TAHAPAN DI DALAM FASILITASI PENYUSUNAN

27 www.kinerja.or.id BUKU PEGANGAN Implementasi Undang-Undang Keterbukaan Informasi untuk Mendorong Peningkatan Pelayanan Publik b. Penetapan sekretariat. Di dalam tim penetapan sebaiknya ditetapkan juga sekretariat. Sekretariat akan berfungsi mengundang pertemuan-pertemuan yang dilakukan oleh tim, mendokumentasikan hasil-hasil pembahasan, materi-materi yang dibutuhkan dan lain sebagainya. Biasanya tim penetapan dipimpin oleh calon PPID Utama yakni Kabag Humas atau Kepala Dishubkomintel atau dengan nama lain, dengan demikian sekretariat dapat berada di Bagian Humas atau Kantor Dishubkomintel. Namun ada kalanya tim penetapan diketuai oleh Sekda atau Asisten Daerah Asda yang terkait, sehingga sekretariat yang ditunjuk akan mengikuti dimana pimpinan tim penetapan berada. Di samping itu, fasilitator juga perlu mempertimbangkan keberadaan sekretariat terkait dengan Tim Teknis yang dibentuk untuk program Kinerja, sehingga kegiatan pengadministrasian juga dapat terpusat di satu tempat. c. Melaksanakan serangkaian pertemuan. Kegiatan selanjutnya adalah melangsungkan berbagai pertemuan secara kontinyu. Berbagai pertemuan diatur untuk membahas substansi sebagai berikut: i. Membangun pemahaman bersama. Pertemuan tim penetapan membahas substansi yang dijelaskan dalam point 2 di atas. Jika peserta pertemuan yang menjadi tim penetapan belum memahami secara keseluruhan ada baiknya, fasilitator menyampaikan substansi inti dari UU No 14 Tahun 2008, PP No 61 Tahun 2010, Permendagri No 35 tahun 2010 dan Perki No 1 Tahun 2010. Materi yang disampaikan antara lain: i Mengapa UU KIP diperlukan; ii Paradigma yang dibangun di dalam UU KIP; iii Prasyarat menjalankan KIP; iv Struktur Organisasi PPID, Peran dan Wewenangnya; iv Kategori Informasi Publik, termasuk di dalamnya Uji Konsekuensi; v Standar Layanan Informasi; vi Penyelesaian sengketa informasi dan peran Komisi Informasi. Jika pertemuan juga termasuk menyampaikan materi di atas, maka jumlah pertemuan menjadi lebih banyak dari seharusnya. Fasilitator perlu mempertimbangkan materi yang disampaikan termasuk menyampaikan bahan- bahan pendukung lainnya. Targetnya adalah membangun pemahaman tim mengapa SOP pelayanan informasi perlu ada di Pemerintah Daerah. ii. Merumuskan kerangka isi SOP. Fasilitator mendorong peserta diskusi untuk tidak mengutamakan pembahasan pada bagian yang menjadi konsideran rancangan regulasi ini, namun difokuskan pada substansi yang ada pada SOP itu sendiri. Substansi SOP itu sendiri sebenarnya sudah diatur di dalam UU KIP, PP No 10 Tahun 2010, PERKI No 1 Tahun 2010 dan Perki No 2 Tahun 2010. Panduan substansinya sudah disampaikan pada bagian di atas. Dengan demikian, fasilitator perlu menjelaskan kerangka substansi di atas pada peserta dan rumusan isi berdasarkan substansi yang ada dalam regulasi. Sebelum pertemuan dilakukan, fasilitator perlu mengidentiikasi bagian mana saja di dalam regulasi yang masuk ke dalam kerangka substansi di maksud. Hal ini akan memudahkan ketika diskusi berlangsung. 28 www.kinerja.or.id BUKU PEGANGAN Implementasi Undang-Undang Keterbukaan Informasi untuk Mendorong Peningkatan Pelayanan Publik iii. Penyusunan Rancangan Regulasi mengenai SOP. Untuk memudahkan hasil diskusi dapat diserahkan kepada Bagian Hukum untuk menyusun dan melengkapirancangan peraturan dengan memasukkan substansi yang telah dibahas. Sebelumnya, Bagian Hukum perlu menyusun berbagai konsideran terlebih dahulu. Bersama tim yang ditentukan rancangan ini kemudian diajukan oleh Bagian Hukum Humas kepada Sekda. Sekda kemudian menyampaikan kepada BupatiWalikota untuk disetujui. Proses penyampaikan dari tim penetapan kepada Bag HukumHumasDiskominfo kepada Sekda perlu mempertimbangkan untuk memberi penjelasan awal kepada Sekda mengenai apa itu PPID dan seterusnya. Fasilitator perlu memastikan bahwa Bag Hukum atau salah satu tim yang menghadap Sekda dapat menjelaskan substansi tersebut. Minimal hal yang perlu secara garis besar disampaikan adalah: • Mengapa perlu ada penetapan standar pelayanan informasi publik • Struktur organisasi pelayanan informasi publik • Penjelasan mengenai pembagian tugas, tanggungjawab dan wewenang • Penjelasan mengenai standar layanan informasi serta tata cara pengelolaannya, termasuk pengelolaan sengketa informasi Jika diperlukan, fasilitator dapat mendampingi tim untuk memberi penjelasan kepada Sekda. Demikian juga penyampaian dari Sekda kepada BupatiWalikota. Setelah itu, tim penetapan menunggu tanda tangan pimpinan daerah sebagai tanda disahkannya peraturan tersebut. iv. Audiensi kepada DPRD. Untuk memperkuat penetapan regulasi ini fasilitator dapat mengusulkan kepada PPID Utama atau pimpinan tim menyampaikan rancangan ini kepada DPRD. Untuk itu, fasilitator dengan pihak terkait perlu melakukan pendekatan awal kepada DPRD melalui komisi yang relevan. Di dalam pendekatan tersebut beberapa hal yang perlu disampaikan dan disepakati adalah: • Maksud dan tujuan untuk menyampaikan rancangan ini kepada Komisi yang relevan sifatnya sebagai sosialisasi • Meminta waktu untuk audiensi kepada Komisi yang relevan dan mengusulkan agenda pertemuan tersebut. Saat disepakati dan dilakukan pertemuan dengan Komisi yang relevan, maka pimpinan rombongan diharapkan dapat memimpin sekaligus menjelaskan maksud dan tujuan. Tim Pemerintah Daerah sudah menyiapkan materi yang hendak disampaikan dan juga staf yang akan menyampaikannya. Materi yang akan disampaikan hendaknya sudah dibagikan terlebih dahulu rancangan keputusan kepala daerah soal SOP pelayanan Informasi dan saat staf menyampaikan ada baiknya 29 www.kinerja.or.id BUKU PEGANGAN Implementasi Undang-Undang Keterbukaan Informasi untuk Mendorong Peningkatan Pelayanan Publik menggunakan materi yang sudah siap presentasi versi power point, misalnya. Untuk itu sudah harus dipastikan perangkat pendukungnya seperti ile, laptop dan LCD projector. v. Penjelasan kepada seluruh calon PPID. Adalah penting untuk menyampaikan kepada seluruh calon PPID standar pelayanan informasi seperti apa yang telah dirumuskan. Meskipun hal ini bukan tugas fasilitator untuk mendampingi tim penetapan, namun ada baiknya tim penetapan diberi masukan bagaimana menyelenggarakan pertemuan yang melibatkan seluruh calon PPID. Pertemuan yang direncanakan bertujuan untuk membangun pemahaman dasar substansi SOP sehingga peserta pertemuan memahami apa peran dan fungsi mereka serta konsekuensi logis yang dihadapi di dalam setiap tahapan pelaksanaan penyampaian informasi kepada publik. Termasuk di dalamnya adalah jika terjadi sengketa informasi dimana staf PPID harus pula berhubungan dengan pihak di luar Pemerintah Daerah seperti Komisi Informasi dan juga PTUN Pengadilan Tata Usaha Negara. Sebelum pertemuan dilaksanakan ada baiknya disusun TOR bersama. TOR berintikan apa tujuan pertemuan, apa target pertemuan, berapa orang yang dilibatkan, siapa yang akan memandumemimpin, siapa yang akan menjadi pemateri, materi disusun oleh siapa dan kapan sudah harus siap dan dapat didistribusikan serta dokumen pendukung apa yang perlu dipersiapkan. Perlu diperhatikan bahwa undangan yang disampaikan harus secara tegas menyebutkan posisi yang diundang, agenda spesiik pertemuan, sampai capaian yang ingin dihasilkan dalam pertemuan. Undangan dibuat oleh Sekretariat dengan menyampaikan pula materi yang hendak dijelaskan di dalam pertemuan, yakni rancangan peraturan kepala daerah mengenai SOP ini, penjelasan mengenai substansi pokok di dalam rancangan ini antara lain organisasi yang terkait dengan implementasi SOP, apa saja lingkup kerja implementasi SOP ini, Tahapan seperti apa yang harus dilalui dan peran seperti apa yang dikehendaki di setiap tahapan, serta pengelolaan sengketa informasi. Fasilitator dapat membantu memilihkan materi inti yang akan didistribusikan di dalam undangan juga. Alur pertemuan harus mendukung tujuan, sehingga perlu ada pihak yang ditetapkan untuk menyampaikan materi tersebut. Untuk memudahkan peserta materi yang hendak disampaikan disusun di dalam materi presentasi. Untuk memastikan pemahaman peserta meningkat setelah penjelasan mengenai, maka di dalam diskusi tanya jawab ada baiknya juga dilakukan inisiatif untuk menanyakan kepada peserta satu atau dua isu yang dijelaskan dalam presentasi. 30 www.kinerja.or.id BUKU PEGANGAN Implementasi Undang-Undang Keterbukaan Informasi untuk Mendorong Peningkatan Pelayanan Publik 1. MENGAPA DIP DIPERLUKAN? a. Untuk memudahkan publik mengidentiikasi informasi yang dicari di satu badan publik. b. Kewajiban setiap Badan Publik yang diamanatkan di dalam Undang-Undang dan Peraturan yang membawahinya. 2. APA SAJA ISI DI DALAM DIP? a. Daftar Informasi Publik adalah daftar informasi yang dihasilkan, disimpan, dikelola, dikirim, danatau diterima oleh suatu Badan Publik yang berkaitan dengan penyelenggara dan penyelenggaraan negara danatau penyelenggara dan penyelenggaraan Badan Publik lainnya yang sesuai dengan Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik serta informasi lain yang berkaitan dengan kepentingan publik. b. Setiap informasi publik di dalam daftar informasi publik setidaknya mengandung hal-hal sebagai berikut: i. nomor ii. ringkasan isi informasi iii. pejabat atau unitsatuan kerja yang menguasai informasi iv. penanggungjawab pembuatan atau penerbitan informasi v. waktu dan tempat pembuatan informasi vi. bentuk informasi yang tersedia. vii. jangka waktu penyimpanan atau retensi arsip; c. Informasi publik yang dimasukkan di dalam daftar informasi publik adalah semua informasi yang termasuk di dalam kategori yang telah disebutkan di atas yang meliputi BAB III yang terdiri dari Bagian Kesatu, Kedua dan Ketiga mulai dari Pasal 11, 12 sampai Pasal 13. d. Di dalam bagian daftar informasi publik juga disebutkan kategori informasi yang dikecualikan. Daftar Informasi yang dikecualikan ini adalah informasi-informasi yang telah dilakukan uji konsekuensi dan

VI. FASILITASI PENYUSUNAN DAFTAR INFORMASI PUBLIK

31 www.kinerja.or.id BUKU PEGANGAN Implementasi Undang-Undang Keterbukaan Informasi untuk Mendorong Peningkatan Pelayanan Publik memenuhi prasyarat sesuai dengan ayat-ayat yang dijelaskan di dalam pasal 17 Undang-Undang nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik.

3. TAHAPAN PENYUSUNAN DIP

Untuk mengumpulkan dan menyusun daftar informasi yang ada di suatu Badan Publik diperlukan kerja tim dan tidak hanya PPID semata, karena semua divisi, bagian, ataupun departemen umumnya menguasai informasi yang beredar dan berkembang di wilayahnya masing-masing, sementara PPID hanya terdiri dari pejabatnya pimpinan, petugas informasi, petugas dokumentasi saja. Dengan demikian untuk menyusun daftar informasi publik di suatu Badan Publik SKPD, Unit Layanan maka langkah fasilitasi yang diperlukan adalah sebagai berikut: a. Fasilitator bersama dengan PPID mengembangkan tabel sesuai dengan penjelasan yang ada di dalam Bagian 2 a, b dan c. b. Fasilitator bersama dengan PPID di dalam Badan Publik dimaksud mengidentiikasi dan mengundang Sub Bidang, Bagian, Unit yang ada di dalam Badan Publik dimaksud ke dalam suatu pertemuan. c. Untuk membangun legitimasi yang kuat, pertemuan sebaiknya mengundang pimpinan badan publik Kepala Dinas termasuk membuka dan menjelaskan secara umum tujuan dan kepentingan penyusunan daftar informasi publik. d. Pertemuan dimaksud untuk memberi penjelasan penyusunan daftar informasi publik. PPID di dorong untuk meminta petugas yang diundang didalam pertemuan untuk mengidentiikasi informasi apa saja yang dapat disusun oleh masing-masing bagiandivisibidang. PPID menugaskan petugas di masing-masing bidang untuk melakukan identiikasi, penyusunan dan sekaligus pendokumentasian informasi dimaksud. Yang dimaksud dengan pendokumentasian adalah mengelompokkan informasi yang sudah terdata untuk kemudian dikategorisasikan ke dalam kategorisasi sesuai dengan yang ada di dalam Undang-Undang. Dokumentasi tersebut ditempatkan disatu tempat rak atau lemari khusus yang mudah diakses oleh petugas. e. Fasilitator dapat memandu masing-masing BagianBidang ataupun Unit di dalam menyusun daftar informasi publik dimaksud jika diperlukan. Semua informasi yang telah diidentiikasi dan disusun ke dalam DIP diserahkan kepada PPID dan Atasan PPID. f. PPID dan Atasan PPID mengidentiikasi seluruh daftar yang sudah disusun oleh masing-masing BagianBidang ataupun Unit untuk mengidentiikasi kemungkinan terdapat informasi yang dikecualikan. Manakala terdapat potensi informasi yang dikecualikan, maka PPID dan Atasan PPID harus melakukan