145
www.kinerja.or.id
BUKU PEGANGAN
Implementasi Undang-Undang Keterbukaan Informasi untuk Mendorong Peningkatan Pelayanan Publik
dilakukan dengan membuat surat pernyataan kebenaran informasi yang
ditandatangani oleh pejabat kepala unit kerja.
d. Pemberian kode informasi. Tiap unit kerja membuat sistem pengkodean informasi
code of information system untuk memudahkan pencarian informasi yang
dibutuhkan. PPID utama dapat membuat sistem pengkodean yang seragam bagi
tiap-tiap unit kerja untuk memudahkan pengelolaan data di Pusat Data Kabupaten
Kota. e. Penataan dan penyimpanan informasi.
Penataan dan penyimpanan hendaknya dilakukan secara sistematis terhadap
dokumen soft copy maupun hard copy. Apabila memungkinkan, setiap unit kerja
memiliki satu komputer yang difungsikan sebagai pusat penyimpanan informasi.
f. Pemutakhiran up-date informasi. Petugas PPID Utama dan Pembantu melalui
petugas yang ditetapkan diharapkan selalu melakukan pemutakhiran informasi secara
regular. Agar tahapan kegiatan pengelolaan informasi di atas
dapat dilaksanakan dengan baik, maka dibutuhkan beberapa komponen pendukung, antara lain:
1. Sistem pengelolaan informasi dan dokumen terintegrasi antar unit.
2. Sarana pra-sarana, antara lain: • Daftar informasi publik yang dikelola
• Panduan pengklasiikasian informasi • Seperangkat komputer yang dilengkapi
dengan sistem-sistem jaringan yang terhubung dengan LAN. Apabila
memungkinkan, setiap unit pengelola informasi direkomendasikan untuk memiliki
perangkat komputer. Apabila tidak, maka komputer dapat ditempatkan di unit
pengelola informasi terpusat di institusi yang bersangkutan
• Lemariruang penyimpanan dokumen yang tidak berbentuk soft copy. Dokumen-
dokumen tersebut hendaknya diberi kode penomoran dan disusun sedemikian rupa
agar mudah ditemukan oleh petugas informasi
3. Sumber Daya Manusia SDM SDM yang memiliki kemampuan pengelolaan
informasi merupakan komponen kunci dalam pelayanan informasi. Untuk itu, ada beberapa
kompetensi dasar yang sebaiknya dimiliki oleh SDM pengelola informasi PPID, antara lain:
• Pengetahuan dan pemahaman yang baik tentang nilai-nilai dasar UU KIP dan
peraturan perundang-undangan yang terkait • Kompetensi manajerial, utamanya untuk
mengkoordinasikan pengelolaan dan pelayanan informasi
• Kompetensi fungsional, utamanya untuk pengelolaan dan informasi secara teknis
seperti mengklasiikasikan informasi, mengelola database, pemahaman IT, dll.
Layanan informasi terkait erat juga dengan kategorisasi informasi. Dari sudut pandang layanan
informasi, pada dasarnya kategori informasi dapat dibagi menjadi 2 dua yaitu: 1 Informasi Proaktif;
dan 2 Informasi Pasif. Informasi proaktif adalah informasi yang secara proaktif – tanpa harus diminta
Informasi
146
www.kinerja.or.id
BUKU PEGANGAN
Implementasi Undang-Undang Keterbukaan Informasi untuk Mendorong Peningkatan Pelayanan Publik
– yaitu: a informasi yang wajib disediakan dan diumumkan secara berkala; dan 2 Informasi yang
wajib diumumkan secara sera merta. Informasi pasif adalah informasi yang untuk mendapatkannya
mensyaratkan adanya permohonan informasi, yaitu: 1 Informasi yang wajib disediakan setiap saat; dan
2 Informasi lainnya berdasarkan permohonan. Untuk informasi lainnya berdasarkan permohonan
adalah informasi yang tidak tercantum dalam kategori informasi namun tetap dapat diminta karena
berdasarkan UU KIP layaan informasi tidak dibatasi hanya pada kategori yang secara tegas diatur dalam
kategori yang ada. Berdasarkan kategorisasi di atas, maka layanan
informasi bagi informasi yang dalam kategori proaktif harus diberikan melalui pengumuman
yang memungkinkan masyarakat dapat dengan mudah mengakses dan mendapatkan informasi
tanpa harus meminta terlebih dahulu. Sedangkan untuk informasi yang dalam kategori pasif diberikan
setelah ada permohonan melalui saluran media tertentu internet, kotak surat, pos dsbnya atau
meja informasi yang digunakan sebagai saluran permohonan informasi oleh badan publik.
Layanan informasi melalui pengumuman tidak banyak diatur secara teknis dalam UU KIP. UU KIP
mengatur bahwa penyebarluasan informasi harus dilakukan dengan cara yang mudah dijangkau dan
bahasa yang mudah dipahami oleh masyarakat Ps. 9 Ayat 4 dan Ps. 10 Ayat 2. Bagaimana cara-
cara yang mudah dijangkau masyarakat tersebut diserahkan kepada PPID Ps. 9 Ayat 5. Ketentuan
lebih lanjut tentang ha ini diatur oleh Komisi Informasi.
Berdasarkan PERKI 12010 tentang Standar Layanan Informasi Publik, badan publik Negara
wajib mengumumkan informasi yang wajib disediakan dan diumumkan secara berkala setidak-
tidaknya melalui media website atau situs resmi dan papan pengumuman. Namun demikian penggunaan
media tidak terbatas hanya kepada jenis media tersebut, PPID harus juga memastikan agar
informasi tersebut dapat dijangkau secara mudah oleh masyarakat. PPID harus mempertimbangkan
kemudahan akses publik kepada jenis media yang ada, artinya PPID harus juga mempertimbangkan
jenis media-media lainnya yang mungkin dapat digunakan sesuai dengan karakteristik masyarakat
dalam penggunaan media, misalnya radio lokal, radio komunitas, TV lokal, dan sebagainya. Dalam
IV.2. LAYANAN INFORMASI MELALUI
PENGUMUMAN INFORMASI
147
www.kinerja.or.id
BUKU PEGANGAN
Implementasi Undang-Undang Keterbukaan Informasi untuk Mendorong Peningkatan Pelayanan Publik
PERKI 12010 juga mengatur bahwa badan publik dimungkinkan untuk menggunakan bahasa lokal
setempat dalam penyebarluasan informasi untuk memudahkan masyarakat dalam memahami
informasi yang disebarluaskan. PERKI 12010 tidak mengatur secara teknis untuk
penyebarluasan informasi yang wajib diumumkan serta merta. PERKI hanya mengatur bahwa
informasi yang wajib diumukan secara serta merta tidak boleh ditunda dan harus diumumkan
dengan menggunakan media yang tepat dan mudah dipahami. Hal ini dapat dimengerti karena
informasi yang wajib diumumkan secara serta merta umumnya menyangkut dengan early warning atau
kondisi darurat sehingga sangat tergantung dengan perkembangan teknologi informasi maupun kondisi
masyarakat setempat, misalnya untuk daerah tertentu penggunaan kentongan atau sirine ataupun
pengeras suara di masjid misalnya dianggap lebih efektif dalam menyebarluaskan informasi darurat.
Dengan demikian PPID memiliki keleluasaan untuk memilih media yang efektif dalam penyebarluasan
informasi yang wajib diumumkan secara serta merta. Layanan informasi berdasarkan permohonan
informasi dilakukan oleh petugas meja informasi. Beberapa perangkat yang minimal harus disediakan
dalam pelayanan informasi ini antara lain: 1. Meja informasi. Meja informasi sebaiknya
ditempatkan di dalam ruangan yang mudah diakses oleh publik, terbuka dan memberi kesan
nyaman bagi orang untuk datang meminta informasi.
2. Daftar informasi. Daftar informasi harus mudah dipahami oleh publik, termasuk istilah-istilah di
dalamnya. 3. Formulir-formulir layanan:
a. Formulir permohonan tanda terima. Lihat Lampiran III PERKI 12010
b. Register permohonan. Lihat Lampiran IV PERKI 12010
c. Surat pemberitahuan. Lihat Lampiran V PERKI 12010
d. Surat penolakan informasi rahasia. Lihat Lampiran VI PERKI 12010
e. Surat perpanjangan layanan jika diperpanjang. Format dapat dibuat sendiri
yang menjelaskan tentang berapa lama perpanjangan pelayanan dan alasannya.
4. Maklumat Pelayanan Informasi. Maklumat pelayanan berisi tentang seluruh informasi
IV.3. LAYANAN INFORMASI MELALUI
PERMOHONAN INFORMASI
Informasi
148
www.kinerja.or.id
BUKU PEGANGAN
Implementasi Undang-Undang Keterbukaan Informasi untuk Mendorong Peningkatan Pelayanan Publik
mengenai pelayanan yang memuat dasar hukum, standar pelayanan, tata cara
mengajukan keberatan, dan nama pejabat atau petugas yang bertanggungjawab serta nomor
kontak yang dapat dihubungi oleh pemohon. 5. Petugas informasi. Hendaknya pada saat sudah
diumumkan waktu layanan informasi, maka selalu tersedia petugas yang berada di meja
informasi yang siap melayani publik yang datang meminta informasi. Ketiadaan petugas pada
waktu layanan yang sudah ditetapkan akan membuat publik kecewa dan memiliki dampak
kurang baik pada citra pelayanan.
A. ALUR PELAYANAN INFORMASI PUBLIK
Agar layanan informasi dapat dilaksanakan dengan baik, badan publik perlu memahami alur pelayanan
informasi sesuai dengan standar layanan yang berlaku berdasarkan peraturan.Berikut inistandard
an mekanisme pelayanan informasi tersebut:
Maks. 10 hari kerja +
Perpanjangan 7 hari kerja PPID
Permohonan
Mencatat: • Nama
• Alamat • Subyek
• Format • Cara
penyampaian yang diminta
Saat menerima permintaan langsungelektronik Saat pengiriman informasi surat
• Info ada dibawah penguasaan. • Memberitahu keberadaan info yang diminta jika di BP lain dan tidak
dibawah penguasaannya. • Menerimamenolak permintaan.
• Jika diterima sebagianseluruhnya dicantumkan info yang diminta. • Penghitaman dokumen yang mengandung info dikecualikan.
• Alat penyampaian dan format info. • Biaya dan cara pembayaran.
• Pemberitahuan perpanjangan waktu dan alasannya jika tidak dapat
dilakukan dalam 20 hari. Pemberitahuan tertulis
Pemberitahuan informasi
Memberi: • Tanda bukti
penerimaan permintaan
• Nomor pendaftaran
Keterangan :
Setelah Petugas PPID menerima permohonan informasi dari pemohon, maka: 1. Petugas PPID wajib mencatat dalam register permohonan informasi, sekurang-kurangnya:
a. Nama dan alamat Pemohon b. Subyek atau materi informasi yang diminta Pemohon
c. Format dan cara penyampaian informasi yang diminta Pemohon 2. Petugas PPID wajib mencatat permohonan dalam formulir permohonan dan register jika Pemohon tidak mengajukan
permohonan secara tertulis.
149
www.kinerja.or.id
BUKU PEGANGAN
Implementasi Undang-Undang Keterbukaan Informasi untuk Mendorong Peningkatan Pelayanan Publik
3. Petugas PPID wajib memberikan tanda bukti termasuk nomor pendaftaran tanda bukti dapat berupa copy dari formulir permohonan informasi
a. Jika permohonan langsung atau melalui surat elektronik, maka tanda bukti diberikan pada saat menerima permohonan informasi
b. Jika permohonan disampaikan melalui surat, maka tanda bukti dapat diberikan bersamaan dengan pengiriman informasi
4. Paling lambat 10 hari kerja, Petugas PPID menyampaikan pemberitahuan tertulis kepada Pemohon, berisi: a. Informasi yang diminta berada di bawah penguasaannya atau tidak
b. Badan Publik yang menguasai informasi tersebut jika informasi tidak di bawah penguasaannya sedangkan PPID tahu di mana informasi tersebut berada
c. Alasan peneriman atau penolakan berdasarkan pasal 17 UU KIP d. Format dan alat penyampai informasi yang akan diberikan
e. Biaya serta cara pembayaran untuk memperoleh informasi f.
Penjelasan atas penghitaman atau pengaburan informasi apabila ada g. Penjelasan apabila informasi tidak dapat diberikan karena belum dikuasai atau belum didokumentasikan
5. Jika dalam 10 PPID belum dapat memenuhi permohonan informasi, PPID dapat memperpanjang hingga 7 hari kerja, dengan catatan PPID harus menyampaikan perpanjangan waktu kepada pemohon.
6. PPID wajib memberitahukan alasan perpanjangan secara tertulis kepada Pemohon. PPID dapat saja memberitahukan perpanjangan waktu secara lisan terlebih dahulu yang kemudian surat perpanjangan waktu tersebut disampaikan
bersamaan dengan pemberian informasi atau surat penolakan jika akhirnya permohonan tersebut ditolak dengan alasan termasuk informasi yang dikecualikan.
BIAYA DAN TATA CARA PEMBAYARAN
1. Biaya yang dapat dikenakan untuk mendapatkan informasi hanyalah: a. Biaya penyalinan informasi
b. Biaya pengiriman informasi c. Biaya pengurusan izin untuk memberikan informasi publik yang mengandung informasi
tentang pihak ketiga. 2. Badan publik harus menetapkan standar biaya perolehan informasi berdasarkan pertimbangan
standar biaya yang berlaku umum di wilayah setempat. 3. Badan publik harus mengumumkan besaran biaya dan tata cara pembayaran perolehan
informasi. • Pembayaran dapat dilakukan dengan:
a. Pembayaran langsung b. Pembayaran melalui rekening resmi Badan Publik
