOKUMENTASI 1. Apakah dalam manual halal di jelaskan sistem administrasi dokumentasi produksi halal yang menggambarkan keterkaitan antar bagian kemampuan telusur halal ? YA 2. Apakah dalam manual halal dilampirkan contoh borang-borang terkait dgn pertanyaan No.F1 YA G. PELATIHAN TIDAK 1. Apakah ada perencanaan pelatihan SJH kepada karyawan ? TIDAK 2. Apakah ada perencanaan sosialisasi SJH kepada karyawan? H. PEMANTAUAN DAN EVALUASI 1. Apakah ada prosedur audit internal SJH ? hal 22-24 YA 2. Apakah ada daftar pertanyaan atau pokok- pokok yang harus dicakup oleh auditor ketika melakukan audit ? hal 57-63 YA 3. Apakah ada format laporan temuan, tindakan perbaikan dan pencegahan masuknya unsur haram hal 65. I. KAJI ULANG MANUAL SJH Apakah ada prosedur kaji ulang dan revisi terhadap manual Sistem Jaminan Halal SJH ? YA KESIMPULAN: - Dokumen Sistem Jaminan Halal yang dibuat masih perlu perbaikanrevisi. - Agar dokumen Sistem Jaminan Halal disusun dalam bahasa Indonesia juga. - Untuk revisi atau perbaikan harap tetap menggunakan Buku Panduan Penyusunan Sistem Jaminan Halal Rangkuman Komponen yang harus dilakukan Perbaikanrevisi, disempurnakan atau belum dilampirkan. Perlu Perbaikan Disempumakan Belum Dibuat dituliskan Belum dilampir kan A1 Informasi dasar perusahaan X A2 Lembar pengesahan yang ditandatangani oleh Pimpinan X B3 Lingkup penerapan SJH X D3 Persyaratan dan tugas AHI X El Acuan teknis sebagai rujukan tiap bagiandepartemen X G1 Perencanaan pelatihan dan sosialisasi X LAMPIRAN 1 Format Laporan Berkala X 2 Format Laporan TemuanKetidaksesuaian X 3 Notulen Pertemuan Tindakan Manajemen X 4 Daftar seluruh Bahan Baku yang disertifikasi Halal X 5 Surat Keputusan Pengangkatan Tim Auditor Halal Internal X Rekomendasi: Pemeriksa Ir. Nur Wahid MSi. • DDA SJH Dapat Dilakukan Audit Tgl.Dokumen 17 Desember 2010 • PTTM SJH Perbaikan tanpa tatap muka V Tgl. Periksa 22 Desember 2010 • PDTM SJH Perbaikan dengan tatap muka EdisiSubmitke Baru1

4. Penyusunan Rancangan Draft Manual SJH

Penyusunan rancangan draft manual SJH ini dilakukan oleh Tim SJH dengan didasarkan panduan yang dikeluarkan oleh LP POM MUI LP POM MUI, 2008 dan dengan mengambil bahan dari hasil perancangan yang telah dilakukan. Hasil dari penyusunan rancangan manual SJH ini adalah berupa konsep manual SJH perusahaan.

4.1. Kendali dokumen document control

Kendali dokumen terdiri dari : daftar isi Manual SJH, lembar pengesahan SJH, dan daftar distribusi dokumen. Dalam hal ada perbaikan atau rivisi dari dokumen SJH, IHAC akan menginformasikannya dalam rapat internal perusahaan yang dihadiri oleh semua departemen yang berhubungan dan dihadiri pula oleh Manajemen Puncak. Dokumen yang obsolete akan dipegang oleh IHAC. Master Dokumen dari SJH harus disahkan approved by Manajer Umum dan diketahui oleh Direktur dan semua Kepala Departemen Perwakilan Departemen yang bersangkutan. Setiap ada perubahan dokumen harus disebarkan kepada semua pemegang dokumen dan harus dibuatkan daftarnya seperti Tabel 5. Tabel 5. Daftar distribusi penerima dokumen Jumlah Nama Dokumen Pemegang Dokumen 1 Sistem Jaminan Halal R-0 Copy Direktur Manajer Umum 1 Sistem Jaminan Halal R-0 Copy Departemen RD Manajer RD 1 Sistem Jaminan Halal R-0 Copy Departemen QAQC Manajer QAQC 1 Sistem Jaminan Halal R-0 Copy Departemen Pembelian Manajer Pembelian 1 Sistem Jaminan Halal R-0 Copy Departemen Penjualan Manajer Penjualan 1 Sistem Jaminan Halal R-0 Copy Departemen Produksi Manajer Produksi 1 Sistem Jaminan Halal R-0 Copy Departemen Gudang Manajer Gudang dan Transportasi 1 Sistem Jaminan Halal R-0 Copy Departemen Keuangan Finance Controller 1 Sistem Jaminan Halal R-0 Copy Internal Halal Audit Coordinator IHAC 1 Sistem Jaminan Halal R-0 Master Internal Halal Audit Coordinator IHAC Daftar distribusi untuk dokumen dan format baku dapat dilihat pada Lampiran 2. Tabel distribusi dokumen, yang memuat departemen mana yang menerbitkan format baku tersebut, departemen mana saja yang terlibat dan harus menyetujui hasil dari format baku tersebut, serta departemen mana saja yang harus mendapatkan kopiannya dan departemen mana yang harus menyimpan dokumen aslinya.

4.2. Pendahuluan

Pendahuluan Manual SJH terdiri dari : informasi dasar perusahaan, tujuan penerapan SJH, dan ruang lingkup penerapan SJH.

4.2.1. Informasi dasar perusahaan

Informasi dasar perusahaan merupakan pernyataan identitas diri atau profil perusahaan berisi nama perusahaan, alamat, jenis produk, kapasitas produksi, tempat maklon jika ada, jumlah lini produksi, jumlah tenaga kerja, jangkauan pasar, dan lain-lain Lampiran 3. Untuk saat ini PT GIA baru memproduksi perisa dalam bentuk cair. Proses pembuatan perisa cair ini dimulai dengan adanya formula produksi dari Bagian RD, selanjutnya pengumpulan bahan baku sesuai dengan lot yang sudah ditentukan dalam lembar formulasi tersebut. Pengecekan sesuai lot yang akan dipakai oleh IHAC untuk memastikan bahwa semua lot tersebut telah sesuai dari persaratan kehalalan bahan bankunya. Semua bahan baku tersebut dimasukkan ke dalam suatu tangki pencampuran. Pertama-tama dimasukkan pelarut, biasanya propylene glycol PG untuk perisa yang larut dalam air, ataupun digunakan minyak tumbuhan atau minyak kelapa sebagai pelarut perisa yang tidak larut dalam air atau perisa yang larut minyak. Selanjutnya dimasukkan bahan-bahan baku lainnya sesuai dengan urutan yang ada dalam lembar formula produksi. Proses pemanasan bahan terkadang dilakukan untuk melarutkan bahan, misalnya untuk mempercepat pelarutan vanillin atau ethyl vanillin di dalam PG. Proses selanjutnya adalah pengadukan dengan menggunakan pengaduk listrik dengan putaran kecepatan yang disesuaikan dengan jenis dan jumlah bahan yang ada di dalam tangki pengadukan. Setelah rata maka segera dimasukkan ke dalam jerigen