Alur InformasiLaporan Hak kewenangan Badan Publik

183 www.kinerja.or.id BUKU PEGANGAN Implementasi Undang-Undang Keterbukaan Informasi untuk Mendorong Peningkatan Pelayanan Publik Bagan Proses Tindaklanjut Penanganan Pengaduan Keterangan Bagan : 1. Pelayanan publik masih dilaksanakan oleh masing-masing unit atau SKPD sesuai dengan fungsinya; 2. Menambahkan tugas dan tanggungjawab PPID untuk mengelola pengaduan masyarakat terkait dengan pelayanan publik dengan alur atau tahapan kerja sesuai dengan pengelolaan keberatan layanan informasi sebagai berikut: a. Informasi masuk kepada PPID berupa: pertanyaan, usulanmasukan, dan pengaduan melalui berbagai media yang telah disediakan misalnya: situs pemerintah daerah, SMS, telepon, faximili, email, dan sebagainya: i. terkait dengan pertanyaan, maka PPID dapat menjalankan tahapan kerja sesuai dengan alur pelayanan informasi ii. terkait dengan usulanmasukan dan pengaduan PPID dapat menjalankan tahapan kerja sesuai dengan alur penyelesaian sengketa internal atau pengelolaan keberatan atas layanan informasi b. PPID perlu mengklariikasi atau memveriikasi seluruh informasi yang masuk untuk kemudian dicatat dalam register; c. PPID memberikan tanda terima kepada pemberi informasi d. PPID meneruskan informasi yang diperoleh kepada unit atau SKPD yang terkait dengan layanan publik dan memberikan tembusan kepada Atasan PPID; e. Unit atau SKPD pelaksana layanan publik kemudian merumuskan rencana penanganan pengaduan yang hasilnya dilaporkan kepada Atasan PPID untuk diputuskan dengan pemberitahuan kepada PPID; f. Atasan PPID mengambil keputusan yang disampaikan kepada unit atau SKPD pelaksana layanan publik untuk dilaksanakan dan diberitahukan kepada PPID; g. Unit atau SKPD pelaksana layanan publik menjalankan keputusan Atasan PPID dan melaporkan hasilnya serta memberitahukan kepada PPID; h. PPID memberitahukan kepada masyarakat yang mengadu tentang pelaksanaan keputusan dari Atasan PPID oleh unit atau SKPD yang diadukan; i. PPID menyampaikan laporan perkembangan pelaksanaan tindak lanjut pengaduan kepada Atasan PPID. Publik 184 www.kinerja.or.id BUKU PEGANGAN Implementasi Undang-Undang Keterbukaan Informasi untuk Mendorong Peningkatan Pelayanan Publik Untuk memudahkan proses tindak lanjut diperlukan pengklasiikasian keluhan yang masuk. PPID dapat mengkategori informasi yang masuk menjadi 3 hal yakni: 1. Apakah informasi yang disampaikan publik berupa PERTANYAAN. Jika benar, maka langkah tindak lanjut bagi informasi yang berupa pertanyaan adalah sebagai berikut: a. Untuk informasi yang berupa pertanyaan, PPID dan atau PPID Pembantu dapat segera memberikan jawaban dan status informasilaporan dinyatakan selesai. b. Apabila pertanyaan tidak dapat dijawab pada level bersangkutan, maka pertanyaan tersebut akan dibawa ke jenjang yang lebih tinggi untuk mendapatkan jawaban. Demikian seterusnya hingga pengaduan dinyatakan selesai. c. PPID dan atau PPID Pembantu selanjutnya mengupdate status informasi dan melaporkannya sesuai dengan mekanisme pelaporan. 2. Apakah informasi yang masuk dapat dikategorikan sebagai USULAN. Jika benar, maka Langkah tindak lanjut untuk setiap usulan dan saran yang masuk adalah: a. Informasi yang diterima PPID dan atau PPID Pembantu terkait dengan usulan, masukan dan saran untuk selanjutnya akan di teruskan kepada pihak terkait untuk menjadi input bagi perbaikan pelaksanaan program, baik yang bersifat teknis maupun kebijakan. b. PPID dan atau PPID Pembantu akan membuat feed back atau umpan balik kepada masyarakat pelapor bahwa usulannya telah diteruskan kepada pihak yang berwenang. c. Update status informasi selanjutnya dilaporkan sesuai dengan mekanisme pelaporan. 3. Apakah informasi yang masuk dapat dikategorikan sebagai bentuk keluhan karena KETIDAKTAATAN PERATURAN dan PENYALAHGUNAAN DANA PROYEK PROGRAM. Jika benar, maka langkah tindak lanjut informasi dengan klasiikasi ini memiliki langkah penanganan yang sama sebagai berikut:

a. Klariikasi dan Investigasi KLARIFIKASI adalah proses pencarian

informasi terkait dengan materi pengaduan atau temuan masalah yang bertujuan untuk memastikan dan atau membuktikan apakah pengaduan atau temuan masalah tersebut benar. Apabila hasil klariikasi menunjukkan bahwa pengaduantemuan masalah tersebut tidak benar, maka masalah dapat dinyatakan selesai, dengan menginformasikan status pengaduan melalui saluran informasi yang ada. Apabila hasil klariikasi menunjukkan bahwa pengaduantemuan masalah tersebut benar maka langkah berikut adalah melakukan investigasi jika data yang ada belum mencukupi. 185 www.kinerja.or.id BUKU PEGANGAN Implementasi Undang-Undang Keterbukaan Informasi untuk Mendorong Peningkatan Pelayanan Publik Tahap klariikasi akan mengandalkan data awal yang telah diperoleh dari pengaduan temuan masalah. Adapun informasi minimal yang harus ada agar pengaduan dapat di follow up apabila mencantumkan lokasi nama sekolah dan materi pengaduan. INVESTIGASI adalah upaya sistematis untuk mendapatkan informasi, yang lebih dalam tentang suatu kejadian hingga mendapatkan gambaran yang jelas tentang substansi pengaduanmasalah. Sesuai dengan target pelaksanaan investigasi untuk mendapatkan data lengkap tentang gambaran masalah, maka investigasi dilakukan baik dengan melakukan kajian lapangan maupun kajian dokumen. Adapun datainformasi yang harus diperoleh dalam proses investigasi adalah untuk menjawab pertanyaan 5 W 1 H What, Who, When, Where, Why and How sebagai berikut: i. What; apa pokok persoalan yang terjadi ii. Who; siapa pelaku masalah dan siapa yang menjadi ‘korban’ iii. Why; mengapa hal tersebut terjadi, apa latar belakang kejadian iv. Where; dimana kasus terjadi v. When; kapan kejadiannya vi. How; Bagaimana kejadiannya Untuk memperkuat hasil investigasi, maka jawaban pertanyaan tersebut perlu didukung dengan bukti-bukti. Adapun yang bisa dijadikan alat bukti dalam hal ini antara lain: i. Pengakuan ii. Pernyataan iii. Keterangan ahlipihak yang berkompeten iv. Risalah pertemuanberita acara v. Kwitansi vi. Buku rekening Hasil dari perolehan 5 informasi diatas selanjutnya akan dirunut menjadi skema kronologis masalah.

b. Analisis Masalah

Analisis masalah dalam hal ini adalah proses untuk merumuskan akar masalah, kerugian yang diakibatkan dan dampak yang ditimbulkanmungkin timbul. Akar masalah dimaksud adalah sebab musabab terjadinya masalah yang akan digunakan sebagai dasar bagi penyusunan langkah penyelesaian. Dengan diketahui akar masalah diharapkan upaya penyelesaian yang dilakukan akan dapat menyelesaikan masalah secara tuntas, dan bukan penyelesaian yang berisifat sporadis. Mengetahui tentang kerugian dan dampak yang ditimbulkan oleh masalah akan menjadi acuan target penyelesaan dan basis bagi penyusunan langkah-langkah penanganan. Analisis stakeholder merupakan bagian dari tahap analisis masalah yang lebih difokuskan pada para pihak yang ada