SOP Audit Internal Saran

03-SOP-02-IH Production Halal Internal Audit Checklist Form No Questionaire Audit Result Yes No Remarks 1 Apakah Bagian Produksi hanya memproduksi produk yang disertifikasi Halal oleh MUI ? 2 Apakah ada konsistensi penggunaan bahan baku, bahan tambahan, dan bahan penolong ? 3 Apakah bahan-bahan tersebut tercantum pada daftar bahan halal yg telah diketahui LPPOM MUI? 4 Bila ada produk yg belum jelas status yg belum jelas kehalalannya tidak disertifikasi halal, apakah alat produksi yang digunakan berbeda dengan alat produksi untuk produk yg disertifikasi halal MUI ? 5 Apakah bahan pada produk yg tidak disertifikasi halal mungkin mengandung babi atau turunannya ? 6 Bila produk yg tidak disertifikasi halal MUI tidak mengandung babi atau turunannya, apakah prosedur sanitasi peralatan produksi sesuai dengan ketentuan MUI dan diawasi oleh IHAC ? 7 Bila alat produksi antara produk yg tidak disertifikasi halal dan produk halal terpisah , apakah tempat penyiapan bahan dan tempat bahan work in process juga terpisah ? 8 Apakah dilingkungan produksi tidak ditemukan barang haram walaupun itu milik bagian lain ataupun milik pribadi ? 9 Apakah penyelenggaraan proses produksi didukung oleh sistem administrasi yang baik ? 10 Apakah semua bahan baku, tambahan, dan penolong tercatat secara sistematis serta mudah untuk ditelusuri ? 11 Apakah proses pengolahan dilakukan sedemikian rupa sehingga dapat menghindari terkontaminasinya produk dari bahan haram danatau najis ? 12 Apakah Bagian Produksi mempunyai instruksi kerja untuk setiap tahapan proses ? Catatan Khusus Auditor : Menyetujui Yang Membuat Auditee Bagian Produksi Internal Halal Audit Coordinator 04-SOP-02-IH QAQC Halal Internal Audit Checklist Form No Questionaire Audit Result Yes No Remarks 1 Apakah Bagian QAQC memiliki daftar bahan yg telah diketahui LPPOM MUI ? 2 Apakah setiap bahan datang selalu diberi tanda status kehalalannya Halal Pass ? 3 Apakah Halal Pass bahan atau produk, diberikan oleh QAQC telah mendapatkan persetujuan dari IHAC ? 4 Sebelum mencantumkan Halal Pass, apakah QAQC memeriksa nama produsen, merek, jeniskode barang, logo halal, lot number, dan kuantitas yg tercantum pada label kemasan sesuai dengan dokumen pengadaan dansertifikat halal ? 5 Apakah jawaban no.5 dapat dibuktikan dengan laporanrekaman hasil pemeriksaan bahan ? 6 Apakah Halal Pass hanya diberikan pada bahan atau produk yg Sertifikat Halalnya masih berlaku ? 7 Apakah Bagian QAQC menolak bahan yg tidak memperoleh Halal Pass ? 8 Apakah pemberian Halal Pass dikontrol dengan baik dan tercatat secara sistematis ? 9 Apakah QAQC selalu berkomunikasi dengan IHAC berkaitan dengan bahan yg tidak bisa mendapatkan Halal Pass karena alasan tertentu Sertifikat Halal kedaluarsa, dll ? 10 Apakah ada teguran tertulis danatau tindakan pencegahan dari QAQC jika didapati praktek yg tidak memenuhi SOP Halal ? Catatan Khusus Auditor : Menyetujui Yang Membuat Auditee Bagian QAQC Internal Halal Audit Coordinator 05-SOP-02-IH RD Halal Internal Audit Checklist Form No Questionaire Audit Result Yes No Remarks 1 Apakah Bagian RD mempunyai daftar bahan yang telah diketahui LPPOM MUI ? 2 Apakah sample bahan yang diterima Bagian RD selalu disertai dokumen yg mendukung status kehalalan bahan ? 3 Dalam memeriksa status kehalalan bahan yg akan digunakan, apakah Bagian RD memeriksa asal-usul bahan ? Penentuan bahan sebagai bahan yg kritis terhadap kehalalan, tidak kritis terhadap kehalalan, atau haram mengikuti diagram penentuan titik kritis bahan 4 Apakah Bagian RD secara periodik memeriksa status kehalalan bahan yg digunakan untuk RD dan mengusahakan penggantinya jika ada bahan yg belum ada sertifikat halal ? 5 Apakah dalam mengembangkan formula, Bagian RD selalu menggunakan bahan-bahan yg jelas status kehalalannya ? 6 Apakah formula yg telah siap diproduksi selalu dimintakan persetujuan IHAC , sebelum proses sertifikasi Halal MUI ? Catatan Khusus Auditor : Menyetujui Yang Membuat Auditee Bagian RD Internal Halal Audit Coordinator 06-SOP-02-IH Warehouse Halal Internal Audit Checklist Form No Questionaire Audit Result Yes No Remarks 1 Apakah Bagian Gudang didukung dengan sistem administrasi yg mudah ditelusuri ? 2 Apakah Bagian Gudang memegang daftar bahan yg telah diketahui oleh LPPOM MUI ? 3 Apakah semua bahan di gudang merupakan bahan yg sesuai dengan daftar bahan yg telah diketahui oleh LPPOM MUI ? 4 Jika jawaban no.2 TIDAK , apakah bahan halal dan non halal disimpan secara terpisah ? 5 Apakah pemisahan pertanyaan no.3 dengan cara menggunakan ruangan yg berbeda ? 6 Jika jawaban pertanyaan No.4 TIDAK, apakah pemisahan dilakukan dengan pemberian sekat yg jelas ? 7 Jika jawaban No.5 TIDAK, apakah pemisahan dilakukan dengan cara menggunkan rak yg berbeda dengan diberikan tanda-tanda yg jelas ? 8 Jika jawaban No.6 TIDAK, apakah pemisahannya dilakukan dengan cara pemisahan dalam palet-palet yg berbeda tetapi menggunakan rak yg sama dengan memberikan tanda-tanda yg jelas ? 9 Apakah bahan-bahan untuk produksi, bahan kemasan, dan non produksi seperti, bahan sanitasi, sample RD, produk jadi, dll dipisahkan ? 10 Apakah pemisahan pertanyaan No.8 dengan cara menggunakan ruangan yg berbeda ? 11 Jika jawaban pertanyaan No.9 TIDAK, apakah pemisahan dilakukan dengan pemberian sekat yg jelas ? 12 Jika jawaban No.10 TIDAK, apakah pemisahan dilakukan dengan cara menggunakan rak yg berbeda dengan diberikan tanda-tanda yg jelas ? 13 Jika jawaban No.11 TIDAK, apakah pemisahannya dilakukan dengan cara pemisahan dalam palet-palet yg berbeda tetapi menggunakn rak yg sama dengan memberikan tanda-tanda yg jelas ? 14 Apakah setiap penggunaan bahan dan produk untuk keperluan produksi, RD, PenjualanPengeluaran dari Gudang untuk keperluan lain tercatat jenis dan jumlah serta peruntukannya ? 15 Apakah setiap pengeluaran bahan untuk produksi halal memperhatikan tanda Halal Pass ? 16 Apakah semua bahan di gudang berlabel dengan jelas ? 17 Adakah produk yg tidak disertifikasi Halal oleh MUI ? 18 Jika jawaban No.16 YA, apakah produk yg tidak disertifikasi Halal disimpan secara terpisah dengan produk yg disertifikasi Halal ? 19 Jika jawaban No.17 YA, apakah pemisahan dilakukukan dengan cara menggunakan ruangan yg berbeda ? 20 Jika jawaban pertanyaan No.18 TIDAK, apakah pemisahan dilakukan dengan pemberian sekat yg jelas ? 21 Jika jawaban No.19 TIDAK, apakah pemisahan dilakukan dengan cara menggunakan rak yg berbeda dengan diberikan tanda-tanda yg jelas ? 22 Jika jawaba NO.20 TIDAK, apakah pemisahannya dilakukan dengan cara pemisahan dalam palet-palet yg berbeda tetapi menggunakan rak yg sama dengan memberikan tanda-tanda yg jelas ? Catatan Khusus Auditor : Menyetujui Yang Membuat Auditee Bagian Gudang Internal Halal Audit Coordinator 07-SOP-02-IH Transportation Halal Internal Audit Checklist Form No Questionaire Audit Result Yes No Remarks 1 Apakah semua produk yang didistribusikan bersertifikat halal ? 2 Jika jawabannya tidak. Apakah kendaraanalat distribusi berbeda ? 3 Jika jawabannya tidak. Apakah produk non sertifikat halal mengandung babi dan hasil sampingnya ? 4 Jika jawabannya tidak. Apakah kemasannya dapat mencegah kontaminasi silang ? 5 Jika jawabannya tidak. JANGAN DIKIRIM MEMAKAI KENDARAAN YANG SAMA. Catatan Khusus Auditor : Menyetujui Yang Membuat Auditee Bagian Gudang Internal Halal Audit Coordinator 08-SOP-02-IH Halal Non Conformance Report Form No Description Remarks 1 Temuan Ketidaksesuaian Pembuat Pelapor Sifat Ketidaksesuaian Merubah Tidak merubah status kehalalan Tanggal Kejadian Lokasi 2 Analisis Penyebab Proses Kejadian Penyebab Pembuat Disetujui 3 Tindakan Langsung Isi Tindakan Tanggal Pelaksanaan Dibuat Disetujui 4 Tindakan Perbaikan Isi Tindakan Tanggal Pencapaian Tanggal Pelaksanaan Dibuat Disetujui 5 Tindakan Pencegahan Isi Tindakan Dibuat Disetujui 09-SOP-2-IH Monthly Internal Audit Report Month Period : Year Period : Refference No. Issued by IHAC Authority Production Bacthes Report No Product Code Product Description Qty Kg Batch No. Production Date Remarks Non Conformance : No Product Code Product Description Batch Number Detail of Nonconformance Final Decission Remar Total Production Batches Total of Production Batches Total of Approved Batches Total of Rejected Batches Total of Hold Batches Remarks

17. SOP Kaji Ulang Manajemen

PT. GIA Standard Operation Procedure SOP Kode : SOP-03-IH Judul Kaji ulang manajemen Tgl. Dikeluarkan : Area Manajer Umum dan IHAC No. Revisi : - Melaksanakan tindakan perbaikan yang akan dlakukan oleh manajemen dan semua karyawan atas ditemukannya ketidaksesuaian atau hanya merupakan tindakan perbaikan sistem. Tujuan : - Prioritas tindakan yang akan dilakukan oleh perusahaan, juga merupakan sumber laporan kepada LP POM MUI yang akan dilaporkan rutin dalam pelaporan enam bulanan kepada LP POM MUI. Ruang Lingkup : - Departemen terkait Manajer Umum, IHAC, RD, QAQC, Pembelian, Penjualan, Keuangan, Produksi, dan Gudang dan Transportasi. - Manual Sistem Jaminan Halal Referensi : - Panduan Halal LP POM MUI tahun 2008 1. Kaji ulang manajemen managemen review terhadap SJH secara menyeluruh harus dilakukan dalam kurun waktu tertentu misalnya minimal setahun sekali. Prosedur : 2. Kaji ulang dilakukan karena berbagai hal, antara lain : Perubahan sistem manajemen perusahaan yang mempengaruhi peran SJH secara menyeluruh atau sebagian, misalnya perubahan peranan auditor halal internal, serta ketidaksesuaian yang sering ditemukan dalam pelaksanaan SJH. 3. Kaji ulang manajemen dilakukan dengan melibatkan seluruh bagian yang terlibat dalam SJH termasuk manajemen puncak. Pertemuan kaji ulang dilaporkan dan dibuatkan rekamannya. 4. Semua tindakan perbaikan baik yang ditemukan pada saat pelaksanaan audit maupun saat ditemukan ketidaksesuaian harus dilaksanakan sesegera mungkin dan dibuatkan laporannya dalam berita acara perbaikan. 5. Notulen pertemuan tindakan manajemen yaitu 01-SOP-03-IH merupakan perbaikan yang harus dilakukan oleh perusahaan dengan sepengetahuan manajemen perusahaan. 6. Rapat ini dilaksanakan setiap bulan untuk mendiskusikan pelaksanaan proses SJH dan melakukan tindakan perbaikan yang masih harus dilakukan dengan berdasarkan pada prioritasnya. 7. Rapat ini harus dihadiri oleh perwakilan manajemen puncak, yaitu oleh Direktur dan Manajer Umum, sebagai bentuk komitmen perusahaan atas pelaksanaan kebijakan SJH di perusahaan. • 01-SOP-03-IH Format notulen dari tindakan manajemen Format : 01-SOP-03-IH Minutes Meeting for Management Action Form Date : Attendances : No Topik Rincian Diskusi Kesimpulan Tindaklanjut Tanggal Pencapaian Tanggal Nyata

18. SOP Pelaporan Pelaksanaan SJH ke LP POM MUI

PT. GIA Standard Operation Procedure SOP Kode : SOP-04-IH Judul Pelaporan pelaksanaan SJH ke LP POM MUI Tgl. Dikeluarkan : Area IHAC No. Revisi : - Melakukan pelaporan rutin kepada LP POM MUI yang merupakan pengkajian dan pemberitahuan untuk seluruh perubahan yang telah dilakukan di perusahaan berhubungan dengan pelaksanaan SJH dan perubahan bahan baku, perubahan, pemasok, perubahan dokumen, dan sistem organisasi. Tujuan : - Seluruh perubahan dan tindakan perbaikan yang telah dilakukan di perusahaan berhubungan dengan pelaksanaan SJH dan perubahan bahan baku, perubahan, pemasok, perubahan dokumen, dan sistem organisasi. Ruang Lingkup : - Departemen terkait IHAC dan Manajer Umum. - Manual Sistem Jaminan Halal Referensi : - Panduan Halal LP POM MUI tahun 2008 1. Format audit halal internal AHI berisi pokok-pokok pertanyaan yang harus dicakup AHI pada saat audit dibuatkan untuk audit dari setiap departemen dan dilakukan secara lintas departemen, misalnya bila dilakukan audit di departemen pembelian maka yang akan melakukan audit adalah departemen lain yang diketuai oleh IHAC. Hal ini untuk menjaga obyektifitas hasil internal audit tersebut. Prosedur : 2. Format-format internal audit untuk setiap daptemen tersebut disimpan oleh IHAC, dan bila akan dilakukan maka format tersebut akan diperbanyak dari master dokumennya. 3. Format laporan berkala internal audit terdiri dari format bulanan yang memuat tentang intisari dari jumlah lot yang diproduksi, jumlah bahan baku yang dibeli, jumlah ketidaksesuain bahan baku maupun produk jadi berdasarkan mutu maupun dilihat dari segi kritis kehalalannya. Format pelaporan ini akan dibawa ke rapat bulanan manajemen untuk dilakukan tindakan perbaikan. 4. Format pelaporan rutin kepada LP POM MUI disepakati untuk dilakukan enam bulan sekali yang merupakan pengkajian dan pemberitahuan untuk seluruh perubahan yang telah dilakukan di perusahaan berhubungan dengan pelaksanaan SJH dan perubahan bahan baku, perubahan pemasok, perubahan dokumen, dan sistem organisasi menggunakan 01-SOP-04-IH Format laporan enambulanan AHI. 5. Format laporan ketidaksesuaian terbagi menjadi dua format, yatu format ketidaksesuaian yang berhubungan dengan mutu dan pelaksanaan Good Manufacturing Practices GMP dan Hazard Critical Control Points HACCP. Format lainnya adalah format yang berhubungan dengan penyimpangan pelaksanaan SJH dan penyimpangan yang dapat menimbulkan efek fatal terhadap pelaksanaan SJH atau kehalalan produk termasuk kontaminasi oleh bahan yang najis atau haram. • 01-SOP-04-IH Format laporan enambulanan AHI Format : 01-SOP-04-IH Six Monthly Halal Internal Audit Report Form 1. Resume Laporan Audit Halal Internal yang terdiri dari : a. Waktu Pelaksanaan b. Auditor c. Auditee d. Temuan e. Tindakan Koreksi 2. Resume perubahan-perubahan yang terjadi selama 6 bulan terakhir yang mencakup : • Perubahan Manajemen Perusahaan yang mempengaruhi kebijakan Halal • Perubahan Sistem Jaminan Halal SOP, Dokumen, Personil, dan sebagainya • Perubahan lokasi pabrik • Perubahan bahan produsen, pemasok, jenis bahan • Perubahan formula dan pengembangan produk baru 3. Berita acara tindakan koreksi atas temuan pada audit halal internal 4. Daftar bahan terakhir beserta dokumen pendukung terbaru Menyetujui Yang Membuat Director Internal Halal Audit Coordinator

19. SOP Pelatihan dan Sosialisan Halal

PT. GIA Standard Operation Procedure SOP Kode : SOP – 020 Judul Sosialisasi dan Pelatihan Halal Tgl. Dikeluarkan : Area Seluruh karyawan PT. GIA No. Revisi : - Sosialisasi, yaitu SJH yang telah dibuat dan diimplementasikan oleh perusahaan harus disosialisasikan ke seluruh pemangku kepentingan, yaitu seluruh manajemen dan karyawan perusahaan dan pemasok. Tujuannya adalah untuk meningkatkan kepedulian atas pelaksanaan SJH di perusahaan. Tujuan : - Pelatihan adalah penjadwalan pelatihan bagi seluruh pelaksana SJH dalam periode waktu tertentu. - Sosialisasi dan pelatihan halal sebagai suatu ketetapan LP POM MUI kepada perusahaan sebagai bentuk komitmen manajemen untuk terlaksananya sistem jaminan halal SJH di perusahaan. Ruang Lingkup : - Departemen terkait Manajer Umum, IHAC, dan semua Manajer Departemen. - Manual Sistem Jaminan Halal Referensi : - Panduan Halal LP POM MUI tahun 2008 1. Perusahaan akan mengirimkan perwakilannya untuk menghadiri seminar halal dan atau pelatihan internal audit halal yang memberikan prioritas kepada departemen-departemen yang berhubungan. Prosedur : 2. Sosialisasi halal dilakukan dalam diskusi perusahaan dalam rapat internal yang dihadiri semua departemen dan Manajemen Puncak. Hal ini didokumentasikan dari notulen hasil rapat. 3. Membuat jadwal pelatihan berkala untuk karyawan khususnya yang berkaitan dengan pembekalan mengenai SJH dan halal. Format :