ALAT KERJA 1. Rancangan Kerja

11 www.kinerja.or.id BUKU PEGANGAN Implementasi Undang-Undang Keterbukaan Informasi untuk Mendorong Peningkatan Pelayanan Publik iii. Siapa yang akan terlibat iv. Apa tujuan-tujuan yang ingin dicapai Dari mind map yang sudah disusun, apa yang mau dikerjakan oleh fasilitator, apa yang perlu disiapkan, siapa yang akan terlibat harus mengarah pada tujuan-tujuan yang ingin dicapai. Fasilitator harus memastikan tujuan yang ingin dicapai didukung oleh ketiga hal yang disebutkan di awal.

a.2. Buku Catatan atau Log Book

Di dalam proses baik itu memberikan asistensi, input, nasehat, suplai dokumen atau dialog dengan berbagai jenis dialogpertemuan, fasilitator selalu membawa catatan untuk memastikan tidak ada proses yang terlewati. Fasilitator perlu sesering mungkin melihat kembali mind map dan mencocokkan dengan catatan yang dimiliki. Secara sederhana catatan tersebut atau bisa disebut juga log book berisi apa yang dilakukan dan dihasilkan oleh fasilitator pada hari tersebut dan kesepakatan-kesepakatan atau ide kegiatan berikutnya. Contoh format catatan sederhana hasil pertemuan Haritanggal Jam 10:00 – 12:00 Diskusi dengan: • Abraham, Sekda • Julianis, Kasubag Humas • Indardi, Kabid Sosial Budaya Bappeda Pembahasan: • Materi SK PPID • Pihak-pihak yang dilibatkan dalam rapat-rapat ke depan Keputusan: • Segera disusun draft SK PPID • Bappeda, Bag Hukum, Bag Organisasi, Asda 1, Dininfokomhubtel, Humas Tindak lanjut: • Fasilitator menyediakan data mengenai substansi yang harus ada di SK PPID berikut contoh • Fasilitator akan datang dalam pertemuan-pertemuan untuk memfasilitasi proses pembahasan. • Kabid Bappeda mengidentiikasi person-person, membuat jadwal pertemuan dan mengundang mereka. 12 www.kinerja.or.id BUKU PEGANGAN Implementasi Undang-Undang Keterbukaan Informasi untuk Mendorong Peningkatan Pelayanan Publik

b. BENTUK DUKUNGAN YANG DIBERIKAN FASILITATOR

Mind map ataupun gambaran mengenai rancangan kerja yang telah disusun akan memperjelas banyak hal diantaranya adalah bentuk yang akan diberikan oleh fasilitator kepada tim PPID. Untuk memastikan bahwa dukungan dari fasilitator cukup bagi timkelompok individu yang hendak difasilitasi maka perlu diperhatikan oleh fasilitator paling tidak ada dua jenis dukungan yang dapat diberikan kepada mereka yakni: i. Asistensi melalui dialogpertemuan dimana di dalamnya fasilitator dapat menjalankan peran fasilitasi, menyampaikan nasehat dan juga masukan sebagai bahan perbandingan opini kedua, dan sebagainya. ii. Asistensi dengan memberikan suplai materi dan dokumen Ada beberapa jenis dialog dengan calon PPIDpeserta yang pernah mendapat pelatihan yang dapat difasilitasi yakni: i. Dialog dengan individu staf ii. Dialog dengan melibatkan lebih dari satu orang di dalam sebuah pertemuan informal iii. Rapat formal membahas materi atau persoalan tertentu dan bertujuan mencari jalan keluar. iv. Lokakarya yang bertujuan menghasilkan satu output tertentu, misalnya draf SOP Pelayanan Informasi