Gambar 1. Diagram alir penelitian
2.1. Pembentukan Tim Penyusun Manual SJH
Tim penyusun manual SJH meliputi semua departemen yang terkait agar mewakili semua keperluan masing-masing departemen tersebut dan masing-
masing departemen tersebut lebih tahu tuntutan keperluan prasyarat SJH yang berhubungan dengan departemennya. Tim penyusunan manual SJH ini meliputi
Departemen Pembelian, Departemen Pengembangan dan Riset RD, Pembentukan
tim penyusun manual SJH Analisis kebutuhan perusahaan
Diskusi dengan manajemen puncak dan pakar SJH
Penyusunan rancangan draft manual SJH
Analisis kebutuhan standard operation procedurs SOP
departemen terkait Penyusunan draft SOP-SOP
Pengkajian ulang draft manual SJH dan SOP-SOP
Mulai
Selesai
Departemen Mutu QC, Departemen Produksi, Departemen Gudang dan Transportasi, dan juga melibatkan Manajemen Puncak sebagai bentuk komitmen
perusahaan dalam hal kebijakan halal. Dalam pembentukan Tim Penyusun Manual SJH ini juga ditentukan seorang Internal Halal Audit Coordinator
IHAC sebagai orang yang dianggap mengerti dan paling berkompeten dalam hal peyusunan tim ini dan juga sebagai prasyarat dari SJH. Hasil yang diharapkan
dari penyusunan tim ini adalah terbentuknya suatu Tim Penyusun Manual SJH yang diperkuat dengan Surat Keputusan dari Manajemen Puncak sebagai bukti
komitmen keseriusan dalam hal penyusunan SJH tersebut.
2.2. Analisis Kebutuhan Perusahaan
Telaah dan analisis diperlukan oleh perusahaan sebagai prasyarat dasar dalam pemenuhan standar SJH dengan referensi panduan SJH yang dikeluarkan
oleh LP POM MUI. Hasil yang diharapkan dari tahapan ini adalah matrik prasyarat yang berhubungan dengan hal-hal yang diperlukan dan harus dipenuhi
oleh masing-masing departemen terkait.
2.3. Diskusi dengan Manajemen Puncak dan Pakar SJH
Diskusi dengan Manajemen Puncak diperlukan untuk memberikan gambaran kepada Manajemen dalam hal penyusunan SJH ini serta untuk
mendapatkan komitmen mengenai biaya-biaya yang mungkin timbul. Hasil yang diharapkan dari tahapan ini adalah daftar mengenai kekurangan apa saja yang
diperlukan dalam hal penyusunan SJH ini serta mengkaji ulang dari matrik yang sudah tersusun.
2.4. Penyusunan Rancangan Draft Manual SJH
Perancangan draft manual SJH disesuaikan dengan hasil telaah dan analisis perusahaan. Hasil yang diharapkan dari penyusunan rancangan draft
manual SJH ini berupa kebijakan halal perusahaan, penentuan panduan halal yang akan dipakai, cakupan halal yang akan diterapkan, penyusunan sistem manajemen
halal yang meliputi struktur organisasi manajemen halal, tugas dan kewenangan setiap departemen terkait yang berhubungan dengan pemenuhan standar SJH,
penentuan titik kritis keharaman, penentuan sistem audit halal internal, penentuan pelatihan halal, dan penentuan prosedur revisi sistem jaminan halal. Langkah-
langkah perancangan SJH terdiri dari : 1.
Merancang lay out dan manual format SJH 2.
Menunjuk penanggung jawab dalam penyusunan manual SJH 3.
Menetapkan kerangka dan struktur isi manual SJH 4.
Menafsirkan persyaratan SJH dan merumuskan kebijakan perusahaan untuk masing-masing unsur standar
5. Mengidentifikasi dan menunjuk orang yang tepat untuk menyusun uraian
kebijakan untuk setiap unsur standar 6.
Menyusun konsep manual SJH 7.
Mengkaji ulang konsep yang telah disusun 8.
Melakukan perbaikan konsep berdasarkan hasil kaji ulang 9.
Menerbitkan panduan manual SJH
2.5. Analisis Kebutuhan Standard Operation Procedure SOP untuk Semua
Departemen Terkait
Hasil yang diharapkan dari tahapan ini adalah berupa diagram alir proses mulai dari permintaan pelanggan sampai kepada pengiriman perisa ke pelanggan
dimana dari setiap tahapannya ditentukan SOP untuk setiap departemen terkait, termasuk format-format yang dibutuhkan.
2.6. Penyusunan Draft SOP-SOP
Hasil yang diharapkan dari tahapan ini adalah berupa SOP untuk setiap departemen terkait termasuk format-format yang diperlukan berdasarkan pada
tahapan sebelumnya yaitu berdasarkan diagram alir proses. Langkah-langkah penyusunan SOP adalah sebagai berikut :
1. Mengidentifikasi dan menentukan tujuan kegiatan yang akan dibuat
prosedurnya dan didokumentasikan. 2.
Menentukan ruang lingkup prosedur. 3.
Mengumpulkan informasi dan data kegiatan yang ada sekarang.
4. Menuliskan prosedur berdasarkan semua kegiatan yang dilakukan dengan
ketentuan sebagai berikut : − jumlah halaman : 3-4 halaman.
− prosedur yang panjang dipecah menjadi sub prosedur atau WI.
5. Melakukan uji coba prosedur oleh karyawan serta permintaan umpan balik
dari uji coba tersebut. 6.
Menerbitkan SOP. 7.
Melatih karyawan menggunakan SOP dan menjelaskan manfaat penggunaannya.
8. Melakukan audit SOP. Audit ini bertujuan untuk mengidentifikasi
kekurangan prosedur dan dilakukan oleh tim penyusun manual SJH.
2.7. Pengkajian Ulang Draft Manual SJH dan SOP-SOP
Pengkajian dan diskusi dilakukan atas hasil perancangan yang telah dibuat dengan semua departemen terkait dan melakukan kesesuaian dengan pelaksanaan
yang dilakukan. Hasil yang diharapkan dari tahapan ini adalah berupa penerapan dari rancangan SOP di lokasi pabrik.
Langkah selanjutnya adalah pengkajian SJH dengan cara melakukan audit halal internal. Fungsi dari pelaksanaan audit halal internal ini adalah :
● Audit halal internal adalah suatu penilaian yang sistematis dan bebas untuk mengetahui apakah persyaratan SJH telah dipenuhi
● Hasil audit halal internal digunakan untuk menilai efektivitas SJH dan mengidentifikasi peluang untuk perbaikan
● Pelaksanaan audit halal internal untuk mencari bukti bahwa : -
Implementasi telah sesuai dengan SJH yang dideklarasikan -
Aplikasi manual SJH memenuhi standar yang telah ditetapkan oleh LP POM MUI
- Seluruh proses telah dikendalikan dengan efektif
Pemantauan dan evaluasi SJH pelaksanaannya diwujudkan dalam bentuk audit internal. Komponen dari audit internal ini terdiri dari tujuan audit internal,
ruang lingkup audit internal, dan pelaksanaan audit internal.
Audit internal ini bertujuan untuk : -
Menentukan kesesuaian SJH perusahaan dengan standar yang telah ditetapkan oleh LP POM MUI.
- Menentukan kesesuaian pelaksanaan SJH perusahaan dengan
perencanaannya. -
Mendeteksi penyimpangan yang terjadi serta menentukan tindakan perbaikan dan pencegahan.
- Memastikan bahwa permasalahan yang ditemukan pada audit
sebelumnya telah diperbaiki sesuai dengan kerangka waktu yang telah ditetapkan.
- Menyediakan informasi tentang pelaksanaan SJH kepada manajemen
dan LP POM MUI. Ruang lingkup audit internal terbagi menjadi :
1. Dokumen SJH
Pemeriksaan kelengkapan dan kesesuaian dokumen-dokumen pendukung kehalalan produk yang menyangkut bahan, proses, maupun produk di
setiap bagian yang terkait, seperti daftar bahan, spesifikasi, sertifkat halal, formula, dokumen pembelian bahan, dokumen pergudangan, dan
sebagainya. Hal-hal yang diperhatikan adalah : -
Kelengkapan dokumen SJH -
Kelengkapan spesifikasi bahan -
Kelengkapan, keabsahan dan masa berlaku sertifikat halal bahan -
Kecocokan formula dengandaftar bahan halal -
Kecocokan dokumen pembelian dengan daftar bahan halal -
Kelengkapan dan kecocokan dokumen produksi dengan daftar bahan dan formula halal
- Kelengkapan dan kecocokan dokumen penggudangan dengan daftar
bahan dan daftar produk halal -
Uji mampu telusur treacibility sistem
2. Pelaksanaan SJH
Audit SJH di perusahaan mencakup :
- Organisasi manajemen halal
- Kelengkapan dolumen acuan teknis pelaksanaan SJH
- Implementasi dokumen
- Pelaksanaan sosialisasi SJH
- Pelatihan
- Komunikasi internal dan eksternal dalam pelaksanaan SJH
- Pemantauan dan evaluasi pelaksaan SJH
- Pelaporan internal dan eksternal pelaksaan SJH
- Pengambilan bukti berupa format-format atau hal-hal lain tentang
pelaksaan SJH di perusahaan jika diperlukan
IV. HASIL DAN PEMBAHASAN
A. Hasil Penelitian Pendahuluan
Penelitian pendahuluan dilakukan dengan cara wawancara dengan manajemen PT GIA yang terdiri dari direktur dan manajer umum, dan dilanjutkan
dengan wawancara dengan semua departemen yang ada di dalam perusahaan yang meliputi departemen penjualan, departemen riset dan pengembangan RD,
departemen pembelian, departemen QAQC, departemen produksi, departemen gudang yang merangkap dengan pengiriman produktransportasi, dan departemen
keuangan. Hasil wawancara menemukan kendala-kendala yang dihadapi oleh
manajemen puncak dan semua departemen yang ada di PT GIA. Kendala utama adalah proses sertifikasi produk perisa tidak dapat diajukan ke LP POM MUI
karena perusahaan belum memiliki Sistem Jaminan Halal SJH. Kendala umum yang dihadapi dengan belum adanya SJH ini adalah belum
disusunnya Uraian Kerja Job Description yang tertulis untuk setiap departemen dan manajemen puncak Direktur dan Manajer Umum, dan kendala selanjutnya
adalah belum adanya Standard Operation Procedure SOP dan Work Instruction WI dari setiap departemen yang berhubungan dengan proses produksi.
B. Hasil Penelitian Utama
1. Pembentukan Tim SJH
Pada tahap awal dilakukan pembentukan tim penyusun SJH agar dapat dilakukan proses lebih lanjut dalam rangka penyusunan SJH seperti Tabel 1. Tim
penyusun SJH ini mewakili semua kepala departemen yang yang mempunyai wewenang dan otorisasi di dalam departemennya. Departemen yang
dimaksudkan adalah semua departemen yang ikut dan terkait dalam proses produksi dari mulai pengembangan produk perisa, pembelian bahan baku,
kedatangan bahan baku, pemakaian bahan baku dalam proses produksi, pengecekan bahan baku dan produk jadi, serta pengiriman dan penjualan ke
pelanggan. Serta penunjukan seorang IHAC yang dipilih berdasarkan kriteria bahwa orang tersebut benar-benar memahami atas alur proses produksi, mengerti
atas spesifkasi bahan baku yang digunakan, serta bahan-bahan baku yang termasuk kritis dalam status kehalalannya. IHAC adalah merupakan
perpanjangan tangan dari LP POM MUI di dalam perusahaan untuk mengawasi pelaksanaan SJH. Maka seorang IHAC dipilih dari Departemen RD. Sebagai
wakil dari manajemen dan bentuk komitmen perusahaan maka Direktur dimasukkan ke dalam tim, dan Manajer Umum sebagai wakil manajemen yang
bertanggung jawab dalam pelaksanaan operasional SJH di perusahaan.
Tabel 1. Tim penyusun SJH di PT GIA
No. Jabatan dalam
perusahaan Jabatan dalam tim penyusun sistem SJH
1 Direktur
Penasehat 2
Manajer Umum Penasehat
3 Calon Internal Halal Audit
Coordinator IHAC Ketua
4 Manajer RD
Anggota 5
Manajer QAQC Anggota
6 Manajer Pembelian
Anggota 7
Manajer Penjualan Anggota
8 Manajer Produksi
Anggota 9
Manajer Gudang dan Transportasi
Anggota
Dari Tabel 1 terlihat bahwa tim penyusun sistem jaminan halal di PT GIA terdiri dari 9 orang. Tim ini dipimpin oleh calon Internal Halal Audit
Coordinator IHAC. Calon IHAC diambil dari seorang Staf Departemen RD yang banyak mengetahui alur proses produksi dalam perusahaan dan mengerti
mengenai Syariah Islam serta telah mengikuti pelatihan Audit Halal Internal yang
diselenggarakan oleh LP POM MUI. Dari Tabel 1 tersebut terlihat juga bahwa seluruh manajer perusahaan terlibat sebagai anggota, dimana Direktur dan
Manajer Umum bertindak sebagai Penasehat Tim. Komposisi tim ini menunjukkan kesungguhan perusahaan dalam menyiapkan sistem jaminan halal
SJH karena dinilai dengan keberadaan sistem ini berdampak besar terhadap pemasaran produk dan kemajuan perusahaan dimasa mendatang.
2. Analisis Kebutuhan Perusahaan
Rapat pertama dilakukan di awal bulan Agustus 2010 dengan agenda telaah komponen yang dipersaratkan dalam SJH serta analisis kebutuhan
perusahaan yang didasarkan pada hasil telaah persaratan SJH. Setelah pembuatan daftar komponen yang harus ada dalam Manual SJH dilakukan kemudian
menganalisis kebutuhan perusahaan yang didasarkan pada daftar komponen tersebut. Acuan pembuatan daftar komponen yang harus ada dalam Manual SJH
adalah panduan yang dikeluarkan oleh LP POM MUI LP POM MUI, 2008. Hampir semua komponen ini belum ada di PT GIA atau pun bila sudah ada belum
tersusun menjadi sebuah dokumentasi. Dokumen Manual SJH memiliki komponen-komponen seperti dalam Tabel 2.
Tabel 2. Hasil analisis kebutuhan perusahaan untuk menyusun Manual SJH
No. Komponen SJH
Kebutuhan Perusahaan Investigasi
1 Kendali
dokumen Membuat daftar isi Manual SJH
Belum ada Membuat lembar pengesahan SJH
Belum ada Membuat daftar distribusi manual
Belum ada Membuat daftar revisi dokumen
Belum ada
2 Pendahuluan
Membuat profil perusahaan yang berisi : nama perusahaan, alamat, jenis produk, kapasitas produksi,
jenis lini produksi, dan jangkauan pasar sudah ada tapi belum tersusun
Belum tersusun
Menentukan tujuan penerapan SJH secara tertulis di Manual SJH
Belum ada Menentukan lingkup penerapan SJH di perusahaan
Belum ada 3
Komponen SJH Menganalisis komponen SJH sebagai berikut :
3a Kebijakan halal
Membuat pernyataan tertulis kebijakan perusahaan tentang memproduksi produk perisa halal secara
konsisten Belum ada
3b Panduan halal
Menentukan pengertian halal dan haram Belum ada
Menuliskan dasar Al-Qur’an dan Fatwa MUI tentang Belum ada
Kategori