PERAN DAN FUNGSI PPID

85 www.kinerja.or.id BUKU PEGANGAN Implementasi Undang-Undang Keterbukaan Informasi untuk Mendorong Peningkatan Pelayanan Publik Tugas PPID 1. mengkoordinasikan pengumpulan seluruh Informasi Publik secara isik dari setiap unitsatuan kerja yang meliputi: a. informasi yang wajib disediakan dan diumumkan secara berkala; b. informasi yang wajib tersedia setiap saat; c. informasi terbuka lainnya yang diminta Pemohon Informasi Publik. 2. mengkoordinasikan pendataan Informasi Publik yang dikuasai oleh setiap unitsatuan kerja di Badan Publik dalam rangka pembuatan dan pemutakhiran Daftar Informasi Publik setelah dimutakhirkan oleh pimpinan masing-masing unitsatuan kerja sekurang-kurangnya 1 satu kali dalam sebulan. 3. mengkoordinasikan penyediaan dan pelayanan Informasi Publik melalui pengumuman danatau permohonan 4. Dalam hal pengumuman, mengkoordinasikan: a. pengumuman Informasi Publik melalui media yang secara efektif dapat menjangkau seluruh pemangku kepentingan; dan b. penyampaian Informasi Publik dalam bahasa Indonesia yang baik dan benar, mudah dipahami serta mempertimbangkan penggunaan bahasa yang digunakan oleh penduduk setempat. 5. Dalam hal pelayanan permohonan: a. mengkoordinasikan pemberian Informasi Publik yang dapat diakses oleh publik dengan petugas informasi di berbagai unit pelayanan informasi untuk memenuhi permohonan Informasi Publik; b. melakukan pengujian tentang konsekuensi yang timbul sebagaimana diatur dalam Pasal 17 Undang-Undang Keterbukaan Informasi Publik sebelum menyatakan Informasi Publik tertentu dikecualikan; c. menyertakan alasan tertulis pengecualian Informasi Publik secara jelas dan tegas, dalam hal permohonan Informasi Publik ditolak; d. menghitamkan atau mengaburkan Informasi Publik yang dikecualikan beserta alasannya; dan e. mengembangkan kapasitas pejabat fungsional danatau petugas informasi dalam rangka peningkatan kualitas layanan Informasi Publik. 6. mengkoordinasikan dan memastikan agar pengajuan keberatan diproses berdasarkan prosedur penyelesaian keberatan apabila permohonan Informasi Publik ditolak. Pasal 6 – 8 PERKI 12010 Publik 86 www.kinerja.or.id BUKU PEGANGAN Implementasi Undang-Undang Keterbukaan Informasi untuk Mendorong Peningkatan Pelayanan Publik Berikut bagan yang menggambarkan tugas PPID dalam PERKI 12010: TUGAS PPID KOORDINASI PENYEDIAAN DAN PELAYANAN INFORMASI PUBLIK PENGUMUMAN LAYANAN PERMOHONAN Melalui media yang efektif menjangkau publik Dalam bahasa yang mudah dipahami masyarakat Bahasa Indonesia atau bahasa setempat Mengkoordinasi petugas informasi di unitsatuan kerja Melakukan uji konsekuensi bahaya sebelum mengecualikan informasi Menyertakan alasan tertulis yang jelas apabila menolak permintaan informasi Menghitamkan atau mengaburkan informasi publik yang dikecualikan dan memberi alasan penghitamanpengaburan Mengkoordinasikan proses penyelesaian keberatan akibat penolakan informasi PP 612010 juga mengatur tentang PPID mulai dari kompetensi hingga tugas dan tanggungjawabnya Pasal 12 – 15. PPID yang ditunjuk oleh pimpinan haruslah orang yang memiliki kompetensi di bidang pengelolaan informasi dan dokumentasi dalam hal ini adalah pejabat di bidang informasi publik. Jika dilihat dari ketentuan ini sepertinya PP ini mengarah atau mendorong adanya jabatan khusus di bidang pengelolaan informasi dan dokumentasi meskipun tidak dinyatakan secara tegas. Tugas dan Tanggungjawab PPID 1. Penyediaan, penyimpanan, pendokumentasian, dan pengamanan informasi; 2. Pelayanan informasi sesuai dengan aturan yang berlaku; 87 www.kinerja.or.id BUKU PEGANGAN Implementasi Undang-Undang Keterbukaan Informasi untuk Mendorong Peningkatan Pelayanan Publik Permendagri 352010 mengatur tentang tugas- tugas PPID, oleh siapa PPID diangkat dan kepada siapa mempertanggungjabkan kinerjanya, serta kompetensi PPID. Peraturan ini mengatur adanya PPID dan PPID Pembantu yang berfungsi membantu PPID dalam menjalankan tugas- tugasnya. PPID maupun PPID Pembantu diangkat dan bertanggungjawab kepada Menteri untuk PPID Kementerian Dalam Negeri, Gubernur untuk PPID Provinsi, dan BupatiWalikota untuk KabupatenKota. Tugas dan Wewenang PPID Tugas PPID: 1. mengkoordinasikan dan mengkonsolidasikan pengumpulan bahan informasi dan dokumentasi dari PPID Pembantu; 2. menyimpan, mendokumentasikan, menyediakan dan memberi pelayanan informasi kepada publik; 3. melakukan veriikasi bahan informasi publik; 4. melakukan uji konsekuensi atas informasi yang dikecualikan; 5. melakukan pemutakhiran informasi dan dokumentasi; dan 6. menyediakan informasi dan dokumentasi untuk diakses oleh masyarakat. Wewenang PPID : 1. menolak memberikan informasi yang dikecualikan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan; 2. meminta dan memperoleh informasi dari unit kerjakomponen satuan kerja yang menjadi cakupan kerjanya; 3. Pelayanan Informasi Publik yang cepat, tepat, dan sederhana; 4. Penetapan prosedur operasional penyebarluasan Informasi Publik; 5. Pengujian Konsekuensi; 6. Pengklasiikasian Informasi danatau pengubahannya; 7. Penetapan Informasi yang Dikecualikan yang telah habis Jangka Waktu Pengecualiannya sebagai Informasi Publik yang dapat diakses; dan 8. Penetapan pertimbangan tertulis atas setiap kebijakan yang diambil untuk memenuhi hak setiap orang atas Informasi Publik. Pasal 14 PP 612010 Publik 88 www.kinerja.or.id BUKU PEGANGAN Implementasi Undang-Undang Keterbukaan Informasi untuk Mendorong Peningkatan Pelayanan Publik 3. mengkoordinasikan pemberian pelayanan informasi dengan PPID Pembantu danatau Pejabat Fungsional yang menjadi cakupan kerjanya; 4. menentukan atau menetapkan suatu informasi dapattidaknya diakses oleh publik; dan 5. menugaskan PPID Pembantu danatau Pejabat Fungsional untuk membuat, mengumpulkan, serta memelihara informasi dan dokumentasi untuk kebutuhan organisasi. Pasal 9 – 10 Permendagri 352010 Membentuk PPID harus mengacu pada peraturan perundang-undangan yang berlaku. Di samping itu, membentuk PPID juga perlu mempertimbangkan kondisi faktual serta kebutuhan di lapangan. Pedoman yang telah diberikan oleh PERKI No. 12010 tentang pembentukan PPID adalah: 1. Penunjukkan dan penetapan PPID diserahkan kepada masing-masing Badan Publik. 2. Fungsi PPID dapat dilakukan oleh pejabat yang telah ada. Dengan kata lain, fungsi PPID dapat dilekatkan pada tugas pokok dan fungsi tupoksi pejabat yang telah ada. 3. Penunjukkan dan penetapan PPID dilakukan berdasarkan analisis tugas, tanggungjawab, dan kewenangan PPID sebagaimana diatur dalam UU KIP dan PERKI No. 12010. Berdasarkan beban tugas, tanggungjawab, dan kewenangan tersebut, Badan Publik dapat menentukan kualiikasi pejabat mana yang dapat ditunjuk dan ditetapkan sebagai PPID. 4. Penunjukkan dan penetapan PPID harus dilakukan dengan mempertimbangan rentang kendalikewenangan yang dimiliki pejabat tersebut untuk melakukan koordinasi antar bidangunit divisi pada Badan Publik dalam rangka pelaksanaan pelayanan Informasi Publik. 5. Pejabat yang ditunjuk dan ditetapkan sebagai PPID harus memiliki kompetensi tidak hanya terbatas pada bidang informasi dan dokumentasi tetapi juga memahami substansi informasi yang dikelola Badan Publik sehingga dapat menimbang dengan baik dalam mengecualikan suatu Informasi Publik. Apakah Badan Publik dapat menunjuk lebih dari satu PPID? Ya, tetapi Badan Publik harus: 1. Menetapkan PPID utama dan PPID pembantu; 2. Menetapkan tugas, tanggungjawab, dan wewenang masing-masing PPID utama dan PPID pembantu; 3. Menetapkan garis rentang koordinasi antara PPID utama dan PPID pembantu. 89 www.kinerja.or.id BUKU PEGANGAN Implementasi Undang-Undang Keterbukaan Informasi untuk Mendorong Peningkatan Pelayanan Publik

2. STRUKTUR ORGANISASI PPID

Setelah tugas, fungsi dan wewenang PPID diketahui, maka dapat diperhatikan struktur organisasi PPID. Struktur organisasi yang ada memiliki beberapa opsi. Opsi-opsi itu didasarkan pada ilosoi dasar pembagian kewenangan terutama antara PPID Utama dan PPID PelaksanaPembantu, serta atasan PPID masing-masing. Informasi yang dikecualikan Informasi yang dapat diakses Bupati Atasan PPID Utama P e t u g a s I n f o r m a s i D i n a s K e s e h a t a n P P I D P e m b a n t u D i n a s P e n d i d i k a n P P I D P e m b a n t u P e t u g a s I n f o r m a s i P e t u g a s I n f o r m a s i U P T. P e r i z i n a n P P I D P e m b a n t u P e t u g a s I n f o r m a s i S e k d a P P I D U t a m a 1. PPID Utama bertugas melaksanakan pengelolaan dan pelayanan informasi. 2. PPID Utama mendelegasikan sebagian kewenangan pengelolaan dan pelayanan informasi kepada PPID Pembantu, selain kewenangan pengujian konsekuensi. 3. Membuat kebijakan pengelolaan dan pelayanan informasi publik yang berlaku di badan publik. 1. PPID Pembantu bertugas melaksanakan pengelolaan dan pelayanan informasi. 2. Melaksanakan kewenangan PPID Utama yang didelegasikan kepadanya, selain kewenangan pengujian konsekuensi. Opsi 1 PPID Utama mendelegasikan sebagian kewenangan kepada PPID Pembantu kecuali kewenangan mengecualikan informasi dengan BupatiWalikota sebagai Atasan PPID Keterangan: 1. Tanggungjawab PPID utama: a. Mengoordinasikan penyimpanan, pendokumentasian, penyediaan, dan pelayanan Informasi Publik yang dihasilkan, disimpan, dikelola, dikirim, danatau diterima oleh Badan Publik; b. Mengoordinasikan PPID pembantu dalam melaksanakan pelayanan informasi publik; c. Mendelegasikan sebagian kewenangan pengelolaan dan pelayanan Informasi Publik kepada PPID pembantu, kecuali kewenangan pengujian tentang konsekuensi; dan d. Mengkoordinasikan pelayanan Informasi Publik 2. Tanggungjawab PPID pembantu: a. PPID pembantu bertugas melaksanakan penyimpanan, pendokumentasian, penyediaan, dan pelayanan Informasi Publik yang dihasilkan, disimpan, dikelola, dikirim, danatau diterima oleh Badan Publik sesuai dengan kewenangannya; b. Melaksanakan kewenangan PPID utama yang didelegasikan kepadanya, kecuali kewenangan pengujian tentang konsekuensi sesuai dengan kewenangannya; dan c. Melaksanakan pelayanan Informasi Publik. Publik 90 www.kinerja.or.id BUKU PEGANGAN Implementasi Undang-Undang Keterbukaan Informasi untuk Mendorong Peningkatan Pelayanan Publik Opsi 2 PPID Utama mendelegasikan sebagian wewenangnya kepada PPID Pembantu termasuk kewenangan untuk mengecualikan informasi dengan BupatiWalikota sebagai Atasan PPID. Informasi yang dikecualikan Informasi yang dapat diakses Bupati Atasan PPID Utama S e k d a P P I D U t a m a 1. PPID Utama bertugas melaksanakan pengelolaan dan pelayanan informasi. 2. PPID Utama mendelegasikan sebagian kewenangan pengelolaan dan pelayanan informasi kepada PPID Pembantu, termasuk kewenangan pengujian konsekuensi. 3. Membuat kebijakan pengelolaan dan pelayanan informasi publik yang berlaku di badan publik. D i n a s K e s e h a t a n P P I D P e m b a n t u D i n a s P e n d i d i k a n P P I D P e m b a n t u P e t u g a s I n f o r m a s i P e t u g a s I n f o r m a s i U P T. P e r i z i n a n P P I D P e m b a n t u P e t u g a s I n f o r m a s i 1. PPID Pembantu bertugas melaksanakan pengelolaan dan pelayanan informasi. 2. Melaksanakan kewenangan PPID Utama yang didelegasikan kepadanya, termasuk kewenangan pengujian konsekuensi. Informasi yang dikecualikan Informasi yang dapat diakses P e t u g a s I n f o r m a s i Keterangan: 1. Tanggungjawab PPID Utama: a. Mengoordinasikan penyimpanan, pendokumentasian, penyediaan, dan pelayanan Informasi Publik yang dihasilkan, disimpan, dikelola, dikirim, danatau diterima oleh Badan Publik; b. Mengoordinasikan PPID Pembantu dalam melaksanakan pelayanan informasi publik; c. Mendelegasikan sebagian atau seluruh kewenangan pengelolaan dan pelayanan Informasi Publik kepada PPID pembantu, termasuk kewenangan untuk melakukan uji konsekuensi untuk menilai apakah Informasi Publik termasuk sebagai Informasi Publik yang dikecualikan atau tidak; dan d. Mengoordinasikan pelayanan Informasi Publik. 2. Tanggungjawab PPID Pembantu: a. PPID Pembantu bertugas melaksanakan penyimpanan, pendokumentasian, penyediaan, dan pelayanan Informasi Publik yang dihasilkan, disimpan, dikelola, dikirim, danatau diterima oleh Badan Publik; b. Melaksanakan sebagian atau seluruh kewenangan PPID utama yang didelegasikan kepadanya termasuk kewenangan untuk melakukan uji konsekuensi untuk menilai apakah Informasi Publik termasuk sebagai Informasi Publik yang dikecualikan atau tidak; dan c. Melaksanakan pelayanan Informasi Publik.