10
www.kinerja.or.id
BUKU PEGANGAN
Implementasi Undang-Undang Keterbukaan Informasi untuk Mendorong Peningkatan Pelayanan Publik
mendorong yang bersangkutan untuk mengagendakan bertemu dengan pimpinannya untuk kemudian dilakukan cara yang sama seperti terhadap Sekda di atas.
Intinya, fasilitator perlu mencari pioneer atau championship pada tataran Pemerintah Daerah yang dapat menggerakkan Pemerintah Daerah untuk mendorong lahirnya PPID. Pioneer atau championship didapat
berdasarkan pengamatan fasilitator terhadap pejabat atau staf yang memiliki keinginan tinggi untuk sesegera mungkin menetapkan PPID dan sering mendiskusikannya kepada pihak-pihak tertentu.
4. APA YANG PERLU DILAKUKAN FASILITATOR?
Fasilitator harus memahami lapangan seperti apa yang akan dihadapi, siapa yang akan dihadapi, siapa yang dapat membantu kerja-kerja lapangannya, target atau capaian apa yang harus dituju. Untuk memastikan hal
tersebut, fasilitator harus memiliki alat untuk mencapainya dan mengetahui kemampuan yang ada yang dapat digunakan
a. ALAT KERJA
Untuk dapat menjalankan perannya maka dari sisi pengelolaan kegiatan paling tidak fasilitator perlu memiliki dua buah tools yakni:
a.1. Rancangan Kerja
Untuk memiliki sebuah rancangan kerja, banyak metode dan alat yang dapat digunakan. Di dalam panduan ini disebutkan salah satunya saja yakni mind map. Seorang fasilitator perlu menyusun mind
map sederhana atau alur fasilitasi dengan target-target yang ingin dicapai pada setiap tahapan. Mind map ini menjadi penting agar fasilitator dapat melakukan self monitoring sudah sampai dimana saat
ini proses yang difasilitasinya. Metode sederhana perumusan mind map dapat dilihat di http:www.
muhammadnoer.com201203membuat-mind-map-anak atau yang sedikit lebih kompleks pada
http: strategimanajemen.net20120123mind-map-tool-ampuh-untuk-melejitkan-produktivitas-anda
. Alur fasilitasi yang ada di dalam mind map ini juga dapat menjadi masukan di dalam penyusunan workplan
bulanan yang wajib disusun oleh fasilitator. Paling tidak beberapa hal yang harus diperhatikan di dalam mind map adalah:
i. Apa yang mau dikerjakan
ii. Apa yang perlu disiapkan
11
www.kinerja.or.id
BUKU PEGANGAN
Implementasi Undang-Undang Keterbukaan Informasi untuk Mendorong Peningkatan Pelayanan Publik
iii. Siapa yang akan terlibat iv. Apa tujuan-tujuan yang ingin dicapai
Dari mind map yang sudah disusun, apa yang mau dikerjakan oleh fasilitator, apa yang perlu disiapkan,
siapa yang akan terlibat harus mengarah pada tujuan-tujuan yang ingin dicapai. Fasilitator harus memastikan tujuan yang ingin dicapai didukung oleh ketiga hal yang disebutkan di awal.
a.2. Buku Catatan atau Log Book
Di dalam proses baik itu memberikan asistensi, input, nasehat, suplai dokumen atau dialog dengan berbagai jenis dialogpertemuan, fasilitator selalu membawa catatan untuk memastikan tidak ada proses
yang terlewati. Fasilitator perlu sesering mungkin melihat kembali mind map dan mencocokkan dengan catatan yang dimiliki. Secara sederhana catatan tersebut atau bisa disebut juga log book berisi apa yang
dilakukan dan dihasilkan oleh fasilitator pada hari tersebut dan kesepakatan-kesepakatan atau ide kegiatan berikutnya.
Contoh format catatan sederhana hasil pertemuan
Haritanggal
Jam 10:00 – 12:00
Diskusi dengan: • Abraham, Sekda
• Julianis, Kasubag Humas • Indardi, Kabid Sosial Budaya Bappeda
Pembahasan: • Materi SK PPID
• Pihak-pihak yang dilibatkan dalam rapat-rapat ke depan Keputusan:
• Segera disusun draft SK PPID • Bappeda, Bag Hukum, Bag Organisasi, Asda 1, Dininfokomhubtel, Humas
Tindak lanjut: • Fasilitator menyediakan data mengenai substansi yang harus ada di SK PPID berikut contoh
• Fasilitator akan datang dalam pertemuan-pertemuan untuk memfasilitasi proses pembahasan. • Kabid Bappeda mengidentiikasi person-person, membuat jadwal pertemuan dan
mengundang mereka.
