• Dokumentasi dari catatan QAQC untuk setiap lot bahan baku dan produk jadi.
Penetapan prosedur pendataan bertujuan untuk mendata agar SOP tepat mengenai sasarannya. Prosedur pendataan dapat dilakukan dengan cara :
• Secara berkala memeriksa dokumentasi. • Melibatkan Internal Halal Audit Coordinator IHAC
4.3.6. Sosialisasi serta Pelatihan
Sosialisasi, yaitu SJH yang telah dibuat dan diimplementasikan oleh perusahaan harus disosialisasikan ke seluruh pemangku kepentingan, yaitu seluruh
manajemen dan karyawan perusahaan dan pemasok. Tujuannya adalah untuk meningkatkan kepedulian atas pelaksanaan SJH di perusahaan. Serta pelatihan,
adalah penjadwalan pelatihan bagi seluruh pelaksana SJH dalam periode waktu tertentu.
Pelatihan halal sebagai suatu ketetapan LP POM MUI kepada perusahaan sebagai bentuk komitmen manajemen untuk terlaksananya sistem jaminan halal
SJH di perusahaan. Perusahaan akan mengirimkan perwakilannya untuk menghadiri seminar halal dan atau pelatihan internal audit halal yang memberikan
prioritas kepada departemen-departemen yang berhubungan. Sosialisasi halal dilakukan dalam diskusi perusahaan dalam rapat internal
yang dihadiri semua departemen dan Manajemen Puncak. Hal ini didokumentasikan dari notulen hasil rapat. Contoh jadwal pelatihan berkala untuk
karyawan khususnya yang berkaitan dengan pembekalan mengenai SJH dan halal dapat dilihat pada Lampiran 11.
4.3.7. Komunikasi internal dan eksternal
Komunikasi internal dan eksternal. Pengertian komunikasi internal adalah mengkomunikasihan pelaksanaan dan hasil dari penerapan SJH diperusahaan dan
komunikasi eksternal dilakukan oleh pihak perusahaan kepada pihak luar seperti pemasok dan LP POM MUI.
Komunikasi internal dilaksanakan dengan cara melakukan rapat bulanan dengan seluruh karyawan perusahaan dan menerapkan penggunaan format-format
baku untuk semua departemen terkait. Komunikasi eksternal dengan LP POM MUI dilakukan dengan cara berkonsultasi bila ada perubahan proses atau bahan
baku baru, serta melakukan pelaporan rutin dalam enam bulanan oleh IHAC.
4.3.8. Audit internal
Audit internal, dilakukan untuk mengevaluasi pelaksaan SJH dan menentukan departemen-departemen yang masih memerlukan perbaikan. Sistem
audit internal dilakukan dengan cara melakukan audit internal yang bertujuan untuk mengevaluasi bahwa sistem benar-benar berjalan sesuai dengan yang
diputuskan oleh LP POM MUI, efektifitas penerapan SJH dan pendataan ketidaksesuaian dengan sistem yang telah diberlakukan. Pelaksanaan audit
internal untuk setiap komponen dari SJH dilakukan setiap 6 bulan dari tanggal sertifikat halal dan dibuatkan laporannya kepada LP POM MUI.
Tim audit halal internal yang diketuai oleh Internal Halal Audit Coordinator IHAC merupakan orang atau tim di dalam perusahaan yang dapat
meng-audit secara langsung kepada semua departemen yang berhubungan dengan masalah halal. IHAC berasal dari departemen yang berhubungan dengan proses
produksi seperti Pembelian, RD, QAQC, Produksi, dan Departemen Gudang dan Transportasi; serta Manajer Umum.
Seorang Internal Halal Audit Coordinator IHAC mempunyai tugas dan wewenang sebagai berikut :
• Mempunyai kewenangan mengkoordinasikan penerapan SJH perusahaan.
• Memonitor proses produksi halal dimulai dari pemilihan bahan baku sampai kepada produk jadi.
• Mengerti tentang Haram Critical Point dalam bahan baku dan proses produksi.
• Mengisi dan memperbaharui seluruh dokumentasi yang berhubungan dengan produk halal.
• Melakukan internal audit dan melaporkannya ke LP POM MUI setiap enam bulan.
