Publik
98
www.kinerja.or.id
BUKU PEGANGAN
Implementasi Undang-Undang Keterbukaan Informasi untuk Mendorong Peningkatan Pelayanan Publik
S A R K E R
Nomor SOP Tanggal Pembuatan
Tanggal Revisi Tanggal Efektif
Disahkan oleh Nama SOP:
Dasar Hukum : Kualiikasi Pelaksana:
1. 2.
.... Keterkaitan:
PeralatanPerlengkapan: 1.
2. ....
1. 2.
.... Peringatan:
Pencatatan dan Pendataan: 1.
2. ....
No. Aktivitas
Pelaksana Baku Tembak
Keterangan Pelaksanaan
1 Pelaksanaan
2 Pelaksanaan
3 Persyaratan
Kelengkapan Waktu
Output 1.
2. ....
Berikut contoh format SOP secara umum:
Keterangan:
• Dasar hukum diisi dengan peraturan perundang-undangan yang mengatur materi yang akan dibuat SOP nya. • Keterkaitan diisi dengan keterkaitan kegiatan atau prosedur ini dengan prosedur lainnya.
• Peringatan diisi dengan kemungkinan masalah yang terjadi ketika prosedur ini dilaksanakan jika ada ataupun tidak
dilaksanakan. Sebaiknya juga diisi dengan bagaimana mengatasi masalah yang muncul tersebut. • Kualiikasi pelaksana diisi dengan kualiikasi pegawai atau petugas yang melaksanakan prosedur
• Pencatatan dan pendataan memuat berbagai hal yang perlu didata dan dicatat oleh setiap pegawai yang berperan dalam pelaksanaan prosedur yang telah distandarkan, Dalam kaitan ini, perlu dibuat formulir-formulir tertentu yang
akan diisi oleh setiap pegawai yang terlibat dalam proses, Misalnya formulir yang menunjukkan perjalanan sebuah proses pengolahan dokumen pelayanan perijinan.
99
www.kinerja.or.id
BUKU PEGANGAN
Implementasi Undang-Undang Keterbukaan Informasi untuk Mendorong Peningkatan Pelayanan Publik
II.5. SARANA DAN PRASARANA
Sarana dan prasarana merupakan salah satu aspek penting dalam pelaksanaan keterbukaan informasi.
Pelayanan informasi dapat diselenggarakan dengan baik apabila ditunjang dengan sarana dan prasarana
yang memadai, khususnya pada tahap awal adalah sarana dan prasarana pada Meja Informasi.
Meja informasi adalah tempat pelayanan informasi publik serta berbagai sarana atau fasilitas
penyelenggaraan pelayanan informasi lainnya yang bertujuan memudahkan perolehan informasi publik.
Beberapa fasilitas yang umumnya diperlukan dalam meja informasi adalah:
1. Meja dan kursi layanan 2. Formulir layanan informasi
3. Maklumat Pelayanan Informasi Publik 4. Komputer, Printer, dan Scanner
5. Telepon dan Faximile 6. Papan pengumuman dan Website
7. Database
Ad.1. Meja dan Kursi layanan
• Meja dan kursi layanan ini diperuntukkan baik bagi petugas maupun bagi pemohon informasi
selama layanan informasi diberikan. Bagi pemohon informasi, meja dan kursi dapat
mengoptimalkan sarana ruang tunggu di kantor PPID.
• Pada perangkat meja yang dijadikan Meja Informasi diberikan keterangantulisan :
M E J A I N F O R M A S I
• Untuk mempermudah pemohon menemukan letak Meja Informasi di lokasi kantor PPID perlu
diberikan petunjuk arah yang memberitahukan dimana letak Meja Informasi.
Ad.2. Formulir Layanan Informasi
Formulir layanan adalah formulir-formulir yang merupakan perangkat layanan berdasarkan
Peraturan Komisi Informasi No. 1 Tahun 2010 tentang Standar Layanan Informasi Publik PERKI
SLIP. Formulir-formulir tersebut adalah: 1. Register Permohonan Informasi. Format
Register tersedia pada Lampiran 4 didalam PERKI No 12010 tentang SLIP
2. Formulir Permohonan Informasi. Format formulir ini tersedia pada Lampiran 3 di dalam PERKI No
12010 tentang SLIP 3. Tanda Terima Permohonan Informasi. Tanda
terima ini dapat menggunakan copy dari formulir permohonan informasi atau dapat dibuat sendiri
secara sederhana dengan mencantumkan tanggal permohonan diterimadinyatakan
lengkap dan waktu bagi pemohon untuk mengkonfonirmasi hasil permohonan.
4. Surat Pemberitahuan Tertulis. Format ini telah tersedia pada Lampiran 5 di dalam PERKI No
12010 tentang SLIP. 5. Surat Perpanjangan Layanan. Format ini dapat
dibuat dengan menggunakan format tersendiri. 6. Surat Keputusan PPID tentang Penolakan
Permohonan Informasi. Format ini tersedia pada
Publik
100
www.kinerja.or.id
BUKU PEGANGAN
Implementasi Undang-Undang Keterbukaan Informasi untuk Mendorong Peningkatan Pelayanan Publik
Lampiran 6 di dalam PERKI No 12010 tentang SLIP.
7. Register Permohonan Keberatan. Format ini tersedia pada Lampiran 8 di dalam PERKI No
12010 tentang SLIP. 8. Formulir Keberatan. Format ini tersedia pada
Lampiran 7 di dalam PERKI No 12010 tentang SLIP.
9. Tanda Terima Pengajuan Keberatan. Tanda terima ini dapat menggunakan copy dari formulir
keberatan atau dapat dibuat sendiri secara sederhana dengan mencantumkan tanggal
permohonan diterimadinyatakan lengkap dan waktu bagi pemohon untuk mengkonirmasi hasil
permohonan.
Ad. 3. Maklumat Pelayanan Informasi Publik
Maklumat Pelayanan Informasi Publik adalah penjelasan tertulis kepada publik seputar pelayanan
informasi yang terdiri dari: 1. Dasar Hukum;
2. Pemohon Informasi Publik; 3. Cakupan pemerintah daerah;
4. Tata Cara Permohonan Informasi Publik; 5. Tata Cara Pelayanan Informasi Publik;
6. Tata Cara Mengajukan Keberatan; 7. Tata Cara Pengelolaan keberatan; dan
8. Saran dan Masukan;
Ad.4. Komputer, Printer, dan Scanner
Perangkat komputer, printer, alat copy, dan scanner diperlukan untuk mempermudah dan mempercepat
layanan terlebih lagi dengan penerapan aplikasi layanan. Aplikasi layanan akan mencetak secara
otomatis berbagai form-form yang diperlukan oleh petugas. Selain itu, keberadaan komputer juga
dapat dihubungkan dengan database terkait dengan informasidokumen yang telah dicantumkan dalam
Daftar Informasi Publik. Untuk kebutuhan print, copy, dan scan bisa diupayakan dengan printer yang
memiliki kelengkapan untuk ketiga fungsi tersebut.
Ad. 5. Telepon dan Faximile
Telepon dan faximile diperlukan sebagai media komunikasi dalam proses layanan. Oleh karena itu
diharapkan setiap pemerintah daerah menyediakan saluran ini untuk kebutuhan pelayanan informasi.
Nomor telepon dan faximile perlu dicantumkan dalam Maklumat Pelayanan Informasi Publik dan
disebarluaskan kepada publik agar mengetahui kemana mereka melakukan permohonan informasi.
Ad.6. Papan pengumuman dan Website
Papan pengumuman dan website merupakan media wajib yang digunakan dalam pengumuman
informasi yang wajib diumumkan secara berkala. Oleh karena itu, setiap kantor pemerintah daerah
harus menyediakan papan pengumuman untuk mengumumkan informasi-informasi tertentu yang
disajikan dengan menyesuaikan kapasitas papan pengumuman. Pemerintah daerah yang telah
memiliki website perlu segera mengunggah jenis informasi yang wajib diumumkan dan disediakan
secara berkala ke dalam website-nya.
101
www.kinerja.or.id
BUKU PEGANGAN
Implementasi Undang-Undang Keterbukaan Informasi untuk Mendorong Peningkatan Pelayanan Publik
Ad.7. Database
Database merupakan salah satu perangkat penting dalam pelayanan informasi. Melalui
keberadaan database yang optimal diharapkan dapat mempermudah dan mempercepat pelayanan
informasi publik sesuai dengan standar operasional prosedur. Oleh karena itu kedepan perlu dipikirkkan
agar setiap pemerintah daerah memiliki database untuk menyimpan informasidokumen yang telah
dicantumkan dalam Daftar Informasi Publik. Database ini harus dikelola oleh PPID dan PPID
Pembantu dengan dibantu oleh petugas teknologi informatika.
II.6. TAHAPAN PEMBENTUKAN
PPID
Setelah segala prasyarat dasar maupun faktor pendukung diuraikan di atas, termasuk
bagaimana PPID serta beberapa opsi struktur organisasi, maka untuk dapat mengoperasionalkan
diperlukan langkah-langkah untuk membentuk PPID berdasarkan berbagai prasyarat dan faktor
pendukung tersebut di atas. Langkah-langkah tersebut adalah sebagai berikut:
a. Sosialisasi Undang-Undang KIP beserta regulasi yang mendukungnya kepada Badan Publik
SatkerSKPD. Sosialisasi ini merupakan landasan kegiatan operasional awal, karena
disinilah dikenalkan berbagai hal tentang keterbukaan informasi publik. Pemerintah
Daerah perlu melakukan kegiatan sosialisasi dengan tujuan dapat memberi gambaran kepada
Badan PublikSatkerSKPD mengenai: i.
Paradigma serta prinsip keterbukaan informasi publik
ii. Lembaga atau institusi yang terlibat di dalam kegiatan keterbukaan informasi publik, serta
peran masing-masing. iii. Peran Pemerintah Daerah dalam
keterbukaan informasi publik, dimana secara spesiik menjelaskan peran dan fungsi PPID
iv. Kategori Informasi publik dan prosedur pengecualian informasi
v. Mekanisme umum pelayanan informasi publik
vi. Penyelesaian sengketa informasi vii. Sanksi terhadap tidak terpenuhinya hak
publik atas informasi. Materi sosialisasi dapat diambilkan dari Undang-
Undang KIP atau berbagai bahan yang dapat diunduh dari website Komisi Informasi Pusat
ataupun Kementrian Informasi dan Komunikasi. Di dalam pelaksanaan sosialisasi perlu
dipastikan bahwa SKPDSatker yang hadir adalah pejabat tertinggi atau wakilnya, dan
bukan staf biasa. b. Pembentukan Tim Persiapan. Pemerintah
Daerah selanjutnya dapat membentuk tim persiapan. Tim ini dibentuk untuk membahas
struktur organisasi, SOP dan menyusun kriteria
Publik
102
www.kinerja.or.id
BUKU PEGANGAN
Implementasi Undang-Undang Keterbukaan Informasi untuk Mendorong Peningkatan Pelayanan Publik
informasi. Tim ini paling tidak terdiri dari Bagian Hukum, HumasKominfo dan semua Bagian di
bawah SEKDA. Output yang diharapkan dapat dihasilkan oleh tim ini adalah:
i. Rancangan SK Pembentukan PPID.
Adapun materi mengenai regulasi ini telah dijelaskan di dalam bagian terdahulu yang
menjelaskan mengenai prasyarat dasar maupun factor pendukung mengenai
regulasi. ii. Rancangan kategori dan kriteria informasi.
Adapun materi mengenai rancangan ini dapat dapat diamati berdasarkan bagian di
dalam Undang-Undang KIP dan Perki No 12010
iii. Rancangan SOP Pelayanan Informasi Publik. Adapun materi mengenai rancangan
ini dapat diambil dari Undang-Undang KIP dan Perki No 12010.
c. Pembahasan kriteria informasi. Tim persiapan merumuskan rancangan kriteria informasi.
Selanjutnya, tim persiapan mengundang seluruh StakerSKPD untuk membahas rancangan
kriteria informasi publik untuk disepakati dengan seluruh satker. Keluaran dari pertemuan
pembahasan ini adalah disepakatinya kriteria informasi publik menjadi alat untuk menentukan
kriteria informasi yang dikecualikan dan yang tidak. Kriteria ini selanjutnya digunakan sebagai
panduan untuk menyusun daftar informasi publik di masing-masing SKPDSatker.
d. Tim persiapan melalui Bagian Hukum menyampaikan Rancangan SK Pembentukan
PPID diajukan kepada Pimpinan Daerah untuk mendapatkan persetujuan untuk ditetapkan.
e. Tim persiapan melalui Bagian Hukum menyampaikan Rancangan Peraturan Kepala
Daerah mengenai SOP Pelayanan Informasi Publik oleh PPID kepada Pimpinan Daerah
untuk ditetapkan. f. Setelah rancangan SK Pembentukan PPID
ditetapkan melalui Pimpinan Daerah, maka tim persiapan melakukan sosialisasi SK
Pembentukan PPID kepada seluruh Satker SKPD. Sosialisasi dapat dilakukan melalui
berbagai opsi, yakni: i mengundang seluruh SKPDSatker untuk diberi penjelasan; ii
mempublikasikan melalui media internal; iii mendistribusikan salinan SK kepada seluruh
SatkerSKPD dengan meminta semua pimpinan Satker mensosialisasikan SK kepada stafnya;
iv mengunggah SK ke seluruh situs yang dimiliki oleh Pemerintah Daerah. Opsi yang
disampaikan di sini dapat dilakukan secara bersamaan antar satu opsi dengan opsi yang
lain. g. Setelah rancangan Peraturan Kepala Daerah
mengenai SOP Pelayanan Informasi Publik ditetapkan oleh Kepala Daerah, maka tim
persiapan melakukan sosialisasi kepada seluruh Satker. Metode sosialisasi sama dengan
saat melakukan sosialisasi SK Pembentukan PPID kepada Satker, hanya saja untuk SOP ini
diperlukan sesi khusus untuk memastikan SOP dipahami dan dapat dijalankan oleh masing-
103
www.kinerja.or.id
BUKU PEGANGAN
Implementasi Undang-Undang Keterbukaan Informasi untuk Mendorong Peningkatan Pelayanan Publik
masing Satker. PPID Utama atau tim persiapan dapat menyiapkan paket peningkatan kapasitas
bagi petugas-petugas yang nanti ditetapkan di masing-masing SatkerSKPD untuk menjalankan
peran-peran tersebut. h. Pembentukan struktur organisasi PPID
pada masing-masing SKPD. Kepala SKPD membentuk tim pelaksana pelayanan informasi
publik. Tim ini dikoordinasikan oleh PPID pelaksana atau PPID pembantu yang ada di
SKPD terkait. Jumlah tim dan struktur internal dibentuk tergantung pada rentang dan struktur
yang ada di dalam SKPD masing-masing. Pembentukan ini harus memastikan masing-
masing staf yang ditetapkan memahami peran dan fungsi mereka di dalam pengelolaan
informasi di dalam SKPD masing-masing. Kepala SKPD perlu mempertimbangkan
peningkatan kapasitas dari tim pelaksana agar dapat menjalankan peran dan fungsinya secara
optimal. i.
Pengadaan sarana dan prasarana. Hal yang perlu dilakukan adalah merumuskan kebutuhan
sarana dan prasarana seperti apa yang hendak digunakan. Ada baiknya SKPDSatker menyusun
kebutuhan berdasarkan rencana jangka panjang yang berbentuk semacam rencana
induk pengelolaan informasi publik, sehingga tergambar jelas di dalam rencana berapa
kebutuhan komputer serta ditempatkan dimana masing-masing serta apakah diperlukan server,
lemari penyimpanan storage cabinets, meja informasi front desk, bagaimana sistem apa
yang hendak digunakan untuk mempermudah proses pengelolaan informasi penyimpanan,
pendokumentasian, penyediaan dan berbagai formulir yang dibutuhkan yang sebagian besar
dapat dilihat di dalam lampiran Perki no 1 tahun 20120.
Rencana tersebut dapat diajukan kedalam usulan SKPD untuk Tahun Anggaran berjalan
melalui Perubahan APBD ataupun usulan rancangan APBD tahun berikutnya.SKPD
masing-masing perlu memberikan alasan mengapa saat ini dibutuhkan peralatan
tersebut. Usulan disampaikan melalui proses pembahasan perubahan APBD tahun berjalan
ataupun rancangan APBD tahun berikutnya. j.
Sosialisasi kepada publik. Publik perlu mengetahui keberadaan PPID dan perannya,
terutama apa yang menjadi hak publik di dalam mengakses informasi. Hal ini merupakan
langkah penting setelah semua proses di atas dilakukan. Di dalam melakukan sosialisasi
kepada publik adalah penting menyampaikan pokok-pokok materi yang hendak disosialisasi.
Hendaknya dihindari penyampaian SK, Peraturan ataupun Undang-Undang semata,
namun perlu diberi penjelasan spesiik, terutama yang terkait dengan apa yang perlu
diketahui oleh publik. Selain materi yang hendak disosialisasi, juga penting media yang
digunakan untuk melakukan sosialisasi.
Publik
104
www.kinerja.or.id
BUKU PEGANGAN
Implementasi Undang-Undang Keterbukaan Informasi untuk Mendorong Peningkatan Pelayanan Publik
BAHAN PRESENTASI
Henri Subagiyo
SESI II MELAKSANAKAN KETERBUKAAN
INFORMASI
Sub Pokok Bahasan
• PRASYARAT UMUM PELAKSANAAN KETERBUKAAN INFORMASI
• STRUKTUR DAN PEJABAT PENGELOLA INFORMASI DAN DOKUMENTASI PPID
- PENGEMBANGAN STRUKTUR
- KEWENANGAN DAN TANGGUNGJAWAB
• PENGEMBANGAN STANDAR OPERSIONAL PROSEDUR
105
www.kinerja.or.id
BUKU PEGANGAN
Implementasi Undang-Undang Keterbukaan Informasi untuk Mendorong Peningkatan Pelayanan Publik
• Tuliskan kebutuhan apa saja yang menjadi prasyarat dalam melaksanakan pelayanan informasi dan apa hambatantantangannya
serta bagaimana solusinya menurut anda • Berikan jawaban kepada fasilitator anda untuk ditempelkan sesuai
dengan kerangka
• Lihat slide selanjutnya dan identiikasi jawaban dengan slide • Diskusikan
DISKUSI KELOMPOK
PRASYARAT UMUM DALAM IMPLEMENTASI UU KIP
Kebutuhan Hambatantantangan
Solusi
1. Political will
pimpinan 2.
Peraturan Pelaksana
•
Sistem penilaian
kinerja •
Sistem Monev pelaporan
•
Penganggaran yg memadahi
•
Strategi pendanaan
lainnya •
Kemitraan
•
Sarana software
hardware •
Maintenance
•
Kualitas kuantitas
SDM •
Kultur birokrasi
awareness •
Regenerasi
• PPID
•
Penanggung- jawab
Keberatan Atasan PPID
•
Koordinasi antar unit
•
Koordinasi antar Badan
Publik
•
Peraturan Komisi Informasi
•
Peraturan Pemerintah
•
SOP internal PERDAPERGUB
KEPGUB •
Daftar Informasi Publik
Partisipatif
8. Dukungan Publik
Kesadaran Publik
Permintaan Informasi
Pemanfaata n Informasi
Publik
106
www.kinerja.or.id
BUKU PEGANGAN
Implementasi Undang-Undang Keterbukaan Informasi untuk Mendorong Peningkatan Pelayanan Publik
PEJABAT PENGELOLA INFORMASI DAN DOKUMENTASI PPID SERTA LINGKUP TANGGUNGJAWAB PPID Ps. 6-8 PERKI
Membentuk Kelembagaan PPID
• PPID adalah pejabat yang bertanggung jawab di bidang penyimpanan, pendokumentasian, penyediaan, danatau pelayanan
informasi di Badan Publik dan bertanggungjawab langsung kepada atasan PPID PERKI 12010
• Mengkoordinasikan: -
penyimpanan dan pendokumentasian seluruh Informasi Publik; -
penyediaan dan pelayanan seluruh Informasi Publik di bawah penguasaan Badan Publik yang dapat diakses oleh publik.