97
www.kinerja.or.id
BUKU PEGANGAN
Implementasi Undang-Undang Keterbukaan Informasi untuk Mendorong Peningkatan Pelayanan Publik
membutuhkan informasi lebih detail, akan tetapi hanya memerlukan sedikit pengambilan
keputusan. Dalam hierarchical langkah-langkah yang telah diidentiikasi dijabarkan kedalam
sub-sub langkah secara terperinci. 3.
Graik Graphic. Jika prosedur yang disusun menghendaki kegiatan yang panjang dan
spesiik, maka format ini dapat dipakai. Dalam format ini proses yang panjang tersebut
dijabarkan ke dalam sub-sub proses yang lebih pendek yang hanya berisi beberapa langkah.
Hal ini memudahkan bagi pegawai dalam melaksanakan prosedur. Format ini juga bisa
digunakan jika dalam menggambarkan prosedur diperlukan adanya suatu foto atau diagram.
4. Diagram Alir Flowcharts. Flowcharts
merupakan format yang biasa digunakan jika dalam SOP tersebut diperlukan pengambilan
keputusan yang banyak kompleks dan membutuhkan jawaban ya atau tidak yang
akan mempengaruhi sub langkah berikutnya. Format ini juga menyediakan mekanisme yang
mudah untuk diikuti dan dilaksanakan oleh para pegawai melalui serangkaian langkah-langkah
sebagaihasil dari keputusan yang telah diambil.
LANGKAH-LANGKAH UMUM DALAM MENYUSUN SOP
1. Persiapan. Pada tahap ini dilakukan
pembentukan tim dan sosialisasi tentang rencana pembentukan SOP. Selain itu pada
tahap ini perlu pula diidentiikasi kapasitas tim yang akan menyusun SOP. Jika diperlukan
dapat dilakukan peningkatan kapasitas atau pelatihan terlebih dahulu tentang bagaimana
menyusun SOP dengan baik.
2. Indentiikasi kebutuhan SOP. Pada tahap
ini tim penyusun perlu melakukan identiikasi tentang SOP apa saja yang dibutuhkan.
Identiikasi ini dapat dilakukan dengan melihat bussines process dari keterbukaan informasi
maupun juga dengan menggali masukan dari stakeholders di internal badan publik.
Pelaksanaan keterbukaan informasi umumnya membutuhkan SOP seperti di bawah ini:
a. Penyusunan daftar informasi publik. b. Pendokumentasian dan penyimpanan
informasi publik. c. Pengumuman dan pelayanan permohonan
informasi publik. d. Pengelolaan keberatan layanan informasi
publik. e. Evaluasi dan pelaporan pelaksanaan
keterbukaan informasi publik.
3. Penyusunan SOP. Pada tahap ini bisa
dilakukan dengan beberapa kegiatan mulai dari pengumpulan informasi yang dibutuhkan,
penulisan drafting, dan pengesahan.
Publik
98
www.kinerja.or.id
BUKU PEGANGAN
Implementasi Undang-Undang Keterbukaan Informasi untuk Mendorong Peningkatan Pelayanan Publik
S A R K E R
Nomor SOP Tanggal Pembuatan
Tanggal Revisi Tanggal Efektif
Disahkan oleh Nama SOP:
Dasar Hukum : Kualiikasi Pelaksana:
1. 2.
.... Keterkaitan:
PeralatanPerlengkapan: 1.
2. ....
1. 2.
.... Peringatan:
Pencatatan dan Pendataan: 1.
2. ....
No. Aktivitas
Pelaksana Baku Tembak
Keterangan Pelaksanaan
1 Pelaksanaan
2 Pelaksanaan
3 Persyaratan
Kelengkapan Waktu
Output 1.
2. ....
Berikut contoh format SOP secara umum:
Keterangan:
• Dasar hukum diisi dengan peraturan perundang-undangan yang mengatur materi yang akan dibuat SOP nya. • Keterkaitan diisi dengan keterkaitan kegiatan atau prosedur ini dengan prosedur lainnya.
• Peringatan diisi dengan kemungkinan masalah yang terjadi ketika prosedur ini dilaksanakan jika ada ataupun tidak
dilaksanakan. Sebaiknya juga diisi dengan bagaimana mengatasi masalah yang muncul tersebut. • Kualiikasi pelaksana diisi dengan kualiikasi pegawai atau petugas yang melaksanakan prosedur
• Pencatatan dan pendataan memuat berbagai hal yang perlu didata dan dicatat oleh setiap pegawai yang berperan dalam pelaksanaan prosedur yang telah distandarkan, Dalam kaitan ini, perlu dibuat formulir-formulir tertentu yang
akan diisi oleh setiap pegawai yang terlibat dalam proses, Misalnya formulir yang menunjukkan perjalanan sebuah proses pengolahan dokumen pelayanan perijinan.
