Publik
180
www.kinerja.or.id
BUKU PEGANGAN
Implementasi Undang-Undang Keterbukaan Informasi untuk Mendorong Peningkatan Pelayanan Publik
Bagan Alur Informasi Pengaduan Masyarakat
Penjelasan Bagan :
1. Pada prinsipnya informasilaporan dapat masuk pada jenjang manapun melalui media yang telah disediakan dan atau diatur dalam SOP ini.
2. Informasilaporan yang masuk pada level kabupatenkota atau dibawahnya SKPDUPTDUnit Layanan lainnya akan dikonsolidasikan oleh PPID.
a. Informasilaporan yang diperoleh oleh Pihak penerima keluhan meja informasi akan dilanjutkan kepada PPID yang juga difungsikan sebagai Pelayanan dan Penanganan Pengaduan Masyarakat.
b. Informasilaporan yang masuk melalui PPID Utama level KabupatenKota akan didisposisikan kepada Kepala SKPD terkait dan untuk selanjutnya diteruskan kepada PPID pelaksanapembantu yang difungsikan sebagai Unit
Pelayanan dan Penanganan Pengaduan Masyarakat pada SKPD. c. Informasilaporan yang masuk dalam berita surat kabar akan langsung dikonsolidasikan oleh PPID Pembantu
selaku Unit Pelayanan dan Penanganan Pengaduan Masyarakat pada SKPD. 3. Temuan hasil supervisi, monitoring maupun audit akan didapat PPID selaku Unit Pelayanan dan Penanganan
Pengaduan Masyarakat melalui tim monitoring dan evaluasi ME PPID 4. PPID Utama selaku Unit Pelayanan dan Penanganan Pengaduan Masyarakat kabupatenkota yang telah menerima
pengaduan selanjutnya akan memfasilitasi proses tindak lanjut dan secara paralel melakukan pelaporan pada jenjang diatasnya sesuai dengan mekanisme pelaporan.
Gerai Informasi Media
Gerai Informasi Media
Informasi: dapat berasal dari siapa saja dan bersumber dari apamana saja Informasi: dapat berasal dari siapa saja dan bersumber dari apamana saja
Meja Informasi KabKota Meja Informasi KabKota
Meja Informasi SKPD Meja Informasi SKPD
Meja Informasi Badan Publik lainnya
Meja Informasi Badan Publik lainnya
Informasi Tindak lanjut
Info progres Pelaporan
Akses publik
181
www.kinerja.or.id
BUKU PEGANGAN
Implementasi Undang-Undang Keterbukaan Informasi untuk Mendorong Peningkatan Pelayanan Publik
2. Proses Pencatatan Informasi
Yang dimaksud proses pencatatan meliputi beberapa tahap berikut:
Bagan Proses Pencatatan Informasi
Sekolah, Manajemen, Publik, Monev, Audit Sekolah, Manajemen, Publik, Monev, Audit
Pengaduan Pengaduan
Pencatatan Pencatatan
Klasiikasi Klasiikasi
Update Update
Publikasi Publikasi
Tidak dicatat Tidak dicatat
Data Lengkap Data Tidak Lengkap
a. RegistrasiPencatatan; Seluruh informasi
laporan yang memiliki kecukupan data bagi upaya tindak-lanjut akan dimasukkan kedalam
data base yang khusus disediakan oleh PPID karena perannya sebagai unit Pelayanan
dan Penanganan Pengaduan Masyarakat. Sementara informasilaporan yang tidak memiliki
kecukupan data tidak akan dimasukkan dalam database.
b. Untuk informasi berupa pertanyaan, memiliki
kecukupan data apabila memuat inti pertanyaan dan menginformasikan identitas dan alamat
penanya. Informasi berupa usulan, memiliki
kecukupan data apabila memuat inti usulan
secara jelas. Sementara laporan pengaduan masalah baik terkait dengan ketidak-taatan
peraturan maupun penyimpangan dana dianggap memiliki kecukupan data apabila
memuat:
1. materi pengaduanmasalah secara jelas, 2. lokasi dimana masalah muncul dan
3. pelaku yang diduga melakukan penyimpangan.
c. Klasiikasi; informasilaporan selanjutnya
diklasiikasi sesuai dengan aturan main
Publik
182
www.kinerja.or.id
BUKU PEGANGAN
Implementasi Undang-Undang Keterbukaan Informasi untuk Mendorong Peningkatan Pelayanan Publik
SOP guna mempermudahkan proses pendokumentasian dan tindaklanjut.
Adapun informasilaporan yang masuk akan diklasiikasikan sebagai berikut:
1. Pertanyaan; merupakan kebutuhan akan
informasi berkenaan dengan pelaksanaan program pendidikan.
2. Saran, Usulan atau Masukkan adalah
bentuk apresiasi publik yang ditujukan bagi perbaikan kinerja atau desain program
dimasa yang akan datang.
3. Ketidaktaatan Peraturan; yaitu kegiatan
terkait dengan pelaksanaan layanan namun tidak sesuai dengan aturan main yang telah
ditetapkan. Ketidaktaatan peraturan dalam klasiikasi ini tidak sampai pada tahap
merugikan keuangan program.
4. Penyalahgunaan Dana ProyekProgram;
adalah penggunaan dana di luar ketentuan program.
d. Pemutakhiran data dan progres status;
adalah proses pencatatan progress terkini yang dilakukan manakala terdapat perkembangan
atas proses dan hasil tindaklanjut laporan informasi.
e. Pengaturan arsip dan dokumen; Kegiatan
ini meliputi penyusunan berbagai bukti dan informasi yang diperoleh terkait dengan suatu
kasus dalam suatu dokumen yang mudah disimpan dan mudah dicari. Oleh sebab
itu pengarsipan dokumen informasi perlu memperhatikan hal-hal berikut ini:
1. Setiap informasi Pelayanan dan Penanganan Pengaduan Masyarakat
dikelompokkan berdasarkan klasiikasinya: Pertanyaan, Usulan, Ketidaktaatan
Peraturan dan Penyimpangan Dana Program.
2. Setiap jenis klasiikasi selanjutnya disusun berdasarkan kode informasilaporan sesuai
kode yang ada dalam database. 3. Dokumen pendukung atas setiap laporan
informasi selanjutnya disusun berdasarkan kronologi, atau disusun berdasarkan tanggal
penerimaan informasidokumen.
3. Alur Tindak Lanjut
Setelah informasilaporan dicatat dan diregistrasi, maka tahap berikutnya adalah proses tindaklanjut.
Tahap ini merupakan tahap terpenting dalam sistem Pelayanan dan Penanganan Pengaduan
Masyarakat, karena pada tahap inilah pengelola program akan merespon apresiasi publik yang telah
disampaikan baik dalam bentuk pertanyaan, usulan maupun pengaduan. Mekanisme tindaklanjut akan
melalui berbagai tahap sebagaimana tertuang pada bagan dan penjelasan berikut: