Indentiikasi kebutuhan SOP. Pada tahap Political will

Publik 98 www.kinerja.or.id BUKU PEGANGAN Implementasi Undang-Undang Keterbukaan Informasi untuk Mendorong Peningkatan Pelayanan Publik S A R K E R Nomor SOP Tanggal Pembuatan Tanggal Revisi Tanggal Efektif Disahkan oleh Nama SOP: Dasar Hukum : Kualiikasi Pelaksana: 1. 2. .... Keterkaitan: PeralatanPerlengkapan: 1. 2. .... 1. 2. .... Peringatan: Pencatatan dan Pendataan: 1. 2. .... No. Aktivitas Pelaksana Baku Tembak Keterangan Pelaksanaan 1 Pelaksanaan 2 Pelaksanaan 3 Persyaratan Kelengkapan Waktu Output 1. 2. .... Berikut contoh format SOP secara umum: Keterangan: • Dasar hukum diisi dengan peraturan perundang-undangan yang mengatur materi yang akan dibuat SOP nya. • Keterkaitan diisi dengan keterkaitan kegiatan atau prosedur ini dengan prosedur lainnya. • Peringatan diisi dengan kemungkinan masalah yang terjadi ketika prosedur ini dilaksanakan jika ada ataupun tidak dilaksanakan. Sebaiknya juga diisi dengan bagaimana mengatasi masalah yang muncul tersebut. • Kualiikasi pelaksana diisi dengan kualiikasi pegawai atau petugas yang melaksanakan prosedur • Pencatatan dan pendataan memuat berbagai hal yang perlu didata dan dicatat oleh setiap pegawai yang berperan dalam pelaksanaan prosedur yang telah distandarkan, Dalam kaitan ini, perlu dibuat formulir-formulir tertentu yang akan diisi oleh setiap pegawai yang terlibat dalam proses, Misalnya formulir yang menunjukkan perjalanan sebuah proses pengolahan dokumen pelayanan perijinan. 99 www.kinerja.or.id BUKU PEGANGAN Implementasi Undang-Undang Keterbukaan Informasi untuk Mendorong Peningkatan Pelayanan Publik

II.5. SARANA DAN PRASARANA

Sarana dan prasarana merupakan salah satu aspek penting dalam pelaksanaan keterbukaan informasi. Pelayanan informasi dapat diselenggarakan dengan baik apabila ditunjang dengan sarana dan prasarana yang memadai, khususnya pada tahap awal adalah sarana dan prasarana pada Meja Informasi. Meja informasi adalah tempat pelayanan informasi publik serta berbagai sarana atau fasilitas penyelenggaraan pelayanan informasi lainnya yang bertujuan memudahkan perolehan informasi publik. Beberapa fasilitas yang umumnya diperlukan dalam meja informasi adalah: 1. Meja dan kursi layanan 2. Formulir layanan informasi 3. Maklumat Pelayanan Informasi Publik 4. Komputer, Printer, dan Scanner 5. Telepon dan Faximile 6. Papan pengumuman dan Website 7. Database Ad.1. Meja dan Kursi layanan • Meja dan kursi layanan ini diperuntukkan baik bagi petugas maupun bagi pemohon informasi selama layanan informasi diberikan. Bagi pemohon informasi, meja dan kursi dapat mengoptimalkan sarana ruang tunggu di kantor PPID. • Pada perangkat meja yang dijadikan Meja Informasi diberikan keterangantulisan : M E J A I N F O R M A S I • Untuk mempermudah pemohon menemukan letak Meja Informasi di lokasi kantor PPID perlu diberikan petunjuk arah yang memberitahukan dimana letak Meja Informasi. Ad.2. Formulir Layanan Informasi Formulir layanan adalah formulir-formulir yang merupakan perangkat layanan berdasarkan Peraturan Komisi Informasi No. 1 Tahun 2010 tentang Standar Layanan Informasi Publik PERKI SLIP. Formulir-formulir tersebut adalah: 1. Register Permohonan Informasi. Format Register tersedia pada Lampiran 4 didalam PERKI No 12010 tentang SLIP 2. Formulir Permohonan Informasi. Format formulir ini tersedia pada Lampiran 3 di dalam PERKI No 12010 tentang SLIP 3. Tanda Terima Permohonan Informasi. Tanda terima ini dapat menggunakan copy dari formulir permohonan informasi atau dapat dibuat sendiri secara sederhana dengan mencantumkan tanggal permohonan diterimadinyatakan lengkap dan waktu bagi pemohon untuk mengkonfonirmasi hasil permohonan. 4. Surat Pemberitahuan Tertulis. Format ini telah tersedia pada Lampiran 5 di dalam PERKI No 12010 tentang SLIP. 5. Surat Perpanjangan Layanan. Format ini dapat dibuat dengan menggunakan format tersendiri. 6. Surat Keputusan PPID tentang Penolakan Permohonan Informasi. Format ini tersedia pada Publik 100 www.kinerja.or.id BUKU PEGANGAN Implementasi Undang-Undang Keterbukaan Informasi untuk Mendorong Peningkatan Pelayanan Publik Lampiran 6 di dalam PERKI No 12010 tentang SLIP. 7. Register Permohonan Keberatan. Format ini tersedia pada Lampiran 8 di dalam PERKI No 12010 tentang SLIP. 8. Formulir Keberatan. Format ini tersedia pada Lampiran 7 di dalam PERKI No 12010 tentang SLIP. 9. Tanda Terima Pengajuan Keberatan. Tanda terima ini dapat menggunakan copy dari formulir keberatan atau dapat dibuat sendiri secara sederhana dengan mencantumkan tanggal permohonan diterimadinyatakan lengkap dan waktu bagi pemohon untuk mengkonirmasi hasil permohonan. Ad. 3. Maklumat Pelayanan Informasi Publik Maklumat Pelayanan Informasi Publik adalah penjelasan tertulis kepada publik seputar pelayanan informasi yang terdiri dari: 1. Dasar Hukum; 2. Pemohon Informasi Publik; 3. Cakupan pemerintah daerah; 4. Tata Cara Permohonan Informasi Publik; 5. Tata Cara Pelayanan Informasi Publik; 6. Tata Cara Mengajukan Keberatan; 7. Tata Cara Pengelolaan keberatan; dan 8. Saran dan Masukan; Ad.4. Komputer, Printer, dan Scanner Perangkat komputer, printer, alat copy, dan scanner diperlukan untuk mempermudah dan mempercepat layanan terlebih lagi dengan penerapan aplikasi layanan. Aplikasi layanan akan mencetak secara otomatis berbagai form-form yang diperlukan oleh petugas. Selain itu, keberadaan komputer juga dapat dihubungkan dengan database terkait dengan informasidokumen yang telah dicantumkan dalam Daftar Informasi Publik. Untuk kebutuhan print, copy, dan scan bisa diupayakan dengan printer yang memiliki kelengkapan untuk ketiga fungsi tersebut. Ad. 5. Telepon dan Faximile Telepon dan faximile diperlukan sebagai media komunikasi dalam proses layanan. Oleh karena itu diharapkan setiap pemerintah daerah menyediakan saluran ini untuk kebutuhan pelayanan informasi. Nomor telepon dan faximile perlu dicantumkan dalam Maklumat Pelayanan Informasi Publik dan disebarluaskan kepada publik agar mengetahui kemana mereka melakukan permohonan informasi. Ad.6. Papan pengumuman dan Website Papan pengumuman dan website merupakan media wajib yang digunakan dalam pengumuman informasi yang wajib diumumkan secara berkala. Oleh karena itu, setiap kantor pemerintah daerah harus menyediakan papan pengumuman untuk mengumumkan informasi-informasi tertentu yang disajikan dengan menyesuaikan kapasitas papan pengumuman. Pemerintah daerah yang telah memiliki website perlu segera mengunggah jenis informasi yang wajib diumumkan dan disediakan secara berkala ke dalam website-nya. 101 www.kinerja.or.id BUKU PEGANGAN Implementasi Undang-Undang Keterbukaan Informasi untuk Mendorong Peningkatan Pelayanan Publik Ad.7. Database Database merupakan salah satu perangkat penting dalam pelayanan informasi. Melalui keberadaan database yang optimal diharapkan dapat mempermudah dan mempercepat pelayanan informasi publik sesuai dengan standar operasional prosedur. Oleh karena itu kedepan perlu dipikirkkan agar setiap pemerintah daerah memiliki database untuk menyimpan informasidokumen yang telah dicantumkan dalam Daftar Informasi Publik. Database ini harus dikelola oleh PPID dan PPID Pembantu dengan dibantu oleh petugas teknologi informatika.

II.6. TAHAPAN PEMBENTUKAN

PPID Setelah segala prasyarat dasar maupun faktor pendukung diuraikan di atas, termasuk bagaimana PPID serta beberapa opsi struktur organisasi, maka untuk dapat mengoperasionalkan diperlukan langkah-langkah untuk membentuk PPID berdasarkan berbagai prasyarat dan faktor pendukung tersebut di atas. Langkah-langkah tersebut adalah sebagai berikut: a. Sosialisasi Undang-Undang KIP beserta regulasi yang mendukungnya kepada Badan Publik SatkerSKPD. Sosialisasi ini merupakan landasan kegiatan operasional awal, karena disinilah dikenalkan berbagai hal tentang keterbukaan informasi publik. Pemerintah Daerah perlu melakukan kegiatan sosialisasi dengan tujuan dapat memberi gambaran kepada Badan PublikSatkerSKPD mengenai: i. Paradigma serta prinsip keterbukaan informasi publik ii. Lembaga atau institusi yang terlibat di dalam kegiatan keterbukaan informasi publik, serta peran masing-masing. iii. Peran Pemerintah Daerah dalam keterbukaan informasi publik, dimana secara spesiik menjelaskan peran dan fungsi PPID iv. Kategori Informasi publik dan prosedur pengecualian informasi v. Mekanisme umum pelayanan informasi publik vi. Penyelesaian sengketa informasi vii. Sanksi terhadap tidak terpenuhinya hak publik atas informasi. Materi sosialisasi dapat diambilkan dari Undang- Undang KIP atau berbagai bahan yang dapat diunduh dari website Komisi Informasi Pusat ataupun Kementrian Informasi dan Komunikasi. Di dalam pelaksanaan sosialisasi perlu dipastikan bahwa SKPDSatker yang hadir adalah pejabat tertinggi atau wakilnya, dan bukan staf biasa. b. Pembentukan Tim Persiapan. Pemerintah Daerah selanjutnya dapat membentuk tim persiapan. Tim ini dibentuk untuk membahas struktur organisasi, SOP dan menyusun kriteria Publik 102 www.kinerja.or.id BUKU PEGANGAN Implementasi Undang-Undang Keterbukaan Informasi untuk Mendorong Peningkatan Pelayanan Publik informasi. Tim ini paling tidak terdiri dari Bagian Hukum, HumasKominfo dan semua Bagian di bawah SEKDA. Output yang diharapkan dapat dihasilkan oleh tim ini adalah: i. Rancangan SK Pembentukan PPID. Adapun materi mengenai regulasi ini telah dijelaskan di dalam bagian terdahulu yang menjelaskan mengenai prasyarat dasar maupun factor pendukung mengenai regulasi. ii. Rancangan kategori dan kriteria informasi. Adapun materi mengenai rancangan ini dapat dapat diamati berdasarkan bagian di dalam Undang-Undang KIP dan Perki No 12010 iii. Rancangan SOP Pelayanan Informasi Publik. Adapun materi mengenai rancangan ini dapat diambil dari Undang-Undang KIP dan Perki No 12010. c. Pembahasan kriteria informasi. Tim persiapan merumuskan rancangan kriteria informasi. Selanjutnya, tim persiapan mengundang seluruh StakerSKPD untuk membahas rancangan kriteria informasi publik untuk disepakati dengan seluruh satker. Keluaran dari pertemuan pembahasan ini adalah disepakatinya kriteria informasi publik menjadi alat untuk menentukan kriteria informasi yang dikecualikan dan yang tidak. Kriteria ini selanjutnya digunakan sebagai panduan untuk menyusun daftar informasi publik di masing-masing SKPDSatker. d. Tim persiapan melalui Bagian Hukum menyampaikan Rancangan SK Pembentukan PPID diajukan kepada Pimpinan Daerah untuk mendapatkan persetujuan untuk ditetapkan. e. Tim persiapan melalui Bagian Hukum menyampaikan Rancangan Peraturan Kepala Daerah mengenai SOP Pelayanan Informasi Publik oleh PPID kepada Pimpinan Daerah untuk ditetapkan. f. Setelah rancangan SK Pembentukan PPID ditetapkan melalui Pimpinan Daerah, maka tim persiapan melakukan sosialisasi SK Pembentukan PPID kepada seluruh Satker SKPD. Sosialisasi dapat dilakukan melalui berbagai opsi, yakni: i mengundang seluruh SKPDSatker untuk diberi penjelasan; ii mempublikasikan melalui media internal; iii mendistribusikan salinan SK kepada seluruh SatkerSKPD dengan meminta semua pimpinan Satker mensosialisasikan SK kepada stafnya; iv mengunggah SK ke seluruh situs yang dimiliki oleh Pemerintah Daerah. Opsi yang disampaikan di sini dapat dilakukan secara bersamaan antar satu opsi dengan opsi yang lain. g. Setelah rancangan Peraturan Kepala Daerah mengenai SOP Pelayanan Informasi Publik ditetapkan oleh Kepala Daerah, maka tim persiapan melakukan sosialisasi kepada seluruh Satker. Metode sosialisasi sama dengan saat melakukan sosialisasi SK Pembentukan PPID kepada Satker, hanya saja untuk SOP ini diperlukan sesi khusus untuk memastikan SOP dipahami dan dapat dijalankan oleh masing- 103 www.kinerja.or.id BUKU PEGANGAN Implementasi Undang-Undang Keterbukaan Informasi untuk Mendorong Peningkatan Pelayanan Publik masing Satker. PPID Utama atau tim persiapan dapat menyiapkan paket peningkatan kapasitas bagi petugas-petugas yang nanti ditetapkan di masing-masing SatkerSKPD untuk menjalankan peran-peran tersebut. h. Pembentukan struktur organisasi PPID pada masing-masing SKPD. Kepala SKPD membentuk tim pelaksana pelayanan informasi publik. Tim ini dikoordinasikan oleh PPID pelaksana atau PPID pembantu yang ada di SKPD terkait. Jumlah tim dan struktur internal dibentuk tergantung pada rentang dan struktur yang ada di dalam SKPD masing-masing. Pembentukan ini harus memastikan masing- masing staf yang ditetapkan memahami peran dan fungsi mereka di dalam pengelolaan informasi di dalam SKPD masing-masing. Kepala SKPD perlu mempertimbangkan peningkatan kapasitas dari tim pelaksana agar dapat menjalankan peran dan fungsinya secara optimal. i. Pengadaan sarana dan prasarana. Hal yang perlu dilakukan adalah merumuskan kebutuhan sarana dan prasarana seperti apa yang hendak digunakan. Ada baiknya SKPDSatker menyusun kebutuhan berdasarkan rencana jangka panjang yang berbentuk semacam rencana induk pengelolaan informasi publik, sehingga tergambar jelas di dalam rencana berapa kebutuhan komputer serta ditempatkan dimana masing-masing serta apakah diperlukan server, lemari penyimpanan storage cabinets, meja informasi front desk, bagaimana sistem apa yang hendak digunakan untuk mempermudah proses pengelolaan informasi penyimpanan, pendokumentasian, penyediaan dan berbagai formulir yang dibutuhkan yang sebagian besar dapat dilihat di dalam lampiran Perki no 1 tahun 20120. Rencana tersebut dapat diajukan kedalam usulan SKPD untuk Tahun Anggaran berjalan melalui Perubahan APBD ataupun usulan rancangan APBD tahun berikutnya.SKPD masing-masing perlu memberikan alasan mengapa saat ini dibutuhkan peralatan tersebut. Usulan disampaikan melalui proses pembahasan perubahan APBD tahun berjalan ataupun rancangan APBD tahun berikutnya. j. Sosialisasi kepada publik. Publik perlu mengetahui keberadaan PPID dan perannya, terutama apa yang menjadi hak publik di dalam mengakses informasi. Hal ini merupakan langkah penting setelah semua proses di atas dilakukan. Di dalam melakukan sosialisasi kepada publik adalah penting menyampaikan pokok-pokok materi yang hendak disosialisasi. Hendaknya dihindari penyampaian SK, Peraturan ataupun Undang-Undang semata, namun perlu diberi penjelasan spesiik, terutama yang terkait dengan apa yang perlu diketahui oleh publik. Selain materi yang hendak disosialisasi, juga penting media yang digunakan untuk melakukan sosialisasi. Publik 104 www.kinerja.or.id BUKU PEGANGAN Implementasi Undang-Undang Keterbukaan Informasi untuk Mendorong Peningkatan Pelayanan Publik BAHAN PRESENTASI Henri Subagiyo SESI II MELAKSANAKAN KETERBUKAAN INFORMASI Sub Pokok Bahasan • PRASYARAT UMUM PELAKSANAAN KETERBUKAAN INFORMASI • STRUKTUR DAN PEJABAT PENGELOLA INFORMASI DAN DOKUMENTASI PPID - PENGEMBANGAN STRUKTUR - KEWENANGAN DAN TANGGUNGJAWAB • PENGEMBANGAN STANDAR OPERSIONAL PROSEDUR 105 www.kinerja.or.id BUKU PEGANGAN Implementasi Undang-Undang Keterbukaan Informasi untuk Mendorong Peningkatan Pelayanan Publik • Tuliskan kebutuhan apa saja yang menjadi prasyarat dalam melaksanakan pelayanan informasi dan apa hambatantantangannya serta bagaimana solusinya menurut anda • Berikan jawaban kepada fasilitator anda untuk ditempelkan sesuai dengan kerangka • Lihat slide selanjutnya dan identiikasi jawaban dengan slide • Diskusikan DISKUSI KELOMPOK PRASYARAT UMUM DALAM IMPLEMENTASI UU KIP Kebutuhan Hambatantantangan Solusi

1. Political will

pimpinan 2. Peraturan Pelaksana • Sistem penilaian kinerja • Sistem Monev pelaporan • Penganggaran yg memadahi • Strategi pendanaan lainnya • Kemitraan • Sarana software hardware • Maintenance • Kualitas kuantitas SDM • Kultur birokrasi awareness • Regenerasi • PPID • Penanggung- jawab Keberatan Atasan PPID • Koordinasi antar unit • Koordinasi antar Badan Publik • Peraturan Komisi Informasi • Peraturan Pemerintah • SOP internal PERDAPERGUB KEPGUB • Daftar Informasi Publik Partisipatif

8. Dukungan Publik

 Kesadaran Publik  Permintaan Informasi Pemanfaata n Informasi Publik 106 www.kinerja.or.id BUKU PEGANGAN Implementasi Undang-Undang Keterbukaan Informasi untuk Mendorong Peningkatan Pelayanan Publik PEJABAT PENGELOLA INFORMASI DAN DOKUMENTASI PPID SERTA LINGKUP TANGGUNGJAWAB PPID Ps. 6-8 PERKI Membentuk Kelembagaan PPID • PPID adalah pejabat yang bertanggung jawab di bidang penyimpanan, pendokumentasian, penyediaan, danatau pelayanan informasi di Badan Publik dan bertanggungjawab langsung kepada atasan PPID PERKI 12010 • Mengkoordinasikan: - penyimpanan dan pendokumentasian seluruh Informasi Publik; - penyediaan dan pelayanan seluruh Informasi Publik di bawah penguasaan Badan Publik yang dapat diakses oleh publik.