32
www.kinerja.or.id
BUKU PEGANGAN
Implementasi Undang-Undang Keterbukaan Informasi untuk Mendorong Peningkatan Pelayanan Publik
uji konsekuensi. Hasil uji konsekuensi ini kemudian melahirkan daftar informasi yang dikecualikan. Yang dimaksud dengan informasi yang dikecualikan ini tidak semuanya dimaksudkan sebagai dokumen yang
dikecualikan, namun hanya informasi tertentu saja. Setelah dilakukan uji konsekuensi, maka Atasan PPID perlu menyusun berita acara yang menjelaskan alasan mengapa informasi dimaksud termasuk ke dalam
kategori informasi yang dikecualikan. g. PPID menyampaikan daftar informasi publik tersebut kepada PPID Utama dan juga ke meja informasi.
PPID Utama selanjutnya mengumpulkan seluruh daftar informasi publik yang terdiri dari informasi publik yang berasal dari Badan Publik yang ada di dalam lingkup Pemerintah Daerah dimaksud.
h. PPID melalui petugas informasi selanjutnya mempublikasikan informasi publik yang dikategorikan sebagai informasi yang wajib disediakan dan diumumkan secara berkala. Sesuai dengan setandar bahwa
informasi yang wajib diumumkan secara berkala sekurang-kurangnya tercantum dalam website dan papan pengumuman. Sedangkan informasi yang wajib diumumkan secara serta merta diumumkan melalui
media yang paling memungkinkan target masyarakat untuk mengetahui informasi tersebut sesuai dengan kondisinya karena sifat informasi ini adalah darurat.
i. PPID perlu menyiapkan mekanisme dan alat yang sederhana dimana petugas pada bagianbidang
atau unit yang ada di dalam Badan Publik dapat melakukan pemutakhiran informasi publiknya. Untuk menghindari kadaluarsa dan alasan belum menguasai informasi dimaksud yang dapat menimbulkan
terjadinya sengketa informasi, pemutakhiran dilakukan minimal setiap tiga bulan sekali.
33
www.kinerja.or.id
BUKU PEGANGAN
Implementasi Undang-Undang Keterbukaan Informasi untuk Mendorong Peningkatan Pelayanan Publik
1. MENGAPA MEJA INFORMASI DAN PERANGKAT PENDUKUNG LAINNYA DIPERLUKAN?
a. Untuk memudahkan kerja dan proses pelayanan informasi oleh PPID b. Untuk mendukung kepastian layanan informasi lebih mudah dan cepat diakses oleh publik
2. PERANGKAT PENDUKUNG YANG DIPERLUKAN
Perangkat minimal yang diperlukan antara lain:
• Meja dan rak informasi. Meja dimaksud adalah meja dan perangkat pendukung lainnya antara lain kursi
untuk memudahkan layanan bagi peminta informasi yang datang. Meja dapat dilengkapi dengan rak infrormasi berisi dokumen-dokumen yang berisi daftar informasi publik yang dimiliki oleh Badan Publik
terkait, formulir-formulir yang dibutuhkan dan buku-buku catatan lain yang diperlukan. Tata letak meja dan rak informasi dapat didesain sedemikian rupa untuk memberikan kenyamanan bagi orang yang hendak
meminta informasi. Misalnya layaknya front ofice sebuah kantor layanan jasa yang mengutamakan
kenyamanan pelanggan.
• Komputer. Komputer yang diperlukan minimal adalah 1 komputeryang berisikan basis data yang
memudahkan petugas melacak keberadaan data dan informasi dimaksud berada dimana. Komputer ini dapat terdiri dari dua jenis, satu yang berada di internal kantor PPID yang dapat diakses untuk
memasukkan, memperbaiki dan memutakhirkan data serta informasi dan komputer sejenis yang hanya dapat menjadi tampilan bagi publik untuk mencari data dan informasi dimaksud. Kedua jenis komputer tadi
harus terhubung minimal dengan LAN jaringan untuk area local; 2 komputer yang berisikan formulir dan segala bentuk dokumen pencatatan yang dilakukan oleh petugas di kantor depan
front ofice.
• Buku pencatatan. Dalam hal SKPD maupun Pemerintah Daerah mengalami kesulitan pendanaan bagi
pengadaan komputer baru sementara komputer yang ada sudah mengalami overloaded kelebihan
VII. FASILITASI PENGADAAN MEJA INFORMASI DAN
PERANGKAT PENDUKUNG LAINNYA
34
www.kinerja.or.id
BUKU PEGANGAN
Implementasi Undang-Undang Keterbukaan Informasi untuk Mendorong Peningkatan Pelayanan Publik
kapasitas di dalam penyimpanan data dan penggunaannya, maka sementara proses pencatatan dan pendokumentasian dapat dilakukan menggunakan buku pencatatan. Fungsi buku-buku tersebut sementara
dapat menggantikan fungsi komputer.
• Papan informasi alur dan mekanisme pengajuan permintaan informasi. Informasi yang terdapat di
papan ini berisikan alur dan tahapan saat publik mengakses informasi dan proses internal yang terjadi, lama setiap tahapan, termasuk persyaratan yang harus dipenuhi pada setiap tahapan tersebut. Intinya
adalah papan tersebut memberikan penjelasan yang memudahkan publik yang datang mencari informasi.
• Papan petunjuk sign board dimana kantor PPID berada. Publik yang mencari informasi belum tentu
mengenal kompleks perkantoran Pemda dan dimana letak kantor SKPD masing-masing. Oleh karenanya penting untuk memberi petunjuk kepada publik dimana kantor PPID sector A, B, C dan seterusnya.
• Situs web web site. Saat ini hampir semua Pemerintah Daerah, bahkan setiap SKPD di Pemda tersebut
memiliki website tersendiri. Website bisa beragam jenisnya, mulai dari website berbayar atau gratis dikenal dengan free blog, dinamic atau static dapat dimutakhirkan atau tidak, interactive atau tidak
dapat dilakukan diskusi dengan pengunjungvisitor dan sebagainya. Umumnya website yang dimiliki oleh Pemda adalah bersifat dynamic, namun jarang sekali dilakukan pemutakhiran.Untuk mengantisipasi
implementasi Undang-Undang Keterbukaan Informasi, Pemerintah Daerah harus menyiapkan website yang minimal bersifat dynamic dan selalu diperhatikan untuk melakukan pemutakhiran pada periode-
periode tertentu. Hal ini terkait dengan adanya kewajiban pemutakhiran data dan informasi yang diamanahkan di dalam Undang-Undang maupun Peraturan di bawahnya.
• Papan informasi yang disebarkan di tempat publik. Tidak ada petunjuk maupun keharusan untuk
menyediakan papan informasi di tempat publik. Namun bagi daerah yang masyarakatnya masih belum banyak memanfaatkan internet didalam kesehariannya, papan informasi menjadi penting keberadaannya.
Papan informasi ini berfungsi menyediakan informasi layaknya informasi yang disebarkan melalui website. Jumlahnya sangat tergantung pada distribusi dan keluasan wilayahnya. Papan informasi dapat
ditempatkan di kantor kecamatan, kantor kelurahan ataupun tempat publik lainnya. Yang tidak kalah penting adalah SKPD atau PPID harus menetapkan informasi apa yang ingin ditempatkan di dalam papan
informasi dan bagaimana proses pemutakhiran dilakukan.
3. BAGAIMANA MEMASTIKAN PERANGKAT PENDUKUNG TERSEDIA?
Salah satu keraguan yang dihadapi oleh Pemerintah Daerah saat memulai menginisiasi keberadaan PPID adalah keraguan mendapatkan sumber pendanaan bagi perangkat pendukung yang dibutuhkan seperti
