Kendali dokumen document control

biru sambil ditimbang. Kemasan produk yang ada di PT GIA adalah paling kecil 1 kilogram yang biasanya dipakai sebagai contoh untuk percobaan produksi pelanggan, kemudian kemasan jerigen 5 kilogram, dan kemasan normal yaitu 25 kilogram. Langkah selanjutnya adalah pelabelan produk jadi yang berisi kode produk, nama produk, tanggal produksi, nomor bat, serta alamat perusahaan. Diagram alir proses produksi dapat dilihat pada Gambar 2, dan diagram alir proses produksi perisa cair dapat dilihat pada Lampiran 4. Pada saat ada proyek baru dari pelanggan melalui departemen penjualan maka akan diteruskan ke departemen RD untuk dilakukan proses pengembangan produk. Departemen RD akan menggunakan bahan baku yang sudah ada juga memerlukan bahan baku baru. Bahan baku baru dimintakan oleh departemen RD ke departemen pembelian dengan terlebih dahulu ditentukan spesifikasi bahan baku yang diperlukan. Kemudian departemen pembelian memintakan contoh bahan baku dari pemasok yang harus dilengkapi dengan dokumen bahan yang meliputi spesifikasi produk, lembar keselamatan bahan, halal sertifikat dan atau diagram alir pembuatan bahan. Contoh daftar pemasok bahan baku dapat dilihat pada Lampiran 5, dan Lampiran 6. Contoh daftar produsen bahan baku. Setelah contoh bahan baku diterima oleh departemen pembelian selanjutnya diberikan ke departemen RD. Bila bahan baku tersebut bisa dipakai dan sesuai dengan spesifikasi permintaan dari departemen RD, maka proses pembelian dapat dilanjutkan dengan cara meminta penawaran harga, jumlah minimal pembelian, ketersediaan bahan baku, dan waktu ketersediaan bahan baku tersebut. Apabila semua telah sesuai dari segi harga dan kelengkapan dokumennya, maka departemen pembelian akan mengeluarkan order pembelian yang terlebih dahulu harus melalui pengesahan dari manajer umum. Pada saat bahan baku tersebut datang maka harus disertai dengan sertifikat analisis dan semua dokumen pendukung lainnya dan disesuaikan dengan order pembelian baik menyangkut spesifikasi bahan, jumlah, dan harganya. Order bahan baku baru tersebut masuk ke departemen gudang, departemen gudang melakukan pengecekan fisik barang, kelengkapan dokumen seperti yang disebutkan termasuk sertifikat halalnya. Kalau semua dokumen lengkap dan barang sesuai dengan order pembelian maka departemen gudang akan menempelkan label kuning sebagai tanda “Awaiting QC” atau menunggu pengecekan oleh departemen QAQC. Apabila tidak sesuai maka bahan baku tersebut segera diberitahukan ke departemen pembelian untuk segera dikembalikan. Langkah selanjutnya departemen QAQC mengambil contoh bahan baku tersebut dan dibandingkan dengan standar. Standar yang digunakan untuk pembanding pertama departemen QAQC ini adalah standar yang diberikan dari departemen RD. Apabila dari segi dokumen dan hasil panel sudah sesuai maka departemen QAQC akan memberikan label hijau “QC Approved” yang berarti telah di setujui departemen QAQC. Tetapi apabila tidak sesuai, maka departemen QAQC akan menerbitkan surat ketidaksesuaian bahan baku yang ditujukan ke departemen pembelian untuk diteruskan ke pemasoknya agar segera dilakukan penggantian. Untuk bahan baku yang sudah disetujui oleh departemen QAQC, selanjutnya bahan baku tersebut disimpan dilokasi tertentu oleh departemen gudang sesuai dengan karakteristik produk tersebut yang didapatkan dari lembar keselamatan bahan dan spesifikasi produk berdasarkan juga saran dari departemen QAQC. Departemen produksi hanya akan memakai bahan baku dari lot yang sudah disetujui oleh deprtemen QAQC dan sudah diberi label hijau. Proses produksi dilakukan, dan hasil produk jadi akan diperiksa ulang oleh departemen QAQC untuk mengetahui kesesuainnya dengan standar dan spesifikasinya. Standar pertama ini diberikan oleh departemen RD, dan standar selanjutnya ditentukan oleh departemen QAQC yang didapat dari bat atau lot yang sudah disetujuiapproved. Bila departemen QAQC sudah menyetujui dan menempelkan label hijau, maka produk jadi tersebut dibawa ke departemen gudang untuk diregistrasi. Tatacara pembuatan label produk dapat dilihat pada Lampiran 7. Langkah selanjutnya dilakukan persiapan pengiriman kepada pelanggan sesuai dengan jadwal permintaan dari departemen penjualan. Diagram alir proses produksi dapat dilihat pada Gambar 2.